FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Mehrfach-Freigabe
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.
Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:
Mehrfachfreigabe möglich
Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Freigabevertretung hinzugezogen wird.
Mehrfachfreigabe nur als Vertreter
Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definierten Schritt bzw. der Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.Mehrfachfreigabe niemals erlauben
Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Das Verbot gilt grundsätzlich für den gesamten Floww. In den Regeln einer einzelnen Floww-Stufe kann jedoch gezielt eine Ausnahme aktiviert werden. Dadurch bleiben beispielsweise frühe Bearbeitungs- und Verteilungsstufen flexibel, während spätere Freigabestufen weiterhin gegen doppelte Freigaben abgesichert sind.
Nominierung für Sichtbarkeit notwendig
Freigeber, deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist, heißen in der Benutzeroberfläche „Nur-Nominierungs-Freigeber“.
Ohne diese Option (Standardeinstellung) zählen Nur-Nominierungs-Freigeber als Mitglied des Flowws. Sie sehen ein Dokument, solange es auf ihrer Floww-Stufe liegt, und können dort auch ohne Nominierung als Backup-Freigeber freigeben. Mit der Berechtigung Alle Dokumente sehen [Zugehörige Flowws] sehen sie alle Dokumente dieses Flowws.
Mit dieser Option gelten Nur-Nominierungs-Freigeber erst nach ihrer Nominierung als beteiligt: Sie sehen Dokumente dieses Flowws nur, wenn sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden, und können nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.