Systembereich

• 1: Benutzerverwaltung
• 1.1: Vertretungsübersicht
• 1.2: Anmeldung / Sicherheit
• 1.3: Einstellungen
• 1.4: Berechtigungen / Rolle
• 1.5: Unternehmen
• 1.6: API-Benutzer
• 1.7: Neuen Benutzer anlegen
• 2: Unternehmen (und Flowws)
• 2.1: Basisdaten
• 2.2: Features/Teilrechnung
• 2.3: CompanyMail
• 2.4: Schnittstellen / Datenweitergabe
• 2.5: Floww-Editor
• 2.5.1: Einstellungen
• 2.5.2: Regeln für Floww-Stufen
• 2.5.3: Sofortfreigabe
• 2.5.4: Supervisoren
• 2.5.5: Regeln für Datenfelder an einem Floww
• 2.5.6: Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber
• 2.6: Regeln für Datenfelder (Unternehmen)
• 2.7: Zahlungsverwaltung (Einstellungen)
• 2.8: Triggers und Jobs
• 2.9: Belegaufteilungs-Vorlagen
• 2.10: Stammdaten
• 2.11: Lieferanten
• 2.12: Zahlungsbedingungen in den Lieferantenstammdaten
• 2.13: Archivierung
• 2.14: Protokoll
• 3: Systemeinstellungen
• 3.1: Basisdaten / Sicherheit
• 3.2: Archivierung
• 3.3: Externe Login-Verwaltung
• 3.4: Verwaltung von Benutzerrollen
• 3.5: Status-Mails
• 3.6: Dokumentvorgaben
• 3.7: Freigeberteams
• 3.8: Zahlungsverwaltung (Einstellungen)
• 3.9: Währungen
• 3.10: Aktivierung/Features (Marktplatz)
• 3.11: Branding / Corporate design (GUI-Anpassungen)
• 3.12: E-Mail-Anpassungen
• 3.13: Rechnungen/Buchungen
• 3.14: Benutzerdefinierte Datenfelder
• 3.15: Regeln für Datenfelder (Systemeinstellungen)
• 4: Zeitlinie

1 - Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.

Übersichten auf der Startseite

Über die Startseite der Benutzerverwaltung erreichen Sie neben der Benutzerliste auch die Vertretungsübersicht. Sie zeigt kontoweit Abwesenheiten, eingesetzte Vertreter und mögliche Konflikte.

Neuen Benutzer anlegen

Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail. In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein eigenes, persönliches Kennwort vergeben kann. Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.

Benutzerkonto deaktivieren

FLOWWER bietet die Möglichkeit, ein Benutzerkonto zu deaktivieren.
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr an der FLOWWER-Oberfläche anmelden, das Konto bleibt jedoch weiterhin im System bestehen.

Diese Funktion ist besonders nützlich in folgenden Situationen:

• Vorübergehende Abwesenheit: Wenn ein Benutzer zum Beispiel länger krank ist oder in Mutterschutz geht, kann das Konto deaktiviert werden, ohne es löschen zu müssen. Nach der Rückkehr lässt sich das Konto einfach wieder aktivieren.
• Ausscheiden aus dem Unternehmen / Kündigung: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann sein Konto zunächst deaktiviert bleiben. So bleibt der Zugriff auf bereits erstellte oder zugewiesene Dokumente erhalten. Eine Freigabevertretung kann eingerichtet werden, um offene Aufgaben in Ruhe zu übernehmen. Eine spätere Löschung des Kontos ist optional.

Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass das Benutzerkonto nicht mehr verwendet werden kann, ohne dass dabei Informationen oder Zuweisungen verloren gehen.

Tipp: Über den Freigabemonitor lässt sich schnell überprüfen, ob bei dem Benutzer noch Dokumente zur Freigabe vorliegen.

Import von Benutzern

TBD

1.1 - Vertretungsübersicht

Die Vertretungsübersicht stellt die Freigabevertretungen des gesamten FLOWWER-Kontos in einer gemeinsamen Ansicht dar. Im Gegensatz zur Bearbeitung eines einzelnen Benutzerkontos zeigt sie nicht nur eine einzelne Vertretung, sondern den Gesamtzusammenhang.

Wo finde ich die Vertretungsübersicht?

Öffnen Sie die Benutzerverwaltung. Auf deren Startseite kann die Vertretungsübersicht aufgerufen werden.

Ansichten

Abwesenheiten

Diese Sicht beantwortet die Frage: Wer ist abwesend?
Sie zeigt die hinterlegten Abwesenheitszeiträume und den jeweils eingesetzten Vertreter.

Vertreter

Diese Gegenansicht beantwortet die Frage: Wer vertritt andere Benutzer?
Dadurch ist auf einen Blick erkennbar, für welche Benutzer und Zeiträume eine Person als Vertreter eingesetzt ist.

Konflikte erkennen

FLOWWER weist in der Übersicht auf problematische Konstellationen hin. Dazu gehört insbesondere, wenn ein eingesetzter Vertreter im selben Zeitraum selbst abwesend ist. So lassen sich unpraktikable Vertretungsketten frühzeitig erkennen und korrigieren.

Weitere Informationen zur grundsätzlichen Funktionsweise finden Sie unter Freigabevertretung.

1.2 - Anmeldung / Sicherheit

Zugangsdaten (Admin)

In diesem Bereich können Sie die Zugangsdaten des ausgewählten Benutzers verwalten, ein neues Passwort setzen und sicherheitsrelevante Einstellungen vornehmen.

Verwendung externer Logins

• Externe Anmeldung (SSO) erlauben
  Der Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder unter Verwendung einer externen Anmeldung (sprich: SSO) anmeldet.
  Legen Sie ein FLOWWER-Passwort fest.

• Externe Anmeldung (SSO) erzwingen
  Der Benutzer darf sich nur unter Verwendung von SSO an FLOWWER anmelden.
  Hierfür muss mindestens ein Anbieter für externe Anmeldungen konfiguriert sein: Externe Login-Verwaltung
  Das FLOWWER-Passwort muss entfernt werden!

• Externe Anmeldung (SSO) verbieten
  Der Benutzer darf externe Anmeldungen nicht verwenden, selbst wenn entsprechende Anbieter konfiguriert sind.
  Das FLOWWER-Passwort muss festgelegt sein, ansonsten ist keine Anmeldung möglich!

Anmeldename

Inhalt kommt noch

Vollständiger Anzeigename

Inhalt kommt noch

E-Mail

Inhalt kommt noch

Externe Anmeldungen (SSO)

Inhalt kommt noch

Two-Factor Authentifizierung (2FA)

Inhalt kommt noch

Passwort

In diesem Bereich können Sie als Administrator dem ausgewählten Benutzer manuell ein Passwort zuweisen.
Ein unbestätigtes Benutzerkonto wird dadurch automatisch bestätigt.

Falls für den Benutzer die Nutzung einer externen Anmeldung (SSO) erzwungen ist, können Sie ein hinterlegtes Passwort vollständig entfernen.

1.3 - Einstellungen

Freigabevertretung

Siehe Freigabevertretung

1.4 - Berechtigungen / Rolle

Benutzerrolle

Hier können Sie dem Benutzer eine Rolle zuordnen - wählen Sie einfach die gewünschte Benutzerrolle aus der Liste aus.
Die zugeordnete Benutzerrolle wird an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Informationen zur Bearbeitung von Benutzerrollen finden Sie hier: Systemeinstellungen » Benutzerrollen

Berechtigungen

Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.

Zuordnungsübersicht des Benutzers

Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei

• indirekt als Mitglied eines Flowws (Freigeber/Supervisor) oder
• direkt durch manuelle Zuordnung des Benutzers zu Unternehmen

1.5 - Unternehmen

Standard Unternehmen

Zuordnung des Benutzers zu Unternehmen

Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochgeladen werden.

1.6 - API-Benutzer

Anleitung für die Erstellung

1.7 - Neuen Benutzer anlegen

Erklärungen zur GUI:

1. Vollständiger Anmeldename

   Name des Benutzers (z.B. Max Mustermann). Wird in der Benutzeroberfläche angezeigt und in Status-Mails verwendet.

• E-Mail

  E-Mail Adresse des Benutzers. Wird für den Versand von Status-Mails verwendet.
  Muss nicht eindeutig sein - mehrere Benutzer können sich eine Mailadresse (Gruppenpostfach) teilen.

• Anmeldename

  Für den Login per Anmeldename+Passwort verwendeter Anmeldename.

• Rolle

  Dem neuen Benutzer zugewiesene Benutzerrolle.

  Info

  Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn wenigstens eine Benutzerrolle (Berechtigungsgruppe) angelegt ist.

• Standardsprache

  Aktivierte Sprache - kann jederzeit in Persönliche Einstellungen » Einstellungen geändert werden.
  Steuert die Sprache der Einladungsmail und Willkommensmail

• Verwendung externer Logins

  • Externe Anmeldung (SSO) erlauben

    Der Benutzer kann während des Loginvorgangs selbst entscheiden, ob er sich über Anmeldename+Kennwort oder per Single Sign-On / Externe Anmeldungen anmeldet

  • Externe Anmeldung (SSO) erzwingen

    Der Benutzer darf sich nur per SSO anmelden.
    Der Login per Anmeldename+Kennwort ist für diesen Benutzer nicht erlaubt.

  • Externe Anmeldung (SSO) verbieten

    Der Benutzer darf sich nur per Anmeldename+Kennwort anmelden.
    Die Nutzung von SSO ist für diesen Benutzer nicht erlaubt.
  Info

  Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn wenigstens ein Anbieter für externe Logins konfiguriert ist.

• Einladung per E-Mail senden

2 - Unternehmen (und Flowws)

Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.

2.1 - Basisdaten

Einstellungen

Unternehmensname

Legt den Namen des Unternehmens fest, welcher in der Benutzeroberfläche, Berichten und Exporten verwendet wird.
Er dient als zentrale Referenz für die Unternehmensidentität innerhalb der Anwendung.

Umsatzsteuer-ID

Die “USt-ID” eines FLOWWER-Unternehmens wird benötigt, damit das System gefundene USt-IDs korrekt zuordnen und die eigene USt-ID von denen anderer Unternehmen unterscheiden kann.
Dies ist essenziell für die Datenextraktion.

Steuernummer

Die nationale Steuernummer des Unternehmens.

Nummernkreis Lieferant

Sobald ein Bereich definiert ist, erhalten neu angelegte Lieferanten einen Nummernvorschlag aus diesem Bereich.
Für die Arbeit mit DATEV empfiehlt sich 70000 bis 79999.

Standard-Steuersatz

Sind keine Daten für eine Belegaufteilung vorhanden, wird dieser Steuersatz als erster Wert vorgeschlagen.

Sachkontenlänge

Wenn angegeben, werden die Stammdaten des Unternehmens geprüft und bei Bedarf eine entsprechende Warnung ausgegeben.

Nettobetrag mit Bagatellgrenze vergleichen

Die Bagatellgrenze kann an einzelnen FLOWW-Stufen definiert werden und bestimmt, ob ein Dokument nach der festlegenden Stufe automatisch auf ‘Freigegeben’ gesetzt wird.
Da heißt, unterschreitet der Betrag des Dokuments (brutto oder netto, je nach Einstellung) die festgelegte Bagatellgrenze, wird die Freigabe an dieser Stelle beendet und das Dokument gilt als freigegeben.

Vorsteuerausschluss

Diese Option legt fest, ob im Bereich der Belegaufteilung (Kostenstellenzuordnung) Auswahlfelder zur Steuerung des Vorsteuerabzug eingeblendet werden. Dokumente, für welche “Keine Vorsteuer” aktiviert wurde, werden bei der Verarbeitung über eine Schnittstelle wie mit 0% Umsatzsteuer behandelt. Diese Einstellung ermöglicht, für jedes Dokument individuell zu entscheiden, ob es mit oder ohne Vorsteuerabzugsmöglichkeit in der Buchhaltung erscheint.

Erklärung der Werte

• Verbergen: kein Auswahlfeld
• Anzeigen: zeigt während der Belegaufteilung ein Auswahlfeld. Damit kann der Vorsteuerabzug für das Dokument deaktiviert werden.
• Anzeigen und voraktivieren: bietet die gleiche Funktionalität wie “Anzeigen”, zusätzlich ist die Option jedoch standardmäßig für jedes Dokument voraktiviert.
  Mit dieser Auswahl wird für alle Dokumente der Vorsteuerabzug automatisch ausgeschlossen, sofern keine manuelle Anpassung erfolgt.

Wichtig: Bei Verwendung der Option bleibt das Dokument dabei unverändert. Es werden lediglich die Aufteilungsdaten mit 0 % Steuer übertragen. Da die FLOWWER-Schnittstellen mit Bruttobeträgen arbeiten, sind keine zusätzlichen Umrechnungen in FLOWWER erforderlich.
Diese Verbesserung reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den Workflow bei der vorbereitenden Buchführung.

Vorlage/Template für FiBu-Notiz

Mit dieser Funktion können Sie einen vordefinierten Textbaustein (Template) für FiBu-Notizen erstellen, die Dokumente des Unternehmens betreffen.
Verwenden Sie im Template den Platzhalter {text}. FLOWWER ersetzt ihn durch die Benutzereingabe bei Ausgabe auf dem Audit-Trail / Protokoll.

Beispiel:

• Template: “Hinweis: {text} wurde überprüft.”
• Benutzereingabe: “Rechnungsbetrag”
• Ergebnis: “Hinweis: Rechnungsbetrag wurde überprüft.”

Diese Funktion spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit in den Notizen und reduziert Eingabefehler.

Dokumenttypen

Über diese Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen des Unternehmens und deren Reihenfolge fest. Der erste Eintrag der Liste ist gleichzeitig der Standard-Dokumenttyp des Unternehmens.

Der Standard-Dokumenttyp wird bei neuen Dokumenten verwendet beziehungsweise vorausgewählt, sofern keine andere konkrete Zuordnung erfolgt. Die Reihenfolge ist daher nicht nur eine optische Sortierung.

Systemstandard ist Rechnungseingang.

2.2 - Features/Teilrechnung

2.3 - CompanyMail

Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.

Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.

Profile

Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche Dokumentarten aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll. So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen. Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.

Einstellungen (je Profil)

Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER-Kontokennung (FKK) abgeleitet werden können.

CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.

CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).

E-Mail direkt in Floww

Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.

Adressbildung bei CompanyMail

Für jeden Floww erzeugt FLOWWER automatisch eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Eingang über CompanyMail.
Diese Adressen können auf zwei Arten gebildet werden:

1. Interne Floww-ID (immer automatisch verfügbar)

Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+1423@mail.flowwer.de

• Die Zahl hinter dem Plus-Zeichen entspricht der internen Floww-ID.
• Diese Adresse wird automatisch generiert, sobald der Floww existiert.
• Es ist keine weitere Konfiguration notwendig.
• Wichtig:
  Wenn ein Floww gelöscht und neu angelegt wird, ändert sich auch die Floww-ID.
  Dadurch ändert sich auch die E-Mail-Adresse.
  Extern verwendete Adressen mit interner Floww-ID sind daher bei späteren Floww-Änderungen nicht stabil.

2. Floww-Alias (empfohlen für stabile externe Adressen)

Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de

• Ein Alias wird manuell im CompanyMail-Profil unter Floww-Aliasse für jeden Floww definiert.
• Der Alias-Name ersetzt die interne Floww-ID in der E-Mail-Adresse.
• Aliasnamen können frei gewählt und jederzeit neu zugewiesen werden.
• Vorteil:
  Die externe E-Mail-Adresse bleibt dauerhaft stabil, selbst wenn der zugehörige Floww später gelöscht, neu angelegt oder geändert wird.
• Empfehlung:
  Verwenden Sie für produktive E-Mail-Adressen, insbesondere wenn externe Absender (z. B. Lieferanten) direkt an FLOWWER senden, immer einen Floww-Alias.

Zusammenfassung

Vergleich zu MailToFlowwer

CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.

2.4 - Schnittstellen / Datenweitergabe

In diesem Bereich können die Schnittstellen für das FLOWWER-Unternehmen aktiviert und konfiguriert werden.
Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Übertragung von Daten zu externen Systemen und sorgen dafür, dass Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen.

Aktive Schnittstellen (Oberer Bereich)

Im oberen Bereich werden alle für das Unternehmen aktiven Schnittstellen angezeigt.
Für jede aktivierte Schnittstelle stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Konfiguration: Über den Link „konfigurieren…“ können spezifische Einstellungen, wie Zugangsdaten oder Zielsysteme, angepasst werden.
• Deaktivierung: Falls eine Schnittstelle nicht mehr benötigt wird, kann sie hier deaktiviert werden.

Dieser Bereich bietet eine klare Übersicht über die aktuell verwendeten Schnittstellen und erlaubt deren Verwaltung.

Weitere Schnittstellen (Unterer Bereich)

Hier werden alle Schnittstellen angezeigt, die für das Unternehmen verfügbar, jedoch nicht aktiv sind.
Über den “Aktivieren”-Link einer Schnittstelle können Sie die erforderliche Konfiguration vornehmen und die Schnittstelle aktivieren.
Nach erfolgter Aktivierung wird die Schnittstelle im oberen Bereich aufgeführt.

Dieser Bereich dient dazu, neue Schnittstellen schnell und einfach zu integrieren und somit die Funktionalität Ihres FLOWWER-Systems zu erweitern.

2.5 - Floww-Editor

Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:

Damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.

Beispiel-Workflows finden Sie hier: /knowledge-base/workflow-examples

Wiederkehrende Aufgaben können im Floww außerdem als vordefinierte Checklistenpunkte hinterlegt werden.

2.5.1 - Einstellungen

FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Mehrfach-Freigabe

Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:

1. Mehrfach-Freigabe ‘Möglich’

   Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Freigabevertretung hinzugezogen wird.

2. Mehrfach-Freigabe ‘nur durch Vertretung’

   Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
   Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.

3. Mehrfach-Freigabe ‘Niemals’

   Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)

Das Verbot gilt grundsätzlich für den gesamten Floww. In den Regeln einer einzelnen Floww-Stufe kann jedoch gezielt eine Ausnahme aktiviert werden. Dadurch bleiben beispielsweise frühe Bearbeitungs- und Verteilungsstufen flexibel, während spätere Freigabestufen weiterhin gegen doppelte Freigaben abgesichert sind.

Nominierung für Sichtbarkeit notwendig

Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.

Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.

2.5.2 - Regeln für Floww-Stufen

Übersicht

Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.

Einstellungen (Stufe)

• Name

  Alternativer Anzeigename.
  Beispiele:

  • Sachliche Freigabe
  • Freigabe durch Geschäftsleitung

  Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.

• Beschreibung

  Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
  Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.

• Anzahl nötiger Freigaben

  Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
  Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.

• Batagellgrenze

  Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
  Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.

  Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.

  Tipp

  Es kann für jede Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann z.B. bei Beträgen bis 100 Euro ein Dokument bereits nach der 1. Stufe freigeben sein, bei Beträge bis 500 Euro nach der 2. Stufe usw.

• Stufe nicht überspringbar

  Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.

• Ausnahme vom Verbot der Mehrfachfreigabe

  Ist die Mehrfachfreigabe in den Floww-Einstellungen grundsätzlich eingeschränkt, kann diese Einschränkung für die aktuelle Floww-Stufe gezielt aufgehoben werden.
  Dadurch darf ein Benutzer in dieser Stufe erneut freigeben, obwohl bereits in einer früheren Stufe eine Freigabe erfolgt ist. Die Einstellung verändert keine Freigeberlisten, Nominierungen oder Routing-Regeln zwischen den Stufen.

• Bearbeitung verbieten

  Diese Einstellung verhindert die Bearbeitung der Dokumentdaten, solange sich das Dokument in der betreffenden Floww-Stufe befindet. Sie setzt damit für diese Stufe eine eventuell vorhandene Berechtigung Dokumentdaten bearbeiten außer Kraft.
  So kann ein Dokument beispielsweise nach der abschließenden Prüfung durch die Buchhaltung für nachfolgende Geschäftsführungsfreigaben festgeschrieben werden, ohne denselben Benutzern die Bearbeitungsberechtigung in anderen Flowws zu entziehen.

  Benutzer mit administrativen Berechtigungen können die Bearbeitung trotz des Verbots bewusst anfordern. FLOWWER zeigt dabei einen Hinweis auf die aktive Sperre an.

Freigeberliste (Stufe)

Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.

In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.

Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf Freigeber/-Team und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.

Einstellungen je Freigeber

Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.

• Teilnahmemodus

  Hier legen Sie fest, auf welche Weise der Freigeber an der gewählten Floww-Stufe des Flowws teilnimmt.
  Informationen zu den auswählbaren Werten finden Sie hier: Teilnahmemodus

• Direkte Stufen-Erhöhung

  Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.

• Freigabe vererben/schleppen

  Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
  Er muss somit nicht erneut freigeben.

  Einschränkung

  Ist Freigabe schleppen aktiv, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
  Grund ist, dass die vorhergehende Stufe möglicherweise vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt wird und somit kein Benutzer die Gelegenheit zur Nominierung der Freigeber für die nachfolgende Stufe erhält.

2.5.3 - Sofortfreigabe

Funktionsweise im Detail

• Automatische Freigabe:
  Sobald ein Dokument einem Floww mit aktiviertem Sofortfreigabemodus zugewiesen wird, wird sein Status unter Berücksichtigung der geltenden Regeln für Datenfelder sofort auf „freigegeben“ gesetzt. Dadurch entfällt der sonst erforderliche Freigabeprozess.

• Voraussetzung – Supervisor-Zuweisung:
  Um den Sofortfreigabemodus zu aktivieren, muss dem Floww mindestens ein Supervisor zugewiesen sein.
  Diese Maßnahme dient dem Schutz: Ohne einen zugewiesenen Supervisor sind die Auswirkungen in den meisten Anwendungsfällen unvorhersehbar und ungewollt.

• Berechtigungssteuerung:
  Es besteht die Möglichkeit, die Zuweisung von Dokumenten an einen Floww mit Sofortfreigabe ausschließlich auf Supervisoren zu beschränken.
  Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzer ohne ausreichendes Hintergrundwissen versehentlich den Freigabeprozess umgehen.
  Zudem kann so sichergestellt werden, dass normale Anwender nicht in der Lage sind, den etablierten Freigabeprozess zu umgehen.

2.5.4 - Supervisoren

Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.

Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben. Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.

Supervisoren müssen nicht in den Floww-Stufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.

Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.

Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.

2.5.5 - Regeln für Datenfelder an einem Floww

Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Floww-Stufenebene gilt nur innerhalb der ausgewählten Floww-Stufe.

Pfad in der GUI

Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Flowws → [Floww auswählen] → Regeln für Datenfelder

Verwendung

Legen Sie hier Regeln fest, die nur für diese Floww-Stufe gelten.
Stufenregeln überschreiben sowohl systemweite als auch unternehmensweite Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.

2.5.6 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber

Manche Freigaben erfordern klare Trennung. Mit gegenseitig ausgeschlossenen Freigebern verhindert FLOWWER, dass bestimmte Personen ein und dasselbe Dokument gemeinsam freigeben. Das unterstützt Compliance-Vorgaben und reduziert Interessenkonflikte, zum Beispiel bei familiären Beziehungen.

Die Konfiguration erfolgt im Floww-Editor.

Berechtigungen

Für Änderungen in diesem Bereich sind zwei Berechtigungen erforderlich:

• Unternehmen und Flowws verwalten
  Diese Berechtigung ist grundsätzlich notwendig, um Flowws bearbeiten zu dürfen.

• Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
  Diese zusätzliche Berechtigung ist speziell für diesen Bereich erforderlich. Dadurch bleibt die Funktion bewusst geschützt, sodass normale Prozessmanager (mit „Unternehmen und Flowws verwalten“) diesen sensitiven Bereich nicht automatisch mitändern können.

Ausschlussgruppe anlegen

1. Öffnen Sie im Floww-Editor den Bereich Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber.
2. Wählen Sie in der Liste die Personen aus, die sich gegenseitig ausschließen.
3. Klicken Sie auf Anlegen.

Sobald mindestens zwei Personen ausgewählt sind, werden die Aktionen Anlegen und Hinzufügen verfügbar.

Bestehende Ausschlussgruppe erweitern

1. Wählen Sie in der Personenliste die Person aus, die zur Gruppe hinzugefügt werden soll.
2. Markieren Sie die gewünschte Ausschlussgruppe.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

FLOWWER zeigt die aktuell ausgewählten Personen und Gruppen zusätzlich im mittleren und rechten Bereich zur Kontrolle an.

2.6 - Regeln für Datenfelder (Unternehmen)

Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Unternehmensebene gilt nur für dieses Unternehmen.

Pfad in der GUI

Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Regeln für Datenfelder

Verwendung

Legen Sie hier unternehmensspezifische Regeln fest, die nur für das ausgewählte Unternehmen gelten.
Unternehmensregeln überschreiben die systemweiten Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.

2.7 - Zahlungsverwaltung (Einstellungen)

Bezahlart

Hier lassen sich die Einträge der ‘/gui/user/paymentstate’-Dropdownliste für Dokumente dieses Unternehmens festlegen.
Die Werte werden mit den in den Systemeinstellungen hinterlegten Einträgen kombiniert.

Bankverbindungen

In diesem Bereich können Bankverbindungen hinterlegt werden, die für den SEPA-Export der FLOWWER-Zahlungsverwaltung auswählbar sind. Diese Bankverbindungen sind im SEPA-Export per Dropdown auswählbar.
Der SEPA-Export ist Teil des FLOWWER-Moduls “Zahlungsverwaltung” und ermöglicht die standardisierte Vorbereitung von Zahlungen.

2.8 - Triggers und Jobs

Im Bereich „Triggers und Jobs“ wird die spezifische Konfiguration des “Triggers und Jobs”-Systems für das aktuell gewählte FLOWWER-Unternehmen festgelegt.

2.9 - Belegaufteilungs-Vorlagen

Zweck

Mit Belegaufteilungs-Vorlagen können wiederkehrende Kontierungen und Verteilungen einmalig im Unternehmen hinterlegt und später auf Dokumente angewendet werden.

Eine Vorlage kann beispielsweise festlegen:

• welche Kostenstellen verwendet werden,
• welche Konten und BU-Schlüssel eingetragen werden,
• welcher Buchungstext verwendet wird,
• und wie ein Betrag prozentual oder gewichtet auf mehrere Positionen verteilt wird.

Die Vorlage enthält keinen festen Steuersatz. Beim Anwenden bestimmt FLOWWER den Steuersatz aus den Steuerdaten des Dokuments oder aus der gewählten Berechnungsgrundlage. Dadurch kann dieselbe Vorlage auf eine oder mehrere Steuergruppen angewendet werden.

Vorlagen verwalten

Vorlagen werden pro Unternehmen verwaltet. Zum Bearbeiten ist die Berechtigung zum Verwalten von Unternehmen und Flowws erforderlich.

1. Öffnen Sie das gewünschte Unternehmen.
2. Wechseln Sie zu Belegaufteilung (Vorlagen).
3. Legen Sie eine neue Vorlage an oder öffnen Sie eine vorhandene Vorlage.
4. Wählen Sie die Vorlagenart und pflegen Sie die Positionen.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Vorlagen gezielt anbieten

Belegaufteilungs-Vorlagen können einem Lieferanten oder Floww zugeordnet werden. Bei der Dokumentbearbeitung bietet FLOWWER die Vorlagen an, die zum aktuellen Lieferanten oder Floww gehören. Sind an beiden Stellen Vorlagen hinterlegt, werden diese zusammengeführt. Lieferant, Floww und Vorlage müssen zum selben Unternehmen gehören. Die Lieferantenzuordnung wird im Lieferantenstamm gepflegt.

Vorlagenarten

Prozentuale Verteilung

Jede Position erhält einen festen prozentualen Anteil. Die Summe aller Anteile muss genau 100 % ergeben. Negative Anteile sind nicht zulässig.

Beispiel:

Gewichtete Verteilung

Die Werte beschreiben ein Verhältnis. Sie müssen zusammen eine positive Verteilungsbasis ergeben; negative Werte sind nicht zulässig.

Beispiel:

FLOWWER verteilt den Betrag im Verhältnis 2 : 1, also zu zwei Dritteln und einem Drittel.

Positionen ohne Betragsverteilung

Diese Vorlagenart legt die vorbereiteten Positionen mit ihren Stammdaten an, verteilt jedoch keine Brutto- oder Nettobeträge. Der Verteilungswert der Positionen wird nicht verwendet. Sie eignet sich beispielsweise, wenn Konten, Kostenstellen und Buchungstexte vorbereitet, die Beträge aber anschließend manuell erfasst werden sollen.

Felder einer Vorlagenposition

Je Position können folgende Werte hinterlegt werden:

• Anteil beziehungsweise Gewicht,
• Kostenstelle,
• Kostenstelle 2,
• Konto,
• BU-Schlüssel,
• Name beziehungsweise Buchungstext.

Beim Anwenden ergänzt FLOWWER hinterlegte Stammdaten, soweit passende Informationen im Unternehmen vorhanden sind.

Vorlage auf ein Dokument anwenden

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Öffnen Sie den Bereich Belegaufteilung.
3. Klappen Sie Belegaufteilungs-Vorlagen auf.
4. Wählen Sie die Vorlage. Die Auswahl ist nach Vorlagen mit und ohne Betragsverteilung gruppiert.
5. Wählen Sie gegebenenfalls die Anwendung, die Berechnungsgrundlage, die Steuergruppe und den aufzuteilenden Betrag.
6. Prüfen Sie die angezeigte Auswirkung und wenden Sie die Vorlage an.

Welche Auswahlfelder angezeigt werden, hängt von den vorhandenen Dokumentdaten und der gewählten Vorlagenart ab.

Anwendung auf vorhandene Aufteilungen

Bei Vorlagen mit Betragsverteilung stehen abhängig von den Dokumentdaten bis zu drei Anwendungsarten zur Verfügung.

Vorhandene Aufteilung ersetzen

Die von der Auswahl erfasste Aufteilung wird neu aus der Vorlage erzeugt.

• Bei allen Steuergruppen wird die vollständige Belegaufteilung ersetzt.
• Bei einer einzelnen Steuergruppe wird nur diese Steuergruppe ersetzt. Andere Steuergruppen bleiben unverändert.
• Bei einer Berechnung über die Dokumentgesamtsumme wird die Belegaufteilung durch eine neue Steuergruppe mit dem gewählten Steuersatz ersetzt.

Nur verbleibende Beträge aufteilen

Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. FLOWWER ermittelt den noch nicht zugeordneten Betrag und fügt die aus der Vorlage erzeugten Positionen hinzu. Bei vorhandenen Steuerdaten wird der Restbetrag für jede Steuergruppe getrennt aus Netto- und Steuerbetrag berechnet. Dadurch können beispielsweise direkt zuordenbare Rechnungspositionen manuell erfasst und nur die verbleibenden Beträge prozentual verteilt werden. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.

Bestimmten Teilbetrag aufteilen

Sie können einen Bruttoteilbetrag innerhalb einer bestimmten Steuergruppe nach der gewählten Vorlage verteilen. Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. Dadurch kann derselbe Steuersatz nacheinander mit mehreren Vorlagen aufgeteilt werden. Der eingegebene Betrag darf den noch offenen Betrag der Steuergruppe nicht überschreiten. Bei nur einer Steuergruppe verwendet FLOWWER diese automatisch. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.

Berechnungsgrundlage

Steuerzusammenfassungen des Dokuments

FLOWWER verwendet die am Dokument vorhandenen Steuerdaten. Für jeden Steuersatz werden Steuerbasis und Steuerbetrag zusammengefasst und getrennt auf die Vorlagenpositionen verteilt. Enthält das Dokument mehrere Steuersätze, können Sie wählen:

• Alle Steuergruppen: Die Vorlage wird auf jede vorhandene Steuergruppe angewendet.
• Eine bestimmte Steuergruppe: Die Vorlage wird nur auf den ausgewählten Steuersatz angewendet.

Damit können für unterschiedliche Steuersätze nacheinander unterschiedliche Vorlagen verwendet werden. Bei nur einer vorhandenen Steuergruppe wird die Auswahl nicht angezeigt; FLOWWER verwendet diese Gruppe automatisch.

Dokumentgesamtsumme mit Standardsteuersatz

FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments und verwendet den im Unternehmen hinterlegten Standardsteuersatz. Diese Auswahl ist nur verfügbar, wenn ein gültiger Standardsteuersatz und die für die Vorlage benötigte Dokumentgesamtsumme vorhanden sind.

Dokumentgesamtsumme mit eigenem Steuersatz

FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments mit einem von Ihnen eingegebenen Steuersatz. Diese Auswahl eignet sich insbesondere, wenn keine Steuerzusammenfassungen vorhanden sind oder bewusst eine einzelne Steuergruppe erzeugt werden soll.

Berechnung und Rundung

FLOWWER verteilt Geldbeträge centgenau. Entstehende Rundungsreste werden nachvollziehbar auf die Vorlagenpositionen verteilt, sodass die Summe der erzeugten Positionen wieder dem zu verteilenden Zielbetrag entspricht. Bei Steuerzusammenfassungen werden Netto und Steuerbetrag getrennt verteilt. Bei einem ausdrücklich eingegebenen Bruttoteilbetrag bleibt dagegen der Bruttobetrag die führende Größe. FLOWWER gleicht entstehende Centdifferenzen so aus, dass die erzeugten Positionen wieder genau dem eingegebenen Teilbetrag entsprechen.

Kostenstellenzuordnung ohne gebuchte Belegaufteilung

Die kostenfreie Kostenstellenzuordnung erlaubt höchstens eine Position je Steuersatz. Eine Vorlage kann dort verwendet werden, wenn ihr Ergebnis diese Grenze einhält. Würde die Vorlage innerhalb einer Steuergruppe mehrere Positionen erzeugen, wird die Anwendung abgebrochen und die vorhandene Aufteilung bleibt unverändert. Vorlagen mit einer einzelnen Position eignen sich damit auch für die Kostenstellenzuordnung, beispielsweise um Konto, Kostenstelle und Buchungstext schnell vorzubelegen.

Typische Anwendungsfälle

Gesamten Betrag verteilen

Ein Dokument mit 19 % Umsatzsteuer soll zu 70 % auf Verwaltung und zu 30 % auf Vertrieb verteilt werden. Wählen Sie die Steuerzusammenfassungen oder die Dokumentgesamtsumme und wenden Sie eine Vorlage mit den Anteilen 70 % und 30 % an.

Direkt zuordenbaren Betrag erhalten und Rest verteilen

Von einer Rechnung wurden bereits 200,00 € direkt einer Kostenstelle zugeordnet. Wählen Sie Nur verbleibende Beträge aufteilen, damit die vorhandene Position erhalten bleibt und nur der offene Betrag nach der Vorlage verteilt wird.

Unterschiedliche Vorlagen je Steuersatz

Enthält eine Rechnung beispielsweise 19 % und 7 % Umsatzsteuer, wählen Sie zuerst die Steuergruppe 19 % und wenden die passende Vorlage an. Anschließend wählen Sie die Steuergruppe 7 % und verwenden dort eine andere Vorlage.

Mehrere Vorlagen für denselben Steuersatz

Wählen Sie Bestimmten Teilbetrag aufteilen, geben Sie den gewünschten Bruttobetrag ein und wenden Sie die erste Vorlage an. Für den noch offenen Betrag derselben Steuergruppe können Sie anschließend eine weitere Vorlage auswählen.

Häufige Ursachen für eine nicht mögliche Anwendung

• Die Vorlage enthält keine Positionen.
• Die prozentualen Anteile ergeben nicht genau 100 %.
• Gewichtungen sind negativ oder ergeben zusammen keine positive Verteilungsbasis.
• Das Dokument enthält keine passende Berechnungsgrundlage.
• Ein Steuersatz ist ungültig oder die ausgewählte Steuergruppe ist nicht mehr vorhanden.
• Es ist kein verbleibender Betrag mehr vorhanden.
• Der eingegebene Teilbetrag ist ungültig oder größer als der noch offene Betrag.
• Vorhandene Positionen überschreiten bereits den zu verteilenden Betrag.
• Vorhandenen Positionen fehlen benötigte Brutto- oder Nettobeträge.
• Die Kostenstellenzuordnung würde mehr als eine Position je Steuersatz erhalten.

FLOWWER zeigt die konkrete Ursache im Bereich der Vorlagenauswahl an und übernimmt bei einem Fehler keine unvollständige Aufteilung.

2.10 - Stammdaten

In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten

• Kostenstellen (KOST)
• Kostenträger (KOST2)
• Buchungskonten (mit BU-Schlüssel)
• allgemeine Buchungstexte und
• Buchungstexte je Buchungskonto hinterlegt werden.

Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden, während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.

Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.

Listenansicht mit Filter und Paging

Die Stammdatenlisten verfügen über eine Filterfunktion, mit der sich Einträge innerhalb des ausgewählten Bereichs schnell eingrenzen lassen. Umfangreiche Datenbestände werden auf mehrere Seiten verteilt. Dadurch bleiben insbesondere große Konten-, KOST- und KOST2-Kataloge übersichtlich und gut bearbeitbar.

Kostenstellen und Kostenträger

Buchungskonten

BU-Schlüssel

In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.

Buchungstexte

2.11 - Lieferanten

Nutzen des Lieferantenstamms

Im Lieferantenstamm werden die Lieferantendatensätze eines Unternehmens zentral gepflegt. Erkennt FLOWWER bei einem neuen Dokument einen passenden Datensatz, kann automatisch eine Lieferantenbindung hergestellt werden.

Durch diese Zuordnung kann FLOWWER beispielsweise den Standard-Floww des Lieferanten verwenden und damit die passenden Freigeber bestimmen. Außerdem lassen sich Konten und Kostenstellen mit Lieferanten verknüpfen. Bei gebundenen Dokumenten kann die Auswahl in der Belegaufteilung dadurch auf die für den Lieferanten vorgesehenen Werte eingeschränkt werden.

Ein vorhandener Lieferantendatensatz und eine Lieferantenbindung sind nicht dasselbe: Der Datensatz gehört zum Unternehmen, die Bindung ordnet ein einzelnes Dokument diesem Datensatz zu.

Alias-Name im Dokument-Anzeigenamen

Für einen Lieferanten kann ein Alias-Name hinterlegt werden. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, verwendet FLOWWER den Alias im Dokument-Anzeigename vorrangig vor dem normalen Lieferantennamen.

Der Alias erleichtert beispielsweise die kompakte und einheitliche Darstellung langer oder unterschiedlich geschriebener Lieferantennamen. Der eigentliche Lieferantenname und der Dateiname des Dokuments werden dadurch nicht verändert.

Belegaufteilungs-Vorlagen zuordnen

Jedem Lieferanten können eine oder mehrere Belegaufteilungs-Vorlagen zugeordnet werden. Eine Vorlage kann gleichzeitig mit mehreren Lieferanten verbunden sein. Die Zuordnung ist auf das jeweilige Unternehmen beschränkt: Der Lieferant und die ausgewählten Vorlagen müssen zum selben Unternehmen gehören. Ist ein Dokument mit dem Lieferanten verknüpft, stehen die zugeordneten Vorlagen bei der Belegaufteilung gezielt zur Auswahl. Dadurch lassen sich regelmäßig verwendete Kontierungen und Verteilungsschlüssel schneller anwenden. Weitere Informationen zur Einrichtung und Anwendung finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.

Lieferantennotiz

Im Lieferantenstamm kann eine interne Notiz hinterlegt werden, beispielsweise zu regelmäßig erwarteten Beträgen, Vertragskonditionen oder Besonderheiten bei der Prüfung. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, steht die Lieferantennotiz direkt am Dokument als Datenfeld zur Verfügung. Freigeber können die Information dadurch sehen, ohne den Lieferantenstamm separat öffnen zu müssen. Gepflegt wird die Notiz weiterhin am Lieferanten.

Lieferant deaktivieren

Wird ein Lieferant nicht mehr verwendet, kann er deaktiviert werden. Die Lieferantennummer und die übrigen Stammdaten bleiben dabei erhalten, der Lieferant steht jedoch für neue Auswahlen und Zuordnungen nicht mehr zur Verfügung.

Bereits vorhandene Dokumente und historische Lieferantenzuordnungen bleiben nachvollziehbar. Die Deaktivierung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Lieferant nicht mehr verwendet werden soll, seine Lieferantennummer aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht oder neu vergeben werden darf.

Lieferanten importieren

FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.

Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.

Aktualisierung von Lieferanten

Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.

Entfernen von Lieferanten

Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!

Alle Lieferanten löschen

Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.

2.12 - Zahlungsbedingungen in den Lieferantenstammdaten

Zahlungsbedingungen gehören zu den wichtigen kaufmännischen Informationen im Einkauf und in der Buchhaltung. Viele Lieferanten arbeiten mit festen Vereinbarungen zu Zahlungszielen und möglichen Skonto-Stufen. FLOWWER bietet dafür zentrale Vorlagen für Zahlungsbedingungen, die anschließend in den Lieferantenstammdaten als Zahlungsbedingungen genutzt werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Bedingungen direkt am Lieferanten pflegen.

Vorlagen für Zahlungsbedingungen (am Unternehmen)

Für jedes FLOWWER-Unternehmen existiert ein Bereich zur Pflege zentraler Vorlagen. Diese Vorlagen definieren die wiederkehrenden Zahlungs- und Skontobedingungen und bestehen aus:

• ID
  Eindeutig innerhalb des Unternehmens. Schnittstellen nutzen diese ID für die automatische Verarbeitung.
• Infotext
  Kurze Beschreibung der Zahlungsbedingungen.
• Netto-Tage
  Zahlungsziel in Tagen.
• Skonto-Stufen
  Eine oder mehrere Stufen. Jede Stufe enthält:
  • Skonto-Tage
  • Skontosatz in Prozent

Die Vorlagen bilden ein einheitliches Set an Zahlungsbedingungen, das mehrere Lieferanten gemeinsam verwenden.

Zahlungsbedingungen (am Lieferanten)

In den Lieferantenstammdaten steht das Feld Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Dort kann eine zentrale Vorlage ausgewählt werden. FLOWWER übernimmt dabei die ID der Vorlage, sodass mehrere Lieferanten dieselben Bedingungen mit identischer ID nutzen. Das ist wichtig für Schnittstellen, die Zahlungsbedingungen anhand dieser ID zuordnen.

Individuelle Zahlungsbedingungen am Lieferanten

Neben den zentralen Vorlagen können am Lieferanten eigene, individuelle Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Das ist sinnvoll, wenn einzelne Lieferanten besondere Vereinbarungen haben, die nicht zu den definierten Vorlagen passen.

2.13 - Archivierung

Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.

Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,

• im inaktiven Zustand die Aufbewahrungszeit künftiger Dokumente zu ändern (11)
• im aktivierten Zustand den Aufbewahrungszeitraum auf alle bestehenden Dokumente anzuwenden und neu zu berechnen (12).

2.14 - Protokoll

3 - Systemeinstellungen

3.1 - Basisdaten / Sicherheit

Grundlegende Einstellungen

Konto-Name

für Login-Seite, Unterüberschriften in E-Mails und Hauptmenü oben rechts

Zeitzone

Sicherheits-Einstellungen

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Benutzer erzwingen

Auswahl der Freigabe-Abwesenheitsvertreter einschränken

Wenn aktiviert, stehen den Benutzern nur Vertreter mit denselben, explizit zugeordneten Unternehmen zur als mögliche Auswahl zur Verfügung. Auf diese Weise kann die Vertretungsauswahl effektiv und mit wenig Pflegeaufwand auf eine sinnvolle Benutzergruppe begrenzt werden.

Wichtige Hinweise:

• Die Einschränkung ist nur aktiv, wenn mehrere Unternehmen in einem FLOWWER-Zugang gebucht sind.
• Für Admins bleibt die Auswahl über die Benutzerverwaltung weiterhin uneingeschränkt.

“Benutzer selbst dürfen nur andere Freigeber als Freigabevertretung auswählen, welche eine Schnittmenge der explizit zugehörigen Unternehmen haben. (Innerhalb der Benutzerverwaltung weiterhin unbeschränkte Auswahlmöglichkeit.)”

Benutzer dürfen alle aktiven Freigeber als Freigabevertretung auswählen, unabhängig von Unternehmenszuordnungen

3.2 - Archivierung

Weitere Informationen finden Sie hier: Archiv

3.3 - Externe Login-Verwaltung

In der externen Login-Verwaltung sehen Administratoren alle eingerichteten Identitätsanbieter für die FLOWWER-Anmeldung über Single Sign On (SSO).
Hier lassen sich Anbieter hinzufügen, bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Externe Logins erweitern ein bestehendes Benutzerkonto.
Es entsteht kein zusätzlicher Benutzer und alle Dokumente, Freigaben und Einstellungen bleiben erhalten.

Anbieterübersicht

Jeder eingerichtete Anbieter wird mit seinen wichtigsten Einstellungen angezeigt.
Folgende Aktionen stehen je Anbieter zur Verfügung:

Optionen pro Anbieter:

• Lokale 2FA umgehen: FLOWWER-2FA entfällt, wenn der externe Anbieter bereits MFA verwendet
• Mehrfachnutzung zulassen: Benutzer können mehrere Konten dieses Anbieters verknüpfen

Anbieter hinzufügen (Assistent)

Über „Anbieter hinzufügen“ starten Sie den Assistenten zur Einrichtung eines neuen externen Anmeldedienstes.

Schritt 1 – OIDC-Anbieter wählen

FLOWWER bietet verschiedene vordefinierte Anbieterprofile an.
Je nach Auswahl stellt das System die passenden Eingabefelder bereit:

Nach der Auswahl wechselt der Assistent automatisch zu den passenden Konfigurationsfeldern.

Schritt 2 – Konfiguration des Anbieters

Im zweiten Schritt geben Sie die Verbindungsdaten ein, die im externen System hinterlegt wurden.
FLOWWER verwendet die Bezeichnungen des gewählten Anbieters, z. B. bei Microsoft Entra ID:

• Redirect URI
• Application (Client) ID
• Directory (Tenant) ID
• Client Secret

Hinweise im Dialog unterstützen dabei, die richtigen Einstellungen im Anbieter vorzunehmen (z. B. Aktivierung des E-Mail-Claims).

Mit „Hinzufügen“ wird der Anbieter gespeichert und erscheint in der Liste zur weiteren Verwaltung.

Zuordnung zu Benutzern

Meldet sich ein Benutzer erstmals über einen Anbieter an, verknüpft FLOWWER die externe Anmeldung automatisch mit dem passenden Benutzerkonto – wenn die gleiche E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden oder stimmt sie nicht überein:

• Die Anmeldung kann nicht zugeordnet werden
• Der Benutzer meldet sich lokal an und ergänzt den Anbieter in seinem Benutzerprofil

3.4 - Verwaltung von Benutzerrollen

In diesem Bereich können Sie Benutzerrollen erstellen, um Benutzerrechte effizient zu verwalten.
Eine Benutzerrolle ist eine Sammlung spezifischer Rechte, die mit einem frei wählbaren Namen versehen wird. Ein Benutzer kann entweder keine oder genau eine Benutzerrolle haben. Die Zuweisung einer Benutzerrolle erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen und sorgt für eine konsistente Rechtevergabe.

Hilfe zur Zuweisung einer Rolle zu einem Benutzer: Benutzerverwaltung » Abschnitt: RoleGroup

YouTube-Video

3.5 - Status-Mails

Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status-E-Mails

3.6 - Dokumentvorgaben

Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen

Wird empfohlen, um Dokumente ohne Floww- bzw. Unternehmens-Zuweisung zu vermeiden.

3.7 - Freigeberteams

Freigeberteams in FLOWWER ermöglichen es, mehrere Personen als Einheit mit definiertem Teilnahmemodus einer Floww-Stufe zuzuordnen.
Dies erleichtert die zentrale Verwaltung und sorgt für klare Zuständigkeiten – unabhängig von der eigentlichen Freigabereihenfolge, die separat über die Floww-Stufen gesteuert wird.

Vorteile von Freigeberteams

• Zentrale Verwaltung: Einmal angelegt, kann das Team beliebig oft in verschiedenen Floww-Stufen eingesetzt werden.
• Weniger Fehlerquellen: Es kann für einen Prozesstyp zentral geprüft werden, ob die richtigen Personen enthalten sind
• Zeitersparnis: Änderungen (neue Mitglieder oder Wechsel des Teilnahmemodus) werden zentral im Freigeberteam gepflegt und greifen in allen zugeordneten Stufen.

Freigeberteam anlegen und verwenden

1. Freigeberteam anlegen
   1. Navigation in FLOWWER zum Bereich „Freigeberteams“ (unter „Systemeinstellungen“).
   2. Klick auf „Neues Freigeberteam erstellen“.
   3. Vergabe eines eindeutigen Namens (z. B. „Team Finanzen“, „Team HR“).
   4. Hinzufügen der gewünschten Benutzer.
   5. Definition für jeden Benutzer den Teilnahmemodus (normal, Nominiert, Backup).
   6. Speichern des Freigeberteams.

2. Freigeberteam verwenden
   1. Öffnen des Floww-Editors bzw. der Regeln für Floww-Stufen.
   2. Auswahl der gewünschten Floww-Stufe, in welcher das Freigeberteam verwendet werden soll.
   3. Klick auf Freigeber/-Team und Auswahl des Freigeberteams aus der Liste.
   4. Speichern des Flowws.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Frage: Kann eine Person in mehreren Freigeberteams sein?
Antwort: Ja, das ist möglich. Eine Person kann z. B. im „Team Finanzen“ normaler Freigeber und im „Team Einkauf“ ein Backup-Freigeber sein.

Frage: Was passiert, wenn ich neue Personen in ein Freigeberteam aufnehme oder deren Teilnahmemodus ändere?
Antwort: Diese Änderungen werden automatisch in allen Floww-Stufen wirksam, in denen das Freigeberteam hinterlegt ist. Sie müssen den Workflow nicht separat anpassen.

3.8 - Zahlungsverwaltung (Einstellungen)

Die Werte sind rein informativ und erscheinen im Abschnitt „Bezahlt ohne SEPA-Export“ der „/gui/user/paymentstate“-Auswahlliste.

Wenn mehrere Unternehmen in FLOWWER verwaltet werden, kann es hilfreich sein, Einträge spezifisch für ein Unternehmen zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind Zahlungen über ein unternehmensspezifisches PayPal-Konto oder eine Kreditkarte, die nur für ein bestimmtes Unternehmen genutzt wird. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in der Unternehmensverwaltung.

3.9 - Währungen

In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.

3.10 - Aktivierung/Features (Marktplatz)

Die Sektion Aktivierung/Features in den Systemeinstellungen bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung aller systemweiten Funktionen, die nur einmal für das gesamte Konto gebucht werden müssen. Im Gegensatz dazu gibt es Unternehmensfeatures, die pro FLOWWER-Unternehmen separat aktiviert werden. Diese werden in der Unternehmensverwaltung bearbeitet: Features/Teilrechnung

Zusätzlich zu den Buchungsmöglichkeiten werden Informationen, wie z.B. das Buchungsdatum, angezeigt.
Auch das Aufladen des Guthabens erfolgt von hier aus.

Gebuchte Features sind sofort verfügbar und ermöglichen es Unternehmen, flexibel und eigenständig neue Funktionen hinzuzufügen. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Funktionen wirklich benötigt werden, und zahlt nur für diese. Kündigungen einzelner Features sind monatlich möglich.

Zugriffsrechte

Änderungen können nur von Benutzern vorgenommen werden, welche die Berechtigung Aktivierung und Features verwalten besitzen. Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, diese Berechtigung ausschließlich dem Systemadministrator zuzuweisen, da hier auch das gesamte FLOWWER-Konto gekündigt werden kann.

3.11 - Branding / Corporate design (GUI-Anpassungen)

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature Branding / Corporate Design aktiv ist.

Einstellungen

Primärfarbe

Eigene Dateien

Änderungen (Uploads und Löschungen) werden SOFORT wirksam.

3.12 - E-Mail-Anpassungen

Mit dem Feature Angepasste E-Mails können die automatisch versendeten Status-Mails an die Corporate Identity des Unternehmens angepasst werden.

Folgende Anpassungen sind möglich:

• Firmenlogo: Einbinden des Unternehmenslogos.
• Betreffzeile: Festlegen einer eigenen Betreffzeile.
• Footer-Text: Hinzufügen eines frei definierbaren Textes, z. B. für Disclaimer oder Unternehmensrichtlinien.

Inhalt und Struktur

Es kann festgelegt werden, welche Informationen die Status-E-Mails enthalten.
Für die folgenden Abschnitte bestimmt der Systembetreuer, welche Dokumentmerkmale angezeigt werden:

• Freigabeliste
• Abgelehnte Dokumente
• Eingang/ungestartet
• Freigegebene Dokumente
• Zahlungsverwaltung
• Bald fällig

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung, wenn das Feature Angepasste E-Mails aktiv ist.

3.13 - Rechnungen/Buchungen

SEPA-Lastschriftmandat

Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.

Einrichtung

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...

Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.

Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit

• Hinweis auf das aktive SEPA-Lastschriftverfahren,
• der IBAN des hinterlegten Bankkontos
• der verwendeten Mandatsreferenz
• der verwendeten Gläubiger-ID

Rechnungen der letzten 6 Monate

In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.

Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.

Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.

3.14 - Benutzerdefinierte Datenfelder

YouTube-Video

3.15 - Regeln für Datenfelder (Systemeinstellungen)

Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Systemebene gilt für alle Unternehmen in FLOWWER.

Pfad in der GUI

Startmenü → Systemeinstellungen → Regeln für Datenfelder

Verwendung

Legen Sie hier allgemeingültige Regeln fest, die für jedes Unternehmen und jede Floww-Stufe gelten.
Regeln auf Systemebene werden von unternehmens- oder stufenspezifischen Regeln überschrieben, falls diese vorhanden sind.

YouTube-Video

4 - Zeitlinie