Das ist eine für den Ausdruck optimierte Ansicht des gesamten Kapitels inkl. Unterseiten. Druckvorgang starten.
FLOWWER passt die Benutzeroberfläche individuell an die Berechtigungen jedes Benutzers an.
Das bedeutet, dass nur Schaltflächen und Funktionen angezeigt werden, für die der jeweilige Benutzer eine Berechtigung besitzt.
Dadurch wird die Oberfläche auf das Wesentliche reduziert, was die Bedienung erheblich vereinfacht.
Dokument-Werkzeuge sind Eingabeelemente direkt am geöffneten Dokument. Sie unterstützen die Bearbeitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Informationen.
Mit Hilfe des Bezahlstatus werden Rechnungen und andere zahlungsrelevante Belege im Rahmen der Zahlungsverwaltung gekennzeichnet und für Überweisungen per SEPA-Export vorbereitet.
Die Zahlungsvorbereitung über FLOWWER ist sinnvoll, weil in FLOWWER alle relevanten Informationen bereits vorhanden sind – etwa Lieferanten, Beträge, Fälligkeiten und Kostenstellen. Dadurch können Zahlungen schneller, sicherer und mit weniger Rückfragen vorbereitet werden.
Für jedes Dokument kann der Bezahlstatus über die Tafel Bezahldaten festgelegt werden.
| Bezahlstatus | Sichtbar in Zahlungsverwaltung | Setzbar über Freigeber | Enthalten in Statusmail |
|---|---|---|---|
| Ohne Bezahlstatus | Über Filter | Ja | Nein |
| Überweisung gewünscht (SEPA-Export) | Ja | Ja | Ja |
| Überweisung vorbereitet (SEPA-Export) | Ja | Nur durch Zahlungsverwaltung | Nein |
| Überweisung exportiert (SEPA) | Über Filter | Nur durch Zahlungsverwaltung | Nein |
| Erledigt (ohne Bezahlung) | Über Filter | Ja | Nein |
| Zu bezahlen (extern) | Nein | Ja | Nein |
| Bezahlt (ohne SEPA-Export) | Über Filter | Ja | Nein |
Standardeinstellung.
Das Dokument ist keinem Zahlungsprozess zugeordnet.
Das Dokument wird im Bereich Zahlungsverwaltung mit aufgelistet.
Berechtigte Benutzer können diese Dokumente für den SEPA-Export vormerken und Zahlungsdaten im SEPA-Format exportieren.
Diese Dokumente werden in Statusmails aufgenommen.
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt oder entfernt werden.
Damit wird sichergestellt, dass vorbereitete Zahlungen nicht durch andere Benutzer verändert werden können.
Diese Dokumente werden nicht in Statusmails aufgenommen.
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt oder entfernt werden.
Zeigt an, dass die Zahlung über eine SEPA-Datei exportiert wurde.
Informativer Wert, beispielsweise für Dokumente ohne Zahlungsfluss.
Informativer Wert für Dokumente, die außerhalb von FLOWWER (z. B. in einem Fremdsystem) bezahlt werden.
Dokumente, die außerhalb des SEPA-Exports bezahlt wurden, können mit ‘Bezahlt (ohne SEPA-Export)’ gekennzeichnet werden.
Damit gelten sie als abgeschlossen und werden nicht mehr für den SEPA-Export berücksichtigt.
Bei einer Übertragung über DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 übergibt FLOWWER für diesen Status zusätzlich die Kennzeichnung ’nicht bezahlen’ (paymentConditionsId=9). Dadurch ist die DATEV-Kennzeichnung unabhängig vom Bezahldatum.
Die hier auswählbaren Werte sind für jedes FLOWWER-Unternehmen individuell einstellbar.
FLOWWER aktualisiert den Bezahlstatus automatisch, wenn eine Zahlung über die Zahlungsverwaltung vorbereitet oder exportiert wird.
Manuelle Änderungen an vorbereiteten oder exportierten Zahlungen sind daher nur über die Zahlungsverwaltung möglich.
Die Checkliste dient als verbindliches Todo-Feld für Freigeber: Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ werden dokumentenindividuell erfasst und mit einer Floww-Stufe verknüpft. Eine Freigabe ist erst möglich, wenn alle zugehörigen Todos erledigt sind.
Im Floww-Editor können wiederkehrende Checklistenpunkte vordefiniert werden. Während der Dokumentbearbeitung lässt sich diese Vorlage über den dafür vorgesehenen Button auf das aktuelle Dokument anwenden.
Nach der Anwendung werden die Vorlagenpunkte zu normalen dokumentbezogenen Checklisten-Einträgen. Sie können anschließend bearbeitet, erledigt oder wieder geöffnet werden und unterliegen denselben Berechtigungen und Protokollierungsregeln wie manuell angelegte Einträge.
Die Vorlage wird derzeit manuell während der Dokumentbearbeitung angewendet. Eine spätere automatische Anwendung über Triggers & Jobs ist geplant, aber noch nicht Bestandteil der Funktion.
Jedes Dokument verfügt über eine eigene Checkliste für dokumentbezogene Aufgaben.
Checklisten-Einträge sind einer Floww-Stufe zugeordnet.
Solange offene Einträge existieren, kann das Dokument die zugeordnete Stufe nicht erfüllen und somit nicht weiter freigegeben werden.
Checklisten-Einträge können als offen oder erledigt markiert und bei Bedarf erneut geöffnet werden.
Nur offene Einträge können gelöscht werden; erledigte Einträge müssen zuvor wieder geöffnet werden.
Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Checklisten-Einträgen erfordert die Berechtigung „Dokumentdaten bearbeiten“.
Das Markieren eines Eintrags als erledigt ist für alle Freigeber möglich.
Alle Änderungen an der Checkliste werden auf dem Audit-Trail des Dokuments protokolliert.
Die Dokumenteigenschaft „Konto des Zahlungsempfängers“ speichert die tatsächlich für eine Zahlung zu verwendenden Bankdaten (z. B. IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber).
Damit wird am Dokument ausdrücklich festgelegt, welche Bankverbindung für die Zahlung herangezogen wird:
Die im Dokument erkannten bzw. erfassten Bankdaten bleiben dabei unverändert erhalten. Es ist nicht mehr erforderlich, Dokumentwerte (z. B. IBAN/BIC) zu entfernen, um stattdessen die Bankverbindung aus dem Lieferantenstamm zu verwenden.
Ein einmal gesetztes Konto des Zahlungsempfängers bleibt außerdem am Dokument gespeichert, auch wenn sich die Bankverbindung in den Stammdaten später ändert oder der Lieferant vom Dokument getrennt wird. In diesen Fällen zeigt die Oberfläche die Zahlungsdaten als benutzerdefiniert an.
Über das Dropdown wird das Konto des Zahlungsempfängers ausgewählt, das für die Zahlung verwendet wird.
Wenn die gespeicherten Zahlungsdaten keiner aktuellen Stammdaten-Bankverbindung (mehr) entsprechen, wird die Auswahl als benutzerdefiniert gekennzeichnet.
Über einen Dialog (Modal) kann die Auswahl unterstützt werden, z. B. wenn mehrere Bankverbindungen verfügbar sind oder die Auswahl übersichtlicher getroffen werden soll.
Für jedes Dokument wird festgelegt, welche Bankverbindung tatsächlich für die Zahlung verwendet wird.
Bankdaten, die im Dokument selbst enthalten sind, bleiben bestehen und müssen nicht verändert werden, um die Stammdaten zu nutzen.
Das ausgewählte Konto bleibt erhalten, auch wenn Stammdaten angepasst werden oder der Lieferant am Dokument nicht mehr gebunden ist.
Die Oberfläche kennzeichnet diese Zahlungsdaten dann als benutzerdefiniert.
Das Feld „Konto des Zahlungsempfängers“ kann über die Regeln für Datenfelder gezielt geprüft werden.
Wenn die Vollständigkeit von Zahlungsinformationen bisher über eine Pflichtfeldregel für IBAN abgesichert wurde, prüfen Sie stattdessen das Feld „Konto des Zahlungsempfängers“. So stellen Sie sicher, dass alle für die Zahlung benötigten Bankdaten vollständig erfasst sind.
Varianten des Benutzersymbolbilds
Über das Symbol wird auf einen Blick sichtbar, ob bzw. inwiefern ein Benutzer abwesend bzw. vertreten ist.
Die entsprechende Einstellung finden Sie hier: Freigabevertretung
Mit dem in FLOWWER eingebauten Feedback-Formular können Sie uns Ihr Anliegen übermitteln und optional eine Rückrufbitte hinterlassen.
Ihre Kundennummer wird automatisch übertragen, was eine zügige Bearbeitung ermöglicht.
Bitte beachten Sie, dass Anfragen mit SLA ausschließlich über dieses Formular eingereicht werden können.
Wenn die grundsätzliche Zustimmung bereits vorliegt, können Sie dem FLOWWER-Support beim Absenden der Anfrage zeitlich begrenzten Zugriff auf Ihr Konto geben. Aktivieren Sie dafür die angebotene Option und tragen Sie die gewünschte Dauer in Stunden ein.
Die Freigabe wird nach bestätigtem Absenden der Anfrage versucht. Prüfen Sie anschließend die Rückmeldung zum Supportzugang und den angezeigten Endzeitpunkt. Kann die Freigabe nicht bestätigt werden, kann Ihre Anfrage trotzdem bereits übermittelt sein; senden Sie eine bestätigte Anfrage deshalb nicht nochmals ab.
Eine bestehende Freigabe wird verwendet und durch das Absenden nicht verlängert. Sie können Ihre Anfrage auch ohne neue Supportfreigabe senden.
Fehlt die Zustimmung, kann ein Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten sie unter Einstellungen / Verwaltung → Supportzugang erteilen. Die Anleitung zum Supportzugang beschreibt Voraussetzungen, Dauer, Status und das vorzeitige Beenden.
Die Mehrspaltenansicht in FLOWWER ist ein Layout der Benutzeroberfläche, das für verschiedene Datenmengen genutzt wird.
Welche Datenmenge in der Mehrspaltenansicht sichtbar ist, wird durch den aktuell geöffneten Bereich bestimmt.
Eine Datenmenge ist eine Anzahl von Dokumenten mit bestimmten Merkmalen.
Beispiele für Datenmengen:
Freizugebende Dokumente
Dokumente, deren Freigabestatus eine Aktion des aktuellen Benutzers erfordert.
Abgelehnte Dokumente
Dokumente mit Freigabestatus Abgelehnt, die im Verantwortungsbereich des aktuellen Benutzers liegen.
Ungestartete Dokumente
Dokumente, die entweder noch unzugewiesen oder nicht gestartet sind.
Explorer
Individuell vom Benutzer definierte Datenmengen, z. B. über die erweiterte Suche oder Filter (früher Archiv / Explorer-Browser).
Das Layout besteht aus drei Spalten, die eine effiziente Bearbeitung und Ansicht von Dokumenten ermöglichen:
Linke Spalte (Reiternavigation):
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
Mittlere Spalte (Dokumentvorschau):
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Dies ermöglicht einen direkten Einblick in die Inhalte, ohne dass zusätzliche Fenster geöffnet werden müssen.
Ein ggfls. hervorgehobener Protokolleintrag wird in diesem Bereich prominent dargestellt.
Rechte Spalte (Dokumentbearbeitung):
Die rechte Spalte enthält Reiter für unterschiedliche Aufgaben, insbesondere Dokumenteigenschaften, Belegaufteilung und – bei entsprechender Berechtigung – Floww-Zuweisung.
Ein Reiter kann angeheftet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Dokumenteigenschaften und Belegaufteilung dauerhaft nebeneinander anzeigen, statt regelmäßig zwischen beiden Bereichen zu wechseln.
Diese Seite ergänzt die allgemeine Beschreibung der Mehrspaltenansicht.
Der Aufbau der Spalten ist bereits hier dokumentiert:
Auf dieser Seite geht es um:
FLOWWER verwendet feste Breiten nur für linke und rechte Spalten. Die Dokumentvorschau in der Mitte hat keine feste Breite.
Die mittlere Spalte nimmt immer den Platz ein, der übrig bleibt.
Wenn die linke oder rechte Spalte breiter wird, wird die Vorschau schmaler. Wenn eine Spalte ausgeblendet wird, wird die Vorschau breiter.
Die Dokumentliste kann drei Zustände haben:
Die rechte Spalte kann drei Zustände haben:
Zusätzlich können feste Breiten konfiguriert werden:
Hinweis: Eine feste Breite wirkt nur, wenn die Spalte sichtbar ist. Ist eine Spalte ausgeblendet, hat deren Breite keinen Effekt.
Bestimmte Situationen ändern das Layout automatisch. Dieses Verhalten ist beabsichtigt.
In einigen Ansichten blendet FLOWWER die linke Spalte vollständig aus. Das betrifft die Dokumentliste.
Auswirkungen:
Für Support und Fehlersuche:
Dieses Verhalten wird intern als hideLeft geführt.
In der rechten Spalte können Reiter „angeheftet“ sein. Dann bleibt der Reiter dauerhaft sichtbar und benötigt mehr Platz.
Optional kann ein weiterer Reiter angeheftet werden. Die rechte Spalte wird dadurch geteilt und zeigt zwei Bereiche gleichzeitig. Da die Belegaufteilung als eigener Reiter zur Verfügung steht, können beispielsweise die Dokumenteigenschaften in einem Bereich und die Belegaufteilung direkt daneben geöffnet bleiben.
Die parallele Darstellung benötigt zusätzliche Bildschirmbreite. Sie macht die Dokumentbearbeitung jedoch nicht unübersichtlicher: Statt ständig zwischen Dokumenteigenschaften und Belegaufteilung zu wechseln, bleiben beide Bereiche sichtbar. Dadurch werden häufige Reiterwechsel sowie unnötiges Klicken und Scrollen vermieden. Bei kleineren Bildschirmen kann es sinnvoll sein, den zweiten Reiter nur für besonders häufig benötigte Kombinationen zu verwenden.
Wenn ein Reiter rechts angeheftet ist, kann FLOWWER das Layout automatisch anpassen. Das Verhalten wird über den Sticky-Layout-Modus gesteuert.
Wichtige Regeln:
Für Support und Fehlersuche:
Dieser Zustand wird intern als RightColHasStickyTab geführt.
FLOWWER zeigt die Layout-Konfiguration automatisch an, sobald ein Reiter rechts angeheftet wird. So ist sofort erkennbar, dass die Spaltenbreiten anpassbar sind.
In der Konfiguration gibt es eine Option:
Wenn diese Option deaktiviert ist, öffnet FLOWWER die Konfiguration nicht automatisch.
Ursache:
Ursache:
hideLeft)Ursache:
hideLeft)Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Dokumentenliste:
Zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge. Gruppierungen und Sortierungen sind möglich.
Info/Notiz:
Enthält wichtige Details zum Freigabeprozess sowie Kommentare zum ausgewählten Dokument.
Audit-Trail:
Zeigt die Historie des Dokuments, einschließlich aller protokollierten Aktionen.
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.
Die Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:
Sortieren und Filtern
Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.
Schnellsuche
Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.
Gruppieren
Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.
Gruppiert nach Alter des Dokuments im System (auf Basis Datum der Dokumenterstellung)
Gruppiert nach Anzahl der Anhänge des Dokuments
Gruppiert nach Anzahl der Seiten des Dokuments
Gruppiert nach Anzahl der Verlinkungen des Dokuments
Gruppiert die Dokumente nach ihrer Ablaufdatum
Gruppiert nach Alter (Basis: Dokumentdatum)
Gruppiert Dokumente nach ihrer Vorgangsgruppe. Zusammengehörige Dokumente werden dadurch innerhalb der aktuellen Datenmenge gemeinsam dargestellt.
Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!
Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument.
Der sichtbare Dokument-Anzeigename kann aus dem Lieferantennamen beziehungsweise Lieferanten-Alias und der Dokumentnummer oder einem Datum bestehen. Voraussetzung ist eine Lieferantenbindung. Der tatsächliche Dateiname wird dadurch nicht geändert und bleibt über den Hinweis am Anzeigenamen nachvollziehbar.
Über die persönlichen Einstellungen sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.
Der mittlere Tab in der linken Spalte zeigt zentrale Informationen zum aktuellen Dokument. Er ist in mehrere Abschnitte gegliedert:
Oben wird der Floww angezeigt, dem das Dokument aktuell zugeordnet ist. Dabei wird die aktuelle Floww-Stufe hervorgehoben.
Ist dem Flow eine Beschreibung hinterlegt, wird diese unterhalb des Namens angezeigt – kursiv formatiert. Die Beschreibung kann mehrzeilig sein.
Beispiel:
Floww-Stufe 2
Beschreibung von Stufe 2
mit zweiter Zeile
Dieser Bereich zeigt alle Freigabebeteiligten der aktiven Floww-Stufe.
Neben jedem Namen steht der aktuelle Freigabestatus:
Die Anzeige wie z. B. 0 von 1 zeigt, wie viele der erwarteten Freigaben bereits erfolgt sind.
Durch Aufklappen dieses Abschnitts können die Freigaben vergangener Floww-Stufen eingesehen werden. Dies unterstützt die Nachvollziehbarkeit des bisherigen Prüfprozesses.
Dieser Abschnitt enthält zentrale technische Eckdaten des Dokuments:
Ein freies Textfeld für interne Hinweise.
Der Inhalt der Benutzernotiz bleibt ausschließlich innerhalb von FLOWWER sichtbar und wird nicht über Schnittstellen oder Exporte übertragen.
Weitere Informationen finden Sie hier
Die /gui/user/documentchecklist dient zur Dokumentation individuell definierter Bearbeitungsschritte.
Ist keine Checkliste vorhanden, bleibt der Bereich leer.
Die /docs/documentvisibilityreasons zeigt an, aus welchen Gründen der aktuelle Benutzer dieses Dokument sehen kann.
Zeigt das Audit-Trail / Protokoll des aktuellen Dokuments.
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Wurde ein eigenständiges Dokument in einen Anhang eines Quelldokuments umgewandelt, kann dieser Vorgang wieder rückgängig gemacht werden. Das Dokument wird dabei aus den Anhängen zum ursprünglichen Quelldokument zurückverschoben und als eigenständiges Dokument reaktiviert.
Damit können versehentliche oder nachträglich nicht mehr passende Umwandlungen korrigiert werden; der Vorgang ist nicht mehr unumkehrbar.
Die rechte Spalte der Mehrspaltenansicht bündelt die Dokumentbearbeitung in mehreren Reitern. Welche Reiter sichtbar sind, hängt vom Dokument, den gebuchten Funktionen und den Berechtigungen des Benutzers ab.
Der Reiter Dokumenteigenschaften zeigt die allgemeinen Daten des ausgewählten Dokuments, beispielsweise Belegnummer, Bezahldaten, Beträge, Lieferant und FiBu-Notiz.
Die Belegaufteilung steht als eigener Reiter zur Verfügung. Dadurch bleibt die Kontierung von den allgemeinen Dokumenteigenschaften getrennt und kann gezielt geöffnet werden. Für die regelmäßige Arbeit mit beiden Bereichen empfiehlt es sich, einen der Reiter anzuheften. Die rechte Spalte wird dann geteilt und zeigt beispielsweise Dokumenteigenschaften und Belegaufteilung gleichzeitig. Das benötigt etwas mehr Bildschirmbreite, spart aber Reiterwechsel, Klicks und Scrollen.
Die Zuweisung des Dokuments zu einem Floww beziehungsweise einer Floww-Stufe steht als eigener Reiter zur Verfügung. Benutzer ohne Berechtigung zum Zuweisen von Dokumenten sehen diesen Reiter nicht. Ist ein Dokument noch keinem Floww zugewiesen, öffnet FLOWWER den Reiter automatisch, damit die notwendige Zuweisung direkt vorgenommen werden kann.
Die kompakte Statusinfo in FLOWWER zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle im Freigabeprozess sich ein Dokument befindet:
1. Aktuelle Floww-Stufe
Zeigt den aktuellen Freigabestatus (hier: Freigabe durch Sachbearbeiter).
Ist für die aktuelle Floww-Stufe eine Beschreibung hinterlegt, wird zusätzlich eine kleine Zahl im Kreis angezeigt (hier: 2). Diese zeigt die Position der Floww-Stufe im Gesamtprozess (hier: zweite von maximal fünf Stufen).
Ohne Beschreibung lautet der Text stattdessen einfach Floww-Stufe 2 – ohne Ziffer im Kreis.
2. Beschreibung der Floww-Stufe
Ein optionaler Text, der die Aufgabe oder Bedeutung der aktuellen Floww-Stufe beschreibt (hier: Rechnung mit sachlicher Prüfung).
Ist keine Beschreibung an der Floww-Stufe hinterlegt, erscheint stattdessen nur die Bezeichnung der Floww-Stufe (siehe Punkt 1).
3. Nächste Floww-Stufe
Der Bereich erscheint, wenn eine Freigabe das Dokument in die nächste Floww-Stufe überführt.
Im Beispiel ist der nächste Schritt freigegeben, daher wird dieser hier angezeigt.
Ist das Dokument bereits vollständig freigegeben, wird dieser Bereich nicht angezeigt.
4. Zugehöriges Unternehmen
Zeigt das Unternehmen, zu dem das Dokument gehört (hier: Beispielfirma).
Für ein Dokument sind in der Regel mehrere Aktionen, die der Benutzer auslösen kann, verfügbar.
Diese sind im Aktionsbereich zugreifbar.
Hauptaktionen (z.B. „Dieses Dokument jetzt freigeben!“) sind direkt per Schaltfläche sichtbar.
Weitere, seltener benötige Aktionen sind über das Drei-Punkte-Menü vorhanden.
Mögliche Einträge sind:
Welche Optionen angezeigt werden, hängt von den Berechtigungen des Benutzers bzw. Freigabestatus des Dokuments ab.
Oben rechts in der rechten Spalte befindet sich der Button „Bearbeiten mit Point&Click“, über den eine geführte Bearbeitung des Dokuments möglich ist.
Der Bereich der Dokumenteigenschaften ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt verfügt über einen dreistufigen Darstellungsmodus:
Ausgeblendete Felder sind niemals sichtbar.
Pflichtfelder werden immer angezeigt - ein Abschnitt mit Pflichtfeldern kann daher nicht vollständig minimiert werden.
Welche Eigenschaften ein- oder ausgeblendet werden, wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert.
Zeigt das Belegdatum sowie die Belegnummer.
Enthält Informationen zur Zahlungsfrist oder anderen Zahlungsbedingungen (falls vorhanden).
Zeigt den Bruttobetrag, Nettobetrag sowie die berechnete Umsatzsteuer. Auch verwendete Steuersätze (z. B. 19 %, 0 %) werden hier dargestellt.
Dieser Bereich zeigt eventuelle Skontodaten an. Falls keine Skontodaten vorhanden sind, ist dies entsprechend gekennzeichnet.
Hier werden Name und Bankverbindung des Lieferanten angezeigt, sofern eine Lieferantenbindung vorhanden ist. Ebenso wird die Lieferanten-ID (z. B. für AGENDA) angezeigt. Eine im Lieferantenstamm hinterlegte Lieferantennotiz steht ebenfalls direkt am Dokument zur Verfügung.
Ein Freitextfeld, dessen Inhalt an das Buchhaltungssystem übermittelt wird.
Unternehmensspezifisch konfigurierte Zusatzfelder erscheinen in einem separaten Abschnitt.
Die Erweiterte Suche in FLOWWER ermöglicht es, Dokumente nach bestimmten Kriterien aus der Datenbank abzufragen.
Hierfür wird die Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente verwendet, um Dokumente mit bestimmten Merkmalen unter Verwendung miteinander kombinierbaren Suchfiltern finden zu können und so präzise und spezifische Ergebnisse zu erzielen.
Durch diese Flexibilität können Anwender gezielt nach Dokumenten und Informationen suchen, indem sie verschiedene Kriterien gleichzeitig anwenden.
So kann zum Beispiel ein Betragsfilter in Kombination mit einem Zeitraum, einem Lieferanten und einer Kostenstelle verwendet werden.
Diese Filtermöglichkeiten erlauben es, genau die relevanten Informationen zu finden, die benötigt werden, und erleichtern so die tägliche Arbeit im System erheblich.
Eine wichtige Funktion der Erweiterten Suche ist die Möglichkeit, die gefundenen Dokumente direkt in die Mehrspaltenansicht laden zu lassen oder sie als Datenbasis für FlexReport zu nutzen.
Auf diese Weise können nicht nur gezielte Suchabfragen erstellt, sondern auch die Daten im Anschluss weiterverwendet bzw. für Reportingzwecke eingesetzt werden.
Eine zusammengestellte Suchabfrage kann einschließlich aller gewählten Filter unter einem eigenen Namen gespeichert werden. Dadurch lassen sich regelmäßig benötigte Dokumentlisten später erneut aufrufen, ohne die Filter jedes Mal neu zusammenzustellen.
Gespeicherte Suchen können außerdem in das Dashboard aufgenommen und dort als Button, als Dokumentliste oder in beiden Formen angezeigt werden. Je nach Bereitstellung handelt es sich um eine persönliche oder eine systemweit verfügbare Suche.
Eine gespeicherte Suche kann außerdem direkt als Datenquelle für FlexReport verwendet werden.
Der Bereich Filter (früher Archiv / Explorer-Browser) dient dazu, Filtermerkmale per Mausklick auszuwählen und zu kombinieren. Ein Merkmal ist zum Beispiel “Datum”, “Lieferant” oder “Status”. Zu jedem Merkmal wählen Sie anschließend einen passenden Wert aus. Auf diese Weise entsteht ein Filterpfad, über welche FLOWWER bestimmen kann, welche Dokumente angezeigt werden.
Die Auswahl eines Filters erfolgt in zwei Schritten: Zuerst ein Merkmal auswählen, danach den passenden Wert festlegen. Die Merkmale befinden sich im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich wird zuerst die zum gewählten Merkmal passende Werteauswahl und danach das zum Filterpfad passende Ergebnis-Grid angezeigt.
Ein besonderer Vorteil: FLOWWER übernimmt den aktuell zusammengestellten Filterpfad automatisch in die Adresszeile des Browsers. So lassen sich Filterkombinationen als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.
Neben Merkmalen wie Datum, Lieferant oder Status stehen unter anderem folgende Merkmale zur Verfügung:
Konto, KOST und KOST2 beziehen sich auf die Werte aus der Belegaufteilung. Die weiteren Merkmale grenzen Dokumente anhand ihrer jeweiligen Dokumenteigenschaft ein.
Mehrere Werte desselben Merkmals können gemeinsam ausgewählt werden. FLOWWER fasst diese Auswahl als ODER-Gruppe zusammen.
Beispiele:
Zusätzliche unterschiedliche Merkmale schränken das Ergebnis weiter ein. Ein Filter kann dadurch beispielsweise lauten:
Lieferant A oder Lieferant B und Status „Verarbeitet“
Auf diese Weise lassen sich mehrere mögliche Werte in einem gemeinsamen Filterpfad abbilden, ohne getrennte Abfragen erstellen zu müssen.
Aus dem aktuellen Filterpfad kann FLOWWER eine fertige OData-URI oder passenden Power-Query-M-Code erzeugen. Damit lässt sich die gefilterte Dokumentmenge direkt als OData-Feed in Excel beziehungsweise Power Query verwenden.
Weitere Informationen: OData-Reporting mit Excel und Power Query
Finden Sie eine Rechnung, indem Sie “Lieferant” als Merkmal im linken Bereich auswählen und danach im rechten Bereich den passenden Lieferanten festlegen.
Erstellen Sie einen Filterpfad und teilen Sie die Adresszeile mit Kollegen, um gemeinsam mit derselben Auswahl zu arbeiten.
Wählen Sie als Merkmal “Datum” und filtern Sie nach “innerhalb der letzten 7 Tage”, um aktuelle Vorgänge im Blick zu behalten.
Speichern Sie häufig verwendete Filterpfade als Lesezeichen, um schnell darauf zugreifen zu können.
Der Flexreport zeigt eine große Menge an Dokumenten in tabellarischer Form an.
Er dient dazu, Daten aus FLOWWER gesammelt zu analysieren oder für externe Auswertungen bereitzustellen.
Die angezeigten Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen, zum Beispiel aus der erweiterten Suche oder direkt aus dem Bereich Filter.
Im Flexreport können Benutzer eigene Ansichten konfigurieren und speichern.
Diese Ansichten heißen Profile.
FlexReport kann mit unterschiedlichen, zuvor in FLOWWER zusammengestellten Dokumentmengen geöffnet werden:
Damit können häufig benötigte Auswertungen direkt aus einer gespeicherten Suche gestartet werden, ohne die Filter erneut zusammenzustellen. FlexReport berücksichtigt weiterhin nur Dokumente, auf die der angemeldete Benutzer zugreifen darf.
Ein Profil legt fest, welche Spalten im Flexreport angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen.
Zusätzlich können die Spaltenüberschriften umbenannt werden, um sie an den jeweiligen Zweck anzupassen.
Profile sind besonders hilfreich, wenn regelmäßig dieselben Daten exportiert oder weiterverarbeitet werden sollen.
Ein einmal erstelltes Profil kann jederzeit erneut aufgerufen und auf neue Daten angewendet werden.
Ein Profil kann beispielsweise folgende Spalten enthalten:
Ein anderes Profil kann dagegen ausschließlich buchhaltungsrelevante Felder enthalten, etwa:
Der Flexreport kann die Daten auf zwei verschiedenen Ebenen ausgeben:
Pro Dokument
Jede Zeile steht für ein einzelnes Dokument. Diese Ansicht eignet sich, wenn nur Gesamtdaten relevant sind, zum Beispiel Rechnungsbeträge oder Freigabestatus.
Pro Aufteilungsposition
Jede Zeile steht für eine Position innerhalb der Belegaufteilung.
Diese Variante ist besonders nützlich für weiterführende Auswertungen, z. B. Kostenstellenrechnungen oder detaillierte Controlling-Berichte.
Über eine zusätzliche Option können auch nur Dokumente mit vorhandener Belegaufteilung berücksichtigt werden.
So lassen sich gezielt diejenigen Belege auswerten, bei denen Kostenstellen oder Konten hinterlegt wurden.
Diese Funktion ist zentral für viele erweiterte Auswertungen in FLOWWER, da über die Belegaufteilung die Zuordnung von Beträgen zu Kostenstellen oder Buchhaltungskonten erfolgt.
Dadurch können Freigeber die fachliche Aufteilung vornehmen, während Controlling und Buchhaltung mit den exportierten Daten weiterarbeiten.
Der Flexreport kann auch benutzerdefinierte Datenfelder ausgeben.
Damit lassen sich individuelle Informationen, die über die Standardfelder hinausgehen, in die Auswertung einbeziehen.
Dies ist besonders hilfreich, wenn in einem Unternehmen zusätzliche Dokumentattribute gepflegt werden, etwa interne Projektnummern, Vertragsarten oder Kennzeichen für bestimmte Prozesse.
Benutzerdefinierte Datenfelder stehen im Flexreport automatisch zur Auswahl, wenn sie für die jeweilige Dokumentart verfügbar und sichtbar sind.
Sie können wie andere Spalten einem Profil hinzugefügt und in Exporte übernommen werden.
| Anwendung | Nutzen |
|---|---|
| Kostenstellenberichte | Aufteilung von Rechnungen nach Kostenstellen analysieren |
| Controlling-Exporte | Grundlage für interne Auswertungen oder BI-Systeme |
| Ad-hoc-Auswertungen | Schneller Überblick über Belege und Freigaben |
| Wiederkehrende Prüfungen | Gespeicherte Profile für regelmäßige Auswertungen |
| Filter- oder Suchergebnisse weiterverarbeiten | Dokumentlisten direkt als Excel oder CSV exportieren |
| Individuelle Unternehmensfelder | Berücksichtigung benutzerdefinierter Datenfelder in Auswertungen |
Sie legt nicht die Zugriffsrechte fest, sondern erklärt, warum aktuell Zugriff besteht – z. B. aufgrund von Berechtigungen, Rollen oder Dokumentzuständen.
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
- | Dokument ist nicht sichtbar |
✱ | Berechtigung „Alle Dokumente administrieren“ |
A | Berechtigung „Alle Dokumente administrieren [nur direkt zugeordnete Unternehmen]“ mit direkter Unternehmenszuordnung |
B | Benutzer ist Besitzer des Dokuments (z. B. durch Upload) |
C | Benutzer hat bereits eine Freigabe für das Dokument erteilt |
D | Benutzer ist Supervisor im aktuellen Floww |
E | Benutzer ist durch den aktuellen Freigabestatus als Freigeber vorgesehen |
F | Benutzer ist Freigabevertretung eines vorgesehenen Freigebers |
G | Dokument ist ungestartet – Benutzer darf es starten oder zuweisen |
H | Dokument ist abgelehnt – Benutzer darf abgelehnte Dokumente verwalten |
I | Dokument ist freigegeben – Benutzer hat Zugriff auf freigegebene Dokumente |
J | Benutzer wurde in einer Floww-Stufe als Freigeber nominiert |
In den Persönlichen Einstellungen verwalten Sie ausschließlich Ihre eigenen Angaben in FLOWWER.
Hier ändern Sie Ihr Profil, Ihr Passwort und Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
Zusätzlich legen Sie Ihre Freigabevertretung fest, damit eingehende Freigaben während Ihrer Abwesenheit automatisch an die hinterlegte Vertretung weitergeleitet werden.
Im Dashboard von FLOWWER werden drei Arten von Inhalten angezeigt:
Nicht konfigurierte Elemente werden mit ihren Standardwerten angezeigt. FLOWWER speichert nur Abweichungen vom Standard.
Jeder Benutzer kann sein eigenes Dashboard konfigurieren. Welche Systemlisten, gespeicherten Suchen und Widgets verfügbar sind und welche Dokumente darin angezeigt werden, richtet sich weiterhin nach den jeweiligen Berechtigungen.
Systemlisten sind vordefinierte Dashboard-Inhalte für typische Arbeitsvorgänge, zum Beispiel:
Über Systemliste hinzufügen können Systemlisten, die aktuell nicht individuell konfiguriert sind, in die Konfiguration aufgenommen werden.
Wichtig: Eine nicht konfigurierte Systemliste ist nicht automatisch ausgeblendet. Sie wird weiterhin mit Standardwerten angezeigt.
Für Systemlisten stehen folgende Darstellungsarten zur Verfügung:
Ein vollständiges Ausblenden ist bei Systemlisten nur in bestimmten Ausnahmefällen erlaubt. Damit verhindert FLOWWER, dass wichtige To-dos versehentlich aus dem Dashboard entfernt werden.
Für Systemlisten stehen drei Positionsoptionen zur Verfügung:
Damit legen Sie fest, ob eine Systemliste am Anfang, an ihrer Standardposition oder am Ende des Listenbereichs angezeigt wird.
Der Button Reset entfernt die individuelle Konfiguration der Systemliste. Danach wird die Systemliste wieder mit Standardwerten angezeigt.
Gespeicherte Suchen ergänzen das Dashboard um eigene Suchergebnisse. Sie werden in der Erweiterten Suche erstellt und können persönlich oder systemweit bereitgestellt werden.
Über SavedSearch hinzufügen fügen Sie eine gespeicherte Suche zur Dashboard-Konfiguration hinzu.
Für gespeicherte Suchen stehen folgende Darstellungsarten zur Verfügung:
Auch für gespeicherte Suchen stehen diese Positionsoptionen zur Verfügung:
Der Button Remove entfernt die gespeicherte Suche aus der Dashboard-Konfiguration.
Widgets sind systemseitig definierte Dashboard-Elemente, zum Beispiel:
Widgets werden nicht über einen Hinzufügen-Button verwaltet. Jedes Widget ist systemseitig bekannt und kann höchstens einmal vorkommen. Sie konfigurieren deshalb direkt die vorhandenen Widgets.
Widgets werden in festen Bereichen des Dashboards angezeigt. Dadurch bleibt das Layout übersichtlich.
Je nach Widget stehen zum Beispiel folgende Zonen zur Verfügung:
Je nach Widget stehen unterschiedliche Anzeigeoptionen zur Verfügung:
FLOWWER zeigt nur die Anzeigeoptionen an, die für das jeweilige Widget zulässig sind.
Einige Widgets unterstützen zusätzlich eine Breiten-Einstellung:
Auch hier zeigt FLOWWER nur die für das jeweilige Widget zulässigen Optionen an.
Widgets lassen sich innerhalb ihrer Zone sortieren:
Die Sortierung wirkt nur innerhalb derselben Zone.
Der Button Reset stellt die Standardwerte des Widgets wieder her. Dabei werden alle gespeicherten Abweichungen für dieses Widget entfernt.
FLOWWER verwendet für alle Dashboard-Elemente Standardwerte. Dazu gehören zum Beispiel:
Sobald Sie ein Element wieder auf diese Standardwerte zurücksetzen, ist keine zusätzliche Konfiguration mehr erforderlich.
In diesem Bereich verwalten Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten und Sicherheitsoptionen in FLOWWER.
Der vollständige Anzeigename wird in FLOWWER an verschiedenen Stellen verwendet, zum Beispiel:
Die E-Mail-Adresse wird in FLOWWER unter anderem für die Kommunikation verwendet, zum Beispiel:
Verwenden Sie bei Anmeldevorgängen und in Anleitungen zur Kontowiederherstellung bevorzugt die E-Mail-Adresse. Das reduziert Eingabefehler, zum Beispiel durch versehentlich gesetzte Leerzeichen.
Der Anmeldename ist die Kennung, mit der Sie sich in FLOWWER anmelden.
Der Anmeldename kann sich bewusst von der E-Mail-Adresse unterscheiden. In manchen FLOWWER-Systemen wird außerdem eine E-Mail-Adresse von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet. In diesen Fällen ist der Anmeldename die eindeutige Anmeldung, während die E-Mail-Adresse primär für die Zustellung von Statusmails und Benachrichtigungen dient.
Unter Externe Anmeldungen (SSO) verwalten Sie externe Anmeldeverfahren, die mit Ihrem FLOWWER-Benutzerkonto verknüpft sind.
Über Verwalten öffnet sich die Verwaltung der verknüpften externen Anmeldungen.
Wenn Ihre Organisation SSO verwendet, hängt die Verfügbarkeit und der Umfang der Optionen von der Konfiguration Ihrer Umgebung ab.
Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Benutzerkontos.
Über Verwalten startet die Einrichtung oder Verwaltung der 2FA.
Falls verfügbar, zeigt FLOWWER während der Einrichtung zusätzliche Informationen an, zum Beispiel Wiederherstellungscodes.
Unter Passwort ändern Sie Ihr Kennwort.
Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.
Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.
Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.
Weitere Informationen zum Thema Freigabevertretung: Freigabevertretung
Steuert das Verhalten der automatischen Dokumentauswahl nach erfolgter Freigabe im Bereich der Mehrspaltenansicht
Der Dokument-Anzeigename legt fest, ob FLOWWER in der Dokumentenliste den ursprünglichen Dateinamen oder einen beschreibenden Anzeigenamen aus Lieferant, Dokumentnummer beziehungsweise Datum verwendet. Damit der Lieferantenname oder dessen Alias angezeigt werden kann, muss eine Lieferantenbindung vorhanden sein.
Sind ein Lieferant und eine Dokumentnummer vorhanden, setzt FLOWWER den Anzeigenamen aus beiden Angaben zusammen. Ein am Lieferanten hinterlegter Alias-Name wird dabei vorrangig verwendet. Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den ursprünglichen Dateinamen.
Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den Lieferanten zusammen mit dem Eingangsdatum an. Ist auch kein Eingangsdatum vorhanden, wird ersatzweise das Datum der Dokumenterstellung verwendet.
FLOWWER zeigt stets den ursprünglichen Dateinamen an, unabhängig davon, ob ein Lieferant gebunden oder eine Dokumentnummer vorhanden ist.
Die Einstellung verändert weder den Dateinamen noch die Dokumentdaten. Über die Hinweise am Anzeigenamen bleiben die Bedeutung der einzelnen Bestandteile sowie der ursprüngliche Dateiname und die FLOWWER-Dokument-ID nachvollziehbar.
Siehe auch: Warum wird im Dokument-Anzeigenamen die Rechnungs- oder Belegnummer angezeigt?
Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status-E-Mails
Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Es bietet eine klare Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.
Jeder Benutzer kann über die Dashboard-Konfiguration selbst festlegen, welche Dokumentlisten und gespeicherten Suchen angezeigt werden und welche Darstellungsform verwendet wird.
Dokumente gelangen in der Regel durch den Upload ins System. Danach erscheinen sie zunächst im Bereich Eingang/Ungestartet und durchlaufen anschließend den Freigabeprozess im zugeordneten Floww.
Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten:
In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Prüfung oder Freigabe anstehen.
Sie ist die zentrale Aufgabenliste für den angemeldeten Benutzer, soweit entsprechende Freigaberechte vorliegen.
Diese Liste enthält Dokumente, die den Freigabeprozess vollständig durchlaufen haben.
Die Dokumente sind damit für die Weiterverarbeitung und die Übergabe an Schnittstellen (z. B. DATEV) vorbereitet.
Je nach Berechtigung sind nachträgliche Änderungen oder eine Ablehnung weiterhin möglich.
Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden.
Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu prüfen und danach erneut zu starten oder endgültig zu löschen.
Dokumente, die zur Zahlung vorgesehen sind, werden hier aufgelistet.
Der Bereich unterstützt die Nachverfolgung offener Zahlungen und die Klärung von Zahlungsdetails (z. B. Skonto-Vereinbarungen).
Diese Liste steht allen Benutzern zur Verfügung und zeigt aktive Dokumente, auf die der angemeldete Benutzer zugreifen darf. Die Bezeichnung bedeutet daher nicht, dass sämtliche aktiven Dokumente des FLOWWER-Kontos sichtbar sind: Alle Unternehmens-, Floww- und Dokumentberechtigungen werden weiterhin berücksichtigt.
Meine kürzlichen Freigaben zeigt Dokumente, die der angemeldete Benutzer innerhalb der letzten zehn Tage freigegeben oder abschließend bearbeitet hat.
Meine kürzlichen Uploads zeigt Dokumente, die der angemeldete Benutzer innerhalb der letzten zehn Tage hochgeladen hat.
Beide Listen dienen als schnelle Sicherheitsleine für eigene Vorgänge, die nach einer Freigabe, Verarbeitung oder Weiterleitung nicht mehr in der bisherigen Aufgabenliste erscheinen. Über die jeweilige Liste beziehungsweise Alle anzeigen kann die passende Dokumentmenge auf der Filterseite geöffnet werden.
Wie andere Dashboard-Listen können die persönlichen Verlaufslisten über die Dashboard-Konfiguration ein- oder ausgeblendet und angeordnet werden. Angezeigt werden weiterhin nur Dokumente, auf die der Benutzer zugreifen darf.
Je nach Liste zeigt das Dashboard zusätzlich typische Dokumentinformationen an, zum Beispiel:
Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die die entsprechenden Zugriffsrechte vorliegen.
Das gewährleistet Datensicherheit und verhindert die Anzeige nicht autorisierter Informationen.
Die Statistik ist nur sichtbar, wenn die Berechtigung alle Dokumente administrieren vorliegt.
Sie zeigt, wie viele Dokumente sich in welchen Freigabestatus-Zuständen befinden.
Die Adminübersicht unterstützt berechtigte Administratoren bei der täglichen Navigation. Sie zeigt kompakte Kennzahlen zur Anzahl der Benutzer und Unternehmen sowie je Unternehmen zur Anzahl der Flowws und Lieferanten.
Die Unternehmen können innerhalb der Übersicht gefiltert werden. Ein Klick auf eine Kennzahl öffnet direkt den dazugehörigen Verwaltungsbereich, beispielsweise die Lieferantenliste des ausgewählten Unternehmens.
Auf dieser Seite können neue Dokumente in FLOWWER hochgeladen werden. Unterstützt werden gängige Formate wie PDF, JPG, PNG und XML. Der Upload erfolgt per Drag-and-drop oder über die Schaltfläche Dateien auswählen.
Basierend auf dem ausgewählten FLOWWER-Unternehmen werden folgende Angaben automatisch vorgefiltert:
Pflichtfelder werden nach dem Upload abgefragt. Sobald alle Regeln für Datenfelder erfüllt sind und ein Floww zugewiesen wurde, startet die Freigabe automatisch.
Befinden sich in der ersten Floww-Stufe Freigeber mit dem Teilnahmemodus “Nominierung”, wird die Nominierung direkt beim Upload abgefragt.
Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung Dokumente hochladen.
Benutzer ohne diese Berechtigung sehen weder die entsprechende Schaltfläche auf dem Dashboard noch das Symbol für diesen Bereich.
In diesem Bereich befinden sich Dokumente, bei denen die Freigabe noch nicht gestartet wurde. Entweder wurde dem Dokument noch kein Floww zugewiesen, oder der Start der Freigabe ist aufgrund fehlender Angaben nicht möglich – etwa weil Regeln für Datenfelder noch nicht erfüllt sind.
Häufig haben Benutzer mit der Rolle einer vorbereitenden Stelle (z.B. Bürokräfte oder Dispatcher) Zugriff auf diesen Bereich. Sie bereiten die Freigabe vor, übernehmen aber selbst keine oder nur seltene Freigaben.
Über die /gui/user/documentchecklist können dabei auch den nachfolgenden Floww-Stufen verbindliche Aufgaben mitgegeben werden.
Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung Floww zuweisen / Freigabe starten.
Benutzer ohne diese Berechtigung sehen weder die entsprechende Karte auf dem Dashboard noch das Symbol für diesen Bereich.
Welche Dokumente hier erscheinen, wird durch den dem Dokument zugewiesenen Floww in Verbindung mit der aktuellen Floww-Stufe gesteuert. Zusätzlich werden auch Dokumente angezeigt, bei denen Sie als Vertretung für einen Freigeber hinterlegt sind.
Über die Kommentarfunktion können Rückfragen oder Hinweise hinterlassen werden.
Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung Dokumente freigeben.
Benutzer ohne diese Berechtigung sehen weder die entsprechende Schaltfläche auf dem Dashboard noch das Symbol für diesen Bereich.
Ist ein Benutzer als in einem beliebigen Floww als Backup-Freigeber festgelegt, so wird in seiner Freigabeliste eine Umschaltfunktion angezeigt.
Schaltflächen zum Wechsel auf die Backup-Freigabe und zurück
FLOWWER berücksichtigt die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und stellt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen zur Ansicht bereit.
Der Zugriff auf diesen Bereich erfordert die Berechtigung Zugriff auf Freigegebene Dokumente.
Benutzer ohne diese Berechtigung sehen weder die entsprechende Schaltfläche auf dem Dashboard noch das Symbol für diesen Bereich.
Aus diesem Bereich können abgelehnte Dokumente entweder vollständig gelöscht oder wieder in die Freigabe zurückgegeben (= reaktiviert) werden.
Dieses Konzept dient der Zuverlässigkeit des Systems.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe gewesen ist, nicht ohne eine weitere Prüfung ‘verschwinden’ kann.
Während der Freigabe von Dokumenten und Belegen kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können.
FLOWWER bietet hierfür die Möglichkeit, ein Dokument abzulehnen.
Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Die Berechtigung Dokumente ablehnen wird benötigt, um als Freigeber ein Dokument ablehnen zu dürfen.
Die Berechtigung Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen wird benötigt, um abgelehnte Dokumente bearbeiten zu dürfen.
Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.
Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente
Reaktivierung mit Begründung und Festlegung des Freigabestatus
Die Belegaufteilung dient der Vorkontierung eines Belegs. Dabei wird der Rechnungsbetrag in steuerlich und organisatorisch sinnvolle Positionen unterteilt. Je Position können beispielsweise Konto, Kostenstelle, Betrag und Buchungstext gepflegt werden. Diese Daten können bei der Übergabe an ein Finanzbuchhaltungssystem zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Konten, Kostenstellen und Buchungstexte können in den Unternehmensstammdaten hinterlegt und eingeschränkt werden. Enthält eine elektronische Rechnung, beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, strukturierte Positions- und Steuerdaten, kann FLOWWER diese als Grundlage für die Belegaufteilung verwenden.
Die Belegaufteilung befindet sich in der Mehrspaltenansicht als eigener Reiter in der rechten Spalte. Arbeiten Sie häufig gleichzeitig mit den Dokumenteigenschaften und der Belegaufteilung, können Sie einen Reiter anheften. Beide Bereiche werden dann nebeneinander angezeigt. Das benötigt etwas mehr Bildschirmbreite, erspart aber regelmäßige Reiterwechsel, Klicks und Scrollen.
Die Belegaufteilung ist zweistufig aufgebaut:
Steuergruppe
Eine Steuergruppe enthält die Aufteilungspositionen eines Steuersatzes, beispielsweise 19 %, 7 % oder 0 %.
Aufteilungsposition
Eine Position enthält die konkreten Buchungsinformationen wie Konto, Kostenstelle, Buchungstext sowie Brutto- und Nettobetrag.
Beispiel:
Rechnungsbetrag 1.000,00 €
└── Steuergruppe 19 %
├── Verwaltung: 700,00 €
└── Vertrieb: 300,00 €
Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, werden dafür getrennte Steuergruppen verwendet.
Wenn noch keine Steuergruppen angelegt wurden und die E-Rechnung verwendbare Steuerdaten enthält, bietet FLOWWER einen Schnellstart an.
FLOWWER legt leere Steuergruppen für die in der E-Rechnung enthaltenen Steuersätze an. Die Positionen können anschließend manuell gepflegt werden.
Mit gebuchter Belegaufteilung kann FLOWWER die einzelnen Positionen der E-Rechnung übernehmen und den passenden Steuergruppen zuordnen.
In der kostenfreien Kostenstellenzuordnung legt FLOWWER je Steuersatz genau eine Position an. Alle passenden E-Rechnungspositionen werden dieser gemeinsamen Position zugeordnet. Damit bleibt die Beschränkung auf eine Position je Steuersatz erhalten.
Eine Aufteilungsposition kann folgende Eingabefelder enthalten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Konto | Buchhaltungskonto aus den Unternehmensstammdaten. Die Auswahl kann durch Lieferant oder Floww eingeschränkt sein. |
| BU-Schlüssel | Buchungsschlüssel; häufig bereits mit einem Konto verknüpft. |
| Buchungstext | Text für die Buchung beziehungsweise Ware/Leistung. |
| Kost | Erste Kostenstelle, beispielsweise Abteilung oder Kostenbereich. |
| Kost2 | Zweite Kostenstelle, beispielsweise Projekt oder Standort. |
| Brutto | Betrag einschließlich Umsatzsteuer. |
| Netto | Betrag ohne Umsatzsteuer. |
Welche Felder sichtbar oder verpflichtend sind, kann über Datenfeldregeln und Unternehmenseinstellungen gesteuert werden.
Am oberen Rand jeder Aufteilungsposition befindet sich eine gemeinsame Positionsleiste. Dort stehen – abhängig von den Unternehmenseinstellungen – folgende Aktionen zur Verfügung:
Die kompakte Ansicht fasst eine Position platzsparend zusammen. Bei mehreren Positionen kann oberhalb der Liste außerdem die gesamte Steuergruppe gemeinsam ein- oder ausgeklappt werden. Das verändert ausschließlich die Darstellung und keine gespeicherten Buchungsdaten.
Mit gebuchter Belegaufteilung können innerhalb einer Steuergruppe weitere Positionen angelegt, sortiert oder entfernt werden. Über das Positionsmenü können Positionen außerdem in eine andere Steuergruppe verschoben werden.
Bei einer ungültigen Steuergruppe bietet FLOWWER eine Korrektur des Steuersatzes an. Ist der Steuersatz nicht mehr in der E-Rechnung enthalten, wird die Gruppe im Kopf als Ungebunden gekennzeichnet. Die vorhandenen Werte bleiben sichtbar, damit sie geprüft, korrigiert oder entfernt werden können.
Wiederkehrende Aufteilungen können als Vorlagen im Unternehmen hinterlegt werden. Vorlagen unterstützen unter anderem:
Dadurch können beispielsweise bereits direkt zugeordnete Positionen erhalten bleiben, während nur der verbleibende Betrag nach einem festen Schlüssel verteilt wird. Ein Steuersatz kann außerdem nacheinander mit mehreren Vorlagen aufgeteilt werden. Bei mehreren Steuersätzen kann je Steuergruppe eine andere Vorlage verwendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.
Der Vorsteuerausschluss kann – abhängig von der Unternehmenseinstellung – auf drei Ebenen gesteuert werden:
Gesamtes Dokument
Das Dokument wird vollständig ohne Vorsteuerabzug übertragen.
Steuergruppe
Alle Positionen der ausgewählten Steuergruppe werden ohne Vorsteuerabzug übertragen.
Einzelne Aufteilungsposition
Nur die gewählte Position wird ohne Vorsteuerabzug übertragen.
Bleibt eine Position beispielsweise in einer Steuergruppe mit 19 %, ist aber als Keine Vorsteuer markiert, wird sie bei der Übertragung an die Buchhaltung ohne abzugsfähige Vorsteuer behandelt.
Schnittstellen, die intern das Belegsatzformat von DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 verwenden, übertragen den jeweils markierten Bereich so, als gehöre er zu einer Steuergruppe mit 0 %. Das gilt abhängig von der Auswahl für das gesamte Dokument, eine Steuergruppe oder nur eine einzelne Position. Die ursprünglichen Rechnungs-, Steuer- und Aufteilungsdaten in FLOWWER werden dabei nicht verändert und bleiben nachvollziehbar.
Die Kostenstellenzuordnung ist die kostenfreie, vereinfachte Variante der Belegaufteilung. Sie stellt die grundlegenden Kontierungsfelder zur Verfügung, erlaubt jedoch höchstens eine Position je Steuersatz.
Damit können auch kleinere Unternehmen Konten, Kostenstellen und Buchungstexte erfassen und beispielsweise DATEV RDS 1.0 verwenden, ohne die vollständige Belegaufteilung zu buchen.
Ohne gebuchte Belegaufteilung können Sie:
Nicht möglich sind Aktionen, durch die eine Steuergruppe zusätzliche Positionen erhalten würde. FLOWWER zeigt den Hinweis direkt an der betroffenen Steuergruppe an.
Enthält ein älteres Dokument bereits mehrere Positionen innerhalb einer Steuergruppe, bleiben diese Daten bearbeitbar. Sie können korrigiert oder auf weniger Positionen reduziert werden. Neue Positionen können jedoch nicht hinzugefügt werden.
Auch das Verschieben in eine bereits belegte Steuergruppe oder das Zusammenführen zweier belegter Steuergruppen wird verhindert, weil dadurch die Zahl der Positionen in der Zielgruppe steigen würde.
FLOWWER vergleicht die Summen der Aufteilungspositionen mit den verfügbaren Dokument- und Steuerdaten. Abweichungen werden im Bereich der Belegaufteilung kenntlich gemacht.
Bei deaktivierter Plausibilitätsprüfung bleiben abweichende Werte möglich, sollten aber vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung bewusst geprüft werden.
Die Sichtbarkeit und Pflichtangabe der Eingabefelder wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert. Dadurch kann pro Unternehmen oder Floww festgelegt werden, welche Felder in der Belegaufteilung sichtbar oder erforderlich sind.
Über diese Regeln kann ebenfalls festgelegt werden, ob die Belegaufteilung insgesamt eine Pflichtangabe ist. So kann beispielsweise verhindert werden, dass ein Dokument ohne notwendige Kontierung zur nächsten Floww-Stufe weitergegeben wird.
Siehe auch: Kommunikation zwischen Benutzern
Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.
FLOWWER wendet ggfls. Regeln für Datenfelder aufgrund der gewählten Schnittstelle an.
Beispiel: DATEV RDS 1.0 max. 120 Zeichen in der Fibu-Notiz.
Nach der Übertragung des Belegs zu DATEV Unternehmen Online ist die Fibu-Notiz zu sehen
Im Freigabemonitor wird die Perspektive umgedreht: Hier steht nicht der Floww (Freigabeprozess) im Mittelpunkt, sondern der Freigeber. Der Administrator oder andere berechtigte Benutzer sehen direkt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe anstehen, und können die zugehörigen Dokumente auf einer darunterliegenden Ebene einsehen. So wird sofort sichtbar, welcher Benutzer wie viele Dokumente zur Freigabe hat und welche Details damit verbunden sind. Anders als in anderen Bereichen von FLOWWER, die den Freigabeprozess (Floww) in den Vordergrund stellen, rückt der Freigabemonitor gezielt die Freigeber in den Fokus.
Screenshot des Freigabemonitor (FLOWWER Beispielfirma)
Der Freigabemonitor steht grundsätzlich allen Benutzern zur Verfügung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt jedoch von den individuellen Berechtigungen des aufrufenden Benutzers ab. Ein Benutzer sieht nur die Dokumente, für die er entsprechend berechtigt ist. So bleiben die Informationen stets datenschutzkonform und zugriffsgesteuert.
Auf Wunsch kann die Backup-Freigabe der entsprechenden Freigeber mit eingeblendet werden.
Ein Dokument kann im Freigabemonitor mehrfach aufgelistet sein, wenn es bei mehreren Freigebern gleichzeitig zur Freigabe vorliegt. Dadurch wird direkt ersichtlich, welche Benutzer parallel an der Freigabe desselben Dokuments arbeiten. Zusätzlich liefert der Monitor zu jedem Freigeber nützliche statistische Informationen, wie zum Beispiel die Verweildauer des ältesten Dokuments, das noch bei diesem Benutzer auf Freigabe wartet. Das hilft, mögliche Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Über die Benutzeroberfläche kann ein Filterwert in Tagen eingestellt werden. Dieser bewirkt, dass nur Dokumente angezeigt werden, deren Freigabestatus sich seit mindestens dieser Anzahl an Tagen nicht verändert hat. Zügig bearbeitete Dokumente werden dadurch ausgeblendet, sodass der Fokus auf Vorgängen liegt, bei denen der Freigabeprozess ins Stocken geraten ist.
Zusätzlich zeigt der Freigabemonitor pro Dokument:
Über ein Dropdown-Menü können die Einträge für jeden Benutzer erweitert werden.
Damit kann das jeweilige Dokument direkt kommentiert / bearbeitet oder die Einzelheiten des Flowws im FLOWW-Editor (einschließlich Stufen-Regeln und Protokoll) zu überprüft bzw. angepasst werden.
Die News-Seite bündelt aktuelle Informationen rund um FLOWWER. Hier finden Sie Hinweise zu neuen Versionen, Systemstatus und technischen Änderungen – übersichtlich und zentral an einem Ort.
Im linken Bereich wird das Changelog zur aktuellen FLOWWER-Version sowie zu vorherigen Versionen angezeigt.
Jeder Changelog-Block lässt sich per Klick vollständig in einem neuen Fenster anzeigen.
Im rechten Bereich der Seite finden Sie technische und organisatorische Informationen:
Diese Angaben erleichtern Rückfragen und Supportanfragen.
Neue FLOWWER-Versionen werden zentral bereitgestellt.
Das System erkennt automatisch, wenn ein Update verfügbar ist.
Solange noch Benutzer aktiv im System arbeiten, findet keine Aktualisierung statt – um Unterbrechungen im laufenden Betrieb zu vermeiden.
Ist ein Update verfügbar, wird beim Aufruf der Seite folgender Hinweis eingeblendet:
„Ein automatisches Update wartet auf Anwendung.“
Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten sehen zusätzlich einen Button:
„Jetzt Neustart mit 60 s Countdown erzwingen“
Ein Klick auf diesen Button bewirkt:
Ein Link zur Seite für Vertriebspartner ist enthalten. (Details dazu befinden sich auf der verlinkten Seite.)
Die Zahlungsverwaltung in FLOWWER dient der Vorbereitung von Zahlungen anhand freigegebener oder optional nicht freigegebener Rechnungen.
Sie ist über den Menüpunkt „Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)“ im FLOWWER-Startmenü erreichbar.
Alternativ kann sie über die entsprechende Liste auf dem Dashboard geöffnet werden.
Die Zahlungsverwaltung besteht aus zwei Ansichten:
Administratoren können über die Regeln für Datenfelder festlegen, dass Eigenschaften wie der Bezahlstatus verpflichtend sind. So wird sichergestellt, dass Freigeber einen Wert eintragen.
Dieser Bereich listet alle Dokumente mit dem Bezahlstatus ‘SEPA-Export vorgemerkt’ des ausgewählten Unternehmens.
Nach Festlegung exportrelevanter Daten wie Absenderkonto, Ausführungsdatum und Ausführungsmodus kann der Export der Dokumente als SEPA-XML gestartet werden.
Das erzeugte SEPA-XML steht anschließend zum Download bereit.
Einzelne Einträge können über den Minus-Button vom aktuellen Export ausgenommen werden.
Beim nächsten Öffnen des Export-Fensters werden diese Zahlungseinträge wieder angezeigt.
Diese Einstellung legt die Bankverbindung des Zahlenden für den SEPA-Export fest.
Über ein Dropdown-Menü kann eine in den Einstellungen des FLOWWER-Unternehmens hinterlegte Bankverbindung ausgewählt werden.
Alternativ besteht die Möglichkeit, IBAN und BIC manuell einzugeben.
Informative Gesamtsumme des SEPA-Exports.
Dieser Wert wird in den SEPA-Exportdaten als gewünschtes Ausführungsdatum als ReqdExctnDt hinterlegt.
Automatische Berechnung: FLOWWER berechnet das Ausführungsdatum automatisch auf Basis der vorhandenen Dokumente:
Manuelle Eingabe: Das Ausführungsdatum kann alternativ vom Nutzer manuell vorgegeben werden.
Seit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) sind Sammelbuchungen Standard.
Bei einer Sammelbuchung können Sie mit einer einzigen Freigabe gleichzeitig mehrere Buchungen auf den Weg bringen.
Ist eine Einzelverarbeitung der Buchungen erwünscht, kann durch FLOWWER eine “Batch-Booking” (Eintrag
Diese Anforderung bittet die Bank, auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) und in den Umsatzdaten alle Posten des SEPA-Exports einzeln auszuweisen.
Ggfls. muss der BatchBooking-Befehl von Ihrer Bank für Ihr Konto freigeschaltet werden.
Bitte besprechen Sie mit Ihrer Buchhaltung, welches Buchungsverfahren für Sie am besten passt.
| Badge | Beschreibung |
|---|---|
| Informativ | Neutrale Zusatzinformation (z. B. „Heute“, „Gestern“, vordatiert). Hat keinen Einfluss auf die Fälligkeit. |
| Skonto läuft ab | Der Skontozeitraum endet bald. Prüfen Sie die Dokumente zeitnah. |
| Fälligkeitswarnung | Die Fälligkeit nähert sich. Bearbeiten Sie das Dokument bald. |
| Kritische Fälligkeit | Die Rechnung ist fällig oder überfällig. Sofortiges Handeln erforderlich. |
| Alterswarnung | Dokument liegt bereits lange im System. Unabhängig von der Fälligkeit. |
| Kritisches Alter | Dokument liegt sehr lange im System. Priorisieren Sie das Dokument. |
| Zurückgestellt | Vorgang wurde bewusst pausiert. Das gepunktete Muster kennzeichnet diesen Zustand. |
| Gemahnt | Zu diesem Dokument liegt bereits eine Mahnung des Lieferanten vor. |
Welche Bereiche Sie öffnen und bearbeiten können, hängt von Ihren Berechtigungen ab.
Den Supportzugang können auch reguläre, aktive Kundenbenutzer zeitlich begrenzt freigeben. Voraussetzung ist die grundsätzliche Zustimmung eines Benutzers mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten.
Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.
Die Berechtigung Benutzer verwalten wird benötigt, um auf diesen Bereich zugreifen zu dürfen.
Über die Startseite der Benutzerverwaltung erreichen Sie neben der Benutzerliste auch die Vertretungsübersicht. Sie zeigt kontoweit Abwesenheiten, eingesetzte Vertreter und mögliche Konflikte.
Den Benutzer FLOWWER Support mit dem Anmeldenamen supportzugang@flowwer.de verwaltet FLOWWER automatisch. Für einen Supporteinsatz müssen Sie ihn nicht manuell anlegen und ihm kein Passwort zuweisen. Seine zeitlich begrenzte Freigabe steuern Sie unter Einstellungen / Verwaltung → Supportzugang.
Die folgenden Hinweise zur manuellen Benutzeranlage und Passwortvergabe beziehen sich auf reguläre Benutzer. Einzelheiten zum Supportbenutzer finden Sie in der Anleitung zum Supportzugang.
Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail.
In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein eigenes, persönliches Kennwort vergeben kann.
Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.
Bei Verwendung der Funktion “Passwort ändern”, wird die unbestätigt-Kennzeichnung ebenfalls entfernt.
Der Benutzer vergibt dann möglichst zeitnah über seine persönlichen Einstellungen ein eigenes Passwort.
FLOWWER bietet die Möglichkeit, ein Benutzerkonto zu deaktivieren.
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr an der FLOWWER-Oberfläche anmelden, das Konto bleibt jedoch weiterhin im System bestehen.
Diese Funktion ist besonders nützlich in folgenden Situationen:
Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass das Benutzerkonto nicht mehr verwendet werden kann, ohne dass dabei Informationen oder Zuweisungen verloren gehen.
Tipp: Über den Freigabemonitor lässt sich schnell überprüfen, ob bei dem Benutzer noch Dokumente zur Freigabe vorliegen.
TBD
Die Vertretungsübersicht stellt die Freigabevertretungen des gesamten FLOWWER-Kontos in einer gemeinsamen Ansicht dar. Im Gegensatz zur Bearbeitung eines einzelnen Benutzerkontos zeigt sie nicht nur eine einzelne Vertretung, sondern den Gesamtzusammenhang.
Öffnen Sie die Benutzerverwaltung. Auf deren Startseite kann die Vertretungsübersicht aufgerufen werden.
Diese Sicht beantwortet die Frage: Wer ist abwesend?
Sie zeigt die hinterlegten Abwesenheitszeiträume und den jeweils eingesetzten Vertreter.
Diese Gegenansicht beantwortet die Frage: Wer vertritt andere Benutzer?
Dadurch ist auf einen Blick erkennbar, für welche Benutzer und Zeiträume eine Person als Vertreter eingesetzt ist.
FLOWWER weist in der Übersicht auf problematische Konstellationen hin. Dazu gehört insbesondere, wenn ein eingesetzter Vertreter im selben Zeitraum selbst abwesend ist. So lassen sich unpraktikable Vertretungsketten frühzeitig erkennen und korrigieren.
Weitere Informationen zur grundsätzlichen Funktionsweise finden Sie unter Freigabevertretung.
Für den automatisch verwalteten FLOWWER-Supportbenutzer gelten besondere Regeln: Seine zeitliche Freigabe erfolgt über den Supportzugang. Die folgenden Hinweise zur Passwortvergabe beziehen sich auf reguläre Benutzer.
In diesem Bereich können Sie die Zugangsdaten des ausgewählten Benutzers verwalten, ein neues Passwort setzen und sicherheitsrelevante Einstellungen vornehmen.
Externe Anmeldung (SSO) erlauben
Der Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder unter Verwendung einer externen Anmeldung (sprich: SSO) anmeldet.
Legen Sie ein FLOWWER-Passwort fest.
Externe Anmeldung (SSO) erzwingen
Der Benutzer darf sich nur unter Verwendung von SSO an FLOWWER anmelden.
Hierfür muss mindestens ein Anbieter für externe Anmeldungen konfiguriert sein: Externe Login-Verwaltung
Das FLOWWER-Passwort muss entfernt werden!
Externe Anmeldung (SSO) verbieten
Der Benutzer darf externe Anmeldungen nicht verwenden, selbst wenn entsprechende Anbieter konfiguriert sind.
Das FLOWWER-Passwort muss festgelegt sein, ansonsten ist keine Anmeldung möglich!
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
In diesem Bereich können Sie als Administrator dem ausgewählten Benutzer manuell ein Passwort zuweisen.
Ein unbestätigtes Benutzerkonto wird dadurch automatisch bestätigt.
Falls für den Benutzer die Nutzung einer externen Anmeldung (SSO) erzwungen ist, können Sie ein hinterlegtes Passwort vollständig entfernen.
Hier können Sie dem Benutzer eine Rolle zuordnen - wählen Sie einfach die gewünschte Benutzerrolle aus der Liste aus.
Die zugeordnete Benutzerrolle wird an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Informationen zur Bearbeitung von Benutzerrollen finden Sie hier: Systemeinstellungen » Benutzerrollen
Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.
Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei
Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochgeladen werden.
Durch Herstellung der direkten Unternehmenszuordnung allein erhält der Benutzer noch keinen Zugriff auf Dokumente des Unternehmens.
Hierfür ist weiterhin die Erteilung spezifischer Berechtigungen notwendig.
Das bedeutet, nur mit den passenden Berechtigungen kann der Benutzer auf die Dokumente des jeweiligen Unternehmens zugreifen.
Folgende Berechtigungen bieten die Ausprägung ‘Zugeordnete Unternehmen’
Der API-Key ist fest mit dem zugehörigen API-Benutzer verknüpft.
Alle Zugriffe über einen API-Key werden automatisch seinem Benutzer zugeordnet und entsprechend protokolliert.
Verwenden Sie den Dropdown-Eintrag in der Benutzerverwaltung, um ein Konto für den API-Benutzer anzulegen.
Erklärungen zur GUI:
E-Mail Adresse des Benutzers. Wird für den Versand von Status-Mails verwendet.
Muss nicht eindeutig sein - mehrere Benutzer können sich eine Mailadresse (Gruppenpostfach) teilen.
Für den Login per Anmeldename+Passwort verwendeter Anmeldename.
Dem neuen Benutzer zugewiesene Benutzerrolle.
Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn wenigstens eine Benutzerrolle (Berechtigungsgruppe) angelegt ist.
Aktivierte Sprache - kann jederzeit in Persönliche Einstellungen » Einstellungen geändert werden.
Steuert die Sprache der Einladungsmail und Willkommensmail
Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn wenigstens ein Anbieter für externe Logins konfiguriert ist.
Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.
Die Berechtigung Unternehmen und Flowws verwalten wird benötigt, um auf diesen Bereich zugreifen zu dürfen.
Legt den Namen des Unternehmens fest, welcher in der Benutzeroberfläche, Berichten und Exporten verwendet wird.
Er dient als zentrale Referenz für die Unternehmensidentität innerhalb der Anwendung.
Die “USt-ID” eines FLOWWER-Unternehmens wird benötigt, damit das System gefundene USt-IDs korrekt zuordnen und die eigene USt-ID von denen anderer Unternehmen unterscheiden kann.
Dies ist essenziell für die Datenextraktion.
Die nationale Steuernummer des Unternehmens.
Sobald ein Bereich definiert ist, erhalten neu angelegte Lieferanten einen Nummernvorschlag aus diesem Bereich.
Für die Arbeit mit DATEV empfiehlt sich 70000 bis 79999.
Sind keine Daten für eine Belegaufteilung vorhanden, wird dieser Steuersatz als erster Wert vorgeschlagen.
Wenn angegeben, werden die Stammdaten des Unternehmens geprüft und bei Bedarf eine entsprechende Warnung ausgegeben.
Die Bagatellgrenze kann an einzelnen FLOWW-Stufen definiert werden und bestimmt, ob ein Dokument nach der festlegenden Stufe automatisch auf ‘Freigegeben’ gesetzt wird.
Da heißt, unterschreitet der Betrag des Dokuments (brutto oder netto, je nach Einstellung) die festgelegte Bagatellgrenze, wird die Freigabe an dieser Stelle beendet und das Dokument gilt als freigegeben.
Diese Option legt fest, ob im Bereich der Belegaufteilung (Kostenstellenzuordnung) Auswahlfelder zur Steuerung des Vorsteuerabzug eingeblendet werden. Dokumente, für welche “Keine Vorsteuer” aktiviert wurde, werden bei der Verarbeitung über eine Schnittstelle wie mit 0% Umsatzsteuer behandelt. Diese Einstellung ermöglicht, für jedes Dokument individuell zu entscheiden, ob es mit oder ohne Vorsteuerabzugsmöglichkeit in der Buchhaltung erscheint.
Erklärung der Werte
Wichtig: Bei Verwendung der Option bleibt das Dokument dabei unverändert. Es werden lediglich die Aufteilungsdaten mit 0 % Steuer übertragen.
Da die FLOWWER-Schnittstellen mit Bruttobeträgen arbeiten, sind keine zusätzlichen Umrechnungen in FLOWWER erforderlich.
Diese Verbesserung reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den Workflow bei der vorbereitenden Buchführung.
Mit dieser Funktion können Sie einen vordefinierten Textbaustein (Template) für FiBu-Notizen erstellen, die Dokumente des Unternehmens betreffen.
Verwenden Sie im Template den Platzhalter {text}. FLOWWER ersetzt ihn durch die Benutzereingabe bei Ausgabe auf dem Audit-Trail / Protokoll.
Beispiel:
Diese Funktion spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit in den Notizen und reduziert Eingabefehler.
Über diese Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen des Unternehmens und deren Reihenfolge fest. Der erste Eintrag der Liste ist gleichzeitig der Standard-Dokumenttyp des Unternehmens.
Der Standard-Dokumenttyp wird bei neuen Dokumenten verwendet beziehungsweise vorausgewählt, sofern keine andere konkrete Zuordnung erfolgt. Die Reihenfolge ist daher nicht nur eine optische Sortierung.
Systemstandard ist Rechnungseingang.
Der unternehmensbezogene Dokumenttyp ist nicht mit der Dokumentart zu verwechseln. Dokumentarten beschreiben fachliche Kategorien wie Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.
Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.
Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.
Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche Dokumentarten aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll.
So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen.
Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.
Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER-Kontokennung (FKK) abgeleitet werden können.
CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden.
Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.
CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).
Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.
Für jeden Floww erzeugt FLOWWER automatisch eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Eingang über CompanyMail.
Diese Adressen können auf zwei Arten gebildet werden:
Beispiel:Beispielfirma.fhdh+1423@mail.flowwer.de
Beispiel:Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de
| Variante | Technisch immer verfügbar | Stabil bei Floww-Änderung | Geeignet für externe Nutzung |
|---|---|---|---|
| Interne Floww-ID | ✅ | ❌ | nur eingeschränkt |
| Floww-Alias | ✅ (nach Konfiguration) | ✅ | ✅ (empfohlen) |
CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.
| MailToFlowwer | CompanyMail | |
| Zwingende Absenderüberprüfung | Ja | Nein! |
| Eigene Unternehmenskürzel | Nein | Ja |
| Eigene Floww-Aliase | Nein | Ja |
| Sprechende Zieladressen | Nein | Ja |
| Benutzer pro Absender notwendig | Ja | Nein |
| Empfangsprotokoll pro Unternehmen | Nein | Ja |
| Automatische Benutzerzuordnung | Nein | Ja |
In diesem Bereich können die Schnittstellen für das FLOWWER-Unternehmen aktiviert und konfiguriert werden.
Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Übertragung von Daten zu externen Systemen und sorgen dafür, dass Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen.
Im oberen Bereich werden alle für das Unternehmen aktiven Schnittstellen angezeigt.
Für jede aktivierte Schnittstelle stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Dieser Bereich bietet eine klare Übersicht über die aktuell verwendeten Schnittstellen und erlaubt deren Verwaltung.
Hier werden alle Schnittstellen angezeigt, die für das Unternehmen verfügbar, jedoch nicht aktiv sind.
Über den “Aktivieren”-Link einer Schnittstelle können Sie die erforderliche Konfiguration vornehmen und die Schnittstelle aktivieren.
Nach erfolgter Aktivierung wird die Schnittstelle im oberen Bereich aufgeführt.
Dieser Bereich dient dazu, neue Schnittstellen schnell und einfach zu integrieren und somit die Funktionalität Ihres FLOWWER-Systems zu erweitern.
Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
Damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.
Die Person, die dem Dokument einen Floww zuweist, benötigt die Berechtigung Floww zuweisen / Freigabe starten, muss jedoch nicht selbst Mitglied des Flowws sein!
Beispiel-Workflows finden Sie hier: /knowledge-base/workflow-examples
Wiederkehrende Aufgaben können im Floww außerdem als vordefinierte Checklistenpunkte hinterlegt werden.
FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:
Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Freigabevertretung hinzugezogen wird.
Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben.
Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.
Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Das Verbot gilt grundsätzlich für den gesamten Floww. In den Regeln einer einzelnen Floww-Stufe kann jedoch gezielt eine Ausnahme aktiviert werden. Dadurch bleiben beispielsweise frühe Bearbeitungs- und Verteilungsstufen flexibel, während spätere Freigabestufen weiterhin gegen doppelte Freigaben abgesichert sind.
Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.
Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.
Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.
Alternativer Anzeigename.
Beispiele:
Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.
Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.
Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.
Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.
Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.
Es kann für jede Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann z.B. bei Beträgen bis 100 Euro ein Dokument bereits nach der 1. Stufe freigeben sein, bei Beträge bis 500 Euro nach der 2. Stufe usw.
Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.
Ist die Mehrfachfreigabe in den Floww-Einstellungen grundsätzlich eingeschränkt, kann diese Einschränkung für die aktuelle Floww-Stufe gezielt aufgehoben werden.
Dadurch darf ein Benutzer in dieser Stufe erneut freigeben, obwohl bereits in einer früheren Stufe eine Freigabe erfolgt ist. Die Einstellung verändert keine Freigeberlisten, Nominierungen oder Routing-Regeln zwischen den Stufen.
Diese Einstellung verhindert die Bearbeitung der Dokumentdaten, solange sich das Dokument in der betreffenden Floww-Stufe befindet. Sie setzt damit für diese Stufe eine eventuell vorhandene Berechtigung Dokumentdaten bearbeiten außer Kraft.
So kann ein Dokument beispielsweise nach der abschließenden Prüfung durch die Buchhaltung für nachfolgende Geschäftsführungsfreigaben festgeschrieben werden, ohne denselben Benutzern die Bearbeitungsberechtigung in anderen Flowws zu entziehen.
Benutzer mit administrativen Berechtigungen können die Bearbeitung trotz des Verbots bewusst anfordern. FLOWWER zeigt dabei einen Hinweis auf die aktive Sperre an.
Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.
In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.
Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf Freigeber/-Team
und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.
Freizugebende Dokumente erscheinen bei allen Freigebern einer Stufe parallel auf deren Freigabeliste.
Sind mehrere Freigaben für eine Stufe nötig (4-Augen-Prinzip), so spart das Zeit weil nicht erst ein Freigeber auf den anderen warten muss.
Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.
Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.
Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
Er muss somit nicht erneut freigeben.
Ist Freigabe schleppen aktiv, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
Grund ist, dass die vorhergehende Stufe möglicherweise vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt wird und somit kein Benutzer die Gelegenheit zur Nominierung der Freigeber für die nachfolgende Stufe erhält.
Automatische Freigabe:
Sobald ein Dokument einem Floww mit aktiviertem Sofortfreigabemodus zugewiesen wird, wird sein Status unter Berücksichtigung der geltenden Regeln für Datenfelder sofort auf „freigegeben“ gesetzt. Dadurch entfällt der sonst erforderliche Freigabeprozess.
Voraussetzung – Supervisor-Zuweisung:
Um den Sofortfreigabemodus zu aktivieren, muss dem Floww mindestens ein Supervisor zugewiesen sein.
Diese Maßnahme dient dem Schutz: Ohne einen zugewiesenen Supervisor sind die Auswirkungen in den meisten Anwendungsfällen unvorhersehbar und ungewollt.
Berechtigungssteuerung:
Es besteht die Möglichkeit, die Zuweisung von Dokumenten an einen Floww mit Sofortfreigabe ausschließlich auf Supervisoren zu beschränken.
Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzer ohne ausreichendes Hintergrundwissen versehentlich den Freigabeprozess umgehen.
Zudem kann so sichergestellt werden, dass normale Anwender nicht in der Lage sind, den etablierten Freigabeprozess zu umgehen.
Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.
Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben. Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.
Supervisoren müssen nicht in den Floww-Stufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.
Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.
Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.
Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Floww-Stufenebene gilt nur innerhalb der ausgewählten Floww-Stufe.
Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Flowws → [Floww auswählen] → Regeln für Datenfelder
Legen Sie hier Regeln fest, die nur für diese Floww-Stufe gelten.
Stufenregeln überschreiben sowohl systemweite als auch unternehmensweite Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.
Detaillierte Erklärungen zu Aufbau, Logik und Priorität von Regeln für Datenfelder finden Sie in der
Dokumentation zu Regeln für Datenfelder.
Manche Freigaben erfordern klare Trennung. Mit gegenseitig ausgeschlossenen Freigebern verhindert FLOWWER, dass bestimmte Personen ein und dasselbe Dokument gemeinsam freigeben. Das unterstützt Compliance-Vorgaben und reduziert Interessenkonflikte, zum Beispiel bei familiären Beziehungen.
Die Konfiguration erfolgt im Floww-Editor.
Für Änderungen in diesem Bereich sind zwei Berechtigungen erforderlich:
Unternehmen und Flowws verwalten
Diese Berechtigung ist grundsätzlich notwendig, um Flowws bearbeiten zu dürfen.
Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
Diese zusätzliche Berechtigung ist speziell für diesen Bereich erforderlich. Dadurch bleibt die Funktion bewusst geschützt, sodass normale Prozessmanager (mit „Unternehmen und Flowws verwalten“) diesen sensitiven Bereich nicht automatisch mitändern können.
Sobald mindestens zwei Personen ausgewählt sind, werden die Aktionen Anlegen und Hinzufügen verfügbar.
FLOWWER zeigt die aktuell ausgewählten Personen und Gruppen zusätzlich im mittleren und rechten Bereich zur Kontrolle an.
Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Unternehmensebene gilt nur für dieses Unternehmen.
Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Regeln für Datenfelder
Legen Sie hier unternehmensspezifische Regeln fest, die nur für das ausgewählte Unternehmen gelten.
Unternehmensregeln überschreiben die systemweiten Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.
Detaillierte Erklärungen zu Aufbau, Logik und Priorität von Regeln für Datenfelder finden Sie in der
Dokumentation zu Regeln für Datenfelder.
Hier lassen sich die Einträge der ‘/gui/user/paymentstate’-Dropdownliste für Dokumente dieses Unternehmens festlegen.
Die Werte werden mit den in den Systemeinstellungen hinterlegten Einträgen kombiniert.
In diesem Bereich können Bankverbindungen hinterlegt werden, die für den SEPA-Export der FLOWWER-Zahlungsverwaltung auswählbar sind.
Diese Bankverbindungen sind im SEPA-Export per Dropdown auswählbar.
Der SEPA-Export ist Teil des FLOWWER-Moduls “Zahlungsverwaltung” und ermöglicht die standardisierte Vorbereitung von Zahlungen.
Eine detaillierte Beschreibung zu den Funktionen von Triggers und Jobs sowie weiterführende Informationen zu den einzelnen Job-Funktionen finden Sie hier: Triggers & Jobs
Im Bereich „Triggers und Jobs“ wird die spezifische Konfiguration des “Triggers und Jobs”-Systems für das aktuell gewählte FLOWWER-Unternehmen festgelegt.
Mit Belegaufteilungs-Vorlagen können wiederkehrende Kontierungen und Verteilungen einmalig im Unternehmen hinterlegt und später auf Dokumente angewendet werden.
Eine Vorlage kann beispielsweise festlegen:
Die Vorlage enthält keinen festen Steuersatz. Beim Anwenden bestimmt FLOWWER den Steuersatz aus den Steuerdaten des Dokuments oder aus der gewählten Berechnungsgrundlage. Dadurch kann dieselbe Vorlage auf eine oder mehrere Steuergruppen angewendet werden.
Vorlagen werden pro Unternehmen verwaltet. Zum Bearbeiten ist die Berechtigung zum Verwalten von Unternehmen und Flowws erforderlich.
Belegaufteilungs-Vorlagen können einem Lieferanten oder Floww zugeordnet werden. Bei der Dokumentbearbeitung bietet FLOWWER die Vorlagen an, die zum aktuellen Lieferanten oder Floww gehören. Sind an beiden Stellen Vorlagen hinterlegt, werden diese zusammengeführt. Lieferant, Floww und Vorlage müssen zum selben Unternehmen gehören. Die Lieferantenzuordnung wird im Lieferantenstamm gepflegt.
Jede Position erhält einen festen prozentualen Anteil. Die Summe aller Anteile muss genau 100 % ergeben. Negative Anteile sind nicht zulässig.
Beispiel:
| Position | Anteil |
|---|---|
| Verwaltung | 60 % |
| Vertrieb | 40 % |
Die Werte beschreiben ein Verhältnis. Sie müssen zusammen eine positive Verteilungsbasis ergeben; negative Werte sind nicht zulässig.
Beispiel:
| Position | Gewicht |
|---|---|
| Standort A | 2 |
| Standort B | 1 |
FLOWWER verteilt den Betrag im Verhältnis 2 : 1, also zu zwei Dritteln und einem Drittel.
Diese Vorlagenart legt die vorbereiteten Positionen mit ihren Stammdaten an, verteilt jedoch keine Brutto- oder Nettobeträge. Der Verteilungswert der Positionen wird nicht verwendet. Sie eignet sich beispielsweise, wenn Konten, Kostenstellen und Buchungstexte vorbereitet, die Beträge aber anschließend manuell erfasst werden sollen.
Je Position können folgende Werte hinterlegt werden:
Beim Anwenden ergänzt FLOWWER hinterlegte Stammdaten, soweit passende Informationen im Unternehmen vorhanden sind.
Welche Auswahlfelder angezeigt werden, hängt von den vorhandenen Dokumentdaten und der gewählten Vorlagenart ab.
Bei Vorlagen mit Betragsverteilung stehen abhängig von den Dokumentdaten bis zu drei Anwendungsarten zur Verfügung.
Die von der Auswahl erfasste Aufteilung wird neu aus der Vorlage erzeugt.
Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. FLOWWER ermittelt den noch nicht zugeordneten Betrag und fügt die aus der Vorlage erzeugten Positionen hinzu. Bei vorhandenen Steuerdaten wird der Restbetrag für jede Steuergruppe getrennt aus Netto- und Steuerbetrag berechnet. Dadurch können beispielsweise direkt zuordenbare Rechnungspositionen manuell erfasst und nur die verbleibenden Beträge prozentual verteilt werden. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.
Sie können einen Bruttoteilbetrag innerhalb einer bestimmten Steuergruppe nach der gewählten Vorlage verteilen. Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. Dadurch kann derselbe Steuersatz nacheinander mit mehreren Vorlagen aufgeteilt werden. Der eingegebene Betrag darf den noch offenen Betrag der Steuergruppe nicht überschreiten. Bei nur einer Steuergruppe verwendet FLOWWER diese automatisch. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.
Wenn vorhandene Positionen den Dokument- oder Steuergruppenbetrag bereits überschreiten oder benötigte Beträge fehlen, kann der Restbetrag nicht zuverlässig berechnet werden. FLOWWER verändert die vorhandene Aufteilung in diesem Fall nicht.
FLOWWER verwendet die am Dokument vorhandenen Steuerdaten. Für jeden Steuersatz werden Steuerbasis und Steuerbetrag zusammengefasst und getrennt auf die Vorlagenpositionen verteilt. Enthält das Dokument mehrere Steuersätze, können Sie wählen:
Damit können für unterschiedliche Steuersätze nacheinander unterschiedliche Vorlagen verwendet werden. Bei nur einer vorhandenen Steuergruppe wird die Auswahl nicht angezeigt; FLOWWER verwendet diese Gruppe automatisch.
FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments und verwendet den im Unternehmen hinterlegten Standardsteuersatz. Diese Auswahl ist nur verfügbar, wenn ein gültiger Standardsteuersatz und die für die Vorlage benötigte Dokumentgesamtsumme vorhanden sind.
FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments mit einem von Ihnen eingegebenen Steuersatz. Diese Auswahl eignet sich insbesondere, wenn keine Steuerzusammenfassungen vorhanden sind oder bewusst eine einzelne Steuergruppe erzeugt werden soll.
FLOWWER verteilt Geldbeträge centgenau. Entstehende Rundungsreste werden nachvollziehbar auf die Vorlagenpositionen verteilt, sodass die Summe der erzeugten Positionen wieder dem zu verteilenden Zielbetrag entspricht. Bei Steuerzusammenfassungen werden Netto und Steuerbetrag getrennt verteilt. Bei einem ausdrücklich eingegebenen Bruttoteilbetrag bleibt dagegen der Bruttobetrag die führende Größe. FLOWWER gleicht entstehende Centdifferenzen so aus, dass die erzeugten Positionen wieder genau dem eingegebenen Teilbetrag entsprechen.
Die kostenfreie Kostenstellenzuordnung erlaubt höchstens eine Position je Steuersatz. Eine Vorlage kann dort verwendet werden, wenn ihr Ergebnis diese Grenze einhält. Würde die Vorlage innerhalb einer Steuergruppe mehrere Positionen erzeugen, wird die Anwendung abgebrochen und die vorhandene Aufteilung bleibt unverändert. Vorlagen mit einer einzelnen Position eignen sich damit auch für die Kostenstellenzuordnung, beispielsweise um Konto, Kostenstelle und Buchungstext schnell vorzubelegen.
Ein Dokument mit 19 % Umsatzsteuer soll zu 70 % auf Verwaltung und zu 30 % auf Vertrieb verteilt werden. Wählen Sie die Steuerzusammenfassungen oder die Dokumentgesamtsumme und wenden Sie eine Vorlage mit den Anteilen 70 % und 30 % an.
Von einer Rechnung wurden bereits 200,00 € direkt einer Kostenstelle zugeordnet. Wählen Sie Nur verbleibende Beträge aufteilen, damit die vorhandene Position erhalten bleibt und nur der offene Betrag nach der Vorlage verteilt wird.
Enthält eine Rechnung beispielsweise 19 % und 7 % Umsatzsteuer, wählen Sie zuerst die Steuergruppe 19 % und wenden die passende Vorlage an. Anschließend wählen Sie die Steuergruppe 7 % und verwenden dort eine andere Vorlage.
Wählen Sie Bestimmten Teilbetrag aufteilen, geben Sie den gewünschten Bruttobetrag ein und wenden Sie die erste Vorlage an. Für den noch offenen Betrag derselben Steuergruppe können Sie anschließend eine weitere Vorlage auswählen.
FLOWWER zeigt die konkrete Ursache im Bereich der Vorlagenauswahl an und übernimmt bei einem Fehler keine unvollständige Aufteilung.
In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten
Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden,
während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.
Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.
Die Stammdatenlisten verfügen über eine Filterfunktion, mit der sich Einträge innerhalb des ausgewählten Bereichs schnell eingrenzen lassen. Umfangreiche Datenbestände werden auf mehrere Seiten verteilt. Dadurch bleiben insbesondere große Konten-, KOST- und KOST2-Kataloge übersichtlich und gut bearbeitbar.
Im DATEV-Umfeld bekannt als KOST bzw. KOST2.
In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.
Siehe auch ‘Ware/Leistung’ in DATEV Rechnungswesen.
Im Lieferantenstamm werden die Lieferantendatensätze eines Unternehmens zentral gepflegt. Erkennt FLOWWER bei einem neuen Dokument einen passenden Datensatz, kann automatisch eine Lieferantenbindung hergestellt werden.
Durch diese Zuordnung kann FLOWWER beispielsweise den Standard-Floww des Lieferanten verwenden und damit die passenden Freigeber bestimmen. Außerdem lassen sich Konten und Kostenstellen mit Lieferanten verknüpfen. Bei gebundenen Dokumenten kann die Auswahl in der Belegaufteilung dadurch auf die für den Lieferanten vorgesehenen Werte eingeschränkt werden.
Ein vorhandener Lieferantendatensatz und eine Lieferantenbindung sind nicht dasselbe: Der Datensatz gehört zum Unternehmen, die Bindung ordnet ein einzelnes Dokument diesem Datensatz zu.
Für einen Lieferanten kann ein Alias-Name hinterlegt werden. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, verwendet FLOWWER den Alias im Dokument-Anzeigename vorrangig vor dem normalen Lieferantennamen.
Der Alias erleichtert beispielsweise die kompakte und einheitliche Darstellung langer oder unterschiedlich geschriebener Lieferantennamen. Der eigentliche Lieferantenname und der Dateiname des Dokuments werden dadurch nicht verändert.
Jedem Lieferanten können eine oder mehrere Belegaufteilungs-Vorlagen zugeordnet werden. Eine Vorlage kann gleichzeitig mit mehreren Lieferanten verbunden sein. Die Zuordnung ist auf das jeweilige Unternehmen beschränkt: Der Lieferant und die ausgewählten Vorlagen müssen zum selben Unternehmen gehören. Ist ein Dokument mit dem Lieferanten verknüpft, stehen die zugeordneten Vorlagen bei der Belegaufteilung gezielt zur Auswahl. Dadurch lassen sich regelmäßig verwendete Kontierungen und Verteilungsschlüssel schneller anwenden. Weitere Informationen zur Einrichtung und Anwendung finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.
Im Lieferantenstamm kann eine interne Notiz hinterlegt werden, beispielsweise zu regelmäßig erwarteten Beträgen, Vertragskonditionen oder Besonderheiten bei der Prüfung. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, steht die Lieferantennotiz direkt am Dokument als Datenfeld zur Verfügung. Freigeber können die Information dadurch sehen, ohne den Lieferantenstamm separat öffnen zu müssen. Gepflegt wird die Notiz weiterhin am Lieferanten.
Wird ein Lieferant nicht mehr verwendet, kann er deaktiviert werden. Die Lieferantennummer und die übrigen Stammdaten bleiben dabei erhalten, der Lieferant steht jedoch für neue Auswahlen und Zuordnungen nicht mehr zur Verfügung.
Bereits vorhandene Dokumente und historische Lieferantenzuordnungen bleiben nachvollziehbar. Die Deaktivierung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Lieferant nicht mehr verwendet werden soll, seine Lieferantennummer aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht oder neu vergeben werden darf.
FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.
Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.
Werden Umlaute fehlerhaft dargestellt (z.B. ein Fragezeichen anstatt eines ‘ü’), schalten Sie die Option “Encoding” probehalber auf den anderen Wert um.
Hintergrundinfos: Encoding
Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.
Folgende Merkmale werden (in absteigender Priorität) von FLOWWER zur Überprüfung auf einen bereits bestehenden Lieferanten genutzt:
Stimmt eines der o.g. Merkmale des zu importierenden Datensatzes mit den Bestandsdaten überein, wird der Datensatz als bereits vorhanden betrachtet.
Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!
Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.
Zahlungsbedingungen gehören zu den wichtigen kaufmännischen Informationen im Einkauf und in der Buchhaltung. Viele Lieferanten arbeiten mit festen Vereinbarungen zu Zahlungszielen und möglichen Skonto-Stufen. FLOWWER bietet dafür zentrale Vorlagen für Zahlungsbedingungen, die anschließend in den Lieferantenstammdaten als Zahlungsbedingungen genutzt werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Bedingungen direkt am Lieferanten pflegen.
Für jedes FLOWWER-Unternehmen existiert ein Bereich zur Pflege zentraler Vorlagen. Diese Vorlagen definieren die wiederkehrenden Zahlungs- und Skontobedingungen und bestehen aus:
Die Vorlagen bilden ein einheitliches Set an Zahlungsbedingungen, das mehrere Lieferanten gemeinsam verwenden.
In den Lieferantenstammdaten steht das Feld Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Dort kann eine zentrale Vorlage ausgewählt werden. FLOWWER übernimmt dabei die ID der Vorlage, sodass mehrere Lieferanten dieselben Bedingungen mit identischer ID nutzen. Das ist wichtig für Schnittstellen, die Zahlungsbedingungen anhand dieser ID zuordnen.
Neben den zentralen Vorlagen können am Lieferanten eigene, individuelle Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Das ist sinnvoll, wenn einzelne Lieferanten besondere Vereinbarungen haben, die nicht zu den definierten Vorlagen passen.
Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.
Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,
Ehemalige Bezeichnung: “Globale Kontoeinstellungen”
Der Supportzugang wird im eigenen Reiter Supportzugang unter Einstellungen / Verwaltung verwaltet. Dort können Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten die grundsätzliche Zustimmung erteilen oder widerrufen.
für Login-Seite, Unterüberschriften in E-Mails und Hauptmenü oben rechts
Wenn aktiviert, stehen den Benutzern nur Vertreter mit denselben, explizit zugeordneten Unternehmen zur als mögliche Auswahl zur Verfügung. Auf diese Weise kann die Vertretungsauswahl effektiv und mit wenig Pflegeaufwand auf eine sinnvolle Benutzergruppe begrenzt werden.
Wichtige Hinweise:
“Benutzer selbst dürfen nur andere Freigeber als Freigabevertretung auswählen, welche eine Schnittmenge der explizit zugehörigen Unternehmen haben. (Innerhalb der Benutzerverwaltung weiterhin unbeschränkte Auswahlmöglichkeit.)”
Benutzer dürfen alle aktiven Freigeber als Freigabevertretung auswählen, unabhängig von Unternehmenszuordnungen
Wird hier keine Aufbewahrungszeit festgelegt, so gelten für alle FLOWWER-Unternehmen ohne eigene Werte die Werkseinstellungen.
Die gültigen Werte finden Sie in der Benutzeroberfläche.
Weitere Informationen finden Sie hier: Archiv
In der externen Login-Verwaltung sehen Administratoren alle eingerichteten Identitätsanbieter für die FLOWWER-Anmeldung über Single Sign On (SSO).
Hier lassen sich Anbieter hinzufügen, bearbeiten, deaktivieren oder löschen.
Externe Logins erweitern ein bestehendes Benutzerkonto.
Es entsteht kein zusätzlicher Benutzer und alle Dokumente, Freigaben und Einstellungen bleiben erhalten.
Jeder eingerichtete Anbieter wird mit seinen wichtigsten Einstellungen angezeigt.
Folgende Aktionen stehen je Anbieter zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Aktivieren / Sperren | Steuert, ob Benutzer sich darüber anmelden dürfen |
| Sortieren (⬆️⬇️) | Reihenfolge der Anbieter in der Liste ändern |
| Manuelle Einstellungen | Erweiterte Eingabefelder anzeigen (z. B. Endpunkte) |
| Löschen | Anbieter entfernt und externe Anmeldung deaktiviert |
Optionen pro Anbieter:
Über „Anbieter hinzufügen“ starten Sie den Assistenten zur Einrichtung eines neuen externen Anmeldedienstes.
FLOWWER bietet verschiedene vordefinierte Anbieterprofile an.
Je nach Auswahl stellt das System die passenden Eingabefelder bereit:
| Anbieter | Beschreibung | Weitere Info |
|---|---|---|
| Allgemein | Universelle OAuth 2 / OIDC-Einrichtung | |
| Microsoft Entra ID | Einrichtung über Microsoft Entra ID | SSO mit Entra ID einrichten |
| okta | FLOWWER als App Integration einrichten | |
| Keycloak | FLOWWER als Client einer Keycloak-Instanz einrichten | |
| Nextcloud OpenID Connect | Anbindung an eine Nextcloud-OIDC-Instanz |
Nach der Auswahl wechselt der Assistent automatisch zu den passenden Konfigurationsfeldern.
Im zweiten Schritt geben Sie die Verbindungsdaten ein, die im externen System hinterlegt wurden.
FLOWWER verwendet die Bezeichnungen des gewählten Anbieters, z. B. bei Microsoft Entra ID:
Hinweise im Dialog unterstützen dabei, die richtigen Einstellungen im Anbieter vorzunehmen (z. B. Aktivierung des E-Mail-Claims).
Mit „Hinzufügen“ wird der Anbieter gespeichert und erscheint in der Liste zur weiteren Verwaltung.
Meldet sich ein Benutzer erstmals über einen Anbieter an, verknüpft FLOWWER die externe Anmeldung automatisch mit dem passenden Benutzerkonto – wenn die gleiche E-Mail-Adresse übermittelt wird.
Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden oder stimmt sie nicht überein:
In diesem Bereich können Sie Benutzerrollen erstellen, um Benutzerrechte effizient zu verwalten.
Eine Benutzerrolle ist eine Sammlung spezifischer Rechte, die mit einem frei wählbaren Namen versehen wird.
Ein Benutzer kann entweder keine oder genau eine Benutzerrolle haben.
Die Zuweisung einer Benutzerrolle erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen und sorgt für eine konsistente Rechtevergabe.
Hilfe zur Zuweisung einer Rolle zu einem Benutzer: Benutzerverwaltung » Abschnitt: RoleGroup
Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status-E-Mails
Wird empfohlen, um Dokumente ohne Floww- bzw. Unternehmens-Zuweisung zu vermeiden.
Freigeberteams in FLOWWER ermöglichen es, mehrere Personen als Einheit mit definiertem Teilnahmemodus einer Floww-Stufe zuzuordnen.
Dies erleichtert die zentrale Verwaltung und sorgt für klare Zuständigkeiten – unabhängig von der eigentlichen Freigabereihenfolge, die separat über die Floww-Stufen gesteuert wird.
Frage: Kann eine Person in mehreren Freigeberteams sein?
Antwort: Ja, das ist möglich. Eine Person kann z. B. im „Team Finanzen“ normaler Freigeber und im „Team Einkauf“ ein Backup-Freigeber sein.
Frage: Was passiert, wenn ich neue Personen in ein Freigeberteam aufnehme oder deren Teilnahmemodus ändere?
Antwort: Diese Änderungen werden automatisch in allen Floww-Stufen wirksam, in denen das Freigeberteam hinterlegt ist. Sie müssen den Workflow nicht separat anpassen.
Die Werte sind rein informativ und erscheinen im Abschnitt „Bezahlt ohne SEPA-Export“ der „/gui/user/paymentstate“-Auswahlliste.
Wenn mehrere Unternehmen in FLOWWER verwaltet werden, kann es hilfreich sein, Einträge spezifisch für ein Unternehmen zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind Zahlungen über ein unternehmensspezifisches PayPal-Konto oder eine Kreditkarte, die nur für ein bestimmtes Unternehmen genutzt wird. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in der Unternehmensverwaltung.
In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.
Die Sektion Aktivierung/Features in den Systemeinstellungen bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung aller systemweiten Funktionen, die nur einmal für das gesamte Konto gebucht werden müssen. Im Gegensatz dazu gibt es Unternehmensfeatures, die pro FLOWWER-Unternehmen separat aktiviert werden. Diese werden in der Unternehmensverwaltung bearbeitet: Features/Teilrechnung
Zusätzlich zu den Buchungsmöglichkeiten werden Informationen, wie z.B. das Buchungsdatum, angezeigt.
Auch das Aufladen des Guthabens erfolgt von hier aus.
Gebuchte Features sind sofort verfügbar und ermöglichen es Unternehmen, flexibel und eigenständig neue Funktionen hinzuzufügen. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Funktionen wirklich benötigt werden, und zahlt nur für diese. Kündigungen einzelner Features sind monatlich möglich.
Änderungen können nur von Benutzern vorgenommen werden, welche die Berechtigung Aktivierung und Features verwalten besitzen. Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, diese Berechtigung ausschließlich dem Systemadministrator zuzuweisen, da hier auch das gesamte FLOWWER-Konto gekündigt werden kann.
Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature Branding / Corporate Design aktiv ist.
Änderungen (Uploads und Löschungen) werden SOFORT wirksam.
Mit dem Feature Angepasste E-Mails können die automatisch versendeten Status-Mails an die Corporate Identity des Unternehmens angepasst werden.
Folgende Anpassungen sind möglich:
Es kann festgelegt werden, welche Informationen die Status-E-Mails enthalten.
Für die folgenden Abschnitte bestimmt der Systembetreuer, welche Dokumentmerkmale angezeigt werden:
Dieser Bereich steht nur zur Verfügung, wenn das Feature Angepasste E-Mails aktiv ist.
Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.
Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...
Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.
Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit
Falls Sie mehrere FLOWWER-Unternehmen in Ihrem FLOWWER-Konto verwenden, können Sie für jedes Unternehmen eine eigene Rechnungsadresse hinterlegen.
In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.
Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.
Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.
Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Systemebene gilt für alle Unternehmen in FLOWWER.
Startmenü → Systemeinstellungen → Regeln für Datenfelder
Legen Sie hier allgemeingültige Regeln fest, die für jedes Unternehmen und jede Floww-Stufe gelten.
Regeln auf Systemebene werden von unternehmens- oder stufenspezifischen Regeln überschrieben, falls diese vorhanden sind.
Detaillierte Erklärungen zu Aufbau, Logik und Priorität von Regeln für Datenfelder finden Sie in der
Dokumentation zu Regeln für Datenfelder.
Mit dem Supportzugang können Sie dem FLOWWER-Support für einen konkreten Einsatz Zugriff auf Ihr FLOWWER-Konto geben. Sie wählen die Dauer und können die Freigabe vorzeitig beenden. Der Support verwendet einen eigenen Benutzer; Sie müssen keinen Benutzer anlegen und kein persönliches Passwort weitergeben.
Sie finden die Funktion unter Einstellungen / Verwaltung → Supportzugang. Eine Freigabe ist außerdem direkt im Feedbackformular möglich.
Der Supportzugang besteht aus zwei Schritten:
| Schritt | Bedeutung | Wer kann ihn ausführen? |
|---|---|---|
| Grundsätzliche Zustimmung | Erlaubt zeitlich begrenzte Supporteinsätze für dieses FLOWWER-Konto. | Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten |
| Zeitliche Freigabe | Öffnet den Supportzugang für die gewählte Dauer. | Aktive, bestätigte Kundenbenutzer, die die Anmeldeanforderungen des Kontos erfüllen |
Die Zustimmung allein öffnet noch keinen Zugang. Sie bleibt für weitere Supporteinsätze bestehen, bis ein entsprechend berechtigter Benutzer sie widerruft.
Die Freigabe gilt für das gesamte FLOWWER-Konto. Der Support kann im Rahmen seiner Berechtigungen Dokumente, Daten und Einstellungen zur Unterstützung einsehen und bearbeiten. Die Freigabe ist weder auf ein einzelnes Dokument beschränkt noch ein reiner Lesezugriff.
Fehlt Ihnen die Möglichkeit, die Zustimmung zu ändern, wenden Sie sich an einen Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten.
Sie können 1 bis 12 ganze Stunden wählen; voreingestellt sind 4 Stunden. Die Dauer beginnt mit der Aktivierung, auch wenn sich der Support erst später anmeldet.
FLOWWER bereitet die Einladung an supportzugang@flowwer.de automatisch zum Versand vor. Der Support erhält einen Link und Informationen zur Freigabedauer. Die für Ihr Konto geltende Pflicht zur Zwei-Faktor-Authentifizierung gilt auch für den Supportbenutzer.
Im Feedbackformular können Sie für Ihre Anfrage einen Supportzugang auswählen und die Dauer festlegen. Die grundsätzliche Zustimmung muss bereits vorliegen.
Eine Supportanfrage können Sie auch ohne neue Freigabe senden. Besteht bereits eine aktive Freigabe, wird diese verwendet und durch das Absenden nicht verlängert.
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Zustimmung fehlt | Ein berechtigter Benutzer muss den Supportzugang zunächst grundsätzlich erlauben. |
| Zustimmung liegt vor | Eine zeitlich begrenzte Freigabe ist möglich. Die Zustimmung allein erlaubt noch keine Anmeldung. |
| Supportzugang freigegeben – derzeit nicht verbunden | Die Freigabe läuft; der Support ist derzeit nicht verbunden. |
| FLOWWER-Support ist verbunden | Der Support ist aktuell mit diesem Konto verbunden. |
| Verbindungsstatus derzeit nicht verfügbar | Die Verbindung konnte nicht festgestellt werden. Daraus lässt sich weder eine bestehende noch eine beendete Verbindung ableiten. |
Bei einer aktiven Freigabe wird der Endzeitpunkt angezeigt. Im Kopfbereich von Einstellungen / Verwaltung sehen Sie außerdem einen Hinweis, wenn die grundsätzliche Zustimmung vorliegt. So müssen Sie dafür nicht jedes Mal den Reiter öffnen.
Über Supportzugang jetzt beenden im Reiter Supportzugang können Sie eine laufende Freigabe vorzeitig beenden. Die Supportanmeldung verliert damit ihre Gültigkeit. Die grundsätzliche Zustimmung bleibt bestehen, sodass später erneut eine zeitliche Freigabe möglich ist.
Spätestens zum angezeigten Endzeitpunkt läuft die Freigabe automatisch ab. Auch eine bereits bestehende Supportanmeldung darf danach nicht weiterverwendet werden.
Wenn Sie die grundsätzliche Zustimmung ausschalten, endet ebenfalls eine laufende Freigabe. Weitere Freigaben sind erst nach erneuter Zustimmung möglich.
Das Erteilen und Widerrufen der Zustimmung sowie das Aktivieren und vorzeitige Beenden einer Freigabe werden im Protokoll des FLOWWER-Kontos mit Zeitpunkt und auslösendem Benutzer festgehalten. Beim Aktivieren wird auch der Endzeitpunkt der Freigabe protokolliert.
Verwenden Sie Status aktualisieren beziehungsweise Erneut laden, um den aktuellen Stand zu prüfen. Zeigt FLOWWER bereits eine aktive Freigabe an, ist keine weitere Aktivierung erforderlich.
Im Feedbackformular können die Anfrage und die Supportfreigabe unterschiedliche Ergebnisse haben: Die Anfrage kann bereits übermittelt sein, obwohl die anschließende Freigabe nicht bestätigt werden konnte. Beachten Sie deshalb beide Rückmeldungen und senden Sie eine bereits bestätigte Anfrage nicht erneut.
Bei Problemen mit dem automatisch verwalteten Supportbenutzer wenden Sie sich an supportzugang@flowwer.de. Legen Sie dafür keinen weiteren Benutzer mit dieser Adresse an.
Schalten Sie den Filter “Allgemeine Protokolle” ab, um nur E-Mail-bezogene Protokolleinträge zu sehen.