Die Funktion “Freigabevertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert, damit bleibt nachvollziehbar, ob bzw. von wem in Vertretung freigegeben wurde.
Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Mit einem Vertretungslimit lässt sich die Vertretung auf Dokumente bis zu einem bestimmten Bruttobetrag beschränken. Dokumente oberhalb dieser Grenze bleiben beim ursprünglichen Benutzer und werden der Vertretung nicht vorgelegt. Ist ein Limit gesetzt, gilt das auch für Dokumente ohne Bruttobetrag.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
Administratoren erhalten mit der Vertretungsübersicht zusätzlich eine kontoweite Sicht auf alle Abwesenheiten, Vertretungsketten und Handlungsbedarf – als Kalender und als Liste.
In Dokumentlisten zeigt das -Icon an, dass es sich um ein Dokument mit Vertretungsfreigabe handelt.
Einzelne Abwesenheit oder Zeitplan
Eine Abwesenheit lässt sich auf zwei Arten hinterlegen:
- Einzeln: genau eine Abwesenheit mit Vertretung, Zeitraum, Vertretungslimit und Grund.
- Zeitplan: beliebig viele geplante Abwesenheiten, z. B. alle Urlaube eines Jahres, jeweils mit eigener Vertretung, eigenem Vertretungslimit und Grund. FLOWWER wechselt zu Beginn und Ende jeder Abwesenheit automatisch auf den passenden Eintrag.
Wie Sie eine Abwesenheit eintragen, beschreibt Freigabevertretung.
Abwesenheitszeitpläne lassen sich auch über die REST-API pflegen, etwa aus einem Personal- oder Urlaubsverwaltungssystem.
Wer kann vertreten?
Als Vertretung kommen Benutzer in Frage, deren Konto aktiv und bestätigt ist und die die Berechtigung Dokumente freigeben haben. Niemand kann sich selbst vertreten.
Auch der abwesende Benutzer benötigt diese Berechtigung, damit seine Vertretung wirkt.
Ist in den Systemeinstellungen Auswahl der Freigabe-Abwesenheitsvertreter einschränken aktiviert, stehen in den persönlichen Einstellungen nur Vertretungen mit einem gemeinsamen Unternehmen zur Auswahl. Bereits eingetragene Vertretungen wirken weiter, auch wenn sie dieser Einstellung nicht mehr entsprechen.
Vertretungsketten
Ist eine Vertretung im selben Zeitraum selbst abwesend, gehen die Dokumente an deren Vertretung weiter. FLOWWER kaskadiert Freigabevertretungen so über beliebig viele Benutzer. Entlang der Kette gilt das kleinste Vertretungslimit.
Problematisch ist nur, wenn sich Benutzer im selben Zeitraum gegenseitig vertreten: Dann erreichen die Dokumente niemanden, der anwesend ist. Die Vertretungsübersicht weist darauf hin.
Auch beim Eintragen einer Abwesenheit sieht der Benutzer einen Hinweis, wenn sie sich mit der Abwesenheit seiner Vertretung oder einer von ihm vertretenen Person überschneidet (siehe Überschneidung mit anderen Abwesenheiten).
Wenn eine Vertretung ausfällt
Wird ein Benutzer deaktiviert oder gelöscht oder verliert er die Berechtigung Dokumente freigeben, kann er nicht mehr vertreten. FLOWWER weist vorher darauf hin, wenn er aktuell oder künftig als Vertretung eingetragen ist.
Danach wirken diese Vertretungen nicht mehr: Die Dokumente der abwesenden Benutzer bleiben liegen, und Einträge eines Abwesenheitszeitplans mit dieser Vertretung werden nicht übernommen. Die Vertretungsübersicht führt diese Fälle unter Handlungsbedarf; über das Stift-Symbol neben dem Namen tragen Sie jeweils eine andere Vertretung ein.
Information über aktive Vertretung
Verwenden Sie die persönlichen Einstellungen, um den Benutzer als abwesend festzulegen.
Auf dem Dashboard zeigt das Widget Freigabevertretung den aktuellen Zustand; ist keine Vertretungsfunktion aktiv, erscheint es nicht. Die Willkommensmeldung weist außerdem auf eine Abwesenheit in den nächsten sieben Tagen und auf Probleme mit der Vertretung hin.
Keine Vertretungsfunktion aktiv
Normalzustand. Der aktuelle Benutzer ist weder als abwesend noch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Benutzer als Vertretung festgelegt
Der aktuelle Benutzer wurde von anderen Benutzern als Freigabevertretung festgelegt.
Benutzer ist abwesend
Der Benutzer ist gemäß seiner persönlichen Einstellungen als abwesend festgelegt.
Benutzer abwesend und gleichzeitig Vertretung
Möglicher Konflikt: Der Benutzer ist sowohl als abwesend als auch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Das FLOWWER-System ist in der Lage, Freigabevertretungen über mehrere Benutzer hinweg zu kaskadieren.
Prüfen Sie zur Sicherheit, ob die Vertretungskette praktikabel ist. Zeitliche Überschneidungen zeigen die Vertretungseinstellungen des Benutzers; Administratoren sehen alle Ketten in der Vertretungsübersicht.