Willkommen im FLOWWER-Blog – hier finden Sie spannende Einblicke, technische Updates und praxisnahe Tipps rund um die Digitalisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen.
Die wichtigsten Entwicklungen und neuen Möglichkeiten in FLOWWER – kompakt nach Jahren aufbereitet.
Sie nutzen FLOWWER schon länger? In den vergangenen Jahren sind viele Funktionen
hinzugekommen, die im Arbeitsalltag leicht übersehen werden. Diese Übersicht zeigt
die wichtigsten Entwicklungsschritte kompakt und führt direkt zu den passenden
Hilfeseiten.
Bewusst keine vollständige Änderungsliste:
Die Übersicht konzentriert sich auf Funktionen, die neue Arbeitsweisen ermöglichen,
häufige Abläufe vereinfachen oder für Bestandskunden besonders leicht unentdeckt
bleiben. Fehlerkorrekturen und Detailverbesserungen finden Sie weiterhin im
vollständigen Changelog.
Auswahl wichtiger Entwicklungsschritte
Neueste zuerst · Stand: August 2026
1
2026
Mehr Überblick, Wiederverwendung und Auswertung
Persönliche Arbeitsbereiche, wiederverwendbare Vorlagen und neue Reportingwege beschleunigen häufige Abläufe und machen Informationen leichter zugänglich.
Eingeführt Q3/2026
E-Rechnungen transparent auf Regeln und Summen prüfen
FLOWWER prüft E-Rechnungen direkt am Dokument auf XML-Struktur, Pflichtangaben, EN-16931-/XRechnung-Regeln und rechnerische Zusammenhänge. Betragsdetails, Kontrollrechnungen und konsolidierte Fundstellen machen das Ergebnis direkt am Dokument nachvollziehbar.
Eingeführt Q2/2026
Dashboard und Arbeitslisten selbst zusammenstellen
Gespeicherte Suchen lassen sich jederzeit wieder aufrufen und direkt auf dem persönlichen Dashboard als Liste oder Schaltfläche anzeigen. So entsteht für jeden Benutzer eine passende Arbeitsoberfläche.
Eingeführt Q2/2026
FLOWWER-Daten direkt in Excel und Power BI auswerten
Der schreibgeschützte OData-Zugang verbindet gefilterte FLOWWER-Daten mit Excel, Power Query und Power BI. Eine passende OData-Adresse oder fertiger Power-Query-Code kann direkt aus der Filterseite erzeugt werden.
Eingeführt Q2/2026
Wiederkehrende Belegaufteilungen als Vorlage anwenden
Regelmäßige Verteilungen auf Konten und Kostenstellen müssen nicht mehr für jedes Dokument neu aufgebaut werden. Vorlagen unterstützen unter anderem prozentuale Verteilungen und die Aufteilung eines bestimmten Teilbetrags.
Eingeführt Q2/2026
Checklistenpunkte bereits im Floww vorbereiten
Wiederkehrende Prüfschritte können zentral im Floww hinterlegt und bei der Bearbeitung auf ein Dokument übernommen werden. Das sorgt für einheitliche Abläufe, ohne jede Checkliste neu eintippen zu müssen.
2
2025
Intelligentere Erfassung und übersichtlichere Bearbeitung
Rechnungsdaten werden zuverlässiger erkannt, Prüfschritte enger mit der Freigabe verbunden und wichtige Dokumentinformationen klarer nebeneinander dargestellt.
Eingeführt Q3/2025
Rechnungsdaten auch bei wechselnden Layouts erkennen
Die automatische Datenextraktion arbeitet kontextbasiert und KI-gestützt. Dadurch werden typische Rechnungswerte auch bei unstrukturierten oder wechselnden Layouts zuverlässiger erkannt, ohne lieferantenspezifische Positionsregeln pflegen zu müssen.
Eingeführt Q2/2025
Offene Prüfpunkte können eine Freigabe gezielt anhalten
Dokumentbezogene Checklisten verbinden Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ mit einer Floww-Stufe. Offene Pflichtpunkte verhindern bei Bedarf den vorzeitigen Abschluss der Stufe.
Eingeführt Q1–Q2/2025
E-Rechnungsdaten und Belegbild leichter vergleichen
FLOWWER visualisiert den maschinenlesbaren Inhalt von ZUGFeRD- und XML-Rechnungen und zeigt Rechnungspositionen auch ohne Belegaufteilung an. Eingebettete Nachweise werden als klar getrennte Anhänge übernommen.
Eingeführt Q1/2025
PDF und XML aus einer E-Mail automatisch zusammenführen
Enthält eine CompanyMail-Nachricht die bildliche und die strukturierte Version derselben Rechnung, kann FLOWWER beide Dateien zu einem gemeinsamen Dokument zusammenführen. Das reduziert doppelte Vorgänge und manuelle Nacharbeit.
Eingeführt Q1/2025
Mehr Informationen gleichzeitig im Blick
Die Mehrspaltenansicht wurde neu gegliedert: Dokumentliste, Informationen, Notizen, Protokoll, Dokumenteigenschaften und Floww-Zuweisung sind schneller erreichbar und nutzen breite Bildschirme besser aus.
3
2024
Flexible Suche, Reporting und Zusammenarbeit
Aus Dokumentmengen werden wiederverwendbare Auswertungen, komplexe Filter lassen sich leichter zusammenstellen und interne Informationen bleiben direkt am Beleg.
Eingeführt Q4/2024
Vorsteuerausschluss gezielt abbilden
Für Dokumente ohne Vorsteuerabzug kann die steuerliche Behandlung in FLOWWER festgelegt und an unterstützte Finanzbuchhaltungsschnittstellen übergeben werden. Inzwischen ist die Steuerung auch für einzelne Aufteilungsbereiche möglich.
Eingeführt Q2–Q4/2024
Interne Notizen bleiben direkt am Dokument
Benutzernotizen ermöglichen interne Abstimmungen, ohne Informationen an die Finanzbuchhaltung oder andere Schnittstellen weiterzugeben. Die Inhalte sind durchsuchbar und lassen sich über Datenfeldregeln gezielt steuern.
Eingeführt Q3/2024
Mehrfachauswahl und ODER-Gruppen in Filtern
Mehrere Werte können innerhalb eines Filtermerkmals gemeinsam ausgewählt und als ODER-Bedingung verwendet werden. Dadurch lassen sich umfangreiche Dokumentmengen deutlich schneller eingrenzen.
Eingeführt Q2/2024
Eigene Auswertungen mit FlexReport und Excel-Export
Dokumentmengen können tabellarisch ausgewertet, als persönliche Profile gespeichert und direkt nach Excel exportiert werden. Auch benutzerdefinierte Datenfelder und Werte aus der Belegaufteilung stehen zur Verfügung.
4
2023
Prozesse zentraler steuern und einfacher administrieren
Neue Übersichten, wiederverwendbare Benutzerkonfigurationen und frei definierbare Dokumentfelder machten größere FLOWWER-Umgebungen deutlich leichter beherrschbar.
Wiederkehrende Rechtekonfigurationen können als Benutzerrolle gespeichert und mehreren Benutzern zugewiesen werden. Das erleichtert eine konsistente Rechtevergabe in FLOWWER-Konten mit vielen Benutzern.
Eingeführt Q3/2023
Freigeberteams in mehreren Flowws wiederverwenden
Häufig benötigte Freigebergruppen werden zentral gepflegt und in beliebig vielen Floww-Stufen verwendet. Änderungen am Team greifen automatisch in den verbundenen Flowws.
Eingeführt Q3–Q4/2023
Eigene Datenfelder ohne Programmanpassung ergänzen
Administratoren können zusätzliche Dokumentfelder definieren. Regeln steuern abhängig von Unternehmen, Floww oder Dokumentart, wann Felder sichtbar, bearbeitbar oder verpflichtend sind.
Eingeführt Q2–Q3/2023
Ausstehende Freigaben benutzerbezogen überblicken
Der Freigabemonitor zeigt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe liegen und wie lange sich diese bereits in der aktuellen Stufe befinden. Engpässe werden damit sichtbar, ohne jeden Floww einzeln zu prüfen.
Eingeführt Q1/2023
Doppelte Dokumente auch per Dateifingerabdruck erkennen
Neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum berücksichtigt die Dublettenprüfung den Hashwert der Datei. Dadurch fallen identische Dokumente auch dann auf, wenn einzelne Rechnungsdaten falsch erkannt oder eingegeben wurden.
5
2021–2022
Von der Dokumentenfreigabe zur Prozessplattform
In diesen Jahren kamen zentrale Bausteine für Suche, Datenextraktion, Vorkontierung, Zahlungsabläufe und die Anbindung weiterer Systeme hinzu.
Eingeführt 2021–2022
REST-API, API-Benutzer und FLOWWER-Agent
Externe Anwendungen können Dokumente und Prozessdaten über definierte Schnittstellen austauschen. Der FLOWWER-Agent verbindet zusätzlich lokale Verzeichnisse und dateibasierte Buchhaltungslösungen mit FLOWWER.
Eingeführt 2021–2022
OCR, Volltextsuche und automatische Lieferantenzuordnung
FLOWWER liest Texte aus Dokumenten aus, stellt sie für die Volltextsuche und Eingabehilfe bereit und nutzt erkannte Daten zur automatischen Zuordnung von Lieferanten. Die später ergänzte KI-gestützte Rechnungserkennung erweitert diesen Funktionsbereich.
Eingeführt Q4/2021
Zahlungen vorbereiten und als SEPA-Datei exportieren
Offene Rechnungen können mit Fälligkeit, Skonto und Bezahlstatus verfolgt und als SEPA-XML für das Onlinebanking vorbereitet werden. Damit bleibt auch der Schritt nach der Freigabe im Blick.
Eingeführt Q3/2021
CompanyMail ersetzt den früheren E-Mail-Eingang
Zentrale Unternehmensadressen, eigene Floww-Adressen und Regeln für bekannte Absender machen den Dokumenteingang per E-Mail kontrollierbarer. E-Mails und Anhänge bleiben im zugehörigen FLOWWER-Protokoll nachvollziehbar.
Eingeführt Q3/2021
Explorer – heute der Bereich „Filter“
Dokumentmengen lassen sich über frei kombinierbare Merkmale eingrenzen und anschließend in anderen Ansichten weiterverwenden. Schnellsuche und Erweiterte Suche ergänzten diesen Bereich in den folgenden Ausbaustufen.
Eingeführt Q2/2021
Belegaufteilung und DATEV RDS 1.0
Rechnungsbeträge lassen sich strukturiert auf Konten, Kostenstellen und Buchungstexte verteilen und zusammen mit dem Belegbild an DATEV übertragen. Eine vereinfachte Kostenstellenzuordnung steht auch ohne vollständige Belegaufteilung zur Verfügung.
6
2019–2020
Das Fundament von FLOWWER
Mobile Freigaben, Dokumenteingang per E-Mail und flexibel steuerbare Flowws legten die Grundlage für die späteren Automatisierungs- und Auswertungsfunktionen.
Eingeführt 2019–2020
Freigaben mit Nominierungen, Bagatellgrenzen und Supervisoren steuern
Flowws lassen sich auf unterschiedliche Beträge, Verantwortlichkeiten und Sichtbarkeitsanforderungen zuschneiden. Damit entstanden früh die Grundlagen für mehrstufige und zugleich pragmatische Freigabeprozesse.
Eingeführt 2019
ZUGFeRD- und XRechnungs-Daten verarbeiten
Strukturierte Rechnungsdaten werden ausgelesen und für die Bearbeitung sowie Weitergabe genutzt. Reine XML-Rechnungen erhalten eine für Menschen lesbare Darstellung, während das Original erhalten bleibt.
Eingeführt 2019
Rechnungen direkt per E-Mail an FLOWWER senden
Der damalige E-Mail-Eingang MailToFlowwer machte aus Anhängen automatisch FLOWWER-Dokumente und konnte sie direkt einem Floww zuordnen. Seit 2021 wird dieser Funktionsbereich durch CompanyMail weitergeführt.
Eingeführt 2019
Dokumente mobil prüfen und freigeben
Freigaben wurden von Anfang an auch für mobile Geräte gedacht. Dokumente können unterwegs geöffnet, geprüft und durch den Freigabeprozess bewegt werden, ohne eine lokale Installation zu benötigen.
Sie möchten noch tiefer einsteigen?
Im Changelog stehen sämtliche Änderungen im Detail. Über die Suche finden Sie
außerdem Anleitungen zu einem konkreten Begriff oder Funktionsbereich.
So lassen sich die Belegaufteilungen von FLOWWER-Dokumenten automatisiert per API auslesen und vollständig ersetzen.
Von Sascha Schwegelbauer |
FLOWWER stellt umfangreiche Schnittstellen bereit, über die sich Daten aus Dokumenten automatisiert auslesen lassen. Dies ermöglicht Integrationen mit nachgelagerten Systemen, wie zum Beispiel Finanz- oder Reporting-Software.
Ein häufiges Szenario ist das Lesen oder Ersetzen der Belegaufteilung. Dabei geht es um die Aufschlüsselung eines Dokuments in einzelne Buchungspositionen mit Konten, Kostenstellen und Steuerinformationen. So können die erfassten Daten direkt weiterverarbeitet oder aus einem angebundenen System zurück nach FLOWWER geschrieben werden.
Swagger-Dokumentation
Für jede FLOWWER-Kontokennung steht eine interaktive API-Dokumentation (Swagger) zur Verfügung:
Dort sind alle Endpunkte, Parameter und Beispiele aufgeführt. Über den Button Authorize oben rechts können Anfragen auch direkt getestet werden.
API-Key via API-Benutzer einrichten
Für API-Zugriffe wird ein API-Benutzer verwendet. Dieses spezielle Benutzerkonto liefert automatisch einen dauerhaften API-Key. Weitere Informationen: API-Benutzer
Vorteile eines API-Benutzers
Eigenständige Identität im System – erleichtert Audit-Logs und Nachvollziehbarkeit
Langfristig gültige API-Keys – ideal für automatisierte Prozesse
Einschränkbare Berechtigungen – nur die notwendigen Rechte vergeben
Keine GUI-Anmeldung möglich – verhindert versehentliche UI-Nutzung
Kein menschliches Eingreifen erforderlich für Automatisierungen
documentReceiptSplits – Liste der Aufteilungszeilen
DocumentReceiptSplit
splitId – ID der Aufteilungszeile
groupName – Name der Aufteilungsgruppe
account – Sachkonto
costCenter – Kostenstelle
costUnit – Kostenträger
amountNet – Nettobetrag
amountTax – Steuerbetrag
amountGross – Bruttobetrag
taxRate – Steuersatz
taxCode – Steuerkennzeichen
text – Buchungstext
Belegaufteilung ersetzen
PUT /api/v1/documents/{DocumentId}/receiptsplits
Das übermittelte JSON-Array bildet den vollständigen neuen Zustand der Belegaufteilung des Dokuments ab. Der Endpunkt ergänzt die vorhandenen Zeilen daher nicht lediglich, sondern ersetzt alle bisherigen Aufteilungsgruppen.
Wichtig
Aufteilungszeilen, die im Request nicht enthalten sind, werden entfernt. Ein leeres Array ([]) löscht die gesamte Belegaufteilung des Dokuments.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) in Deutschland. Sie definieren Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form. Ziel der GoBD ist es, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit steuerlich relevanter Daten sicherzustellen.
Zu den zentralen Anforderungen der GoBD gehören:
Unveränderbarkeit: Daten dürfen nach ihrer Erstellung nicht unbemerkt verändert werden können.
Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten müssen lückenlos erfasst werden.
Nachvollziehbarkeit: Die Entstehung und Bearbeitung der Daten müssen klar dokumentiert sein.
Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronische Daten müssen für Prüfungen maschinell lesbar sein.
Aufbewahrungsfristen: Steuerrelevante Daten müssen in Deutschland in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.
FLOWWER und die GoBD
FLOWWER ist ein modernes Tool für Dokumentenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse effizient und regelkonform zu gestalten. Dabei erfüllt FLOWWER wesentliche Anforderungen der GoBD:
Unveränderbarkeit der Daten
Dokumente in FLOWWER werden nach ihrer Erstellung und Freigabe unveränderbar gespeichert.
Der Audit-Trail protokolliert alle Aktionen, wie beispielsweise das Hochladen, Bearbeiten oder Freigeben von Dokumenten, und stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Vollständigkeit der Daten
Durch Funktionen wie den Duplettencheck sorgt FLOWWER dafür, dass keine Dokumente doppelt oder versehentlich ausgelassen werden.
Alle relevanten Metadaten und Verknüpfungen werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Nachvollziehbarkeit der Prozesse
Der Audit-Trail in FLOWWER ist für jedes Dokument verfügbar und kann zusammen mit dem Dokument über Schnittstellen exportiert werden.
Dies ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungshistorie.
Maschinelle Auswertbarkeit
FLOWWER stellt Daten in standardisierten Formaten wie XML zur Verfügung, die von Steuerprüfungssoftware ausgelesen werden können.
Die Schnittstellen zu DATEV und anderen Buchhaltungsprogrammen sorgen für eine nahtlose Datenübertragung.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
FLOWWER ermöglicht die Archivierung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Benutzer können sicherstellen, dass Dokumente erst nach Ablauf der vorgeschriebenen Frist gelöscht werden.
Zertifizierung und Prüfung
Es gibt kein offizielles GoBD-Zertifikat, das direkt vom deutschen Finanzamt ausgestellt oder anerkannt wird. Stattdessen liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, sicherzustellen, dass ihre Systeme und Prozesse den GoBD entsprechen.
Unternehmen können jedoch externe Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder unabhängige Gutachter durchführen lassen. Diese können Testate oder Bescheinigungen ausstellen, die bestätigen, dass ein System GoBD-konform ist. Solche Bescheinigungen haben keine rechtliche Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, können jedoch im Rahmen einer Betriebsprüfung als Nachweis hilfreich sein.
FLOWWER bietet alle notwendigen Funktionen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Dennoch wird empfohlen, die Einhaltung der Richtlinien regelmäßig mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu prüfen.
Fazit
FLOWWER unterstützt Unternehmen aktiv dabei, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Mit unveränderbarer Speicherung, lückenloser Protokollierung und einer nahtlosen Integration in Buchhaltungssysteme bietet FLOWWER eine solide Basis für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Dennoch sollte jedes Unternehmen seine Prozesse regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass alle Anforderungen der GoBD umgesetzt werden.
E-Rechnung
Grundlagen zu E-Rechnungen, ihrer Verarbeitung in FLOWWER und der technischen E-Rechnungsprüfung.
Von Sascha Schwegelbauer |
Worum geht es?
Ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.
Um dieser Pflicht ausreichend nachzukommen, reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt.
Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt.1
Tipp
Empfang von E-Rechnungen per E-Mail: CompanyMail. Als Datei (.xml oder .pdf) vorliegende E-Rechnungen übertragen Sie mit Hilfe von FLOWWER-Agent, der REST-API oder der Uploadseite zu FLOWWER.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
E-Rechnungen werden üblicherweise in zwei Ausprägungen bereitgestellt:
als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten, beispielsweise ZUGFeRD oder Factur-X; dies wird auch als hybride E-Rechnung bezeichnet,
als reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax; hierfür bietet FLOWWER eine automatische Visualisierung.
XRechnung ist dabei ein deutsches Rechnungsprofil auf Basis der EN 16931 und keine eigene XML-Syntax. Es kann sowohl mit UBL als auch mit CII verwendet werden.2 Peppol bezeichnet dagegen einen Übertragungsweg und nicht das Rechnungsformat selbst.
Was ist eine E-Rechnung (technisch gesehen)
Eine E-Rechnung für sich genommen besteht immer 3 aus XML-Daten. Dieses Format wurde gewählt, weil Computer XML-Daten sehr gut verarbeiten können.
Aus diesem Grund fällt die Notwendigkeit Daten per OCR zu extrahieren, vollkommen weg.
Die XML-Daten einer gültigen E-Rechnung müssen der EN 16931 entsprechen.
Hierfür werden hauptsächlich zwei XML-Syntaxen4 verwendet:
CII und hybride E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X)
Die Cross Industry Invoice (CII) stammt von UN/CEFACT. Bei ZUGFeRD und Factur-X werden die CII-Daten in eine PDF/A-3-Datei eingebettet, sodass die Rechnung maschinenlesbar und zugleich als PDF sichtbar ist.
UBL und reine XML-E-Rechnungen
UBL5 ist eine weitere von EN 16931 unterstützte XML-Syntax. Reine XML-E-Rechnungen können in UBL oder CII vorliegen; auch XRechnung unterstützt beide Syntaxen.
FLOWWER und E-Rechnungen
TL;DR
FLOWWER kann
hybride E-Rechnungen im ZUGFeRD- und Factur-X-Format sowie
reine XML-E-Rechnungen in UBL- oder CII-Syntax, einschließlich XRechnung,
verarbeiten. Für reine XML-Dateien erzeugt FLOWWER eine Visualisierung.
Da FLOWWER ZUGFeRD- und XRechnungen sehr zuverlässig auslesen kann und mit diesen Daten bei der Bearbeitung kräftig unterstützt,
empfehlen wir, die Lieferanten um Zusendung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bitten. Viele Fakturierungssysteme können dies bereits, so dass viele Lieferanten dafür vorbereitet sind.
E-Rechnungsprüfung in FLOWWER
FLOWWER nutzt für die technische Prüfung einen von DotNetFabrik entwickelten E-Rechnungsprüfdienst. Die Prüfung wird während der Dokumentbearbeitung manuell gestartet. FLOWWER übermittelt die strukturierte Rechnungsdatei an den Prüfdienst und zeigt das Ergebnis anschließend direkt am Dokument an.
E-Rechnung kostenlos prüfen
Derselbe Prüfdienst steht unter e-rechnung-pruefen.flowwer.de auch für einzelne Dateien außerhalb des FLOWWER-Workflows zur Verfügung.
Die Prüfung unterstützt insbesondere:
UBL-Rechnungen und UBL-Gutschriften, einschließlich unterstützter XRechnung-Profile,
CII-Rechnungen,
ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten,
die Prüfung nach EN 16931 sowie nach den jeweils erkannten und geladenen Profilregeln.
Bei einer hybriden PDF-Datei wird die eingebettete XML-Rechnung geprüft. Das Ergebnis bestätigt nicht automatisch die PDF/A-3-Konformität oder die Übereinstimmung zwischen XML-Daten und sichtbarer PDF-Darstellung.
Was wird geprüft?
Der Prüfdienst kontrolliert die maschinenlesbare Rechnungsnachricht in mehreren Schritten:
Dateiformat und XML-Struktur: Ist die Datei lesbar, wird eine unterstützte Rechnungssyntax erkannt und entspricht das XML dem erforderlichen Schema?
Pflichtangaben und Geschäftsregeln: Sind die für das erkannte Profil vorgeschriebenen Felder, Abhängigkeiten, Kennungen und Regeln erfüllt?
Rechnerische Beziehungen: Stimmen unter anderem Positionssummen, Zu- und Abschläge, Nettosumme, Steueraufschlüsselung, Umsatzsteuer, Bruttosumme, Rundung und Zahlbetrag miteinander überein?
Profilspezifische Anforderungen: Werden die maschinenprüfbaren Regeln des ausgewählten EN-16931- oder XRechnung-Profils eingehalten?
Hierfür werden die zum ausgewählten Profil geladenen XSD- und Geschäftsregel-Artefakte ausgeführt. Das Ergebnis weist das erkannte Profil, den verwendeten Regelstand und die tatsächlich ausgeführten Prüfschritte aus.
Entspricht die Prüfung den vollständigen Anforderungen der EN 16931?
Die E-Rechnungsprüfung prüft für die unterstützte Syntax und das erkannte Profil die maschinenprüfbaren Anforderungen des geladenen EN-16931- beziehungsweise XRechnung-Regelstands. Dazu gehören insbesondere XML-Struktur, Pflichtfelder, Geschäftsregeln und Rechenbeziehungen.
Eine vollständige Aussage über die rechtliche und sachliche Richtigkeit des zugrunde liegenden Geschäftsvorfalls ist damit nicht verbunden. „Vollständig“ bezieht sich daher auf den ausgeführten technischen Regelumfang, nicht auf eine umfassende steuerrechtliche oder inhaltliche Rechnungsprüfung.
Bedeutung des Prüfergebnisses
„Prüfung bestanden“ beziehungsweise „formal gültig“ bedeutet: Die für das erkannte Profil erforderliche technische Prüfung wurde vollständig ausgeführt und es wurde kein offizieller Fehler festgestellt. Warnungen, Empfehlungen oder Hinweise können trotzdem vorhanden sein.
Was bedeutet „formal gültig“ konkret?
Frage
Aussage des Prüfergebnisses
Pflichtangaben vorhanden?
Ja, soweit sie für das erkannte Profil maschinenprüfbar vorgeschrieben sind. Ob ein vorhandener Inhalt sachlich richtig oder ausreichend ist, kann daraus nicht abgeleitet werden.
Umsatzsteuer richtig berechnet?
Die in der Rechnung enthaltenen Steuerbemessungsgrundlagen, Steuersätze, Steuerbeträge und Summen sind mathematisch nach den geladenen Regeln konsistent. Ob der verwendete Steuersatz oder die steuerliche Behandlung für den konkreten Geschäftsvorfall rechtlich richtig ist, wird nicht entschieden.
Summen stimmen?
Die in der Rechnung angegebenen Werte erfüllen die geprüften Rechenbeziehungen, beispielsweise von den Positionen über Netto- und Steuerbeträge bis zum Zahlbetrag.
EN-16931-Regeln eingehalten?
Die für das erkannte Profil erforderlichen maschinenprüfbaren Regeln des geladenen Regelstands wurden ohne offiziellen Fehler ausgeführt. Eventuelle Warnungen bleiben im Ergebnis sichtbar.
Die Prüfung deckt damit die technische und maschinenprüfbare Konformität der Rechnungsnachricht ab.6 Sie ist keine vollständige steuerrechtliche, sachliche oder vertragliche Rechnungsprüfung.
Transparenz im Prüfergebnis
FLOWWER zeigt nicht nur „bestanden“ oder „nicht bestanden“, sondern stellt auf Wunsch weitere Details bereit:
erkanntes Rechnungsformat und Prüfprofil,
ausgeführte Prüfschritte und verwendeter Regelstand,
Dokumentwährung, Positionsanzahl sowie Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag,
Steueraufschlüsselungen mit Bemessungsgrundlage und Steuersatz,
im Dokument angegebene Werte im Vergleich zu Kontrollrechnungen und möglichen Differenzen,
konsolidierte Fehlermeldungen mit Regelkennung und betroffenen Rechnungspositionen,
technische Fundstellen im XML für eine genauere Fehleranalyse.
Die zusätzlichen Kontrollrechnungen erhöhen die Nachvollziehbarkeit, verändern aber nicht das Ergebnis der offiziellen Regelprüfung.
Was wird nicht geprüft?
Die technische E-Rechnungsprüfung kann insbesondere nicht feststellen,
ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde,
ob Mengen, Preise und Vertragsbedingungen sachlich richtig sind,
ob ein Steuersatz oder eine Steuerbefreiung rechtlich zutreffend gewählt wurde,
ob Lieferant, Forderung oder Bankverbindung authentisch sind,
ob eine hybride PDF-Darstellung vollständig mit der eingebetteten XML-Rechnung übereinstimmt.
Die technische Validierung ersetzt daher weder die sachliche Rechnungsprüfung noch den Freigabeprozess.
Von der Prüfung zum vollständigen Rechnungsprozess
Die E-Rechnungsprüfung konzentriert sich auf die technische und rechnerische Prüfung der strukturierten Rechnung. FLOWWER ergänzt diesen Schritt um den Rechnungseingang, die Visualisierung und Übernahme der Rechnungsdaten, den geregelten Freigabeprozess, den Audit-Trail, die Zahlungsvorbereitung und die Übergabe an nachgelagerte Systeme.
Hinweis
Die Validierung wird in FLOWWER derzeit manuell gestartet. Eine automatische Auslösung ist geplant, aber noch nicht Bestandteil der beschriebenen Funktion.
Visualisierung einer UBL-XML (X-Rechnung)
Welche Daten übernimmt FLOWWER?
FLOWWER liest aus E-Rechnungen alle Rechnungsdaten wie Beträge und Steuersätze aus und stellt nach Möglichkeit eine Lieferantenbindung her.
Selbstverständlich können die vorbelegten Werte durch den Benutzer angepasst werden.
Ebenso können wir die Belegaufteilung verfeinern und korrigieren. Wir haben also die Möglichkeit - zusätzlich zur automatischen Aufteilung - auf die Steuersätze die jeweiligen Positionen zuzuordnen oder auch weitere Aufteilungen aus den ZUGFeRD-Daten zu bilden.
Rechnungspositionen können zu den jeweiligen Aufteilungspositionen zugeordnet werden. FLOWWER unterstützt hierbei, indem die Kontrollsummen berechnet werden und auf etwaige Abweichungen von den Gesamtsummen hingewiesen wird.
Es ist keine Pflicht, detaillierte Aufteilungen zu erstellen. Wenn Sie keine Belegaufteilung mit Kostenstellen, Sachkonten usw. vornehmen möchten, nutzen Sie einfach die von FLOWWER automatisch angelegte Aufteilung nach den Steuersätzen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQs)
Ist es möglich, E-Rechnungen zu empfangen, bei denen keine PDF-Datei mitgeschickt wird?
Ja, natürlich. FLOWWER stellt auch eine Visualisierung für die Daten ohne PDF-Datei zur Verfügung.
Laut GoBD muss die Originaldatei (xml) 10 Jahre archiviert werden. Wird diese auch an die Buchhaltung übergeben?
FLOWWER fügt der generierten PDF-Datei die originale XML-Datei unverändert als Anhang bei. Auf diese Weise haben Sie im Zielsystem sowohl die FLOWWER-Visualisierung als auch die Originaldaten zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer Rechnung als PDF?
Bei einer digitalen Rechnung handelt es sich in der Regel um eine PDF- oder Word-Datei, manchmal auch um eine eingescannte Papierrechnung. Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen. Eine elektronische Rechnung (oder E-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für den Menschen nicht leicht zu verstehen ist. Die Kombination aus beiden Formaten wird ‘hybride E-Rechnung’ genannt.
YouTube-Video
Bundesministerium der Finanzen (15. Oktober 2024). Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (Art. 40, Abs. 3.2, S. 12) ↩︎
Unter bestimmten Voraussetzungen können auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende, strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden (vgl. hierzu das Schreiben des BMI) ↩︎
Technische Syntax, in der die Rechnungsdaten als XML abgebildet werden. ↩︎
UBL ist eine universelle XML-Syntax von OASIS, um Daten aus Geschäftsprozessen standardisiert zwischen Geschäftspartnern auszutauschen. ↩︎
Verwenden Sie die FLOWWER Zeitlinie um Probleme effizient aufzuspüren
Mit CompanyMail (früher “MailToFlowwer”) ist es möglich, Dokumente von Kreditoren/Lieferanten per E-Mail zu empfangen. Das bedeutet, PDFs per Mail an diese Adresse(n) werden direkt in ein FLOWWER-Unternehmen bzw. einen Floww geschickt. Selbstverständlich funktioniert das auch mit E-Rechnungen aus XML-Daten.
Wenn Sie bereits eine zentrale Rechnungsadresse wie z.B. “rechnung@musterfirma.de” eingerichtet haben, bietet es sich an die Mails direkt an FLOWWER weiterzuleiten. In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Microsoft Exchange Server konfiguriert werden könnte, um möglichst reibungslos mit FLOWWER zusammen zu arbeiten.
Benötigt wird
Microsoft Exchange Server 2010 oder neuer
Eine Exchange-Freigabe (SharedMailbox) mit der zentralen Rechnungsadresse
Zugriff auf die Exchange Management Shell
Microsoft Outlook / Outlook Web Access mit Zugriff auf die Exchange-Freigabe
FLOWWER mit gebuchtem CompanyMail-Feature
Schritt 1: Exchange-MailContact anlegen
Um Exchange-Server mitteilen zu können, wie Mails an eine bestimmte Adresse geschickt werden sollen, wird ein MailContact benötigt. In unserem Fall ist das die Zieladresse von FLOWWER.
[PS] C:\>New-MailContact -ExternalEmailAddress beispielfirma.demo@mail.flowwer.de -Name FLOWWER
Name Alias RecipientType
---- ----- -------------
Flowwer Flowwer MailContact
Selbstverständlich kann auch direkt in einen Floww geschickt werden; dafür die ID des Flowws (hier die ID 4711 des Flowws “Rechnungseingang”) einfach mit einem Pluszeichen getrennt hinter die FLOWWER-Konto-ID setzen. Beispiel (die echten Werte finden Sie im CompanyMail-Bereich Ihres FLOWWER-Unternehmens):
Um sicherzustellen, dass FLOWWER möglichst nur eine einfache E-Mail mit Anhängen erhält, kann Exchange angewiesen werden, die an den Kontakt gesendeten Nachrichten als TEXT zu senden.
Es kann durchaus vorkommen, dass ein Attribut schon den richtigen Wert hatte - es wird dann eine entsprechende Warnung ausgegeben - das ist in Ordnung.
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -MessageBodyFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -MessageFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -UseMapiRichTextFormat:Never
WARNUNG: Der Befehl wurde erfolgreich abgeschlossen, es wurden jedoch keine Einstellungen von 'Domainname.ext/Users/FLOWWER' geändert.
Abschließend stellen wir sicher, dass die für den MailContact konfigurierten Einstellungen auch tatsächlich verwendet werden.
Die Übermittlung an FLOWWER kann entweder als Weiterleitung oder als Umleitung erfolgen.
Weiterleitung
Eine “Weiterleitung” bewirkt, dass der ursprüngliche Absender durch die E-Mail-Adresse der Freigabe ersetzt wird.
Die Einrichtung erfolgt über Outlook oder Outlook Web Access (OWA) für die Exchange-Freigabe. Hierfür eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten und “Nachricht weiterleiten an…” mit Ziel “FLOWWER” anlegen.
Hinweis: falls die Weiterleitung nicht ausgeführt wird, bitte prüfen ob “AutoForwardEnabled” der Default-Remotedomain auf “True” gesetzt ist.
Falls das nicht der Fall sein sollte, bitte automatische Weiterleitungen mit Set-RemoteDomain Default -AutoForwardEnabled $true erlauben.
Umleitung
Eine Umleitung bewirkt, dass der ursprüngliche Absender beibehalten wird. Das ist im Hinblick der Mail-Zuordnung der Weiterleitung überlegen, kann jedoch an Einschränkungen beim Transportanbieter scheitern.
Die Adresse des Umleitenden wird von Exchange als “Resent-From”-Kopfzeile in die Mail eingefügt und von FLOWWER berücksichtigt.
Die Umleitung kann auf mehrere Arten eingerichtet werden.
als Nachrichtenfluss-Regel auf dem Exchange-Server
als Postfachfunktion im Postfach
als Posteingangsregel “Nachricht umleiten an…” (ähnlich der Weiterleitungsregel)
Um die Umleitung einzurichten, verwenden Sie ebenfalls Set-Mailbox:
Über das Kommandozeilenprogramm ‘FLOWWER-Agent’ (früher: FLOWWER.exe bzw. F2CLI) können verschiedene FLOWWER-Aktionen ausgeführt werden.
Das kann zum Beispiel der Download oder Upload von Belegen von und nach FLOWWER sein.
Für den automatisierten Start verwenden Sie z.B. die Windows Aufgabenplanung. (siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Aufgabenplanung)
Sie können das Programm auf der folgenden Seite herunterladen: FLOWWER-Agent
Was ist ein Kommandoteilenprogramm?
Ein Kommandozeilenprogramm nimmt Anweisungen nicht über Schaltflächen oder Menüs entgegen, sondern in Textform.
Sie schreiben einen Befehl, und das Programm führt ihn zuverlässig und immer nach dem gleichen Muster aus.
Man kann sich das wie einen Roboter vorstellen: Er wartet auf klare Befehle, führt sie Schritt für Schritt aus und wiederholt sie jederzeit exakt gleich – zum Beispiel beim Übertragen von Daten.
Warum ist das für FLOWWER Agent wichtig? FLOWWER Agent ist genau so ein Roboter, der direkt auf dem Server des Kunden läuft.
Damit lassen sich Automatisierungen in eigener Hand umsetzen: Prozesse laufen unbeaufsichtigt, zuverlässig und nach den Vorgaben, die das Unternehmen selbst festlegt.
So bleibt die Kontrolle vollständig beim Kunden, während wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden.
Erste Schritte
Alle Kommandos (Verben) für FLOWWER-Agent beziehen sich auf ein FLOWWER-Konto. Aus diesem Grund müssen die Anfragen durch FLOWWER-Agent sowohl
sicher von Ihnen kommen (authentisiert sein) Über den nur Ihnen bekannten API-Key eines API-Benutzer
berechtigt sein (authorisiert sein) Der verwendete API-Benutzer benötigt die entsprechenden Berechtigungen
Die Nutzung des API-Key ersetzt die Angabe von Benutzername und Passwort und ist die empfohlene Art der Authentisierung. Daher empfehlen wir, für FLOWWER-Agent einen eigenen API-Benutzer anzulegen.
Aufbau einer Kommandozeile
Ein typischer Befehl für die Kommandozeile besteht aus mehreren Bestandteilen, die zusammen die Ausführung eines bestimmten Prozesses oder einer Aktion steuern.
Die grundlegende Struktur eines Befehls sieht folgendermaßen aus:
programm befehl [optionen] [parameter]
1. programm
Der erste Teil einer Kommandozeile besteht immer aus dem aufzurufenden Programm. In unserem Fall ist es immer flowwer.exe
2. befehl (Verb)
Dies ist der Hauptteil des Befehls und beschreibt die Aktion, die das Programm ausgeführt werden soll. Es handelt sich in der Regel um ein Verb, das angibt, welche Operation vorgenommen wird.
3. [optionen] (Optional)
Optionen modifizieren das Verhalten des Befehls. Sie sind normalerweise kurz (z. B. -l) oder lang (z. B. --long). Optionen sind optional und ermöglichen einem Befehl genauere Anweisungen mitzuteilen.
4. [parameter] (Optional)
Parameter geben dem Befehl zusätzliche Informationen, auf welche Objekte oder Dateien die Aktion angewendet werden soll.
Ein Parameter könnte beispielsweise der Name einer Datei oder eines Verzeichnisses sein.
Beispiele
FLOWWER-Agent zeigt Details zu einem Befehl (Verb) an, indem die Option “–help” verwendet wird, z.B.:
flowwer.exe download --help
^----- Option
^-------------- Befehl (Verb)
^------------------------- Programm
Für einige Verben kann über “–verbose” eine detaillierte Ausgabe aktiviert werden, z.B.:
flowwer.exe status -a *API-Key* -t beispielfirma --verbose
^----- Option
^------------------- Parameter 2
^-------------------------------------- Parameter 1
^--------------------------------------------------- Befehl (Verb)
^-------------------------------------------------------------- Programm
Das Changelog gibt einen Überblick über alle Änderungen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen in den verschiedenen Versionen von FLOWWER.
Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick
Sie möchten nicht jeden Detail-Eintrag lesen? Die Seite
Neu in FLOWWER fasst die wichtigsten Entwicklungsschritte
nutzenorientiert und chronologisch zusammen.
Der Changelog enthält die vollständige, nach Zeiträumen gegliederte Liste der
Produktänderungen. Kleinere Verbesserungen und Fehlerkorrekturen finden Sie nur hier.
Changelogs für das dritte Quartal 2026
Von Sascha Schwegelbauer |
E-Rechnungen validieren(#1827)
E-Rechnungen können direkt aus FLOWWER mit dem E-Invoice-Validator auf ein gültiges Format geprüft werden. Das Prüfergebnis wird anschließend am Dokument angezeigt; die Prüfung wird derzeit manuell ausgelöst.
Bestellnummer über Regeln für Datenfelder steuern(#1871)
Das Feld Bestellnummer kann jetzt über Regeln für Datenfelder gesteuert werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, ob ein vorhandener Wert beibehalten oder gelöscht werden soll.
Belegaufteilungen per API erstellen und aktualisieren(#1668)
Belegaufteilungen eines bestehenden Dokuments können jetzt vollständig per API ersetzt werden. Dadurch lassen sich Aufteilungsgruppen automatisiert erstellen, aktualisieren oder entfernen.
Changelogs für das zweite Quartal 2026
Von Sascha Schwegelbauer |
Aktive Dokumente für alle Benutzer
Die Ansicht Aktive Dokumente steht nun allen Benutzern zur Verfügung und berücksichtigt dabei weiterhin die jeweiligen Dokumentberechtigungen.
Dokumente als Archiv importieren und exportieren(#1616)
In Belegaufteilungs-Vorlagen können Verteilungen hinterlegt und später auf Dokumente angewendet werden.
Dashboard individuell konfigurieren(#1667)
Jeder Benutzer kann jetzt selbst festlegen, welche Dokumentlisten und gespeicherten Suchen auf seinem Dashboard angezeigt werden. Für jede Datenmenge lässt sich außerdem die gewünschte Darstellungsform auswählen.
Adminübersicht(#1745)
Eine neue Adminübersicht auf dem Dashboard zeigt zentrale Kennzahlen zu Benutzern, Unternehmen, Flowws und Lieferanten. Sie ermöglicht die direkte Navigation in die jeweiligen Verwaltungsbereiche.
Auf der Filterseite wurden außerdem die Merkmale Gutschrift, Korrektur, Gemahnt und Zurückgestellt ergänzt.
Ergebnisansicht mit Grid und Paging(#1838)
Die Ergebnisansicht wurde auf ein Grid mit Paging umgestellt.
Gespeicherte Suchen(#1767)
Suchabfragen aus der Erweiterten Suche können jetzt einschließlich der gewählten Filter gespeichert und später erneut aufgerufen werden. Gespeicherte Suchen lassen sich außerdem in das Dashboard aufnehmen.
Stammdateneditor überarbeitet(#1835)
Die Stammdatenlisten im Unternehmensbereich unterstützen jetzt Filter und Paging. Auch umfangreiche Konten-, KOST- und KOST2-Bestände lassen sich dadurch schneller bearbeiten.
OData-Reporting für Excel und Power Query(#1839)
FLOWWER stellt einen schreibgeschützten OData-Reporting-Endpunkt bereit. Auf der Filterseite können eine fertige OData-URI oder passender Power-Query-M-Code erzeugt werden, beispielsweise für Excel, Power BI oder Power BI Desktop.
Vertretungsübersicht(#1849)
Die neue Vertretungsübersicht zeigt kontoweit Abwesenheiten, eingesetzte Vertreter und mögliche Konflikte. Sie ist über die Startseite der Benutzerverwaltung erreichbar.
Über das Pin-Nadel-Symbol kann in der rechten Spalte ein zweiter Reiter dauerhaft zusätzlich angezeigt werden. So bleiben beispielsweise Dokumenteigenschaften und Belegaufteilung gleichzeitig sichtbar.
Meine kürzlichen Freigaben und Uploads(#1801 · 11.02.2026)
Die persönlichen Dashboard-Listen zeigen eigene Freigaben und Uploads der letzten zehn Tage. Dadurch lassen sich kürzlich bearbeitete Dokumente auch nach dem Verschwinden aus einer Aufgabenliste schnell wiederfinden.
Die Bestellnummer wird jetzt an DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 übergeben. Um Werte auszuschließen, die nicht den DATEV-Vorgaben entsprechen, kann der Inhalt der Bestellnummer über Regeln für Datenfelder gelöscht werden.
Lieferantennotiz direkt am Dokument(#1807)
Eine im Lieferantenstamm hinterlegte Lieferantennotiz wird jetzt direkt am Dokument angezeigt.
Eine Stufe kann mit einem Bearbeitungsverbot versehen werden, das die normale Berechtigung zur Bearbeitung der Dokumentdaten übersteuert.
Standard-Dokumenttyp pro Unternehmen(#335)
Die Reihenfolge der Dokumenttypen kann pro Unternehmen festgelegt werden. Der erste Eintrag dient als Standard-Dokumenttyp.
Keine Vorsteuer bei der Übertragung berücksichtigen(#1788)
Die Kennzeichnung „Keine Vorsteuer“ wird bei Schnittstellen berücksichtigt, die das DATEV-RDS1.0-Belegsatzformat verwenden. Betroffene Bereiche der Belegaufteilung werden dabei wie eine Steuergruppe mit 0 % übertragen.
Bezahlte Dokumente in DATEV als nicht zu bezahlen kennzeichnen(#1159)
Der Bereich Filter ist keine statische Ablage, sondern dient zum Zusammenstellen von Filterkriterien und zum Eingrenzen der Ergebnisliste. Der Begriff „Archiv“ hat zudem regelmäßig zu Verwechslungen mit der Archivierungs- bzw. Aufbewahrungsfunktion geführt.
Changelogs für das vierte Quartal 2025
Von Sascha Schwegelbauer |
Umfangreiche Verbesserungen an der Benutzeroberfläche
Viele Bereiche von FLOWWER wurden visuell überarbeitet und klarer strukturiert. Die Tabs „Log“ und „Notizen“ stehen wieder beziehungsweise neu zur Verfügung. Dashboard, Zahlungsverwaltung sowie die Übersicht „Alle Flowws“ wurden optisch aktualisiert und funktional erweitert.
Die Archiv-Seite, die zuvor Explorer-Browser hieß, lässt sich nun auch mobil komfortabel nutzen. An vielen Stellen verwendet FLOWWER nun den Dokument-Anzeigename, der – sofern genügend Daten vorliegen – den Lieferanten zusammen mit der Dokumentnummer oder einem Datum anzeigt.
Auch die Darstellung der Dokumenteigenschaften wurde verbessert: Wird der verfügbare Platz zu schmal, wechseln die Feldbeschriftungen automatisch über die Eingabefelder und schaffen so mehr Breite für eine übersichtliche Darstellung. Zudem passt sich die Kopfzeile mit den Aktionsschaltflächen im rechten Bereich dynamisch an die Fenstergröße an und schaltet automatisch zwischen „sticky“ und scrollend, um den verfügbaren Platz auf kleineren Displays optimal zu nutzen.
Ergänzend kommt das neue FLOWWER-Logo mit einer leicht abgedunkelten Blau-Farbwelt zum Einsatz. Viele weitere Detailverbesserungen basieren auf Nutzerfeedback und sorgen für ein insgesamt moderneres Erscheinungsbild.
Floww-Zuweisung als eigener Reiter(#1760)
Die Floww-Zuweisung steht in der rechten Spalte als eigener Reiter zur Verfügung. Benutzer ohne Berechtigung zur Zuweisung sehen den Reiter nicht; bei unzugewiesenen Dokumenten öffnet er sich automatisch.
BU-Codes: Hinweis bei mehrfach verwendeten IDs(#1776)
Die Stammdatenverwaltung erkennt nun doppelt vergebene BU-Code-IDs und weist direkt darauf hin – sowohl beim Import der Buchhaltungskonten als auch in der BU-Code-Pflege. Zuvor wurden mehrfach vorkommende BU-Codes in der Benutzeroberfläche stillschweigend akzeptiert, wodurch der Import der Buchhaltungskonten aufgrund nicht eindeutiger BU-Codes nicht gestartet werden konnte.
Leistungsdatum: neue Anzeige und flexiblere Bearbeitung(#1775, #1387)
Das Leistungsdatum wird nun auch in der Dokumentenliste angezeigt. In der rechten Spalte der Dokumentansicht wird es als zusammengefasster Eintrag dargestellt. Zusätzlich lässt sich das Leistungsdatum bei E-Rechnungen nun entsperren und bei Bedarf leeren.
Dokumenteigenschaft Konto des Zahlungsempfängers(#1772)
Wichtig: Die Bankverbindung mit IBAN und BIC wurde in die Datentafel „Bezahldaten“ verschoben. Die neu hinzugefügte Dokumenteigenschaft „Konto des Zahlungsempfängers“ speichert die tatsächlich für eine Zahlung zu verwendenden Bankdaten: IBAN, BIC, Bankname und Kontoinhaber.
Es wird ausdrücklich festgelegt, welche Bankverbindung für die Zahlung verwendet wird:
Bankdaten aus dem Dokument oder
Bankdaten aus dem Lieferantenstamm
Die Werte aus dem Dokument bleiben unangetastet bestehen. Es ist nicht mehr nötig, IBAN oder BIC zu löschen, um die Stammdaten zu verwenden.
Hinweis zu Regeln für Datenfelder: Das neue Feld „Konto des Zahlungsempfängers“ lässt sich über die Regeln für Datenfelder gezielt prüfen. Falls die Sicherstellung vollständiger Zahlungsinformationen bisher über eine Pflichtfeldregel für die IBAN umgesetzt wurde, empfiehlt sich nun eine entsprechende Prüfung dieses Feldes.
Zentrale Vorlagen für Zahlungsbedingungen(#1047, #1113)
Zentrale Vorlagen für Zahlungsbedingungen können pro Unternehmen hinterlegt werden. Vorlagen enthalten IDs, Zahlungsziele und Skonto-Stufen und lassen sich in den Lieferantenstammdaten als Zahlungsbedingungen verwenden. Zusätzlich können individuelle Zahlungsbedingungen direkt am Lieferanten hinterlegt werden.
Bei Lieferanten mit mehreren Bankverbindungen erscheinen die zugehörigen IBANs nun direkt in der Übersicht. Zusätzlich steht ein automatisch befüllter Schnellfilter zur Verfügung, der die Auswahl beschleunigt und separate Eingabefelder überflüssig macht.
Finalanalyse: Standardsteuersatz auf Belegaufteilung anwenden(#1765)
Für die Anwendung des Standardsteuersatzes auf die Belegaufteilung steht eine Modusauswahl zur Verfügung.
Mindest- und Höchstbeträge für Flowws(#489, #1751)
Flowws enthalten nun optionale Mindest- und Höchstbeträge, die im Floww-Editor gepflegt werden. Das Zuweisungs-Dropdown zeigt nur Flowws an, deren Betragsgrenzen zum Dokumentbrutto passen.
Fehler beim Import von Lieferanten behoben(#1754)
Ein Fehler, der in einer bestimmten Datenkonstellation auftreten konnte, wurde behoben.
Belegaufteilung per API herunterladen(#1375)
Die Belegaufteilung eines Dokuments steht jetzt per API zum Download bereit.
Felder von der Datenextraktion ausnehmen(#1025)
Über die Regeln für Datenfelder kann nun festgelegt werden, welche Datenpunkte extrahiert werden sollen.
Gleichnamige Anhänge in ZUGFeRD und CII behandeln(#1764)
FLOWWER behandelt den Sonderfall, dass eine ZUGFeRD-PDF einen Anhang mit demselben Namen enthält wie ein bereits in der zugehörigen CII eingebetteter Anhang.
Zusätzliche Zahlungsweisen in der XML-Visualisierung(#1716)
Die Bestellnummer wird aus E-Rechnungen ausgelesen.
Neue Dokumenteigenschaft Korrektur(#1711)
Die Eigenschaft „Korrektur“ wird aus E-Rechnungen ausgelesen.
Skontoinformation aus E-Rechnungen auslesen(#1568)
Referenzen auf andere Rechnungen interpretieren(#1706)
Wenn die referenzierte Rechnung im System vorhanden ist, wird die Erstellung einer gemeinsamen Vorgangsgruppe geprüft.
Verbesserte automatische Dokumentauswahl bei Gruppierung(#1614, #1777)
FLOWWER wählt nach dem Freigeben nun das Dokument aus, das vor der Freigabe in der internen Liste als nächstes angeordnet war. Dadurch funktioniert die automatische Weiterführung auch bei gruppierter Dokumentansicht zuverlässig und entspricht der erwarteten Reihenfolge – selbst wenn sich die Gruppenzugehörigkeit des freigegebenen Dokuments durch die Freigabe ändert.
Changelogs für das dritte Quartal 2025
Von Sascha Schwegelbauer |
Verbesserte Dublettenwarnung(#1665)
Die Dublettenwarnung wurde optimiert:
Schnellere Reaktion: Änderungen am aktuellen Dokument führen nun sofort zu einer aktualisierten Dublettenprüfung. Hinweise auf mögliche Dubletten auf Basis von Dokumenteigenschaften erscheinen deutlich schneller als zuvor.
Bessere Sichtbarkeit: Dubletten werden nun nicht mehr nur durch den Button angedeutet. Stattdessen erhält die gesamte Dokumentvorschau einen farbigen Rahmen:
Orange kennzeichnet eine potenzielle Dublette basierend auf identischen Dokumenteigenschaften.
Rot zeigt eine Hash-Dublette mit identischem Dateifingerabdruck an.
Diese Verbesserungen erhöhen sowohl die Reaktionsgeschwindigkeit als auch die Benutzerfreundlichkeit der Dublettenprüfung.
Verbesserte Schnellsuche mit Dokument-ID-Erkennung
Die Schnellsuche erkennt jetzt automatisch die Eingabe von Dokument-IDs:
Wird im Suchfeld ausschließlich eine Ziffernfolge eingegeben, interpretiert FLOWWER dies als Suche nach Dokument-IDs.
Es können auch mehrere IDs gleichzeitig durchsucht werden. Zulässige Trennzeichen sind Komma und Leerzeichen.
Sobald die Eingabe mindestens einen Buchstaben enthält, startet FLOWWER wie bisher eine Volltextsuche.
Bei einer Dokument-ID-Suche baut FLOWWER automatisch einen Filterpfad. Von dort aus kann das Suchergebnis direkt in FlexReport oder die Mehrspaltenansicht übernommen oder weiter verfeinert werden.
Lieferanten deaktivieren(#1363 · 19.08.2025)
Nicht mehr verwendete Lieferanten können deaktiviert werden. Die Lieferantennummer und bestehende Zuordnungen bleiben dabei erhalten.
KI-gestütztes System zur automatischen Rechnungserkennung
Die automatische Extraktion von Rechnungsdaten in FLOWWER wurde grundlegend überarbeitet. Anstelle des bisherigen, positionsbasierten Regelwerks kommt nun ein modernes, KI-gestütztes Erkennungssystem zum Einsatz.
Die wichtigsten Verbesserungen:
Deutlich höhere Erkennungsquote – auch bei unstrukturierten oder wechselnden Layouts
Kontextbasierte Analyse von Inhalten, beispielsweise USt-ID, Rechnungsnummer und Beträge
Keine Regelpflege oder kein Nachtrainieren mehr erforderlich
Gewohnte Point-and-Click-Korrekturen bleiben weiterhin möglich
Verarbeitung ausschließlich innerhalb der FLOWWER-Infrastruktur; es erfolgt keine Datenübertragung an externe Dienste
Nachträgliches „Nachpflegen“ von Erkennungsergebnissen ist nicht mehr erforderlich und nicht mehr vorgesehen
Das neue System steht ab sofort schrittweise allen Kunden zur Verfügung.
Neue Zähleranzeige für Freigabebereiche
FLOWWER zeigt ab sofort die Anzahl der Dokumente in den freigaberelevanten Bereichen direkt an. Die Zähler werden für folgende Bereiche eingeblendet:
Eingang / Ungestartet
Freigabeliste
Freigegebene Dokumente
Abgelehnte Dokumente
Die Werte werden in Echtzeit aktualisiert. Geht beispielsweise im Hintergrund eine neue E-Mail mit einem Dokument ein, das dem aktuellen Benutzer zur Freigabe zugewiesen ist, wird der entsprechende Zähler sofort erhöht – ganz ohne Neuladen der Seite.
Das neue Feature schafft mehr Übersicht und hilft, keine offenen Aufgaben zu übersehen.
Changelogs für das zweite Quartal 2025
Von Sascha Schwegelbauer |
Dokumentbezogene Checkliste
Einführung der dokumentbezogenen Checkliste. Aufgaben können dokumentenindividuell erfasst und Floww-Stufen zugeordnet werden. Solange offene Einträge bestehen, kann das Dokument die Floww-Stufe des Checklisteneintrags nicht verlassen. Alle Vorgänge an der Checkliste werden automatisch protokolliert.
Weitere Änderungen
Zusammenführung von PDF und XML bei CompanyMail erweitert(#1623 · 28.05.2025)
Es werden nun auch XML-Dateien aus E-Mails berücksichtigt, die als Anhang des Typs application/octet-stream definiert sind.
Über die neue Benutzereinstellung „Eingabe ‚Dokumentenname‘ immer sichtbar“ kann das Eingabefeld zur Umbenennung dauerhaft eingeblendet werden.
Suchfeld für Unternehmen und Flowws beim Upload(#1662 · 23.05.2025)
Dokument aus der Vorschau als normale Seite öffnen(#1663 · 22.05.2025)
Das Vorschau-Popup wurde um einen Button ergänzt, der das gezeigte Dokument als normale Seite öffnet.
Neue Datenvalidierung für das Rechnungsdatum(#1595 · 21.05.2025)
Die neue Regel „Rechnungsdatum darf nicht vor aktuellem Datum liegen“ hilft, Tippfehler und ein mögliches Verschwinden der Rechnung in der Buchhaltung zu vermeiden.
Status der Freigabeinfo im Benutzerprofil speichern(#1660 · 19.05.2025)
Das Benutzerprofil speichert, ob die Freigabeinfo geöffnet oder geschlossen ist.
Positionen aus E-Rechnungen ohne Belegaufteilung anzeigen(#1643 · 12.05.2025)
Dies ermöglicht eine einfache Sichtprüfung zwischen PDF- und XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, ohne die Belegaufteilung verwenden zu müssen.
Artikelnummern in der E-Rechnungs-Visualisierung(#1656 · 12.05.2025)
Die Visualisierung von E-Rechnungen wurde um die Artikelnummer der Positionen ergänzt.
Eigene und fremde Referenz in FlexReport(#1654 · 12.05.2025)
Die Felder „Eigene Referenz“ und „Fremde Referenz“ sind nun für die Ausgabe durch FlexReport auswählbar.
Ist die Option „Mehrfachfreigabe verbieten“ aktiviert, werden Freigeber, die ein Dokument bereits freigegeben haben, nicht in die Liste möglicher Nominierungen aufgenommen.
IBAN in der E-Rechnungs-Visualisierung(#1651 · 11.04.2025)
Keine Datenvorhersage für E-Rechnungen(#1649 · 10.04.2025)
Die automatische Datenvorhersage wurde deaktiviert, da E-Rechnungen bereits alle nötigen Informationen präzise enthalten und FLOWWER diese zuverlässig verarbeiten kann.
Einladungs-E-Mail erneut versenden(#1438 · 10.04.2025)
Die Mail-Liste wurde erweitert, sodass bereits erfolgreich zugestellte Einladungs- und Willkommensmails erneut versendet werden können.
Eingebettete Dateien aus XML-Rechnungen als FLOWWER-Anhänge(#1448 · 09.04.2025)
FLOWWER erkennt jetzt eingebettete Dateien im XML-Teil elektronischer Rechnungen, beispielsweise Arbeitsnachweise bei ZUGFeRD oder XRechnung, und übernimmt sie als separate FLOWWER-Anhänge. Sie werden nicht mehr ins PDF eingebettet, sondern klar getrennt dargestellt.
Lieferscheinnummer aus E-Rechnungen auslesen und visualisieren(#1647 · 09.04.2025)
Anhänge aus ZUGFeRD-PDFs als FLOWWER-Anhänge(#1646 · 08.04.2025)
FLOWWER übernimmt jetzt auch Dateien, die an ZUGFeRD-PDFs angehängt sind. Solche Dateien werden als eigene FLOWWER-Anhänge gespeichert und nicht mehr ins PDF übernommen.
Leistungszeitraum je Position visualisieren(#1610 · 01.04.2025)
Changelogs für das erste Quartal 2025
Von Sascha Schwegelbauer |
Änderungen an der Benutzeroberfläche
Dieses Update bringt einige Veränderungen an der Benutzeroberfläche. Diese sind darauf ausgelegt, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Bedienung für alle Anwender zu verbessern.
Uns ist bewusst, dass Anpassungen an Gewohntem herausfordernd sein können. In diesem Changelog finden Sie Informationen und Hintergründe zu den Änderungen.
Um den rechten Bereich der Mehrspaltenansicht inhaltlich zu entlasten und den Bildschirmplatz besser zu nutzen, haben wir einige Elemente nach links beziehungsweise in die Mitte verlagert. Der linke Bereich besitzt nun ebenfalls einen Reiter, um Inhalte zusätzlich zur Dokumentenliste anzeigen zu können.
Neuer Reiter der linken Spalte
Linke Spalte
Sie können nun zwischen verschiedenen Ansichten umschalten. Damit zum Dokumentwechsel nicht immer auf den Reiter „Liste“ gewechselt werden muss, ermöglichen es neue Navigationsbuttons, jederzeit das aktuell angezeigte Dokument zu ändern.
Folgende Ansichten stehen neu zur Verfügung:
Neuer Reiter „Info / Notiz“ mit Dokumentstatus, Benutzernotiz, Fibu-Notiz und gegebenenfalls Hinweisen aus E-Rechnungen
Protokoll (Logbuch) mit eigener Spalte links beziehungsweise als Popup-Fenster über das Pfeil-Icon
Zurück-/Weiter-Schaltflächen rufen jeweils das direkt vorherige oder nächste Dokument der Dokumentenliste auf
Mittlere Spalte
Folgende Änderungen beziehungsweise Ergänzungen erhält die mittlere Spalte mit diesem Update:
Ein hervorgehobener Logeintrag wird nun, sofern vorhanden, in der mittleren Spalte angezeigt.
Ein neues Menü „Anzeige“ fasst Steuerelemente zusammen.
Die Dublettenwarnung wurde ergänzt.
Rechte Spalte
Die meisten Elemente aus diesem Bereich sind nun in der linken beziehungsweise mittleren Spalte zu finden, um mehr Platz für die Bearbeitung der Dokumenteigenschaften und Belegaufteilung zu schaffen.
Der aktuelle Freigabestatus des Dokuments wird kompakt angezeigt.
Aus E-Rechnungen ausgelesene Positionen sind nun ein- und ausklappbar. (#1624 · 21.02.2025)
Sonstige Änderungen
Dashboard
Der Mobile Ansicht zeigt Informationen über zu bezahlende Dokumente.
Erweitertes Feedback-Formular
Löschfunktion für Stammdaten
Stabilere Anordnung der Dokumentliste
Icons in der linken Spalte werden nun hinter dem Dokumentnamen angezeigt, um ein „Springen“ der Darstellung zu vermeiden.
Integration des Archivs mit FlexReport(#1639 · 31.03.2025)
Abfragen, die über das Archiv erstellt wurden, können nun mit FlexReport ausgeführt werden.
FlexReport-Einstellungen im Profil speichern(#1636 · 28.03.2025)
Schnellsuche und eigene Abfrage werden im Profil gespeichert.
Zusammenführung von PDF und XML bei CompanyMail(#1623 · 27.03.2025)
PDF- und XML-Dateien mit identischem Namen werden bei exakt zwei Anhängen zu einem Dokument zusammengefasst.
Unternehmensauswahl mit Suchfeld(#1621 · 14.03.2025)
In der Unternehmensverwaltung können nun die angezeigten Unternehmen gefiltert werden. Das ist besonders nützlich, wenn viele Unternehmen im FLOWWER-Konto vorhanden sind.
Benutzernotiz ausblendbar(#1602 · 26.02.2025)
PDF-Visualisierung der ZUGFeRD-Daten(#1625 · 20.02.2025)
FLOWWER zeigt jetzt eine separate Visualisierung der in der XML-Datei enthaltenen Rechnungsdaten aus ZUGFeRD-E-Rechnungen. So lassen sich Abweichungen zwischen PDF-Darstellung und maschinenlesbarem Inhalt erkennen und prüfen.
Die Uploadfunktion des FLOWWER-Agent unterstützt nun auch XML-Dateien statt nur PDF-Dateien. Damit lassen sich E-Rechnungen im XML-Format automatisiert ins System hochladen.
FLOWWER unterstützt nun Unternehmen, die nicht oder nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, über die Funktion Vorsteuerausschluss. Bisher konnte die automatische Übernahme der Steuersätze aus E-Rechnungen zu erhöhtem Buchungsaufwand führen.
Um das zu vermeiden, ermöglicht eine neue Option, dass der Benutzer je Rechnung oder Position einfach entscheiden kann, ob eine Rechnung ohne Vorsteuer an die Buchhaltung übermittelt wird.
Neue Plattform für Wissensdatenbank
Wir haben die bisherige Wissensdatenbank auf eine neue Plattform umgezogen und gleichzeitig die Struktur überarbeitet.
Die neuen Seiten sind unter https://hilfe.flowwer.de zu finden.
Unternehmensfilter in Schnellsuche(#1594 · 08.11.2024)
Die Schnellsuche verfügt nun über die Möglichkeit, den Suchbereich auf ein FLOWWER-Unternehmen einzuschränken.
Währung wird aus E-Rechnungen ausgelesen(#1589 · 31.10.2024)
Kein Audit-Trail für Änderungen an Benutzernotiz(#1590 · 29.10.2024)
Um Inhalte der Benutzernotiz ausschließlich auf das FLOWWER-System zu beschränken, werden Änderungen der Benutzernotiz nicht länger protokolliert.
Für protokollierte Notizen steht die Fibu-Notiz bzw. die Möglichkeit des direkten Audit-Trail-Eintrags zur Verfügung.
Spaltenbreite der Beleganzeige durch Benutzer auswählbar(#1459 · 28.10.2024)
Die Warnung wegen doppelter Kontonummern (Stammdaten) wird nur noch gezeigt, wenn auch die BuCodes übereinstimmen(#1587 · 22.10.2024)
Darstellungsfehler (BuCode in falscher Spalte) der Kontoliste (Stammdaten) behoben(#1587 · 22.10.2024)
‘Globale Kontoeinstellungen’ umbenannt zu ‘Systemeinstellungen’(#1585 · 17.10.2024)
Die Belegaufteilung in FLOWWER unterstützt nun die Eingabe von Prozentwerten. Geben Sie den Prozentsatz des Gesamtbruttobetrags ein und FLOWWER berechnet automatisch den entsprechenden Betrag.
Mobile Ansicht - Umschaltung über Dialog(#543 · 01.10.2024)
FLOWWER bietet nun die Umschaltung zur mobilen Ansicht über einen Dialog an. Dieser wird automatisch angezeigt, sobald ein mobiles Gerät erkannt wird.
Sonstiges
Erzwingung des Standardsteuersatzes entfernt(#1493, #1583)
FLOWWER 2024/Q3
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für den Zeitraum 2024/Q3.
Zustandsvalidierung(#1575 · 30.09.2024)
FLOWWER zeigt jetzt blockierte Dokumente an, die sich in der Freigabe befinden, jedoch keine verfügbaren Freigeber haben. Benutzer mit entsprechender Berechtigung bekommen eine Hinweisleiste mit Zuweisungsfunktion eingeblendet. Diese ermöglicht es, die Verantwortung für ein blockiertes Dokument zu übernehmen und andere Admins darüber zu informieren. Zusätzlich wird im Freigabemonitor eine rote Blockade-Gruppe angezeigt, um solche Dokumente hervorzuheben.
Neue Funktionalität für "Mehrfachfreigabe verbieten"(#1321 · 24.09.2024)
Die Floww-Einstellung “Mehrfachfreigabe verbieten” wurde erweitert und bietet nun drei Optionen:
Aus: Mehrfachfreigabe ist erlaubt.
Mehrfachfreigabe für Freigabevertretung erlauben: Mehrfachfreigabe bleibt möglich, wenn eine Freigabevertretung eingreift.
Mehrfachfreigabe niemals erlauben: Mehrfachfreigabe wird strikt verhindert, auch bei Freigabevertretungen.
Diese Erweiterung sorgt für mehr Flexibilität und verbessert die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips in allen Szenarien.
Dokument-Zuweisung kann auf Supervisoren beschränkt werden(#1562 · 17.09.2024)
Als zusätzliche Beschränkung, Berechtigungen sind unverändert notwendig bzw. werden geprüft. Nützlich in Verbindung mit Sofortfreigabe-Flowws.
Sofortfreigabe-Flowws(#1556 · 06.09.2024)
Dieses Feature ermöglicht es, Dokumente automatisch freizugeben, sobald sie einem Floww mit aktivierter Sofortfreigabe zugewiesen werden. Die Aktivierung erfolgt direkt am Floww. Die Sofortfreigabe unterliegt den gleichen Protokollierungsstandards wie reguläre Freigaben und ist durch Benutzerberechtigungen abgesichert.
E-Rechnung: BT-133 wird für die Vorbelegung der Kostenstelle verwendet(#1548 · 06.09.2024)
Im Kontext von BT-133 wird für E-Rechnungen festgelegt, wie die Kostenstelle des Bestellers integriert werden kann.
Nettobetrag in Belegaufteilung(#898 · 21.08.2024)
In der Belegaufteilung von FLOWWER können nun zusätzlich zu den Bruttobeträgen auch Nettobeträge erfasst werden. Diese Funktion erleichtert die Weiterverrechnung von Teilen einer Rechnung an andere Unternehmen.
Alternativer Anzeigename für Datenfelder(#1503 · 20.08.2024)
Es ist jetzt möglich, über die Regeln für Datenfelder alternative Anzeigenamen festzulegen. So kann beispielsweise das Feld KOST2 als „Kostenträger“ definiert werden, um die Bezeichnungen besser an individuelle Anforderungen anzupassen.
Freigabevertretung – Einschränkungen und Verbesserungen bei der Auswahl(#1068 · 09.08.2024)
Die Auswahl der Freigabevertretung wurde optimiert. In Konten mit mehreren FLOWWER-Unternehmen kann die Liste der möglichen Vertreter eingeschränkt werden. Aktivierbar ist die Einstellung im Bereich Grundeinstellungen der Systemeinstellungen.
Mehrfachauswahl und ODER-Gruppen im Filter(#1554 · 09.08.2024)
Auf der Filterseite können mehrere Werte eines Merkmals ausgewählt und als ODER-Gruppe kombiniert werden. So lassen sich beispielsweise Dokumente von Lieferant A oder Lieferant B in einem gemeinsamen Filterpfad finden.
Die Ansicht zeigt jetzt alle aktiven Schnittstellen an, unabhängig davon, ob freigegebene Dokumente vorliegen.
Diese Änderung vermeidet Verwirrung, dass Schnittstelleneinträge scheinbar verschwanden, wenn keine freigegebenen Dokumente mehr vorhanden waren.
Benutzernotiz wird in Volltextsuche erfasst(#1538 · 02.08.2024)
Separate Regeln für Datenfelder für "Beginn der Leistung"(#1440 · 13.07.2024)
Sehr häufig wird nur das Leistungsdatum, jedoch nicht der Beginn der Leistung genutzt. Daher sind nun die Regeln für “Beginn der Leistung” unabhängig von den Regeln für “Leistungsdatum” bearbeitbar.
Überarbeitung des Floww-Editors(#1547 · 05.08.2024)
Die Oberfläche zur Bearbeitung von Flowws bzw. deren Einstellungen wurde überarbeitet.
Kompaktes Fenster für Lieferantenauswahl/-bindung(#1522 · 21.07.2024)
Das Fenster zur Lieferantenauswahl/-bindung wurde dahingehend überarbeitet, dass die Dokumentvorschau sichtbar bleibt.
Mehrere Werte für KOST/KOST2 in Suchfilter(#1536 · 18.07.2024)
Der Filter nach Kostenstellen in der erweiterten Suche wurde überarbeitet. Es ist nun möglich, mehrere Kostenstellen als Filterwert zu hinterlegen. Auf diese Weise kann eine ‘oder’-Suche realisiert werden. Beispiel: ‘Alle Dokumente mit Kostenstelle 100 oder Kostenstelle 200’.
Überarbeitete Einstellungen für Schnittstellen(#1533 · 15.07.2024)
Die Einstellungen für Schnittstellen wurden überarbeitet.
Der FlexReport-Schnellfilter kann nun getrennt auf KOST und KOST2 filtern. Damit ist eine Auswertung auf z.B. “Kostenstelle: 10000” und “KOST2: 950” möglich.
Sachkonto-Länge je Unternehmen(#1531 · 12.07.2024)
Die Länge der Sachkonten kann je FLOWWER-Unternehmen festgelegt werden.
Erweiterte Suche für FlexReport mit Belegaufteilung(#1532 · 12.07.2024)
Es ist nun möglich, eine Abfrage der erweiterten Suche für FlexReport zu verwenden und zusätzlich Daten der Belegaufteilung expandieren zu lassen.
Option zur Erzwingung des Standardsteuersatz(#1493 · 13.07.2024)
Triggers and Jobs wurde um eine Funktion erweitert, die den Steuersatz aller Positionen einer E-Rechnung durch den Standardsteuersatz des Unternehmens ersetzt.
FLOWWER 2024/Q2
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für den Zeitraum 2024/Q2.
Benutzerdefinierte Datenfelder in FlexReport(#1400 · 30.06.2024)
Es besteht nun die Möglichkeit, benutzerdefinierte Datenfelder in der FlexReport-Tabelle auszugeben.
Benutzerdefinierte Datenfelder für Sortierung/Gruppierung(#1334 · 28.06.2024)
In der Sortierung/Gruppierung der Dokumentenauswahlliste sind nun benutzerdefinierte Datenfelder verfügbar.
Excel-Export für FlexReport(#1525 · 28.06.2024)
Es ist nun möglich, über FLOWWER FlexReport Excel-Dateien zu erzeugen. Auf diese Weise werden Probleme mit dem Import von CSV-Daten umgangen.
Weitere Datenfelder zur Gruppierung(#1496 · 27.06.2024)
Zur Gruppierung / Sortierung stehen ab sofort zusätzlich die Datenfelder Bestellnummer (PO-Nummer) und Rechnungsnummer zur Verfügung.
Es ist nun möglich, die Gruppierung von Dokumenten über Werte aus der Belegaufteilung zu erstellen.
Als Gruppierungsbasis stehen die Datenfelder Kostenstelle (KOST), Kostenträger (KOST2) und das Konto zur Auswahl.
Sind mehrere Aufteilungspositionen vorhanden, so wird der Wert aus der Position mit dem größten Bruttobetrag als Gruppenschlüssel verwendet.
CC/BCC für den Versand freigegebener Dokumente per E-Mail(#1524 · 26.06.2024)
Für den Versand freigegebener Dokumente per E-Mail können nun auf Wunsch CC/BCC festgelegt werden.
Auf diese Weise können weitere Empfänger die Mails in Kopie erhalten.
Vorschaulinks auf Dashboard(#1519 · 23.06.2024)
Die Tabellenansicht des Dashboards enthält nun einen Vorschaulink.
Damit ist es möglich, ein Dokument anzuschauen ohne in den jeweiligen Bereich wechseln zu müssen.
Die seit langem als veraltet angekündigten Eingabefelder ‘KOST/KOST2’ sind nun nicht mehr verfügbar.
Als Ersatz kann entweder die Kostenstellenzuordnung/Belegaufteilung oder benutzerdefinierte Datenfelder verwendet werden. Kein Datenverlust: die ggfls. noch in KOST/KOST2 enthaltenen Daten wurden automatisch in benutzerdefinierte Datenfelder überführt (#1451).
Der Inhalt ggfls. verwendeter Mailparameter (F2-KOST bzw. F2-KOST2) wird in den Upload-Kommentar übernommen. (#1510)
Berücksichtigung gegenseitig ausgeschlossener Freigeber bei Nominierung(#1509 · 06.06.2024)
Stehen mehrere, gegenseitig ausgeschlossene Freigeber zur Nominierung zur Verfügung, so wird bei der Auswahl nun die Ausschlussgruppe berücksichtigt.
Dynamische Überprüfung von Nominierung(#1508 · 06.06.2024)
Diese Änderung behebt ein Thema mit aktivierer Floww-Option “Mehrfachfreigabe verbieten”.
Ein Freigeber, welcher in zwei verschiedenen Stufen zur Nominierung definiert ist, konnte sich für die zweite Stufe selbst nominieren.
Die Freigabe der ersten Stufe hatte dann - in Verbindung mit der verbotenen Mehrfachfreigabe - die Folge, dass seine eigene Nominierung vom System verboten wurde. Im Fall dass er der einzig mögliche Freigeber der späteren Stufe ist, konnte das Dokument nicht weiter freigegeben werden.
Überarbeitetes Hauptmenü(#1511 · 03.06.2024)
Um bessere Übersichtlichkeit zu schaffen, wurde das Hauptmenü der Desktopversion überarbeitet.
Lieferantenbindung kann als Pflichteingabe gesetzt werden(#1507 · 29.05.2024)
Überprüfung mit Schnittstellenvorgaben(#1316 · 29.05.2024)
Das System der ‘Regeln für Datenfelder’ wurde überarbeitet.
Damit ist es nun möglich, Eingaberegeln welche durch eine Schnittstelle (z.B. DATEV RDS1.0) vorgegeben werden, bereits während der Freigabe zu berücksichtigen.
Fibu-Notiz: Prüfung der Längenbegrenzung vorab(#1304 · 29.05.2024)
Die Fibu-Notiz erlaubt in FLOWWER max. 255 Zeichen. Je nach eingestellter Schnittstelle kann dies aber effektiv kürzer sein. DATEV RDS1.0 z.B: erlaubt nur 120 Zeichen.
Daher wird nun bereits bei der Bearbeitung der Fibu-Notiz geprüft, ob die durch die Schnittstelle vorgegebene Längenbegrenzung überschritten wird.
‘Benutzernotiz’ neu(#1498 · 15.05.2024)
Ergänzend zur bereits bestehenden Fibu-Notiz wurde die ‘Benutzernotiz’ hinzugefügt.
Auf diese Weise können sich Benutzer gegenseitig Hinweise hinterlassen, welche nicht zur Fibu übertragen bzw. nicht extra im Logbuch gesucht werden müssen.
Versand freigegebener Dokumente per E-Mail(#1309 · 06.05.2024)
Es ist nun möglich, Dokumente nach Freigabe automatisch per E-Mail zu versenden.
Neuer Programmbereich für Reporting / Berichte(#1479 · 01.05.2024)
Um den wachsenden Anforderungen an Berichte bzw. Reports über Daten aus FLOWWER gerecht zu werden, wurde der neue Programmbereich ‘FlexReport’ entwickelt.
Darin werden die Funktionen aller bisherigen Reports und Listen zusammengefasst. Key-Features:
baut auf der ’erweiterten Suche’ auf, damit sind alle Abfragefilter verwendbar um die Reportmenge zu filtern
mehr als 500 Datensätze möglich
Daten aus Belegaufteilung auf Wunsch verwendbar
Schnellfilter mit Unternehmen + Kostenstellen/Sachkonten
Benutzerdefinierte Datenfelder möglich
Sortierbar
Dargestellte Spalten sind einzeln auswähl- und umbenennbar
Speichern der Einstellungen in Profilen möglich
Export nach CSV und Excel (.xlsx)
Ausblenden von Schnittstellen ohne freigegebene Dokumente(#1491 · 22.04.2024)
Auf der ‘Freigegebene Dokumente’-Ansicht sind nur noch Schnittstellen-Reiter sichtbar, für welche tatsächlich freigegebene Dokumente vorliegen.
Belegaufteilung nutzt Regeln für Datenfelder(#1397 · 21.04.2024)
Die Felder der Belegaufteilung (Sachkonto, Buchungstext usw.) werden nun durch die ‘Regeln für Datenfelder’ geprüft.
Neue Darstellung der Belegaufteilung(#1177 · 21.04.2024)
Die Reihenfolge und Darstellung der Eingabefelder der Belegaufteilung wurde überarbeitet. Unter anderem wird nun das Konto vor dem Buchungstext angezeigt. Hintergrund ist, am Konto Textvorschäge hinterlegt werden können, welche dann per Dropdown zur Verfügung stehen.
Verschieben von Aufteilungsposition(#1481 · 18.04.2024)
Spart das Löschen / neu Anlegen innerhalb der Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung.
Sachkonto in erweiterter Suche(#1314 · 18.04.2024)
Das Sachkonto (Kostenstellenzuordnung bzw. Belegaufteilung) steht nun als Filter für die erweiterte Suche zur Verfügung.
Eigene Seite für allgemeines Protokoll(#1487 · 16.04.2024)
Um den Zugriff auf die sehr detaillierten Protokolle des Systems zu erleichtern, ist nun eine eigene Protokollseite verfügbar.
SEPA-Export enthält Zeitstempel im Dateiname(#1485 · 14.04.2024)
API-Update für DATEV(10.04.2024)
Die Verwendung der neuen Online APIs (Version 2.0) wurde von DATEV zur Verwendung abgenommen und ist online. Damit steht auch die Nutzung der Langzeit-Tokens offiziell zur Verfügung. Auf dieser Basis kann eine automatische Übertragung freigegebener Dokumente an die DATEV-Buchhaltung eingerichtet werden. Bereits hinterlegte Langzeit-Token müssen aus technischen Gründen (anderer Server seitens DATEV) neu abgerufen werden.
FLOWWER 2024/Q1
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für Updates des ersten Quartals 2024.
Volltextsuche über benutzerdefinierte Felder(#1475 · 22.03.2024)
Die Volltextsuche (Schnellsuche) durchsucht nun auch den Freitext-Inhalt von benutzerdefinierten Datenfeldern.
Start-Kostenstelle pro Dokument(#1471 · 18.03.2024)
Beim Upload von Dokumenten (per Benutzeroberfläche oder REST-API) kann nun eine Start-Kostenstelle festgelegt werden. Diese wird vom System zusammen mit einem Standard-Steuersatz (Unternehmen) automatisch zu einer ersten Belegaufteilung (mit KOST) verarbeitet.
Der Export von Dokumenten als CSV (DATEV-Format) ist nun ohne Belegaufteilung möglich. Zusätzlich können in einem Export Dokumente mit verschiedenen Währungen enthalten sein.
Benutzerinfo für Nachricht(#495 · 14.03.2024)
Mit diesem Update können Benutzer gezielt über Nachrichten angesprochen werden (‘Mention’-Funktion). Der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung.
Nachricht über Ablehnung(#661 · 14.03.2024)
Wird ein Dokument abgelehnt, so kann der Uploader über das System über die Ablehnung beanchrichtigt werden.
Freigabemonitor speichert min. Stufenalter(#1340 · 12.03.2024)
Im Freigabemonitor wird nun das gewählte mindest-Stufenalter pro Benutzer zwischengespeichert.
Standard-Steuersatz am Unternehmen(#1007 · 06.03.2024)
An einem FLOWWER-Unternehmen kann nun auf Wunsch ein Standard-Steuersatz hinterlegt werden. In Verbindung mit einer z.B. beim Upload festgelegten Kostenstelle wird automatisch ein Datensatz in der Belegaufteilung erstellt.
Weitere Kopfdaten für DATEV-CSV(#1458 · 07.02.2024)
Der Export von Daten im Format ‘DATEV-CSV’ beinhaltet nun zusätzlich die DATEV Berater-/Mandantennummer (falls vorhanden) und den exportierten Zeitraum (Datum von / Datum bis).
Verwendungszweck für SEPA(#1381 · 29.01.2024)
Die Dokumenteigenschaft ‘Verwendungszweck’ wird nun bei der Erstellung von Zahlungsexporten berücksichtigt. Musterformat: “KD 12345, RG 23456 vom 30.01.2024 für Musterverwendungszweck abzgl. 12,34 € Skonto” Es werden nur tatsächlich vorhandene Datenfelder berücksichtigt und Dopplungen vermieden (z.B. falls Rechnungsnummer bereits in Verwendungszweck vorhanden)
Erweiterte Navigation im Mobilmodus(#1452 · 26.01.2024)
Die jeweilige Ansicht (Liste, Vorschau, Bearbeitung) wird nun bei der Navigation berücksichtigt. Auf diese Weise kann die ‘Zurück’-Funktion verwendet werden, um zur vorherigen Ansicht zu gelangen. (bisher wurde das vorherige Dokument geöffnet)
Verlinkungen zwischen Dokumenten(#850 · 21.01.2024)
Über diese Funktion können Beziehungen zwischen verschiedenen Dokumenten (z.B. Rechnung zu entsprechender Bestellung) abgebildet werden.
Suchfunktion in Mobilansicht(#1450 · 19.01.2024)
Mit diesem Update steht die Schnellsuche auch auf Mobilgeräten zur Verfügung.
Dokument-Anzeigename mit Lieferant(#923 · 18.01.2024)
Auf Wunsch verwendet der Dokument-Anzeigename den Lieferanten zusammen mit der jeweiligen Dokumentnummer anstelle des ursprünglichen Dateinamens. Die Darstellung kann von jedem Benutzer individuell eingestellt werden.
Mobiler Zugriff auf Persönliche Einstellungen(#1449 · 18.01.2024)
Ausgewählte, persönliche Einstellungen stehen nun auch im mobilen Ansichtsmodus zur Verfügung.
Optionaler Zeitraum für Freigabevertretung(#528 · 15.01.2024)
Die Freigabevertretung kann auf Wunsch über Beginn/Ende - Zeitpunkte automatisch ein- und wieder ausgeschaltet werden.
Filter-Parameter ‘Datum’ mit freiem Beginn / Ende(#1441 · 12.01.2024)
Bei der Suche von Dokumenten eines bestimmten Zeitraums ist nun die Verwendung eines einzelnen Filter-Parameters zur zeitlichen Einschränkung (von/bis) ausreichend.
Benutzerspezifische Merkliste(#1443 · 11.01.2024)
Um das Herstellen von Verlinkungen bzw. das Zusammenfassen bestehender Dokumente zu vereinfachen, kann die Merkliste verwendet werden.
Filter-Parameter der Suchfuktion können nun deaktiviert bzw. kopiert (geklont) werden. Gleichzeitig wird die Ausführung der Suchabfrage nun unterbrochen, falls ein ungültiger und aktiver Suchparameter verwendet wird.
FLOWWER 2023/Q4
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für Q4/2023. Das war das letzte Update für 2023 - wir wünschen allerseits schöne Fest- und Feiertage. :-)
Eigene Farbgebung für ‘Freigabe nicht erforderlich’(#1423 · 18.12.2023)
Der Zustand, dass ein Benutzer in der aktuellen Stufe nicht freigeben muss, wird nun mit einer eigenen Farbe dargestellt. Auf diese Weise soll eine bessere Unterscheidbarkeit zum Bedarf notwendiger Informationen (Nominierung, Feldregeln) hergestellt werden.
Dokumenteigenschaften: Angleichung der Bearbeitungs- und Nur-Lesen-Ansicht(#1412 · 15.12.2023)
Filter-Parameter ‘Datum’ mit Monatsauswahl(#1385 · 28.11.2023)
Suchabfragen können über die neue Auswahlmöglichkeit bequem auf einen ganzen Monat bezogen werden.
Optionaler Versand der Einladungsmail(#1411 · 27.11.2023)
Die normalerweise automatisch bei Erstellung neuer Benutzer per E-Mail versendete Einladung kann nun auf Wunsch unterdrückt werden.
Auf diese Weise kann ein neuer FLOWWER-Zugang erst komplett eingerichtet werden und das User-Onboarding zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Feldregeln für benutzerdefinierbare Felder(#1224 · 24.11.2023)
Für benutzerdefinierte Datenfelder können nun ebenfalls Feldregeln definiert werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, ein benutzerdefiniertes Feld nur bei Dokumenten eines bestimmten Flowws anzuzeigen.
Es besteht nun die Möglichkeit, bereits bestehende Dokumente zu Anhängen umzuwandeln und mit einem Dokument zusammenzufassen. Beispiel: Lieferschein und Rechnung
Belegaufteilung mit einzelnen Eingabefeldregeln(#959 · 14.11.2023)
Die Eingabefelder der Belegaufteilung / Kostenstellenzuweisung können nun über Regeln als Pflichteingabe festgelegt werden.
Dokumenttyp und Bezahlstatus einblendbar(#1396 · 07.11.2023)
Jeder Benutzer kann nun über seine Einstellungen den Dokumenttyp bzw. den Bezahlstatus in der linken Spalte einblenden.
Prüfung auf bereits vorhandene IBAN/VAT(#1395 · 07.11.2023)
Die Dublettenprüfung ignoriert nun doppelte Dokumente, wenn diese gelöscht sind. (eine entsprechende Einstellung befindet sich in den Systemeinstellungen)
Unsere Website ‘www.flowwer.de’ wurde vollständig überarbeitet. Wir freuen uns - wie immer - über konstruktives Feedback. :-)
Optionale Berechtigungsrolle für Benutzer(#1359 · 12.10.2023)
Von einem Systemadministrator können nun individuelle Berechtigungsrollen erstellt werden. Jedem Benutzer kann eine dieser Rollen zugewiesen werden. Auf diese Weise wird die Rechtevergabe in Systemen mit vielen FLOWWER-Benutzer deutlich vereinfacht.
Befindet sich in ‘Benutzerverwaltung’
Neues YouTube-Video(10.10.2023)
Zum Thema “Übersichten (Alle Flowws / Freigabemonitor)” ist ein neues YouTube-Video online: https://youtu.be/jEvL3O4KmG4
FLOWWER 2023/Q3
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für Q3/2023.
FLOWWER übergibt Dokument-GUID an DATEV Belegbilderservice(#1367 · 29.09.2023)
Validierung/Übertragung Kundennummer mit DATEV RDS1.0(#1286 · 18.09.2023)
Die eigene Kundennummer bei einem Lieferanten wird vorab validiert und im Datenfeld ‘PartyId’ an DATEV RDS1.0 übertragen.
Skontobeträge werden vorzeichenlos an RDS1.0 übergeben(#1066 · 18.09.2023)
Auch bei negativem Bruttobetrag (Gutschriften) und negativen Rechnungsaufteilungspositionen wird Skontobetrag ohne Vorzeichen übertragen.
FLOWWER überprüft vor Übertragung an DATEV RDS1.0 nun weitere DATEV-Formatvorgaben.
Einblendbare Dokument-ID(#1350 · 14.09.2023)
Die Dokument-ID ist in der linken Spalte ausgeblendet, kann jedoch per Benutzeroption wieder angezeigt werden.
Löschen von Flowws(#1157 · 12.09.2023)
Das Löschen von Flowws ist wieder möglich.
Noch in Freigabe befindliche Dokumente werden per Sammelaktion in einen sicheren Zustand überführt.
Ist die Systemeinstellung ‘Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen’ aktiv, so werden die Dokumente abgelehnt. Andernfalls wird der Floww von den Dokumenten entfernt.
Filter für Lieferantenstammdaten(#1176 · 11.09.2023)
Am Unternehmen hinterlegte Lieferanten können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.
Der Empfängername einges Langzeittokens wird bei Verwendung gezeigt(#1345 · 08.09.2023)
Für mehr Transparenz wird der Name des Benutzers, für welchen ein Langzeittoken ausgestellt wurde, bei Verwendung des Tokens gezeigt.
Aus Freigabeübersicht wird Freigabemonitor(#1343 · 08.09.2023)
Die ‘Freigabeübersicht’ wurde zu ‘Freigabemonitor’ umbenannt, um Verwechslungen mit der ‘Freigabeliste’ zu vermeiden. (Benutzerfeedback)
Befindet sich in ‘Hauptmenü’
Neu ist die Option, Freigeber in Teams zu organisieren.
Freigeberteams sind als Grundlage für Floww-Stufen verwendbar.
Auf diese Weise braucht eine Auswahl von Freigebern nur einmal definiert und kann mehrfach verwendet werden.
Änderungen am Freigeberteam überträgt das System automatisch in die entsprechenden Flowws.
Befindet sich in ‘Systemeinstellungen’
Datenexport als DATEVpro (CSV)(#826 · 07.09.2023)
Der Export (freigegebener) Dokumente als DATEVpro/CSV (Ausprägung ‘Buchungsstapel’) ist nun möglich.
Benutzerdefinierte Datenfelder(#936 · 06.09.2023)
Administratoren können zentral benutzerdefinierte Datenfelder zur Verwendung an Dokumenten einrichten.
Das bereits seit längere Zeit über das Versuchslabor verfügbare Feature ist nun für alle FLOWWER-Konten verfügbar.
Befindet sich in ‘Systemeinstellungen’
Übertragung zu SevDesk möglich(#684 · 05.09.2023)
Die Schnittstelle zur Übertragung freigegebener Dokumente zu SevDesk ist jetzt ohne FLOWWER-Versuchslabor verwendbar.
Nach Bereinigung/Löschung des Dokuments wird der Audit-Trail (Freigabeprotokoll) incl. der Dateiprüfsumme im System erhalten und gespeichert. Damit kann zu jedem Zeitpunkt (auch rückwirkend) festgestellt werden, ob ein Dokument bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.
Ergänzung Freigabeübersicht(#1337 · 25.08.2023)
Die Seite ‘Freigabeübersicht’ ist nun ohne besondere Berechtigungen erreichbar. Das System zeigt dem jeweiligen Benutzer nur die Dokumente, auf welche er Zugriff hat.
Zusätzlich ist ein Filter auf das ‘Alter’ des jeweiligen Freigabestatus nun verfügbar. Auf diese Weise können Dokumente, welche sich erst seit kurzer Zeit in der jeweiligen Floww-Stufe befinden, ausgeblendet werden.
Schnittstelle zu Wiking verfügbar(#1272 · 24.08.2023)
Die Schnittstelle zur Übertagung freigegebener Dokumente von FLOWWER an die Buchführungssoftware ‘Wiking’ ist verfügbar.
Oberfläche zum Bearbeiten der Regeln für Datenfelder(#1330 · 24.08.2023)
Der Bereich zur Definition der Datenfeld-Regeln wurde überarbeitet und übersichtlicher gestaltet.
Langzeittoken mit DATEV-Schnittstelle verwendbar(#428 · 21.08.2023)
Wird ein Langzeittoken für die DATEV-Schnittstelle eines FLOWWER-Unternehmens hinterlegt, so ist die Übertragung freigegebener Dokumente ohne vorherige DATEV-Anmeldung möglich.
Bagatellgrenze in FlowwEditor zeigt Brutto/Netto-Info(#1332 · 21.08.2023)
Als informativer Kontext wird bei der Einstellung des Bagtellbetrags einer Floww-Stufe die zugehörige Brutto/Netto Einstellung des Unternehmens gezeigt.
Überarbeitete Übersicht der Zahlungsverwaltung(#1313 · 17.08.2023)
Benutzeroption um ‘Floww-Zuweisung ändern’ immer zu zeigen(#1331 · 15.08.2023)
Während der aktiven Freigabe ist die Schaltfläche ‘Floww-Zuweisung ändern’ platzsparend im ‘…’-Menü zu finden.
Die neu hinzugefügte Benutzeroption erlaubt es, die Schaltfläche dauerhaft sichtbar zu haben.
Leistungszeitraum kann immer geändert werden(#1201 · 27.07.2023)
Bislang wurde der Leistungszeitraum aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, X-Rechnung) unveränderlich übernommen.
Mit diesem Update wird diese Einschränkung aufgehoben.
Verwaltung der Rechnungsadressen(#1291 · 26.07.2023)
Ein FLOWWER-Kontoinhaber hat nun die Möglichkeit, die Rechnungsadressen seiner gebuchten Unternehmen selbst zu pflegen.
Uploadseite zeigt Hinweis über vorhandene Hash-Dublette(#1306 · 22.07.2023)
Kein Download-Marker bei .zip-Download über GUI(#1305 · 22.07.2023)
Freigegebene und über die Benutzeroberfläche als .zip-Datei heruntergelade Dokumente werden nicht länger als heruntergeladen markiert.
Dublettenwarnung auch im NurLesen-Modus(#1081 · 22.07.2023)
Über das neue Benutzerrecht ‘Unternehmensadministrator’ kann einem FLOWWER-Benutzerkonto voller Zugriff auf alle Dokumente eines einzelnen Unternehmens erteilt werden.
Dokumentenfelder als ‘Datentafeln’(#1206 · 20.07.2023)
Die Darstellung der Dokumeteneigenschaften (Belegnummer etc.) wurde überarbeitet.
Zur besseren Orientierung sind die Felder nun in Datentafeln thematisch gruppiert.
Das Einblenden optional sichtbarer Eigenschaften (‘Auge’-Symbol) wurde durch die zweite Detailebene der Datentafeln ersetzt.
Der Zustand der Datentafeln (geschlossen, offen, detailliert) wird pro Benutzer gespeichert.
Einblendbare Datenfelder (bisher über das ‘Auge’-Icon erreichbar) werden über die Detailebene der jeweiligen Datentafel bei Bedarf sichtbar.
Die Warnung wird nun auch gezeigt, wenn das Belegdatum / die Belegnummer verborgen oder ausgeblendet sind.
Dublettenwarnung auffälliger(#953 · 14.07.2023)
Standardwerte für Kostenstellen und Konto können am Lieferanten hinterlegt werden(#1289 · 13.07.2023)
Diese werden in der Belegaufteilung bei Erstellung einer neuen Aufteilungsposition automatisch vorausgefüllt.
Belegaufteilung: Automatische Vorbelegung von Werten(#1229 · 13.07.2023)
Ist bei Lieferanten und Floww nur eine Kostenstelle (oder KOST2/Sachkonto) hinterlegt, wird diese automatisch beim Erstellen einer neuen Aufteilungsposition eingetragen.
Automatische Vorbelegung des Buchungstextes(#1219 · 13.07.2023)
Wird in der Belegaufteilung das Sachkonto ausgewählt und ist nur ein Buchungstext hinterlegt, wird dieser automatisch eingetragen.
Kompaktere Darstellung von Aktionsschaltflächen(#1278 · 03.07.2023)
Die Aktionsschaltflächen an einem Dokument (z.B. Freigeben, Ablehnen, usw.) wurden überarbeitet.
Es werden nur noch ein bis zwei Standardaktionen angezeigt.
Weitere verfügbare Aktionen sind nun im Kontextmenü zu finden.
Weitere Felder für Kostenstellenreport(#1279 · 03.07.2023)
Dem Kostenstellen-Report wurden weitere Datenfelder hinzugefügt:
Buchungsschlüssel, verfügbar in Benutzeroberfläche, CSV-Export und API
Aktuelle Stufe, nur per API
Bezahlstatus, nur per API
Auswahl zur Backup-Freigabe wird nur bei Bedarf angezeigt(#1302 · 03.07.2023)
Ist ein Benutzer in keinem Floww als Backup-Freigeber hinterlegt, so werden die entsprechenden Schaltflächen aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.
FLOWWER 2023/Q2
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für Q2/2023.
Freigabemonitor als neue Ansicht(#569 · 29.06.2023)
Sehen Sie auf einen Blick alle Dokumente, die bei Benutzern zur Freigabe vorliegen.
Die Daten für einen neuen Lieferant können per Mausklick aus dem Dokument übernommen werden(#1259 · 26.06.2023)
Konten- und Kostenstellenzuordnung zum Lieferanten kann gefiltert werden(#1014 · 22.06.2023)
Die Zuordnung der Sachkonten und Kostenstellen in den Lieferantenstammdaten erlaubt nun die Suche nach Name und jeweiliger Nummer.
In Belegaufteilung verfügbare Kostenstellen und Konten sind pro Floww definierbar(#1057 · 22.06.2023)
Gesamtmenge der verfügbaren Kostenstellen und Konten ergibt sich aus an Lieferant und Floww hinterlegten Werten.
Freitexteingabe in Belegaufteilung ist standardmäßig deaktiviert(#986 · 16.06.2023)
Die Möglichkeit der Freitexteingabe während einer Belegaufteilung ist standardmäßig nicht gestattet sobald Stammdaten (Kostenstellen) vorliegen.
Die Freitexteingabe kann in den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens wieder aktiviert werden.
Teilweise Verarbeitung einer DATEV RDS1.0-übertragung wird als Fehler gekennzeichnet(#1269 · 14.06.2023)
Wird ein Dokument korrekt an DATEV RDS1.0 übertragen, jedoch keine positive Verarbeitungsrückmeldung empfangen, so wird die Übertragung in der Benutzeroberfläche als Fehlerhaft gekennzeichnet. Das Dokument verbleibt in der Liste und FLOWWER versucht bei der nächsten Übertragung erneut, den Verarbeitungszustand von DATEV abzufragen.
Soll die fristgerechte Bezahlung einer Rechnung über FLOWWER überwacht, jedoch über ein Drittprogramm (z.B. ‘Wise’) durchgeführt werden, kann der “Zu bezahlen (extern)” als Bezahl-Status ausgewählt werden.
Neue App für Android und Apple (iOS)(#1169 · 12.06.2023)
Die FLOWWER-App wurde vollständig überarbeitet.
Die neue Version bietet unter anderem:
Belegaufteilung
Single Sign-on mit Azure AD, Okta und weiteren Anbietern
Die ADDISON OneClick - Mandantenauswahl verfügt nun über eine Filterfunktion(#1268 · 09.06.2023)
FLOWWER bietet einen Permalink (Direktlink) für jedes Dokument an(#1263 · 23.05.2023)
Der Permalink kann z.B. verwendet werden, um Verweise in Drittprogrammen auf in FLOWWER archivierte Dokumente erstellen zu können.
Fix: ein Vertreter erhält pro Dokument die Zugriffsrechte des Vertretenen(#1262 · 22.05.2023)
In seltenen Fällen war es möglich, dass ein Vertreter zwar die Dokumente des Vertretenen sehen konnte, jedoch keine Freigabe im Namen des Vertretenen möglich war.
Freigabeberechtigung nur für aktive Nominierung(#517 · 15.05.2023)
Auf Wunsch kann das System so eingestellt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind.
Neuer Begriff ‘Freigabeliste’(#1251 · 12.05.2023)
Die Benutzeroberfläche verwendet nun den Begriff “Freigabeliste” anstatt “Warten auf Ihre Freigabe”
Neue Auswahloption ‘Backup-Freigeber’ ersetzt ‘Keine Benachrichtigung’(#1251 · 10.05.2023)
Die bisherige Floww-Stufenoption ‘Keine Benachrichtigung’ wurde durch die neue Option ‘Backup-Freigeber’ ersetzt.
In der Freigabeliste kann darauf aufbauend ausgewählt werden, ob normal freizugebende oder in Backup-Freigabe befindliche Dokumente gezeigt werden sollen. Das ist nützlich, wenn ein Benutzer nur bei eigenem Bedarf in einem Freigabeprozess mitwirken möchte. (Backup-Freigaben erhalten keine Status-Benachrichtigungen)
Die Checkbox “einschließlich Dokumente…” (Freigabeliste oben links) wurde zugunsten der Backup-Freigabe überflüssig und entfernt.
Neuer Report: Kostenstellen aus Belegaufteilung(#1142 · 05.05.2023)
Wir haben FLOWWER um die Möglichkeit, eine Auswertung zur Verwendung von Kostenstellen zu generieren, erweitert.
So wird effektiv sichtbar, welche Dokumente bzw. welche Beträge über die Belegaufteilung zu Kostenstellen zugeordnet wurden.
Die Daten sind zur weiteren Verwendung (z.B. in Excel) als CSV-Datei exportierbar.
Fix: die Währungstabelle wird mit Standardwerten vorbelegt(#1236 · 05.05.2023)
Neues Benutzerrecht "Administrator"(28.04.2023)
Benutzer mit diesem Recht erhalten automatisch auch Zugriff auf später hinzukommende (neue) Berechtigungen.
Fix: Herunterladen schlug fehl, wenn mehrere Anhänge den selben Dateiname besitzen(#1243 · 23.04.2023)
Verbesserte Sperrlogik bei Partnerschnittstellen(#1048 · 03.04.2023)
Bislang war die Sperrlogik der Partnerschnittstellen auf Basis des Schnittstellentyps (DATEV RDS1.0 usw.) programmiert.
Mit diesem Update wurde die Logik so verfeinert, dass sie nun auf Basis eines einzelnen Unternehmens arbeitet.
Auf diese Weise sperrt ein Benutzer während der Übertragung nur ein einzelnes Unternehmen für andere Benutzer und nicht die ganze “freigegebene Dokumente” Seite.
FLOWWER 2023/Q1
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs für Q1/2023.
Einstellungen von Floww-Editor in eigenem Reiter(#1213 · 28.03.2023)
Sortierung nach Dateiname und letztem Bearbeitungsdatum(#941 · 14.03.2023)
Die Sortiermöglichkeit der Dokumente in der Auswahlliste ist um die Sortierung nach Dateinamen und nach dem Datum der letzten Bearbeitung durch einen Benutzer (Logbucheintrag “Benutzeraktivität”) erweitert.
Überarbeitete Reihenfolge (Sortierung) in Listenansicht(#1211 · 14.03.2023)
Es wurde eine neue Sortieroption ‘Dringlichkeit’ eingeführt, welche der bisherigen Standardsortierung entspricht.
Neue Standardsortierung ist nach Dokument-ID (absteigend).
Neuer Filter-Parameter "Dokument hat Anhänge"(#1191 · 27.02.2023)
Korrektur: Anhänge nicht übertragen(#1184 · 27.02.2023)
Die Option, dass Anhänge nicht an DATEV RDS1.0 übertragen werden sollen, wurde teilweise nicht berücksichtigt. Der Fehler ist behoben.
DATEV RDS1.0: Anhänge werden automatisch umbenannt(#1193 · 27.02.2023)
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 akzeptiert keine Anhänge, die den selben Dateinamen wie das Hauptdokument besitzen. FLOWWER benennt nun gleichbenannte Anhänge zur Übertragung automatisch um.
Sprachauswahl bei Neuanlage eines Benutzers(#1171 · 15.02.2023)
Das Festlegen der passenden Benutzersprache bereits beim Anlegen des Benutzers stellt sicher, dass die Begrüßungsmail in der richtigen Sprache erstellt wird.
Bezahlstatus (PaymentState) über REST-API abfragbar(#1174 · 13.02.2023)
An- und Abmeldevorgänge von Benutzern werden protokolliert(#1170 · 08.02.2023)
Besser sichtbare Erfolgsmeldung nach Aktivierung des Benutzers.
Die Dublettenprüfung prüft zusätzlich den Hashwert des Dokuments(#1114 · 01.02.2023)
Zusätzlich zur Dublettenprüfung über Belegdatum und Belegnummer wird der Datei-Hash (eindeutiger, digitaler Fingerabdruck) mit berücksichtigt.
Auf diese Weise wird ein doppeltes Dokument auch dann erkannt, wenn die Belegnummer oder das Belegdatum fehlerhaft erkannt/eingetragen wurde.
Verbesserte Darstellung von Systembenachrichtigungen(#1077 · 21.01.2023)
Besser sichtbare ‘Message of the Day’ (MOTD)
Neuer Filter-Parameter "Dokument ist zurückgestellt"(#1112 · 09.01.2023)
Neuer Filter-Parameter "Dokument ist gemahnt"(#1111 · 09.01.2023)
Ermöglicht Suchen/Filtern von Dokumenten nach dem aktuellen Status (z.B. Freigegeben, Verarbeitet, etc.)
Neue Filter-Parameter auf zahlungsrelevante Eigenschaften(#1092 · 06.01.2023)
Filtern auf “Bezahl-Status”, “Bezahldatum”, “Fälligkeitsdatum” und “Ende der Skontofrist”
Voreinstellungen für Aufbewahrungszeit von Dokumenten(#861 · 01.01.2023)
Für die Aufbewahrungszeit von Dokumenten wurden mehrere, direkt auswählbare Voreinstellungen zur Aufbewahrungszeit hinterlegt.
FLOWWER 2022/2
Von Sascha Schwegelbauer |
Zusammengefasste Changelogs aus der Zeit von Mai 2022 bis einschließlich Dezember 2022.
Das Ergebnis einer Suchanfrage kann als Reporting-Datengrundlage verwendet werden(#1139 · 22.12.2022)
Wird über die (neue) Suchfunktion eine Abfrage ausgeführt, so kann die daraus resultierende Dokumentmenge in das FLOWWER-Reportingmodul übernommen (und darüber z.B. exportiert) werden.
Floww kann Dokumenttyp als Voreinstellung vorgeben(#896 · 19.12.2022)
Wird die Freigabe eines Dokuments gestartet während das Dokument noch noch keinen FLOWWER-Dokumenttyp zugewiesen hat, so kann dieser aus dem zugewiesenen Floww vorbelegt werden.
Das ist nützlich z.B. für Dokumente, welche per CompanyMail direkt einem Floww zugewiesen werden.
Neuer Filter für Dokumente ohne Lieferantenbindung(#1082 · 13.12.2022)
Nützlich für die Nachkontrolle von Bestandsdaten, wenn mit Lieferantenbindung gearbeitet werden soll (im Kontext von Auswertungen beispielsweise)
Suche nach Dokumenttyp möglich(#969 · 09.12.2022)
Anmeldezeitpunkt von Benutzern wird protokolliert(#563 · 30.11.2022)
Neues Datenbank-Backend(#990 · 27.11.2022)
Um die Performance und Skalierbarkeit zu erhöhen, wurde das gesamte System auf ein neues RDBMS portiert.
Validator für deutsche Steuernummern(#1052 · 25.09.2022)
Nationale Steuernummer (FC) kann an FLOWWER-Unternehmen hinterlegt werden(#1052 · 23.09.2022)
Uploads von FLOWWER-Agent können direkt mit einem Floww verknüpft werden(#1049 · 22.09.2022)
Auf diese Weise kann der Freigabeprozess direkt nach Upload über FLOWWER-Agent automatisch gestartet werden.
Automatische Datenbereinigung (Sanitize) vor Übertragung(#993 · 01.07.2022)
Bei der Übertragung zu DATEV werden Informationen möglichst DATEV-konform bereinigt (z.B. Leerzeichen werden aus IBAN entfernt)
Kostenstellen können auch nach Nummer sortiert ausgewählt werden(#920 · 07.06.2022)
Die Zuordnung von Kostenstellen zu Lieferanten kann auf Wunsch nach der Kostenstellennummer sortiert werden.
Dashboard zeigt Informationen über unbezahlte Dokumente(#908 · 25.05.2022)
Ist das Feature ‘FLOWWER-Zahlungsverwaltung’ gebucht, so werden unternehmensübergreifend zu bezahlende Dokumente auf dem Dashboard gezeigt.
Bugfix: Import von Kostenstellen wenn „Alle Einträge ersetzen“ gewählt ist und die Liste nicht leer ist(#919 · 25.05.2022)
Diverse Verbesserungen der Benutzeroberfläche(25.05.2022)
Thematische Gruppierung der Benutzerberechtigungen (#929)
Die erweiterte Suche wird als Dialog dargestellt (#925)
Einheitliche Tab-Gestaltung der Systemeinstellungen, Benutzer- und Unternehmenseinstellungen
Dokument-Popup erlaubt Bearbeiten des gezeigten Dokuments
Weitere, benutzerbezogene Einstellungen der Programmoberfläche(25.05.2022)
Die Einstellungen sind im persönlichen Benutzerprofil verfügbar und werden einmalig vom Benutzer abgefragt (#872).
Zusätzlich bleibt der Bearbeitungsmodus von Dokumenten aktiv, wenn Speichern/Freigabe aufgrund fehlender Pflichtfelder nicht möglich ist (#870)
Aktualisierung des Suchindex bei nachträglicher Änderung der Supervisor-Liste(#897 · 25.05.2022)
Damit wird sichergestellt, dass neu bzw. nachträglich zu einem Floww hinzugefügte Supervisoren auch bereits verarbeitete Dokumente angezeigt bekommen.
FLOWWER-Agent erzeugt auf Wunsch Verzeichnisstruktur auf Basis von Unternehmen und Floww(#954 · 25.05.2022)
Per Parameter kann gesteuert werden, ob FLOWWER-Agent heruntergeladene Dokumente in einer Verzeichnisstruktur (erste Ebene = Unternehmensname, zweite Ebene = Name des Flowws) ablegt.
Neue, in allen Listen sichtbare Schnellsuche verfügbar(#914 · 25.05.2022)
Zum einfachen Zugriff auf die FLOWWER-Suchmaschine – verwendet automatisch die Volltextsuche und durchsucht Dokumenteigenschaften (z.B. Rechnungsnummer) (#575).
Abruf von Client-Id als Addison-Kunde ist möglich(#965 · 22.05.2022)
Ein Addison-Kunde (Mandant) kann seine aktuellen Anmeldedaten per Mausklick zu einem FLOWWER-Unternehmen zuordnen. Auf diese Weise können mehrere FLOWWER-Unternehmen eines FLOWWER-Kontos zu mehreren Addison-OneClick Beständen zugeordnet werden.
Abruf von Client-IDs aus einer Addison-Organisation ist für Steuerberater möglich(#957 · 22.05.2022)
Als Steuerberater kann die Zuordnung eines FLOWWER-Unternehmens zu Addison-OneClick komfortabel per Mausklick aus der Mandantenliste vorgenommen werden.
Zugriff auf an ADDISON OneClick zu übertragende Dokumente wird individuell geprüft(#962 · 22.05.2022)
Bei mehreren Unternehmen in einem FLOWWER-Konto prüft das System den jeweiligen Zugriff ab. Auf diese Weise werden Fehlübertragungen vermieden.
Für Mandanten werden die Dokumente des jeweils zur Anmeldung passenden FLOWWER-Unternehmens freigeschaltet.
Für Steuerberater sind alle im Mandantenbestand hinterlegten FLOWWER-Unternehmen zur Übertragung zugreifbar.
Leistungsdatum wird über DATEV RDS1.0 übergeben(#890 · 04.05.2022)
FLOWWER 22.05 (2.19)
Von Sascha Schwegelbauer |
Nach einigen Wochen Update-Pause geben wir eine sehr umfangreiche Aktualisierung von FLOWWER frei.
Im Wesentlichen wurden die DATEV und Addison-Schnittstellen erweitert, die Suchfunktion deutlich überarbeitet und die Lieferantendaten besser mit den Buchhaltungsdaten verknüpft.
In FLOWWER hinterlegtes Fälligkeitsdatum wird an DATEV RDS1.0 übergeben(#955)
FLOWWER-AuditTrail wird als PDF-Datei an DATEV-RDS1.0 übertragen(#942)
(Hintergrund: bisher wurde das FLOWWER-Protokoll als Textdatei übertragen)
Unterstützung weiterer Metadaten bei der Datenweitergabe zu DATEV Belegbilderservice(#924)
Hervorhebung des neuesten Protokolleintrags mit Bezug auf den aktuellen Dokumentstatus(#917)
Um auf einen Blick sehen zu können, weshalb ein Dokument z.B. abgelehnt wurde, zeigt das System nun den entsprechenden Logbuch-Eintrag dauerhaft an.
Der Ablageordner in ‘DUO’ für Dokumente über DATEV RDS1.0 kann mit FLOWWER gesteuert werden(#882)
Über neu hinzugefügte Einstellmöglichkeiten kann von FLOWWER aus gesteuert werden, in welchem Ordner (in DATEV Unternehmen Online) die übertragenen Dokumente abgelegt werden sollen.
FLOWWER-Einstellungen für die Ablage mit DATEV-RDS1.0
ADDISON OneClick
Zugriff auf an ADDISON OneClick zu übertragende Dokumente wird individuell geprüft(#962)
Bei mehreren Unternehmen in einem FLOWWER-Konto prüft das System den jeweiligen Zugriff ab. Auf diese Weise werden Fehlübertragungen vermieden. Für Mandanten werden die Dokumente des jeweils zur Anmeldung passenden FLOWWER-Unternehmens freigeschaltet. Für Steuerberater sind alle im Mandantenbestand hinterlegten FLOWWER-Unternehmen zur Übertragung zugreifbar.
Abruf von Client-IDs aus einer Addison-Organisation ist für Steuerberater möglich(#957)
Als Steuerberater kann die Zuordnung eines FLOWWER-Unternehmens zu Addison-OneClick komfortabel per Mausklick aus der Mandantenliste vorgenommen werden.
Abruf von Client-Id als Addison-Kunde ist möglich(#965)
Ein Addison-Kunde (Mandant) kann seine aktuellen Anmeldedaten per Mausklick zu einem FLOWWER-Unternehmen zuordnen. Auf diese Weise können mehrere FLOWWER-Unternehmen eines FLOWWER-Kontos zu mehreren Addison-OneClick Beständen zugeordnet werden.
Allgemeine Verbesserungen / Änderungen
Neue, in allen Listen sichtbare Schnellsuche verfügbar(#914)
Zum einfachen Zugriff auf die FLOWWER-Suchmaschine - verwendet automatisch die Volltextsuche und durchsucht Dokumenteigenschaften (z.B. Rechnungsnummer) (#575).
Das System ordnet auf Basis extrahierter Daten automatisch einen Lieferanten zu(#904)
Berücksichtigt wird sowohl die automatische Datenextraktion als auch elektronische Rechnungsdaten (ZUGFeRD bzw. X-Rechnung)
Freigeber der Vorstufe werden im Statusbereich der Dokumentansicht angezeigt(#939)
Damit ist es nicht länger notwendig, das FLOWWER-Protokoll nach bereits erfolgten Freigaben zu durchsuchen.
Der neueste, wichtige Protokolleintrag wird prominent gezeigt
Damit ist der aktuelle Statusgrund (z.B. im Falle einer Ablehnung) auf einen Blick ersichtlich.
Sammelaktion zum Setzen des Zahlungsstatus mehrerer Dokumente auf einen Klick(#911)
Verbesserte Darstellung der Suchergebnisse in Explorer(#905)
Dasboard zeigt Informationen über unbezahlte Dokumente(#908)
Wenn die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gebucht ist, werden unternehmensübergreifend zu bezahlende Dokumente auf dem Dashboard gezeigt.
FLOWWER-Agent ermöglicht den Download von Dokumenten in verschiedenen Formaten(#824)
Auf diese Weise können lokal ausgeführte Softwarelösungen (z.B. Sage oder AGENDA) auf durch FLOWWER freigegebene Dokumente zugreifen. Als Datenformat steht DATEV-XML bzw. DATEV RDS1.0 zur Verfügung.
FLOWWER-Agent erzeugt auf Wunsch Verzeichnisstruktur auf Basis von Unternehmen und Floww(#954)
Per Parameter kann gesteuert werden, ob FLOWWER-Agent heruntergeladene Dokumente in einer Verzeichnisstruktur (erste Ebene = Unternehmensname, zweite Ebene = Name des Flowws) ablegt.
Filtermöglichkeit für Download freigegebener Dokumente über FLOWWER-Agent auf Floww-ID(#943)
Per Parameter kann gesteuert werden, ob FLOWWER-Agent nur Dokumente eines einzelnen Flowws bearbeitet.
Der Versand von Statusmails kann auf Basis einzelner Wochentage festgelegt werden(#869)
Bisher konnte der Versand von Statusmails nur auf Werktage eingeschränkt werden. Nun ist es möglich, für jeden Benutzer einzelne Wochentage festzulegen, an welchen seine Statusmails verschickt werden dürfen.
Status von Dokumenten kann von Administratoren manuell auf "verarbeitet" gesetzt werden(#884)
Aktualisierung des Suchindex bei nachträglicher Änderung der Supervisor-Liste(#897)
Damit wird sichergestellt, dass neu bzw. nachträglich zu einem Floww hinzugefügte Supervisoren auch bereits verarbeitete Dokumente angezeigt bekommen.
Weiterführende Datensatz-Sperrlogik(#934)
Um versehentliches, gleichzeitiges Bearbeiten von Datensätzen durch mehrere Benutzer zu vermeiden, haben wir die bereits für Dokumente vorhandene Sperrlogik auf weitere Bereiche ausgeweitet. Insbesondere im Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ wird damit sichergestellt, dass Datenübertragungen nicht versehentlich von mehreren Benutzern gestartet werden können.
Weitere, benutzerbezogene Einstellungen der Programmoberfläche
Die Einstellungen sind im persönlichen Benutzerprofil verfügbar und werden einmalig vom Benutzer abgefragt .(#872)
Zusätzlich bleibt der Bearbeitungsmodus von Dokumenten aktiv, wenn Speichern/Freigabe aufgrund fehlender Pflichtfelder nicht möglich ist(#870)
Pro Bankverbindung kann optional vom Benutzer eine BIC hinterlegt werden(#852)
Die FLOWWER-Lieferantenverwaltung behandelt die USt.-ID nicht länger als Pflichtfeld(#900)
Dashboard respektiert ‘Zurückgestellt’-Status von Dokumenten (keine Warnung/Kritisch-Hervorhebung)(#893)
Details zu einzelnen Flowws können über die REST-API abgerufen werden(#945)
Audit-Trail beinhaltet das Leistungsdatum (im Kopfbereich als Datenzeile)(#901)
Das Alter der aktuellen Stufe kann als Suchparameter verwendet werden(#938)
Auf diese Weise können Dokumente mit kürzlich erteilten Freigaben einfach gefunden werden.
Direkte Stufenerhöhung stellt Beachtung von Bagatellgrenze sicher(#918)
Bugfix: Fälligkeitsdatum fängt zu große Werte ab(#913)
Bugfix: Import von Kostenstellen wenn "Alle Einträge ersetzen" gewählt ist und die Liste nicht leer ist(#919)
FLOWWER 2.18.1 (ab 18.02.2022)
Von Sascha Schwegelbauer |
Änderungen
Benutzer können DATEV-unabhängige Dokumenttypen festlegen(#888)
Jeder neue FLOWWER-Dokumenttyp kann auf einen DATEV-Belegtyp ‘gemappt’ werden. Bei der Datenübertragung wird die Zuweisung ausgewertet und der entsprechende DATEV-Belegtyp übertragen.
Belegaufteilung: die Reihenfolge der Aufteilungspositionen kann vom Benutzer verändert werden(#863)
Die Berechnung des X-Rechnung-Belegbilds bezieht weitere Details der Rechnungspositionen mit ein(#868)
Benutzer können für einen bestehenden API-Benutzer einen neuen API-Key erzeugen lassen(#883)
Die Kundennummer des FLOWWER-Unternehmens beim jeweiligen Lieferanten kann vom Benutzer in den Stammdaten hinterlegt werden(#853)
Neue Dokumenteigenschaft "Bestellnummer / PO-Number"(#722)
Usability
FLOWWER blendet KOST und KOST2 bei in neu erstellten Zugängen standardmäßig aus(#874)
Die Funktionalität von KOST/KOST2 wird vollständig durch die FLOWWER-Belegaufteilung (light) abgedeckt - mit dem Vorteil, dass bei Nutzung der FLOWWER-Belegaufteilung die in FLOWWER hinterlegten Daten strukturiert an die Fibu übertragen werden können.
Zusätzliche Info bei ungestarteter Belegaufteilung(#873)
FLOWWER zeigt dem Benutzer mögliche Aktionen an, wenn kein Dokument ausgewählt ist(#875)
Verbesserte Darstellung der "Freigegebene Dokumente"-Ansicht, wenn keine Daten vorhanden(#871)
Benutzer können beim Neuanlegen eines Flowws den Inhalt eines bestehenden Flowws übernehmen bzw. kopieren(#858)
Benutzer können selbst festlegen, ob der Bearbeitungsmodus eines Dokuments nach Speichern erhalten bleiben soll(#867)
Dokumenten-Eigenschaften und Logbuch werden als getrennte Reiter angezeigt(#866)
Zur Belegaufteilung verfügbare BU-Schlüssel können durch den Benutzer selbst hinterlegt werden(#860)
"Speichern"-Schaltfläche bleibt während der Bearbeitung von Dokumenten im sichtbaren Bereich (‘sticky’)(#857)
Die Einstellung ‘Kombinierte Floww-Ansicht’ wird benutzerbezogen gespeichert(#755)
Für Steuerberater besteht die Möglichkeit, ihr Logo und Farbschema per Partnercode (Affiliate-Code) an die FLOWWER-Zugänge ihrer Mandanten zu Übertragen(#677)
FLOWWER 2.18 (ab 15.01.2022)
Von Sascha Schwegelbauer |
Neue Einstellung im Floww-Editor: Mehrfach-Freigabe verbieten(#849)
Damit kann sichergestellt werden, dass ein Freigeber - auch wenn er in mehrere Floww-Stufen hinterlegt ist - pro Dokument nur einmal freigeben darf. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass ein Benutzer ein Dokument durch mehrfache Freigabe alleine abschließen kann.
Das von FLOWWER aus einer X-Rechnung errechnete Belegbild zeigt die Umsatzsteuer-ID des Lieferanten(#802)
Die Dokumentliste speichert die Einstellung der Gruppierung- bzw. Sortierung pro Benutzer(#844)
Die Zahlungsinfo (z.B. Kreditkarte) wird ebenfalls auf das FLOWWER-Protokoll ausgegeben(#856)
Neue Benutzerberechtigung zum Bearbeiten von Unternehmens-Stammdaten(#855)
Unabhängig von der Berechtigung zum Bearbeiten von Unternehmen und Flowws
Auswahl von Aufwandskonto und Lieferantenkonto ist auch ohne aktive Belegaufteilung möglich(#814)
Damit kann auch mit der Belegaufteilung ’light’ die Lieferantenzuordnung verwendet werden.
Dokumente können Lieferant als Freitext oder mit Stammdatenbindung erhalten(#815)
Die Lieferantenauswahl kann über die Tastatur gesteuert werden(#846)
Neue Lieferanten können in Lieferantenauswahl zu Stammdaten hinzugefügt werden(#847)
Neue Einstellung "Alle Suchbegriffe müssen übereinstimmen" für Dokumentensuche in der Erweiterte Suche(#848)
Wenn aktiviert, werden nur Dokumente gezeigt, die alle Suchbegriffe enthalten.
Hinweistext zu vorhandener/fehlender IBAN bei Bezahlstatus-Auswahl hinzugefügt(#854)
FLOWWER 2.17 (ab 08.12.2021)
Von Sascha Schwegelbauer |
Belegaufteilung ‘Light’ und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 für alle Kunden verfügbar
Die ‘Light’-Version erlaubt das Erstellen einer Position pro Steuersatz jedes Belegs und ist sinnvoll um vorbereitende Buchungsdaten mit XML-Schnittstellen (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und ADDISON OneClick - SMART Connect) zu erstellen. (das FLOWWER-Feature ‘Belegaufteilung’ wird weiterhin benötigt um mehrere Splits/Buchungen pro Steuersatz erzeugen zu können)
Die Aufbewahrungszeit von Dokumenten kann durch den Benutzer pro Unternehmen festgelegt werden(#843)
siehe Wissensdatenbank (diese Funktion ersetzt das Feature-Modul ‘Dokument-Archivierung’)
Verwaltung des Zahlstatus bzw. Zahlungsvorbereitung(#787)
Dieses Feature ermöglicht es, über die ‘Bezahlt’-Eigenschaft Dokumente komfortabel zur Zahlung vorzubereiten. Auf dieser Basis lassen sich Überweisungen als SEPA-Datei exportieren, die von nahezu jedem Bankingprogramm importiert und ausgeführt werden können.
Pro Unternehmen können Zahlungsinfos (z.B. ‘PayPal’, ‘Kreditkarte’, etc.) und Bankverbindungen (zur Nutzung mit dem SEPA-Export) hinterlegt werden
Neue Partnerschnittstelle: Wolters-Kluwer "ADDISON OneClick - SMART Connect" (Übertragung von Daten im XML-Format)
Nominierungen können nachträglich weitergegeben / ergänzt werden(#835)
Siehe auch die dazugehörige, neue Benutzerberechtigung “Nominierungen bearbeiten”
Ein Dokument kann durch einen Freigeber - ohne Abzulehnen - um eine Stufe zurückgesetzt werden(#833)
Siehe auch die dazugehörige, neue Benutzerberechtigung “Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben”
Die Benutzeranmeldung kann über Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zusätzlich geschützt werden(#838)
Über diese Funktion kann ein Benutzer sein FLOWWER-Benutzerkonto mit einer 2FA-App verbinden. Damit soll die Sicherheit erhöht werden, indem für die Anmeldung zusätzlich ein “Einmalpasswort” abgefragt wird.
Die Erweiterte Suche bietet Suchvoreinstellungen zur Auswahl an(#840)
CompanyMail setzt bei Verarbeitung der E-Mail die Dokumenteigenschaft ‘Eingangsdatum(#842)
Kostenstelle und KOST2 sind im Report verfügbar(#837)
Die DokumentId ist über die Erweiterte Suche direkt suchbar(#836)
FLOWWER 2.16.x (ab 23.08.2021)
Von Sascha Schwegelbauer |
FLOWWER-Explorer
Nach langer Testphase ist die neue ‘Explorer’-Ansicht für alle Benutzer freigegeben.
Dieser Bereich wird verwendet, um ein Suchergebnis der erweiterten Suche effizient bearbeiten zu können.
Dabei werden natürlich die jeweiligen Benutzerberechtigungen berücksichtigt.
Die Gruppierung (und seit dieser Version auch Sortierung) der FLOWWER-Freigabeansicht kann mit FLOWWER-Explorer kombiniert genutzt werden.
Beispielsweise können Sie Dokumente nach Unternehmen und Zeitraum per Explorer filtern und gleichzeitig nach Floww gruppieren.
Changelog
FLOWWER CompanyMail - das Nachfolgefeature von MailToFlowwer ist online (siehe Wissensdatenbank)
neue Ansicht FLOWWER-Explorer - siehe Wissensdatenbank(#793, #806, #810)
Nach langer Testphase ist die neue ‘Explorer’-Ansicht für alle Benutzer freigegeben. In diesem Bereich stehen umfangreiche Such- und Filterfunktionen bereit.
Erweiterter Unternehmensbezug von Dokumenten
Feste Zuordnung von Benutzern zu Unternehmen möglich Pro Benutzer ist ein Standard-Unternehmen für Uploads, FTP und API hinterlegbar Upload/Ablage von Dokumenten in Unternehmen ist möglich (ohne Unternehmensgrenzen zu verletzen!) Per FTP lassen sich Dateien ins Unternehmen laden (alternativ zum Floww) Dokument-Finder ist ergänzt um berechtigungs- und unternehmensabhängige Darstellung
Neuer Benutzertyp: API-Benutzer
Vereinfacht die Einrichtung externer Dienste wie z.B. FTP erheblich, weil kein Klartext-Passwort notwendig ist (#825)
Neue Dokumenteigenschaften
Eingangsdatum - als digitaler Poststempel (#801) Zahlungsdatum bzw. Ausführungsdatum der Zahlung (für Erstellung von Terminüberweisungen) (#752, #787) Ende der Skontofrist mit Skonto-Betrag (alternativ Skonto-Prozent) Leistungsdatum als einzelner Zeitpunkt oder als Zeitraum (Datum für Leistungsbeginn bzw. Leistungsende)
Reporting-/Berichtsfunktion für Dokumentlisten(#658)
beinhaltet den aktuellen Freigabestatus mit Zeitpunkt und Datenexport als CSV (Format: UTF8 mit ‘BOM’)
Update der Partnerschnittstelle DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS1.0)
Übertragene Dokumente werden nicht länger festgeschrieben Erfassung / Anzeige des BU-Schlüssel und Übertragung (#794)
Belegaufteilung ermöglicht die Steuerung des BU-Schlüssel und Buchungstext über Aufwandskonten , wurde ergänzt um KOST-Menge und protokolliert zum FLOWWER-AuditTrail(#823, #813)
OCR und Datenextraktion
Auf Basis des erweiterten FLOWWER-Datenmodells bestzt das System nun eine eigene, optische Texterkennung mit Datenextraktion. Zusätzlich kann per Mausklick ein beliebiger Text geklickt und ans Dokument oder in die Zwischenablage (#795) gespeichert werden Weitere Infos: https://www.flowwer.de/knowledge-base/anleitung/ocr-selbstlernend-und-mit-eingabehilfe/
Per FLOWWER-API können freigegebene Dokumente im DATEV-XML-Format exportiert werden
Zusätzliche Eigenschaften für FLOWWER-Unternehmen
Bankverbindungen können hinterlegt und im SEPA-Export verwendet werden Eigene Zahlungswege (z.B. Kreditkarte, PayPal, Barzahlung, etc.) sind frei definierbar (siehe auch https://www.flowwer.de/knowledge-base/documentation/bezahl-status/) Stammdatenverwaltung mit CSV-Import und Datenübernahme aus Modul ‘Erweiterte Kostenstellen’
Optionale Statusmail für vollständig freigegebene Dokumente, die per Partnerschnittstelle übertragen werden können(#768)
Kosmetische und interne Verbesserungen zur Information
Die Dokumentliste ist sortierbar nach verschiedenen Merkmalen(#830)
Optimierungen der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) mehr Raum für das ausgewählte Dokument zu schaffen(#761, #804, #811)
Neuer Filter für das FLOWWER-Logbuch um Einträge filtern zu können(#770)
Neues Update-Konzept für dringende Updates
Bei dringenden Updates wird mittels Countdown der kurzfristige Shutdown des Systems angekündigt
Verbessertes Verhalten der Benutzerverwaltung bei mehreren tausend Benutzern
Individuelle Subdomains für neue FLOWWER-Konten
Einem FLOWWER-Konto kann nun statt der automatisch vergebenen, numerischen Kontokennung ein individueller Wert für die Adresse (bzw. Subdomain) zugewiesen werden. (Beispiel: anstatt https://204711.flowwer.de nun https://musterfirma.flowwer.de)
‘Rechnungsnummer’ als Benennungs-Option für Downloads über FLOWWER-Agent(#783)
Info über vorhandene AV-V wird in der FLOWWER-Kontoverwaltung angezeigt(#779)
Bagatellgrenze bezieht sich auf absoluten Betrag, d.h. ist vorzeichenneutral und gilt somit auch für Gutschriften(#766)
Geplante Änderungen
Infos zu geplanten Änderungen und Erweiterungen finden Sie unter FLOWWER Roadmap (Labs)
FLOWWER 2.15 (ab 16.04.2021)
Von Sascha Schwegelbauer |
FLOWWER-Belegaufteilung
Diese Erweiterung gibt die Möglichkeit, einen Beleg in mehrere Positionen zu unterteilen und diesen jeweils bis zu zwei Kostenstellen und weitere Daten hinzuzufügen.
DATEV-Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS1.0 bzw. XML-Schnittstelle)
Mit der XML-Schnittstelle können die in FLOWWER erfassten Belegeigenschaften wie z.B. das Rechnungsdatum oder der Betrag an DATEV übergeben werden. Das gilt natürlich auch für die über die FLOWWER-Belegaufteilung erfassten Informationen.
OCR mit ‘Klick’-Funktion (und Formaterkennung)
FLOWWER extrahiert Textdaten aus PDF-Dateien und reichert diese um über OCR ausgelesene Textdaten an. Auf diese Weise wird möglichst viel von bereits im PDF vorhandenen digitalen Textdaten verwendet.
Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen
Auf Wunsch kann eine Freigabe, wenn der Freigeber in zwei aufeinanderfolgenden Floww-Stufen vorhanden ist, weiter übernommen werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel erreicht werden, dass die Freigabe eines Mitarbeiters zusätzlich noch die Freigabe des Vorgesetzten erfordert, während die Freigabe des Vorgesetzten allein ausreichend ist.
Dynamische Anzahl notwendiger Freigaben
Diese Funktion (in Verbindung mit der Freigeber-Nominierung) ermöglicht es, dass die Anzahl der notwendigen Freigaben von der Anzahl nominierter Personen abgeleitet wird.
Weitere Verbesserungen
Pflichtfelder können optional stärker hervorgehoben werden (#729)
Unterstützung für X-Rechnungen im UN/CEFACT-Format
Bagatellgrenze bezieht sich auf absoluten Belegbetrag (vorzeichenneutral)
Benutzerberechtigung zum Bearbeiten der Belegaufteilung
Deutlich mehr Geschwindigkeit bei FLOWWER-Konten mit mehreren tausend Flowws bzw. sehr vielen Unternehmen
MailToFlowwer verarbeitet X-Rechnungen
Verbesserte Darstellung bei Verwendung von FLOWWER über Remote-Desktop (RDP)
Gelöschte Flowws erzeugen zur Logbuch-Eintrag am Unternehmen
Anführungszeichen in Dateiname werden zur DATEV-Übertragung entfernt
FLOWWER-API überarbeitet und für mehr Übersicht in themenbezogene Controllergruppen aufgeteilt
FLOWWER-Agent
mehrfaches Herunterladen von Belegen möglich
ungültige Zeichen im Name neu erstellter Dateien werden besser ersetzt
Inhalt von Rechnungsnummer als Benennungs-Option für neue Dateien
Geplante Änderungen
Infos zu geplanten Änderungen und Erweiterungen finden Sie unter FLOWWER Roadmap (Labs)
FLOWWER 2.14 (ab 18.02.2021)
Von Sascha Schwegelbauer |
Freigabe-APP für iOS und Android
Die erste Version der FLOWWER-Freigabe-APP steht im Apple App Store bzw. Google Play Store zur Installation bereit! :-)
Sitzungsbezogene Datensatzsperre
Stellt sicher, dass nicht aus verschiedenen Sitzungen gleichzeitig Änderungen am selben Dokument gemacht werden können (und dabei gegenseitig Daten überschrieben werden). FiBu-Notiz ist nun Bestandteil der Dokumenteneigenschaften.
Rechnungsdatum wird immer befüllt, jedoch ggfls. unbestätigt
Ist das Rechnungsdatum als Pflichtfeld definiert, so wird die Bestätigung notwendig
Überarbeitete Ansicht "Freigegebene Belege"
Erweiterte Statusinformationen pro übertragenem Dokument, Sperrfunktion um gleichzeitige Übertragungen durch verschiedene Sitzungen zu verhindern
Schnittstelle für die Datenübertragung zu BuchhaltungsButler
Überträgt freigegebene Dokumente und Belege mit Metadaten zur Weiterverarbeitung in BuchhaltungsButler.
Dynamische Anzahl notwendiger Freigeber
Die Anzahl notwendiger Freigeber kann (optional) dynamisch aus der Anzahl der Nominierungen bestimmt werden
Verschiedene, kleinere Bugfixes und Verbesserungen
Neues FLOWWER-Logo
FLOWWER 2.13.0 (03.12.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Urlaubs- / Freigabevertretung bzw. Vertretung über anderen Benutzer(#670)
Benutzereinstellung: ein Freigeber kann einen anderen Freigeber als Vertreter im System hinterlegen. Der Vertreter erhält zusätzlich zu seinen eigenen Belegen die Vertretungsbelege (gekennzeichnet) zur Freigabe. Zugehöriger Artikel in Wissensdatenbank
Floww-Auswahl über Mitgliedschaft in Floww einschränken(#674)
Um Fehlzuweisungen beim Upload (vor allem in Tenants mit vielen Unternehmen) zu vermeiden, stehen zwei zusätzliche Berechtigungen zum “Belege zuweisen + Freigabe starten” zur Vefügung. (siehe Benutzerrechte)
Floww-Zuweisung auch über FTP ermöglichen(#618)
siehe “Floww zuweisen” auf Seite FTP-Zugang einrichten
Wochenende bei Berechnung von Warnstufe 1/2 berücksichtigen(#653)
Mit “P” gekennzeichnete Änderungen sind “passiv” - ohne Benutzereingriff verhält sich FLOWWER unverändert zur Vorversion.
FLOWWER 2.12.3 (22.09.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Uploads ohne Auswahl von Nominierungskandidaten nun möglich(#641)
Verbessertes Handling bei Schaltfläche "Speichern und Freigabe starten"(#629)
Bezugswert der Bagatellgrenze optional auf Brutto- oder Nettobetrag(#651)
Symbol in Listenansicht, dass eine Notiz / Fibu-Notiz an Beleg vorhanden ist(#580)
Einfaches Währungskennzeichen pro Beleg(#494)
Überarbeitete Darstellung der erweiterten Kostenstellenerfassung(#615)
FLOWWER 2.12 (07.09.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Verbesserter Editor für Eingabefeld-Regeln
Eingabefelder können nun als ausgeblendet, einblendbar oder immer sichtbar festgelegt werden
Fibu-Notiz als Pflichtfeld definierbar (technisch bedingt erhält jedes Dokument mit Daten im Fibu-Notizfeld während der Umstellungszeit (die Nacht vom 07. auf den 08.09.2020) einen Protokolleintrag von "Ultimate System Admin")
Verschiedene Verbesserungen in Dokumentenansicht
Dokument-Vorschau nun 2-spaltig mit Protokoll
Kostenstellenbearbeitung nun zweizeilig
Prüfung auf Eindeutigkeit der Kostenstellen auf Position+Kostenstelle
FLOWWER 2.11.1 (24.08.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Bei über MailToFlowwer erstellten Dokument(en) ist nun der entsprechende Detaileintrag des Mail-In/Out Protokolls direkt sichtbar. Auf diesem Weg ist die zugrundeliegende E-Mail im Originalformat als Download verfügbar.
FLOWWER 2.11.0 (18.08.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Optimierte Darstellung der nominierten Freigeber
Mail-In/Out Protokoll: umfangreiche Übersicht zu ein- bzw. ausgehenden Mails und deren Verarbeitungsstatus.
Sie können in Eigenregie alle Nachrichten, die FLOWWER an Sie versendet (bzw. MailToFlowwer empfangen hat) über die Benutzeroberfläche einsehen. Auf diesem Weg können Probleme mit der Mailzustellung deutlich effizienter erkannt und behoben werden.
Ersetzt den "TenantErrorReceiver".
FLOWWER 2.10.3 (04.08.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Ein für jeden Kunden individuell vorausgefülltes Formular für die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandat steht über die "Systemeinstellungen / Rechnungen/Buchungen" zum Herunterladen bereit.
FLOWWER 2.10.2 (28.07.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Behebt seltenes Problem mit mehrfach notwendiger Benutzeraktivierung
Dashboard-Statistiken werden nur noch Benutzern mit administrativen Rechten angezeigt
FLOWWER 2.10.1 (25.07.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Mini-Update
die Kontostandswarnung prüft nun, ob ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt.
Seltenes Problem mit der Listennavigation (Navigationswarnung, wenn alle Belege abgearbeitet) behoben
FLOWWER 2.10.0 (23.07.2020)
Von Sascha Schwegelbauer |
Sehr geehrte FLOWWER-Benutzer,
die heute (Donnerstag, 23.07.2020) eingespielte Version 2.10 ist ein größeres Update.
Daher gibt es anstatt des üblichen, kurzen “Changelog” diese ausführlicheren Release-Notes für einen kurzen Überblick.
Einige FLOWWER-Kunden haben die neue Version schon vorab getestet und uns Feedback gegeben - vielen Dank an dieser Stelle dafür!
Onboarding-Video
Accounting / Self-Service
Wir haben unser “DotNetFabrik Accounting”-System nochmals um einige Schnittstellen erweitert und einen Teil davon über FLOWWER zur Verfügung getellt. Im Bereich Systemeinstellungen -> Rechnungen / Buchungen können nun Kontaktdaten selbst aktualisiert und die letzten Rechnungen eingesehen werden.
Floww-Konfiguration
Eine häufig gefragte und mit 2.10 implementierte Funktion ist, dass nun ein Freigeber mehrfach pro Floww verwendet werden darf. Im Gegenzug haben wir die “+1 / +2 / …"-Option entfernt.
FLOWWER wandelt die bisherige Einstellung soweit möglich automatisch in das neue Schema um.
Nominierungen sind nun schon in Stufe 1 möglich! Das reduziert bei vielen Kunden die notwendige Anzahl an Flowws um mehr als 50 Prozent.
Flowws können nun als “nicht-DATEV” konfiguriert werden. Freigegebene Belege stehen zum Download als .zip-Datei oder über die FLOWWER-API zur Verfügung.
Pflichtfelder
Version 2.10 führt die Option ein, Datenfelder in Abhängigkeit der Stufe des jeweiligen Belegs als Pflichtfeld zu markieren.
Die Einstellung kann in drei Ebenen feinjustiert werden:
über die Systemeinstellungen für das gesamte FLOWWER-Konto
über "Unternehmen und Flowws" für das jeweilige Unternehmen
direkt am Floww für Belege des Flowws
Unzugewiesene Belege -> Eingang
Version 2.10 verändert den Ablauf im Bereich der Belegzuweisung / Verschlagwortung, um Rücksicht auf bereits in Stufe 1 notwendige Informationen (Pflichtfelder, Nominierungen) zu nehmen.
Konkret bedeutet das, dass ein Beleg jederzeit einem Floww zugewiesen werden kann, dessen Freigabe darf jedoch erst nach Erfüllung der Pflichtvorgaben gestartet werden.
Sehr wichtig und erwähnenswert ist, dass die Einschränkung der Sichtbarkeit der Belege damit bereits frühzeitig greift!
Erinnerungen
Mit Version 2.10 wurde die Logik, welche die Belege “gelb” bzw. “rot” eingefärbt hat, überarbeitet.
Die Werte bzw. Bedingungen sind anschaulich in Systemeinstellungen -> Dokumentvorgaben konfigurierbar.
Das Fälligkeitsdatum kann pro Beleg hinterlegt werden.
Skonto-Anweisungen können pro Beleg hinterlegt werden, FLOWWER zeigt ablaufende Skontofristen bei nicht-freigegebenen Belegen deutlich hervorgehoben an.
Die Bedingung für den Versand von Statusmails kann nun pro Benutzer festgelegt werden. Damit ist z.B. einstellbar, dass ein Benutzer zwar abgelehnte Belege im System sehen darf, er aber keine Erinnerungsmail dafür bekommen möchte.
Die “Reply-To”-Adresse der FLOWWER-Statusmails kann durch den FLOWWER-Kontoadmin selbst vergeben werden. Dort kann z.B. die Adresse des kundeneigenen Helpdesk-Systems hinterlegt werden, damit Antworten auf die FLOWWER-Statusmails an die richtige Adresse im eigenen Unternehmen gesendet werden.
Allgemeine Verbesserungen
FLOWWER hat an mehreren Stellen “Tabs” (auch bekannt als “Reiter”) spendiert bekommen. Zudem haben wir einen Designer beauftragt, neue Icons zu entwerfen.
Die Floww-Übersicht ist nun “klickbar”. Alle Summenwerte in den Flowws können angeklickt und die zugundeliegenden Belege in der Listenansicht durchgesehen werden.
MailToFlowwer gleicht nun auch das “TO”-Feld empfangener Mails gegen die bekannten Benutzeradressen ab. Das ist wichtig, um mit umgeleiteten Mails (die ja meist eine nicht in FLOWWER hinterlegte Absenderadresse haben) arbeiten zu können.
Die Beleg- bzw. Rechnungsnummer kann per MailToFlowwer-Tag übergeben werden.
Die Navigation zwischen den Listen wurde deutlich vereinfacht, wird ein Beleg über die Browseradresse vorausgewählt, wird der Beleg automatisch in den sichtbaren Bereich bewegt. Das erspart mühsames Suchen.
Die Vergabe von Benutzerrechten wurde um eine Vorlagenfunktion erweitert. Damit können Rechte bequem an neue Benutzer vergeben werden.
Das optionale Feature “E-Mail-Anpassungen” wurde deutlich erweitert. Die Position des Logos kann nun oberhalb des Texts positioniert bzw. ganz abgeschaltet werden. Zudem lässt sich nun auswählen, welche Datenspalten in den Mails angezeigt werden sollen.
Das optionale Feature “Erweiterte Kostenstellenerfassung” hat ein weiteres Datenfeld, den Kostenstellenschlüssel", erhalten. Auf diese Weise kann komfortabel mit den Klarnamen des Kostenstellenrahmens gearbeitet und trotzdem die Kostenstellennummer gespeichert werden. Gleichzeitig kann KOST bzw. KOST2 über die Kostenstellentabelle gesetzt werden.
Ausblick - mit was gehts weiter?
Der Wunschzettel ist lang, Priorität erhalten folgende Themen:
Verbesserte Rückfragefunktion - anderen Benutzern belegbezogene Nachrichten schicken
Beleg-OCR und erweiterte Datenübergabe zu DATEV
Allgemeine Such- und Filterfunktionen
FLOWWER 2.9.0 (2020-05-15)
Von Sascha Schwegelbauer |
Funktionen / Features
Die DATEV-Übertragung kann pro Floww deaktiviert werden(#500)
Dafür wird das Feature „Alternativer Download“ benötigt. Freigegebene Belege können dann in der entsprechenden Ansicht als .zip heruntergeladen werden.
Erweiterte Optionen für die Download-Funktion des F2CLI(#500, #504)
Z.B. kann Floww- oder Firmen-ID übergeben werden, um nur entsprechende Belege herunterzuladen.
Nominierungen für Stufe 1(#511)
Benutzer müssen dann entsprechend bei der Floww-Zuweisung nominiert werden.
Abgelehnte Belege können beim Reaktivieren auf die letzte Stufe zurückgesetzt werden(#496)
Die Rechnungsnummer kann optional am Beleg hinterlegt werden(#502)
Erweiterte Filter-Optionen für „Meine Belege“ (ehemals: „Belege in meinen Flowws“)
Nutzbarkeit / Usability
Freigebenene Belege können heruntergeladen werden, ohne auf „verarbeitet“ gesetzt zu werden
Freigegebene Belege können ohne Anhänge zu DATEV übertragen werden(#484)
Adminfunktion: Zurücksetzen eines Belegs von „verarbeitet“ auf „freigegeben“(#419)
Dokument-Ansicht: Eigentlichen Beleg und eventuelle Anhänge getrennt anzeigen(#480)
FLOWWER 2.8.2 (2020-03-08)
Von Sascha Schwegelbauer |
Funktionen / Features
Optionales Feature: Betrag auf Kostenstellen splitten(#205, #207, #397)
JavaScript-PreflightCheck(#474)
Gruppierung nach Beleg-Status(#470)
Gruppierung nach Kostenstellen-Saldo(#473)
Nutzbarkeit / Usability
Mix-Mode aus „alter“ und „neuer“ Dokument-Ansicht(#480)
Verbessertes Handling des Upload-Dialogs(#464)
Login-Fenster stellt sicher, dass Passwort bei Eingabe des Benutzernamens gelöscht wird(#467)
Lösung für „Nicht-nominierte Nominierungskandidaten (in Floww-Def) sehen Belege unter „in meinen Flowws“ obwohl sie (noch) gar nicht nominiert sind“(#479)
Verschiedene GUI-Verbesserungen(#232, #458, #461, #462, #475)
FLOWWER 2.8.1 (2020-03-03)
Von Sascha Schwegelbauer |
Funktionen / Features
Verarbeitung von TNEF-Parts (meist ‚winmail.dat‘) ermöglichen(#466)
Beleg im Browser anzeigen(#465)
Suffix bei zu DATEV übertragenen Dateien sicherstellen (vermeidet UnsupportedFileTypeFault)(#352)
FLOWWER 2.8.0 (2020-02-29)
Von Sascha Schwegelbauer |
Funktionen / Features
Neue Benutzereinstellung: Darstellung mehrerer Dokumentseiten fortlaufend scrollend(#320)
Für den Fall dass Darstellungsprobleme auftauchen, kann die bisherige Ansicht wieder aktiviert werden: Benutzereinstellungen -> alte Seitenselektion verwenden (statt alle Seiten fortlaufend)
Floww-Supervisoren(#427)
Feature: Summenbildung auf Dokumentgruppen(#425)
Status-Zusatz für Dokument (Gemahnt, Zurückgestellt, Bezahlt)(#424)
Zugriff auf Beleg nach Freigabe weiterhin zulassen(#455, #434)
Neue Ansicht "Belege in meinen Flowws"
MailToFlowwer lädt Original-Mail mit hoch(#426)
Keine Benachrichtigung für zurückgestellte Dokumente(#445)
Nutzbarkeit / Usability
Absenderzuordnung auf Adressbasis übersteuert RegEx-Treffer(#448)
Verbessertes Rendering der Vorschau(#422)
Probleme mit verschiedenen Seitenformaten beim PDF-Merge behoben
Problem mit verlorener PDF/A-Klassifizierung beim PDF-Merge behoben
Problem beim Auslesen von besonderem ZUGFeRD-Manifest behoben(#451, #437)
Fehlerbehebungen / Bugfixes
Seltenes Problem beim Erzeugen der PDF-Vorschau bestimmter PDF-Dateien behoben(#457)
Lösung für Problem, dass sich Beleg nicht im Browser öffnen lässt(#406)
FLOWWER 2.7.0 (2019-12-02)
Von Sascha Schwegelbauer |
Feature: Mehrere Dokumente zusammenfassen / Belege heften(#299)
Neue Berechtigung „Anhänge zu Belegen hinzufügen“
Neue Berechtigung: „Beleganhänge entfernen“
Feature: Benutzer dürften selbst hochgeladene und unzugewiesene Dokumente wieder löschen(#413)
Feature: Verbesserte Trennung der Berechtigungen „Belege ablehnen“ und „Abgelehnte Belege verwalten und unzugewiesene löschen“(#413)
Feature: Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen (Systemeinstellung)(#412)
MailToFlowwer: erlaubte Absendeadressen können zusätzlich über regulären Ausdruck festgelegt werden
Feature: DATEVnet-Kompatibilität verbessern(#411)
Feature: lokal gespeicherte Daten verschlüsselt speichern(#411)
Usability: technische Logeinträge ausgeblendet
Regression: .TIF - Unterstützung entfernen(#400)
FLOWWER 2.6.4 (2019-11-17)
Von Sascha Schwegelbauer |
Bugfix: Tausendertrennzeichen bei Floww-Neuzuweisung(#405)
Bugfix: Feature-Module lassen sich während der Testphase nicht aktivieren(#408)
FLOWWER 2.6.0 (2019-09-25 / b593)
Von Sascha Schwegelbauer |
Feature: X-Rechnung: Flowwer generiert automatisch ein inhaltlich der X-Rechnung entsprechendes PDF-Dokument, welches nach DATEV Unternehmen Online übertragen werden kann
Feature: optionale Beitragsgrenze zur verkürzten Freigabe an Floww-Stufen(#380)
Feature: Zur DATEV-Übertragung sichtbare Unternehmen berücksichtigen die Berechtigungen des DATEV-Zugangs(#383)
Feature: Freigegebene Dokumente können im Browser heruntergeladen und ohne Übertragung zu DATEV als erledigt markiert werden. Voraussetzung ist das gebuchte Modul „Alternativer Download“.(#359)
Feature: Feature-Modul „GUI-Anpassungen“ kann FiBu-Notiz umbenennen und als Pflichtfeld kennzeichnen(#356, #357)
Feature: Feature-Modul „GUI-Anpassungen“ kann Eingabefeld Kostenstelle und KOST2 optional ausblenden(#355)
Feature: Übertragene Belege werden nach drei Tagen aus der GUI entfernt, außer es ist das „Vorhaltezeit 180 Tage“-Modul gebucht(#240)
Feature (MailToFlowwer): E-Mail-Adresse für allgemeine Fehlerinfos in den Systemeinstellungen(#327)
Feature (MailToFlowwer): Zum Konto/Floww passende Ziel-Mailadresse wird bei gebuchtem Feature auf der Uploadseite angezeigt(#384)
Usability: Überarbeitete Uploadseite: X-Rechnungen werden automatisch erkannt, hochgeladene Dokumente können direkt einem Floww/Belegtyp zugewiesen werden
Usability: Konto-Protokoll ist in den Systemeinstellungen sichtbar
Usability: Eigene Berechtigung für Notiz bearbeiten (losgelöst von EditDocumentData)(#186)
Bugfix (MailToFlowwer): Attachments ohne Content-Disposition werden verarbeitet(#350)
FLOWWER 2.5.4 (2019-07-31 / b380)
Von Sascha Schwegelbauer |
Feature (MailToFlowwer): Anhänge auch aus angehängten E-Mails extrahieren(#348)
Usability (MailToFlowwer): Alle Absender (anstatt nur dem ersten, gültigen Absender) in Absenderprüfung einbeziehen(#347)
Bugfix (MailToFlowwer): ZUGFeRD-Daten dürfen nicht von MimeMessage-Daten überschrieben werden(#349)
FLOWWER 2.5.3 (2019-07-26 / b344)
Von Sascha Schwegelbauer |
Allgemein (MailToFlowwer): Floww-Adressierung über Zieladresse nur noch auf Basis von Floww-ID (Floww-Name ist weiterhin über F2-Befehle im Nachrichtentext möglich)(#337)
Usability (MailToFlowwer): Belegdatum auf aktuelles Tagesdatum vorbelegen(#336)
Usability (MailToFlowwer): Kopfzeile „X-Receiver“ wird für Zieladress-Prüfung miteinbezogen(#334)
Usability (MailToFlowwer): Kopfzeile „X-Sender“ und CC wird für Absenderprüfung miteinbezogen(#330)
Bugfix (MailToFlowwer): Attachments von Mails aus Mac OS X Mail werden korrekt verarbeitet(#332)
Intern (MailToFlowwer): Nachrichten von noreply@flowwer2.de werden grundsätzlich ignoriert(#340)
Intern (MailToFlowwer): Korrekte Verarbeitung von Mails ohne PlainText / mit reinem HTML-Inhalt(#331, #339)
FLOWWER 2.5.1 (2019-07-24 / b311)
Von Sascha Schwegelbauer |
Allgemein: Kompatibilität mit restriktiven Proxy-Servern / Firewalls deutlich verbessern. Nutzung von F2 über DATEVnet nun auch ohne Proxy-Ausnahme möglich
FLOWWER 2.5 (2019-07-06 / b198)
Von Sascha Schwegelbauer |
Feature: Feature-Modul „GUI-Anpassungen“ (Primärfarbe kann geändert werden, Upload eines eigenen Logos und einer eigener Schriftart, Bezeichnung von KOST2 anpassbar)(#319)
Feature: Zusätzliches Datenfeld „Kostenstelle 2“ am Beleg und im Logbuch (wird als Filtermerkmal verwendet)(#322)
Feature: Zusätzlicher Infoblock auf Statusmail über abgelehnte Belege (Benutzerberechtigung „Abgelehnte Belege verwalten“ vorausgesetzt)(#323)
Feature: Betrag wird in Dokumentenliste angezeigt und ist als Gruppierungsmerkmal verfügbar(#230)
Usability: Deutlich mehr Info auf Statusmail (neu sind Belegdatum, Firma, Floww, Kostenstelle)(#318)
Usability: Dashboard zeigt Beleganzahl auf den jeweiligen Funktionsschaltflächen
Bugfix: Handling außergewöhnlicher Datenformatierung in ZUGFeRD-Belegen(#321)
FLOWWER 2.4 (2019-06-28 / b161)
Von Sascha Schwegelbauer |
Feature: Templatemöglichkeit für FiBu-Notizen(#309)
Feature: CC/BCC-Kontoeinstellung für Erinnerungsnachrichten(#302)
Feature: ZUGFeRD-Daten werden extrahiert und an den Beleg geschrieben(#288, #290)
