FLOWWER bewahrt Dokumente nicht nur langfristig auf. Aufbewahrte Dokumente bleiben vollständig in FLOWWER verfügbar und damit jederzeit nutzbar, zum Beispiel für Volltextsuche, erweiterte Suche, Reporting und den direkten Zugriff im System.
Die Aufbewahrungskosten beziehen sich deshalb nicht auf reinen Speicherplatz in Gigabyte. Sie beziehen sich auf Dokumente, die dauerhaft in FLOWWER bereitstehen und auch nach längerer Zeit weiterhin im Tagesgeschäft genutzt werden können.
Was die Aufbewahrung in FLOWWER umfasst
Aufbewahrte Dokumente bleiben in FLOWWER vollständig verfügbar. Sie können weiterhin:
- per Volltextsuche gefunden werden
- über die erweiterte Suche gezielt gefiltert werden
- in Auswertungen und Reports einbezogen werden
- direkt im System geöffnet und geprüft werden
- im fachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten bereitstehen
Die Aufbewahrungsgebühr steht damit nicht nur für die Speicherung, sondern für die dauerhafte Bereitstellung dieser Dokumente in FLOWWER.
Technische Grundlage
FLOWWER speichert alle hochgeladenen Dokumente sicher und zentral. Die Speicherung erfolgt revisionssicher. Es gibt keine festen Speicherlimits pro Benutzer oder Unternehmen.
Statt nach Dateigröße abzurechnen, richtet sich die monatliche Aufbewahrungsgebühr ausschließlich nach der Anzahl von Dokumenten, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle.
Alle Dokumente bleiben standardmäßig im System gespeichert und unterliegen der automatischen Bereinigung.
Die Bereinigung ist immer aktiv und reduziert die Zahl der kostenpflichtig aufbewahrten Dokumente, sobald deren Ablaufdatum erreicht ist.
Dabei werden nicht alle Informationen gelöscht. FLOWWER bewahrt bestimmte Daten weiterhin kostenfrei auf, um die Revisionssicherheit und die Nachvollziehbarkeit dauerhaft zu gewährleisten.
Für weitere Informationen zur Aufbewahrung siehe: Archiv
Wann fallen Aufbewahrungskosten an?
Für die Abrechnung zählen nur Dokumente, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen.
Für die ersten 50 dieser Dokumente werden keine Aufbewahrungskosten berechnet.
Das bedeutet:
- Neuere Dokumente innerhalb der ersten 50 Tage sind nicht relevant für die Aufbewahrungsgebühr.
- Erst ältere Dokumente fließen in die monatliche Berechnung ein.
- Die Dateigröße ist dabei unerheblich.
Abrechnungsmodell: Archiveinheiten
FLOWWER rechnet in sogenannten Archiveinheiten ab.
Eine Archiveinheit besteht aus 1.000 archivierten Dokumenten und kostet 2,50 € pro Monat.
Angefangene 1.000er-Schritte werden als volle Archiveinheit berechnet.
Beispielrechnung
Ein Unternehmen hat insgesamt 1.250 Dokumente. Davon sind 950 älter als 50 Tage.
- 950 archivierte Dokumente
- 50 freie Dokumente
- 900 zu berechnende Dokumente
- 1 Archiveinheit
Monatliche Kosten: 2,50 €
Ein weiteres Beispiel:
Ein Unternehmen bewahrt 6.000 Dokumente in FLOWWER auf.
- 6.000 archivierte Dokumente
- 50 freie Dokumente
- 5.950 zu berechnende Dokumente
- 6 Archiveinheiten
Monatliche Kosten: 15,00 €
Häufige Fragen
Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
FLOWWER hat kein festes Speicherlimit pro Benutzer. Der Speicher wächst mit dem tatsächlichen Dokumentenvolumen. Abgerechnet wird nicht nach Dateigröße, sondern nach der Anzahl aufbewahrter Dokumente.
Warum wird nicht nach Gigabyte abgerechnet?
Weil die Aufbewahrung in FLOWWER mehr ist als reine Datenspeicherung. Die Dokumente bleiben vollständig im System verfügbar und können auch später noch über Suche, Filter und Reporting genutzt werden.
Gibt es eine Begrenzung für große Dateien?
FLOWWER erlaubt auch große Dokumente, zum Beispiel gescannte Rechnungen oder Pläne. Es gilt jedoch das Fair-Use-Prinzip. Die Nutzung muss dem typischen geschäftlichen Rahmen entsprechen. Missbrauch, etwa durch künstlich erzeugte oder übermäßig große Dokumente, kann zur Kündigung führen.
Wie lange bleiben Dokumente gespeichert?
Dokumente bleiben gespeichert, solange keine Bereinigung greift. Es erfolgt keine automatische Löschung außerhalb der konfigurierten Bereinigungslogik.
Was passiert bei stark wachsender Nutzung?
Die Zahl archivierter Dokumente steigt entsprechend. FLOWWER skaliert automatisch mit. Für je 1.000 archivierte Dokumente fallen 2,50 € pro Monat an, abzüglich der 50 freien Dokumente.
Weitere Fallbeispiele
| Archivierte Dokumente | Freie Dokumente | Abzurechnende Dokumente | Archiveinheiten | Monatliche Kosten |
|---|---|---|---|---|
| 850 | 50 | 800 | 1 | 2,50 € |
| 2.300 | 50 | 2.250 | 3 | 7,50 € |
| 6.000 | 50 | 5.950 | 6 | 15,00 € |
| 49 | 50 | 0 | 0 | 0,00 € |
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