Persönliche Einstellungen

• 1: Dashboard konfigurieren
• 2: Anmeldung / Sicherheit
• 3: Einstellungen
• 4: Status-Mails

1 - Dashboard konfigurieren

Überblick

Im Dashboard von FLOWWER werden drei Arten von Inhalten angezeigt:

• Systemlisten
• gespeicherte Suchen
• Widgets

Nicht konfigurierte Elemente werden mit ihren Standardwerten angezeigt. FLOWWER speichert nur Abweichungen vom Standard.

Persönliche Konfiguration

Jeder Benutzer kann sein eigenes Dashboard konfigurieren. Welche Systemlisten, gespeicherten Suchen und Widgets verfügbar sind und welche Dokumente darin angezeigt werden, richtet sich weiterhin nach den jeweiligen Berechtigungen.

Systemlisten

Systemlisten sind vordefinierte Dashboard-Inhalte für typische Arbeitsvorgänge, zum Beispiel:

• nicht zugewiesene Dokumente
• freizugebende Dokumente
• freigegebene Dokumente
• abgelehnte Dokumente
• Zahlungen
• aktive Dokumente
• Meine kürzlichen Freigaben
• Meine kürzlichen Uploads

Systemliste hinzufügen

Über Systemliste hinzufügen können Systemlisten, die aktuell nicht individuell konfiguriert sind, in die Konfiguration aufgenommen werden.

Wichtig: Eine nicht konfigurierte Systemliste ist nicht automatisch ausgeblendet. Sie wird weiterhin mit Standardwerten angezeigt.

Darstellung

Für Systemlisten stehen folgende Darstellungsarten zur Verfügung:

• Button und Liste
• nur Button
• nur Liste

Ein vollständiges Ausblenden ist bei Systemlisten nur in bestimmten Ausnahmefällen erlaubt. Damit verhindert FLOWWER, dass wichtige To-dos versehentlich aus dem Dashboard entfernt werden.

Position

Für Systemlisten stehen drei Positionsoptionen zur Verfügung:

• To Start
• To Default
• To End

Damit legen Sie fest, ob eine Systemliste am Anfang, an ihrer Standardposition oder am Ende des Listenbereichs angezeigt wird.

Reset

Der Button Reset entfernt die individuelle Konfiguration der Systemliste. Danach wird die Systemliste wieder mit Standardwerten angezeigt.

Gespeicherte Suchen

Gespeicherte Suchen ergänzen das Dashboard um eigene Suchergebnisse. Sie werden in der Erweiterten Suche erstellt und können persönlich oder systemweit bereitgestellt werden.

Gespeicherte Suche hinzufügen

Über SavedSearch hinzufügen fügen Sie eine gespeicherte Suche zur Dashboard-Konfiguration hinzu.

Darstellung

Für gespeicherte Suchen stehen folgende Darstellungsarten zur Verfügung:

• Button und Liste
• nur Button
• nur Liste
• ausblenden

Position

Auch für gespeicherte Suchen stehen diese Positionsoptionen zur Verfügung:

• To Start
• To Default
• To End

Remove

Der Button Remove entfernt die gespeicherte Suche aus der Dashboard-Konfiguration.

Widgets

Widgets sind systemseitig definierte Dashboard-Elemente, zum Beispiel:

• Willkommensmeldung
• Dokumentstatistik
• Konfigurations-Checkliste
• Adminübersicht

Widgets werden nicht über einen Hinzufügen-Button verwaltet. Jedes Widget ist systemseitig bekannt und kann höchstens einmal vorkommen. Sie konfigurieren deshalb direkt die vorhandenen Widgets.

Zonen

Widgets werden in festen Bereichen des Dashboards angezeigt. Dadurch bleibt das Layout übersichtlich.

Je nach Widget stehen zum Beispiel folgende Zonen zur Verfügung:

• Willkommen
• Oben
• Unten

Anzeige

Je nach Widget stehen unterschiedliche Anzeigeoptionen zur Verfügung:

• Standard
• Kompakt
• Ausblenden

FLOWWER zeigt nur die Anzeigeoptionen an, die für das jeweilige Widget zulässig sind.

Breite

Einige Widgets unterstützen zusätzlich eine Breiten-Einstellung:

• Standard
• Halbe Breite
• Ganze Breite

Auch hier zeigt FLOWWER nur die für das jeweilige Widget zulässigen Optionen an.

Reihenfolge innerhalb einer Zone

Widgets lassen sich innerhalb ihrer Zone sortieren:

• ↑ nach oben
• ↓ nach unten

Die Sortierung wirkt nur innerhalb derselben Zone.

Reset

Der Button Reset stellt die Standardwerte des Widgets wieder her. Dabei werden alle gespeicherten Abweichungen für dieses Widget entfernt.

Standardwerte

FLOWWER verwendet für alle Dashboard-Elemente Standardwerte. Dazu gehören zum Beispiel:

• die Standardposition einer Systemliste
• die Standarddarstellung einer gespeicherten Suche
• die Standardzone, Anzeige und Breite eines Widgets

Sobald Sie ein Element wieder auf diese Standardwerte zurücksetzen, ist keine zusätzliche Konfiguration mehr erforderlich.

Hinweise

• Verwenden Sie Reset, wenn Sie eine Änderung rückgängig machen möchten.
• Blenden Sie Systemlisten nur aus, wenn dies ausdrücklich erlaubt ist.
• Widgets sind bewusst an feste Zonen gebunden. Dadurch bleibt das Dashboard klar strukturiert.
• Nicht konfigurierte Elemente bleiben sichtbar, solange ihre Standardkonfiguration dies vorsieht.

2 - Anmeldung / Sicherheit

In diesem Bereich verwalten Sie Ihre persönlichen Anmeldedaten und Sicherheitsoptionen in FLOWWER.

Aufrufen

1. Öffnen Sie Ihr Benutzer-Menü (oben rechts).
2. Wählen Sie Persönliche Einstellungen.
3. Öffnen Sie den Tab Anmeldung / Sicherheit.

Zugangsdaten

Vollständiger Anzeigename

Der vollständige Anzeigename wird in FLOWWER an verschiedenen Stellen verwendet, zum Beispiel:

• in Kommentaren und Protokolleinträgen
• in Statusmails als Anrede

E-Mail

Die E-Mail-Adresse wird in FLOWWER unter anderem für die Kommunikation verwendet, zum Beispiel:

• für Statusmails
• für Benachrichtigungen bei Mentions (z. B. wenn ein Benutzer in einer Benutzernotiz erwähnt wird)

Anmeldename

Der Anmeldename ist die Kennung, mit der Sie sich in FLOWWER anmelden.

Der Anmeldename kann sich bewusst von der E-Mail-Adresse unterscheiden. In manchen FLOWWER-Systemen wird außerdem eine E-Mail-Adresse von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet. In diesen Fällen ist der Anmeldename die eindeutige Anmeldung, während die E-Mail-Adresse primär für die Zustellung von Statusmails und Benachrichtigungen dient.

Benutzerkonto-Sicherheit

Externe Anmeldungen (SSO)

Unter Externe Anmeldungen (SSO) verwalten Sie externe Anmeldeverfahren, die mit Ihrem FLOWWER-Benutzerkonto verknüpft sind.
Über Verwalten öffnet sich die Verwaltung der verknüpften externen Anmeldungen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Benutzerkontos.
Über Verwalten startet die Einrichtung oder Verwaltung der 2FA.

Falls verfügbar, zeigt FLOWWER während der Einrichtung zusätzliche Informationen an, zum Beispiel Wiederherstellungscodes.

Passwort

Unter Passwort ändern Sie Ihr Kennwort.

1. Klicken Sie Passwort ändern ….
2. Geben Sie die erforderlichen Daten im Dialog ein.
3. Speichern Sie die Änderung.

Hinweise bei Problemen

• Wenn die Anmeldung nicht mehr möglich ist, verwenden Sie die Funktion zum Zurücksetzen des Passworts auf der Anmeldeseite.
• Wenn SSO genutzt wird und keine lokale Anmeldung verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

3 - Einstellungen

Freigabevertretung

Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.

Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.

Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.

Weitere Informationen zum Thema Freigabevertretung: Freigabevertretung

Einstellungen der Dokumentenliste

Erledigte (gestartete/freigegebene) Dokumente

Steuert das Verhalten der automatischen Dokumentauswahl nach erfolgter Freigabe im Bereich der Mehrspaltenansicht

• Nächstes in Liste auswählen

  Nach Freigabe wird das nachfolgende Dokument der Liste ausgewählt

• Erledigtes Dokument ausgewählt lassen

  Nach Freigabe verbleibt die Auswahl auf dem aktuellen Dokument

• Nächstes auswählen und Erledigtes aus Liste entfernen

  Nach Freigabe wird das nachfolgende Dokument der Dokumentliste ausgewählt und das eben freigebene Dokument aus der Liste entfernt

Linke Spalte der Listenansicht

Dokument-Anzeigename

Der Dokument-Anzeigename legt fest, ob FLOWWER in der Dokumentenliste den ursprünglichen Dateinamen oder einen beschreibenden Anzeigenamen aus Lieferant, Dokumentnummer beziehungsweise Datum verwendet. Damit der Lieferantenname oder dessen Alias angezeigt werden kann, muss eine Lieferantenbindung vorhanden sein.

• Nur wenn Lieferant und Dokumentnummer vorhanden

  Sind ein Lieferant und eine Dokumentnummer vorhanden, setzt FLOWWER den Anzeigenamen aus beiden Angaben zusammen. Ein am Lieferanten hinterlegter Alias-Name wird dabei vorrangig verwendet. Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den ursprünglichen Dateinamen.

• Auch Lieferant mit Dokumentdatum (anstatt Dokumentnummer) erlauben

  Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den Lieferanten zusammen mit dem Eingangsdatum an. Ist auch kein Eingangsdatum vorhanden, wird ersatzweise das Datum der Dokumenterstellung verwendet.

• Lieferant ignorieren, immer nur Dateiname zeigen

  FLOWWER zeigt stets den ursprünglichen Dateinamen an, unabhängig davon, ob ein Lieferant gebunden oder eine Dokumentnummer vorhanden ist.

Die Einstellung verändert weder den Dateinamen noch die Dokumentdaten. Über die Hinweise am Anzeigenamen bleiben die Bedeutung der einzelnen Bestandteile sowie der ursprüngliche Dateiname und die FLOWWER-Dokument-ID nachvollziehbar.

Siehe auch: Warum wird im Dokument-Anzeigenamen die Rechnungs- oder Belegnummer angezeigt?

4 - Status-Mails

Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status-E-Mails