FLOWWER kombiniert mehrere Verfahren, um Dokumente schnell auffindbar zu machen und Rechnungsdaten möglichst zuverlässig vorzubelegen:
- OCR (Texterkennung) wandelt den sichtbaren Text gescannter Dokumente und gewöhnlicher PDF-Dateien in maschinenlesbaren Text um.
- Die automatische Datenextraktion ermittelt daraus typische Rechnungswerte wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge oder Umsatzsteuer-ID.
- Die Eingabehilfe per Mausklick übernimmt einen erkannten Text gezielt in das gewünschte Dokumentfeld.
- Der erkannte Text steht zusätzlich für die Volltextsuche zur Verfügung.
Kontextbasierte Rechnungserkennung
Seit 2025 verwendet FLOWWER für die automatische Rechnungserkennung ein kontextbasiertes, KI-gestütztes Verfahren. Es betrachtet nicht nur die Position eines Textes auf einer Seite, sondern auch dessen inhaltlichen Zusammenhang.
Dadurch kann FLOWWER typische Rechnungswerte auch bei wechselnden oder unstrukturierten Layouts zuverlässiger erkennen. Lieferantenspezifische Layoutregeln müssen dafür nicht manuell trainiert oder nachgepflegt werden.
Alle automatisch ermittelten Werte bleiben Vorschläge. Sie können vor der Freigabe kontrolliert und bei Bedarf korrigiert werden.
Eingabehilfe per Mausklick
Beim Bewegen der Maus über einen erkannten Textbereich kann FLOWWER den zugrunde liegenden Text hervorheben. Nach einem Klick wählen Sie das passende Dokumentfeld aus und übernehmen den Wert. Diese Eingabehilfe ist besonders nützlich, wenn ein Wert nicht automatisch erkannt wurde oder korrigiert werden soll.
Volltextsuche
Die OCR erzeugt einen durchsuchbaren Textinhalt. Dadurch finden Sie nicht nur Werte aus den Dokumenteigenschaften, sondern auch Angaben, die ausschließlich im Belegtext stehen – beispielsweise eine Seriennummer, Auftragsreferenz oder Artikelbezeichnung.
Die Volltextsuche steht unter anderem in der Schnellsuche, der Erweiterten Suche und im Bereich Filter zur Verfügung.
Elektronische Rechnungen
Bei einer E-Rechnung liegen die Rechnungsinformationen bereits strukturiert als XML vor. FLOWWER übernimmt diese Daten deshalb direkt aus der E-Rechnung; eine optische Texterkennung ist dafür nicht erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnungen in FLOWWER.
Unterstützte Dokumentarten
OCR und Eingabehilfe können insbesondere bei folgenden Dateien verwendet werden:
- gescannte Papierdokumente,
- gewöhnliche PDF-Dateien,
- bildbasierte Dokumente,
- hybride E-Rechnungen, wenn zusätzlich Text aus der PDF-Darstellung benötigt wird.