Regeln für Floww-Stufen

Übersicht

Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.

Einstellungen (Stufe)

• Name

  Alternativer Anzeigename.
  Beispiele:

  • Sachliche Freigabe
  • Freigabe durch Geschäftsleitung

  Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.

• Beschreibung

  Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
  Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.

• Anzahl nötiger Freigaben

  Legt fest, wie viele Freigaben die Erfüllung dieser Stufe erfordert.
  Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.

• Bagatellgrenze

  Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
  Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.

  Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.

  Tipp

  Es kann für jede Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann z.B. bei Beträgen bis 100 Euro ein Dokument bereits nach der 1. Stufe freigegeben sein, bei Beträgen bis 500 Euro nach der 2. Stufe usw.

• Stufe nicht überspringbar

  Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Bagatellgrenze unterschritten wurde.

• Ausnahme vom Verbot der Mehrfachfreigabe

  Ist die Mehrfachfreigabe in den Floww-Einstellungen grundsätzlich eingeschränkt, kann diese Einschränkung für die aktuelle Floww-Stufe gezielt aufgehoben werden.
  Dadurch darf ein Benutzer in dieser Stufe erneut freigeben, obwohl bereits in einer früheren Stufe eine Freigabe erfolgt ist. Die Einstellung verändert keine Freigeberlisten, Nominierungen oder Routing-Regeln zwischen den Stufen.

• Bearbeitung verbieten

  Diese Einstellung verhindert die Bearbeitung der Dokumentdaten, solange sich das Dokument in der betreffenden Floww-Stufe befindet. Sie setzt damit für diese Stufe eine eventuell vorhandene Berechtigung Dokumentdaten bearbeiten außer Kraft.
  So kann ein Dokument beispielsweise nach der abschließenden Prüfung durch die Buchhaltung für nachfolgende Geschäftsführungsfreigaben festgeschrieben werden, ohne denselben Benutzern die Bearbeitungsberechtigung in anderen Flowws zu entziehen.

  Benutzer mit administrativen Berechtigungen können die Bearbeitung trotz des Verbots bewusst anfordern. FLOWWER zeigt dabei einen Hinweis auf die aktive Sperre an.

Freigeberliste (Stufe)

Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.

In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.

Darüber hinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf Freigeber/-Team und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.

Einstellungen je Freigeber

Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.

• Teilnahmemodus

  Hier legen Sie fest, auf welche Weise der Freigeber an der gewählten Floww-Stufe des Flowws teilnimmt.
  Informationen zu den auswählbaren Werten finden Sie hier: Teilnahmemodus

• Direkte Stufen-Erhöhung

  Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.

• Freigabe vererben/schleppen

  Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
  Er muss somit nicht erneut freigeben.

  Einschränkung

  Ist Freigabe schleppen aktiv, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
  Grund ist, dass die vorhergehende Stufe möglicherweise vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt wird und somit kein Benutzer die Gelegenheit zur Nominierung der Freigeber für die nachfolgende Stufe erhält.

Wenn ein Floww nicht aktiv gespeichert werden kann

Beim Speichern eines aktiven Flowws prüft FLOWWER, ob die Floww-Stufen zusammenpassen. Findet die Prüfung ein Problem, wird der Floww nicht gespeichert, und die Meldung nennt die betroffene Floww-Stufe. Inaktive Flowws lassen sich trotz solcher Probleme speichern, etwa um die Einrichtung später fortzusetzen.

Erste Floww-Stufe ist nicht aktiv

Die erste Floww-Stufe muss aktiv sein. Aktiv ist eine Floww-Stufe, wenn sie Freigeber oder ein Freigeberteam enthält und mindestens eine Freigabe nötig ist.
Lösung: In der ersten Floww-Stufe Freigeber hinterlegen und die Anzahl nötiger Freigaben auf mindestens 1 setzen.

Nominierung nach übernommener Freigabe

Die Floww-Stufe enthält Nominierungskandidaten, obwohl in der vorherigen Floww-Stufe ein Freigeber seine Freigabe übernehmen darf. Die vorherige Floww-Stufe kann dann vollständig durch die übernommene Freigabe erfüllt werden, sodass niemand Gelegenheit zur Nominierung hat.
Lösung: Entweder in der vorherigen Floww-Stufe „Freigabe vererben/schleppen“ abschalten oder in dieser Floww-Stufe auf Nominierungskandidaten verzichten.

Aktive Floww-Stufe nach einer Lücke

Die Floww-Stufe ist aktiv, folgt aber auf eine inaktive Floww-Stufe. Aktive Floww-Stufen müssen ab der ersten Stufe lückenlos aufeinander folgen.
Lösung: Die Lücke schließen, also die Floww-Stufe davor ebenfalls mit Freigebern einrichten oder die Freigeber in die freie Floww-Stufe übernehmen.

Zu wenige Freigeber

Die Anzahl nötiger Freigaben ist größer als die Anzahl der Freigeber in dieser Floww-Stufe. Mitglieder eines Freigeberteams zählen einzeln mit. Wird die Anzahl nötiger Freigaben dynamisch bestimmt, entfällt diese Prüfung.
Lösung: Weitere Freigeber hinterlegen oder die Anzahl nötiger Freigaben verringern.