Ziel ist es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und Daten sicher sowie effizient zwischen Systemen auszutauschen.
Funktionsweise
Die FLOWWER-Schnittstellen ermöglichen die Übertragung von Dokumenten, Metadaten und Freigabeinformationen in angebundene Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungslösungen.
Dokumente mit Freigabestatus “freigegeben” stehen für die Übertragung über eine Schnittstelle zur Verfügung. Dokumente mit diesem Status werden im Bereich Freigegebene Dokumente angezeigt und von FLOWWER-Schnittstellen als qualifiziert zur Verarbeitung angesehen.
Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und abschließend genehmigte Inhalte übertragen werden.
Die Übertragung kann dabei automatisch erfolgen, sofern dies von der jeweiligen Schnittstelle unterstützt wird.
Vorteile der Schnittstellen
Qualitätssicherung: Durch die Bedingung, dass ein Dokument den Status “freigegeben” erreichen muss, wird sichergestellt, dass ausschließlich validierte Inhalte verarbeitet werden.
Medienbruchfreie Übertragung: Alle Daten werden direkt von FLOWWER in das Zielsystem übertragen, ohne dass Informationen manuell eingegeben oder kopiert werden müssen.
Automatisierung (optional): Prozesse wie die Übergabe von freigegebenen Rechnungen oder Bestellanforderungen können vollautomatisch erfolgen, wenn die Schnittstelle dies unterstützt.
Datenintegrität: Der vollständige Audit-Trail wird zusammen mit den Dokumenten übertragen und steht im Zielsystem zur Verfügung.
Flexibilität: FLOWWER unterstützt eine Vielzahl an Partnern, darunter DATEV, Agenda und Addison, sodass sich die Schnittstellen leicht in unterschiedlichste IT-Umgebungen integrieren lassen.
Sicherheit und Hosting
FLOWWER wird ausschließlich auf Servern deutscher Anbieter gehostet. Dadurch wird ein hoher Standard an Datenschutz und digitaler Souveränität gewährleistet. Auch die Schnittstellenkommunikation erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen, um vertrauliche Daten zu schützen.
Fazit
Die FLOWWER-Schnittstellen tragen maßgeblich dazu bei, den Workflow Ihrer Organisation zu optimieren.
Sie ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen FLOWWER und anderen Systemen, reduzieren manuelle Eingriffe und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz.
Der Dokumentstatus “freigegeben” bildet dabei die Grundlage für jede Übertragung über eine Schnittstelle, da dieser sicherstellt, dass nur geprüfte und finale Daten verarbeitet werden.
1 - Swing
Dateibasierte Übergabe freigegebener FLOWWER-Dokumente an Swing.
Überblick
FLOWWER kann freigegebene Dokumente für die Weiterverarbeitung in Swing bereitstellen. Swing wird insbesondere im Umfeld von Pflege- und Sozialeinrichtungen eingesetzt und unterstützt einen dateibasierten Import.
Da Swing die Daten nicht über eine direkte Programmierschnittstelle entgegennimmt, erzeugt FLOWWER einen für die Weitergabe geeigneten dateibasierten Export.
Funktionsweise
Das Dokument durchläuft den vorgesehenen Freigabeprozess in FLOWWER.
Nach der Freigabe steht es für die konfigurierte Swing-Schnittstelle bereit.
FLOWWER erzeugt die für den Import vorgesehene Exportdatei beziehungsweise den Exportbestand.
Die erzeugten Dateien werden über den vereinbarten Übergabeweg in Swing importiert.
Die konkrete Einrichtung und der Ablage- beziehungsweise Übertragungsweg richten sich nach der jeweiligen Kundenumgebung.
Einrichtung
Die Swing-Schnittstelle wird am betreffenden FLOWWER-Unternehmen als Schnittstelle eingerichtet. Für die erstmalige Abstimmung des Exportformats und des Übergabewegs wenden Sie sich bitte über das Feedback- und Supportformular an den FLOWWER-Support.
Hinweis
Swing verwendet einen dateibasierten Import. Die Schnittstelle ist daher keine direkte Online- oder API-Verbindung zwischen FLOWWER und Swing.
2 - ADDISON OneClick
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an ADDISON OneClick.
Eigenschaften
Automatische Übertragung möglich
Ja (Langzeit-Token nötig)
Übertragung Belegbild
Ja
Übertragung Fibu-Notiz
Nein
Übertragung Dokumenteigenschaften
Ja
Übertragung Belegaufteilung
Ja (wenn vorhanden)
Kosten (FLOWWER)
keine
Hinweise
Verwendung als Steuerberater (Stb) und als Mandant möglich
Voraussetzungen
Anwender benötigen einen FLOWWER-Account
ADDISON SMART Connect Integration innerhalb OneClick
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per Feedback
FLOWWER exportiert die Daten im DATEV-CSV-Format in der Variante Buchungsstapel. Diese Formatvariante ist für den Import in viele Buchhaltungssysteme vorgesehen und enthält die wesentlichen Informationen wie Buchungstexte, Konten, Gegenkonten und Beträge.
Wenn für die exportierten Dokumente eine Belegaufteilung vorhanden ist, enthält der Export pro Aufteilungsgruppe eine eigene Zeile. Dadurch werden z. B. Kostenstellen und Kontierungsdaten differenziert ausgegeben und lassen sich gezielt in Auswertungen oder Buchhaltungssystemen weiterverwenden.
FLOWWER erlaubt es, den Zielordner in DUO für die übertragenen Dokumente entsprechend bestimmter Dokumenteeigenschaften festzulegen. Es stehen drei Ebenen zur Verfügung.
Die FLOWWER-seitige Voreinstellung ist
Ebene 1: ‘FLOWWER’ (fester Wert)
Ebene 2: Jahr und Dokumenttyp (ergibt z.B. ‘2021 Rechnungseingang’)
Ebene 3: Monat (Nummer und Name) (ergibt z.B. ‘02 Februar’)
Ein mit der Voreinstellung übertragenes Dokument wird in DATEV Unternehmen Online im Ordner ‘FLOWWER/2021 Rechnungseingang/02 Februar’ abgelegt.
Folgende Werte können den einzelnen Stufen nun zugewiesen werden:
Einstellung
Beispielwert
Hinweis
Dokumenttyp
Rechnungseingang
Definition von Dokumenttypen in den Unternehmenseinstellungen
Fester Wert
FLOWWER
Floww-Name
Bereitstellung durch Mitarbeiter
FLOWWER ersetzt alle Zeichen außer 0-9, A-Z und a-z durch Unterstriche.
Monat (Nummer)
02
Monat (Nummer und Name)
02 Februar
Jahr
2021
Jahr und Dokumenttyp
2021 Rechnungseingang
Automatische Bereinigung von Datenfeldern
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 gibt für einzelne Datenfelder sehr restriktive Formate vor. Ein Wert kann in FLOWWER fachlich korrekt sein, aber dennoch Zeichen enthalten oder länger sein, als es das DATEV-Schema erlaubt. Ohne Anpassung würde DATEV in diesem Fall die gesamte Übertragung ablehnen.
FLOWWER prüft deshalb ausgewählte Datenfelder vor der Übertragung und bereinigt sie automatisch, sofern sich daraus ein gültiger DATEV-Wert bilden lässt. Die Bereinigung gilt ausschließlich für die Übertragung an DATEV RDS 1.0. Der am Dokument in FLOWWER gespeicherte Originalwert bleibt unverändert.
Wurde ein Wert angepasst oder ein optionales Feld wegen eines vollständig unzulässigen Inhalts weggelassen, wird dies im Übertragungsprotokoll nachvollziehbar dokumentiert.
Beispiel: Bestellnummer
Eine am Dokument vorhandene Bestellnummer wird an DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 übergeben. DATEV erlaubt für dieses Feld höchstens 30 Zeichen und nur Buchstaben, Ziffern sowie die Sonderzeichen $, %, &, *, +, -, ., /.
FLOWWER bereitet die Bestellnummer bei Bedarf automatisch für die Übertragung auf. Dabei werden beispielsweise Umlaute lesbar umgeschrieben, unzulässige Zeichen und Leerzeichen entfernt und zu lange Werte auf die von DATEV erlaubte Länge begrenzt.
Beispiel:
Originalwert in FLOWWER: Bestellung Müller #4711 / 2026
Übertragung an DATEV: BestellungMueller4711/2026
Kann aus dem Inhalt kein zulässiger Wert gebildet werden, wird die optionale Bestellnummer nicht an DATEV übergeben. Das Dokument kann dadurch trotzdem übertragen werden.
Info
Die automatische Bereinigung verändert weder die Bestellnummer am Dokument noch Werte, die über andere Schnittstellen ausgegeben werden. Maßgeblich ist immer das Format der jeweils verwendeten Schnittstelle.
Soll die Bestellnummer für einen bestimmten Prozess grundsätzlich nicht übertragen werden, kann sie über die Wertbehandlung in den Regeln für Datenfelder automatisch entfernt werden. Die Regel gilt allgemein für das Dokumentfeld und ist nicht auf E-Rechnungen beschränkt.
Keine Vorsteuer bei der Übertragung
Ist am Dokument, an einer Steuergruppe oder an einer einzelnen Aufteilungsposition Keine Vorsteuer aktiviert, berücksichtigt FLOWWER diese Kennzeichnung bei der Übertragung. Der betroffene Bereich wird im DATEV-RDS1.0-Belegsatz so behandelt, als gehöre er zu einer Steuergruppe mit 0 %.
Die ursprünglichen Rechnungs- und Aufteilungsdaten in FLOWWER bleiben unverändert. Weitere Informationen finden Sie unter Vorsteuerausschluss in der Belegaufteilung.
Bezahlte Dokumente als „nicht bezahlen“ kennzeichnen
Wird ein Dokument in FLOWWER mit dem Bezahlstatus Bezahlt (ohne SEPA-Export) gekennzeichnet, übergibt FLOWWER an DATEV zusätzlich die Kennzeichnung „nicht bezahlen“ über das Belegsatzfeld paymentConditionsId=9.
Diese Kennzeichnung ist unabhängig vom Bezahldatum. Das ist insbesondere relevant, weil DATEV ein übermitteltes Bezahldatum abhängig von der dortigen Konfiguration und davon, ob es in der Vergangenheit oder Zukunft liegt, unterschiedlich auswerten kann. Durch die zusätzliche Kennzeichnung wird das Dokument in DATEV nicht erneut zur Bezahlung vorgesehen.
Weitere Informationen: Bezahlstatus in FLOWWER
7 - Einrichtung von Lexware Office
Eigenschaften
Automatische Übertragung möglich
Ja (Langzeit-Token nötig)
Übertragung Belegbild
Ja
Übertragung Fibu-Notiz
Nein
Übertragung Dokumenteigenschaften
Nein
Übertragung Belegaufteilung
Nein
Kosten (FLOWWER)
keine
Einrichtungsbeispiel
Das Video zeigt die Aktivierung der Lexware Office Schnittstelle in einem Beispielunternehmen.