Die Checkliste dient als verbindliches Todo-Feld für Freigeber: Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ werden dokumentenindividuell erfasst und mit einer Floww-Stufe verknüpft. Eine Freigabe ist erst möglich, wenn alle zugehörigen Todos erledigt sind.
Vorlagen im Floww
Im Floww-Editor können wiederkehrende Checklistenpunkte vordefiniert werden. Während der Dokumentbearbeitung lässt sich diese Vorlage über den dafür vorgesehenen Button auf das aktuelle Dokument anwenden.
Nach der Anwendung werden die Vorlagenpunkte zu normalen dokumentbezogenen Checklisten-Einträgen. Sie können anschließend bearbeitet, erledigt oder wieder geöffnet werden und unterliegen denselben Berechtigungen und Protokollierungsregeln wie manuell angelegte Einträge.
Die Vorlage wird derzeit manuell während der Dokumentbearbeitung angewendet. Eine spätere automatische Anwendung über Triggers & Jobs ist geplant, aber noch nicht Bestandteil der Funktion.
Funktionen
Dokumentenbezogene Checklisten
Jedes Dokument verfügt über eine eigene Checkliste für dokumentbezogene Aufgaben.
Verbindlichkeit durch Floww-Stufen-Verknüpfung
Checklisten-Einträge sind einer Floww-Stufe zugeordnet.
Solange offene Einträge existieren, kann das Dokument die zugeordnete Stufe nicht erfüllen und somit nicht weiter freigegeben werden.Statusverwaltung pro Eintrag
Checklisten-Einträge können als offen oder erledigt markiert und bei Bedarf erneut geöffnet werden.
Löschverhalten
Nur offene Einträge können gelöscht werden; erledigte Einträge müssen zuvor wieder geöffnet werden.
Berechtigungssteuerung
Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Checklisten-Einträgen erfordert die Berechtigung „Dokumentdaten bearbeiten“.
Das Markieren eines Eintrags als erledigt ist für alle Freigeber möglich.Protokollierung
Alle Änderungen an der Checkliste werden auf dem Audit-Trail des Dokuments protokolliert.