FLOWWER bietet verschiedene Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Benutzern. Diese Funktionen fördern eine effiziente Zusammenarbeit und gewährleisten gleichzeitig, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
FiBu-Notiz
Die FiBu-Notiz ist ein effektives Mittel, um Informationen, die speziell für die Finanzbuchhaltung (Fibu) relevant sind, zu kommunizieren. Benutzer können Freitextinhalte in die FiBu-Notiz eintragen, die dann direkt an die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Informationen zu einem Dokument weitergegeben werden müssen, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden sollen. Die Nutzung der FiBu-Notiz wird über die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren gesteuert und erfolgt unabhängig von anderen Benachrichtigungen. Auf Wunsch kann die FiBu-Notiz auch als ausgeblendetes oder Pflichtfeld über die Regeln für Datenfelder definiert werden.
Benutzernotiz
Die Benutzernotiz ist eine private Kommunikationsform, die ausschließlich innerhalb von FLOWWER bleibt. Benutzer können Freitext eingeben, um interne Notizen oder sensible Informationen auszutauschen, die nicht außerhalb des Systems geteilt werden sollen. Ein besonderer Vorteil der Benutzernotiz ist, dass bei Änderungen eine Benachrichtigung per E-Mail an andere Benutzer ausgelöst werden kann. Diese Funktion ist auch als Mentioning bekannt und sorgt dafür, dass alle relevanten Parteien sofort über wichtige Aktualisierungen informiert werden, ohne dass sie FLOWWER aktiv überwachen müssen (siehe Erwähnungen).
Checkliste
FLOWWER bietet zusätzlich zur direkten Kommunikation eine dokumentenbezogene /gui/user/documentchecklist. Sie eignet sich besonders dann, wenn Aufgaben verbindlich an eine bestimmte Floww-Stufe geknüpft werden sollen.
Offene Checklistenpunkte blockieren die zugeordnete Floww-Stufe, bis sie erledigt sind. So wird sichergestellt, dass definierte Aufgaben abgeschlossen sind, bevor die Freigabe weitergehen kann. Die Checkliste ergänzt damit die bestehenden Kommunikationsmittel um eine strukturierte, prüfbare Komponente.
Protokoll pro Dokument
Die einfachste Form der Kommunikation in FLOWWER ist das Hinzufügen von Einträgen zum Protokoll pro Dokument. Auf diese Weise können wichtige Informationen dauerhaft und mit Zeitstempel an einem Dokument hinterlassen werden. Diese Einträge sind für alle berechtigten Benutzer sichtbar und ermöglichen eine klare und nachvollziehbare Kommunikation innerhalb des Dokumentenkontexts.
Erwähnungen
Beim Schreiben eines Protokolleintrags, beim Bearbeiten der Benutzernotiz und bei Aktionen mit Kommentar, z. B. beim Ablehnen eines Dokuments, lassen sich andere Benutzer erwähnen. Zur Auswahl stehen die am Dokument beteiligten Benutzer. Erwähnungen sind auch im Protokoll eines Flowws möglich.
Jeder erwähnte Benutzer erhält sofort eine E-Mail, unabhängig von den Versandzeiten der Status-Mails. Wer sich selbst erwähnt, erhält keine E-Mail. Die E-Mail ist so aufgebaut, dass sie im Posteingang nicht mit einer Status-Mail verwechselt wird:
- Absender: Name der erwähnenden Person mit dem Zusatz „via“ und dem üblichen Absendernamen von FLOWWER, z. B. „Anna Becker via FLOWWER MailAgent“. Die Absenderadresse bleibt die von FLOWWER.
- Betreff: z. B. „Anna Becker hat Sie erwähnt: Dokument ‘Rechnung.pdf’ (D#4711)“.
- Inhalt: der Anlass (Kommentar, Notiz, Ablehnung usw.), der Text des Kommentars und ein Link In FLOWWER öffnen. Bei einer Erwähnung in der Benutzernotiz enthält die E-Mail den aktuellen Stand der ganzen Notiz.
- Sprache: Betreff und Text richten sich nach der Sprache des Empfängers.
- Antworten: Klickt der Empfänger auf „Antworten“, geht die Antwort direkt an die erwähnende Person, sofern diese eine E-Mail-Adresse hat. Eine solche Antwort landet nicht im Protokoll von FLOWWER. Soll die Antwort am Dokument nachvollziehbar sein, schreiben Sie sie als Protokolleintrag und erwähnen die Person dort.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle bei der Kommunikation in FLOWWER. Status-E-Mails erinnern zu festgelegten Zeiten an zu erledigende Aufgaben, Erwähnungen werden sofort verschickt. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und hilft, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.