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Beispiel-Flowws
In diesem Bereich wird erklärt, wie Anforderungen aus der Praxis mit FLOWWER gelöst werden können. Er soll als Inspiration für ähnliche Themen dienen.
Anwendungsbeispiel
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Beispiel-Floww und dessen Merkmale
- Vier Floww-Stufen
- Bleibt das Dokument unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
- Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Dokumente dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
- Bleibt das Dokument unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
- Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
- Bleibt das Dokument unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
- Dokumente in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
- Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Dokumente in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist das Dokument freigegeben.
1 - Floww-Beispiel: Rechnungsfreigabe mit Bagatellgrenzen & Vier-Augen-Prinzip
Ein praxisnahes Beispiel für die Konfiguration eines Flowws mit Bagatellgrenzen und Vier-Augen-Prinzip.
Zweck
Dieser Floww stellt sicher, dass kleinere Rechnungen schnell freigegeben werden, während höhere Beträge strenger geprüft werden. Ab 5.000 € greift zusätzlich das Vier-Augen-Prinzip.
Aufbau des Flowws
Der Floww besteht aus vier Stufen. Jede Stufe ist mit einer Bagatellgrenze versehen, sodass nachfolgende Stufen übersprungen werden, wenn der Rechnungsbetrag niedriger liegt.
Prüfung durch Sachbearbeiter
- Bagatellgrenze: bis 300 €
- Freigeber: 1 Person (Sachbearbeiter)
→ Rechnungen bis 300 € sind nach dieser Stufe endgültig freigegeben.
Freigabe durch Kostenstellenleiter
- Bagatellgrenze: bis 2.000 €
- Freigeber: 1 Person (Kostenstellenleiter)
→ Rechnungen über 300 € bis 2.000 € müssen hier freigegeben werden.
Freigabe durch Abteilungsleitung
- Bagatellgrenze: bis 5.000 €
- Freigeber: 1 Person (Abteilungsleiter)
→ Rechnungen über 2.000 € bis 5.000 € erreichen diese Stufe.
Vier-Augen-Prinzip in der Geschäftsführung
- Bedingung: ab 5.000 €
- Freigeber: 2 Personen (Geschäftsführung + weiterer Entscheider)
→ Hier sind zwingend zwei Freigaben nötig. In den Stufenregeln wird „Anzahl nötiger Freigaben = 2“ gesetzt.
Besonderheiten
Bagatellgrenzen
Bagatellgrenzen sorgen dafür, dass niedrigere Beträge frühzeitig abgeschlossen werden und nicht unnötig durch alle Stufen laufen.
Vier-Augen-Prinzip
Ab 5.000 € sind zwei Freigaben erforderlich. Dies verhindert, dass eine einzelne Person allein über große Beträge entscheidet.
Direkte Stufen-Erhöhung
Falls gewünscht, kann bestimmten Entscheidern erlaubt werden, alleine freizugeben, auch wenn eigentlich mehrere Freigaben vorgesehen sind.
Beispiel aus der Praxis
- Eine Rechnung über 150 € wird in Stufe 1 endgültig freigegeben.
- Eine Rechnung über 4.500 € läuft bis Stufe 3 und wird dort durch eine Person abgeschlossen.
- Eine Rechnung über 12.000 € erreicht Stufe 4: zwei unterschiedliche Entscheider müssen freigeben.