Belegaufteilungs-Vorlagen

Zweck

Mit Belegaufteilungs-Vorlagen können wiederkehrende Kontierungen und Verteilungen einmalig im Unternehmen hinterlegt und später auf Dokumente angewendet werden.

Eine Vorlage kann beispielsweise festlegen:

• welche Kostenstellen verwendet werden,
• welche Konten und BU-Schlüssel eingetragen werden,
• welcher Buchungstext verwendet wird,
• und wie ein Betrag prozentual oder gewichtet auf mehrere Positionen verteilt wird.

Die Vorlage enthält keinen festen Steuersatz. Beim Anwenden bestimmt FLOWWER den Steuersatz aus den Steuerdaten des Dokuments oder aus der gewählten Berechnungsgrundlage. Dadurch kann dieselbe Vorlage auf eine oder mehrere Steuergruppen angewendet werden.

Vorlagen verwalten

Vorlagen werden pro Unternehmen verwaltet. Zum Bearbeiten ist die Berechtigung zum Verwalten von Unternehmen und Flowws erforderlich.

1. Öffnen Sie das gewünschte Unternehmen.
2. Wechseln Sie zu Belegaufteilung (Vorlagen).
3. Legen Sie eine neue Vorlage an oder öffnen Sie eine vorhandene Vorlage.
4. Wählen Sie die Vorlagenart und pflegen Sie die Positionen.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Vorlagen gezielt anbieten

Belegaufteilungs-Vorlagen können einem Lieferanten oder Floww zugeordnet werden. Bei der Dokumentbearbeitung bietet FLOWWER die Vorlagen an, die zum aktuellen Lieferanten oder Floww gehören. Sind an beiden Stellen Vorlagen hinterlegt, werden diese zusammengeführt. Lieferant, Floww und Vorlage müssen zum selben Unternehmen gehören. Die Lieferantenzuordnung wird im Lieferantenstamm gepflegt.

Vorlagenarten

Prozentuale Verteilung

Jede Position erhält einen festen prozentualen Anteil. Die Summe aller Anteile muss genau 100 % ergeben. Negative Anteile sind nicht zulässig.

Beispiel:

Gewichtete Verteilung

Die Werte beschreiben ein Verhältnis. Sie müssen zusammen eine positive Verteilungsbasis ergeben; negative Werte sind nicht zulässig.

Beispiel:

FLOWWER verteilt den Betrag im Verhältnis 2 : 1, also zu zwei Dritteln und einem Drittel.

Positionen ohne Betragsverteilung

Diese Vorlagenart legt die vorbereiteten Positionen mit ihren Stammdaten an, verteilt jedoch keine Brutto- oder Nettobeträge. Der Verteilungswert der Positionen wird nicht verwendet. Sie eignet sich beispielsweise, wenn Konten, Kostenstellen und Buchungstexte vorbereitet, die Beträge aber anschließend manuell erfasst werden sollen.

Felder einer Vorlagenposition

Je Position können folgende Werte hinterlegt werden:

• Anteil beziehungsweise Gewicht,
• Kostenstelle,
• Kostenstelle 2,
• Konto,
• BU-Schlüssel,
• Name beziehungsweise Buchungstext.

Beim Anwenden ergänzt FLOWWER hinterlegte Stammdaten, soweit passende Informationen im Unternehmen vorhanden sind.

Vorlage auf ein Dokument anwenden

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Öffnen Sie den Bereich Belegaufteilung.
3. Klappen Sie Belegaufteilungs-Vorlagen auf.
4. Wählen Sie die Vorlage. Die Auswahl ist nach Vorlagen mit und ohne Betragsverteilung gruppiert.
5. Wählen Sie gegebenenfalls die Anwendung, die Berechnungsgrundlage, die Steuergruppe und den aufzuteilenden Betrag.
6. Prüfen Sie die angezeigte Auswirkung und wenden Sie die Vorlage an.

Welche Auswahlfelder angezeigt werden, hängt von den vorhandenen Dokumentdaten und der gewählten Vorlagenart ab.

Anwendung auf vorhandene Aufteilungen

Bei Vorlagen mit Betragsverteilung stehen abhängig von den Dokumentdaten bis zu drei Anwendungsarten zur Verfügung.

Vorhandene Aufteilung ersetzen

Die von der Auswahl erfasste Aufteilung wird neu aus der Vorlage erzeugt.

• Bei allen Steuergruppen wird die vollständige Belegaufteilung ersetzt.
• Bei einer einzelnen Steuergruppe wird nur diese Steuergruppe ersetzt. Andere Steuergruppen bleiben unverändert.
• Bei einer Berechnung über die Dokumentgesamtsumme wird die Belegaufteilung durch eine neue Steuergruppe mit dem gewählten Steuersatz ersetzt.

Nur verbleibende Beträge aufteilen

Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. FLOWWER ermittelt den noch nicht zugeordneten Betrag und fügt die aus der Vorlage erzeugten Positionen hinzu. Bei vorhandenen Steuerdaten wird der Restbetrag für jede Steuergruppe getrennt aus Netto- und Steuerbetrag berechnet. Dadurch können beispielsweise direkt zuordenbare Rechnungspositionen manuell erfasst und nur die verbleibenden Beträge prozentual verteilt werden. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.

Bestimmten Teilbetrag aufteilen

Sie können einen Bruttoteilbetrag innerhalb einer bestimmten Steuergruppe nach der gewählten Vorlage verteilen. Bereits vorhandene Positionen bleiben erhalten. Dadurch kann derselbe Steuersatz nacheinander mit mehreren Vorlagen aufgeteilt werden. Der eingegebene Betrag darf den noch offenen Betrag der Steuergruppe nicht überschreiten. Bei nur einer Steuergruppe verwendet FLOWWER diese automatisch. Diese Anwendungsart steht für Positionen ohne Betragsverteilung nicht zur Verfügung.

Berechnungsgrundlage

Steuerzusammenfassungen des Dokuments

FLOWWER verwendet die am Dokument vorhandenen Steuerdaten. Für jeden Steuersatz werden Steuerbasis und Steuerbetrag zusammengefasst und getrennt auf die Vorlagenpositionen verteilt. Enthält das Dokument mehrere Steuersätze, können Sie wählen:

• Alle Steuergruppen: Die Vorlage wird auf jede vorhandene Steuergruppe angewendet.
• Eine bestimmte Steuergruppe: Die Vorlage wird nur auf den ausgewählten Steuersatz angewendet.

Damit können für unterschiedliche Steuersätze nacheinander unterschiedliche Vorlagen verwendet werden. Bei nur einer vorhandenen Steuergruppe wird die Auswahl nicht angezeigt; FLOWWER verwendet diese Gruppe automatisch.

Dokumentgesamtsumme mit Standardsteuersatz

FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments und verwendet den im Unternehmen hinterlegten Standardsteuersatz. Diese Auswahl ist nur verfügbar, wenn ein gültiger Standardsteuersatz und die für die Vorlage benötigte Dokumentgesamtsumme vorhanden sind.

Dokumentgesamtsumme mit eigenem Steuersatz

FLOWWER verteilt die verfügbare Brutto- und/oder Nettosumme des Dokuments mit einem von Ihnen eingegebenen Steuersatz. Diese Auswahl eignet sich insbesondere, wenn keine Steuerzusammenfassungen vorhanden sind oder bewusst eine einzelne Steuergruppe erzeugt werden soll.

Berechnung und Rundung

FLOWWER verteilt Geldbeträge centgenau. Entstehende Rundungsreste werden nachvollziehbar auf die Vorlagenpositionen verteilt, sodass die Summe der erzeugten Positionen wieder dem zu verteilenden Zielbetrag entspricht. Bei Steuerzusammenfassungen werden Netto und Steuerbetrag getrennt verteilt. Bei einem ausdrücklich eingegebenen Bruttoteilbetrag bleibt dagegen der Bruttobetrag die führende Größe. FLOWWER gleicht entstehende Centdifferenzen so aus, dass die erzeugten Positionen wieder genau dem eingegebenen Teilbetrag entsprechen.

Kostenstellenzuordnung ohne gebuchte Belegaufteilung

Die kostenfreie Kostenstellenzuordnung erlaubt höchstens eine Position je Steuersatz. Eine Vorlage kann dort verwendet werden, wenn ihr Ergebnis diese Grenze einhält. Würde die Vorlage innerhalb einer Steuergruppe mehrere Positionen erzeugen, wird die Anwendung abgebrochen und die vorhandene Aufteilung bleibt unverändert. Vorlagen mit einer einzelnen Position eignen sich damit auch für die Kostenstellenzuordnung, beispielsweise um Konto, Kostenstelle und Buchungstext schnell vorzubelegen.

Typische Anwendungsfälle

Gesamten Betrag verteilen

Ein Dokument mit 19 % Umsatzsteuer soll zu 70 % auf Verwaltung und zu 30 % auf Vertrieb verteilt werden. Wählen Sie die Steuerzusammenfassungen oder die Dokumentgesamtsumme und wenden Sie eine Vorlage mit den Anteilen 70 % und 30 % an.

Direkt zuordenbaren Betrag erhalten und Rest verteilen

Von einer Rechnung wurden bereits 200,00 € direkt einer Kostenstelle zugeordnet. Wählen Sie Nur verbleibende Beträge aufteilen, damit die vorhandene Position erhalten bleibt und nur der offene Betrag nach der Vorlage verteilt wird.

Unterschiedliche Vorlagen je Steuersatz

Enthält eine Rechnung beispielsweise 19 % und 7 % Umsatzsteuer, wählen Sie zuerst die Steuergruppe 19 % und wenden die passende Vorlage an. Anschließend wählen Sie die Steuergruppe 7 % und verwenden dort eine andere Vorlage.

Mehrere Vorlagen für denselben Steuersatz

Wählen Sie Bestimmten Teilbetrag aufteilen, geben Sie den gewünschten Bruttobetrag ein und wenden Sie die erste Vorlage an. Für den noch offenen Betrag derselben Steuergruppe können Sie anschließend eine weitere Vorlage auswählen.

Häufige Ursachen für eine nicht mögliche Anwendung

• Die Vorlage enthält keine Positionen.
• Die prozentualen Anteile ergeben nicht genau 100 %.
• Gewichtungen sind negativ oder ergeben zusammen keine positive Verteilungsbasis.
• Das Dokument enthält keine passende Berechnungsgrundlage.
• Ein Steuersatz ist ungültig oder die ausgewählte Steuergruppe ist nicht mehr vorhanden.
• Es ist kein verbleibender Betrag mehr vorhanden.
• Der eingegebene Teilbetrag ist ungültig oder größer als der noch offene Betrag.
• Vorhandene Positionen überschreiten bereits den zu verteilenden Betrag.
• Vorhandenen Positionen fehlen benötigte Brutto- oder Nettobeträge.
• Die Kostenstellenzuordnung würde mehr als eine Position je Steuersatz erhalten.

FLOWWER zeigt die konkrete Ursache im Bereich der Vorlagenauswahl an und übernimmt bei einem Fehler keine unvollständige Aufteilung.