FLOWWER 2023/Q3

Die eigene Kundennummer bei einem Lieferanten wird vorab validiert und im Datenfeld ‘PartyId’ an DATEV RDS1.0 übertragen.

Auch bei negativem Bruttobetrag (Gutschriften) und negativen Rechnungsaufteilungspositionen wird Skontobetrag ohne Vorzeichen übertragen.

FLOWWER überprüft vor Übertragung an DATEV RDS1.0 nun weitere DATEV-Formatvorgaben.

Die Dokument-ID ist in der linken Spalte ausgeblendet, kann jedoch per Benutzeroption wieder angezeigt werden.

Das Löschen von Flowws ist wieder möglich. Noch in Freigabe befindliche Dokumente werden per Sammelaktion in einen sicheren Zustand überführt. Ist die Systemeinstellung ‘Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen’ aktiv, so werden die Dokumente abgelehnt. Andernfalls wird der Floww von den Dokumenten entfernt.

Am Unternehmen hinterlegte Lieferanten können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Für mehr Transparenz wird der Name des Benutzers, für welchen ein Langzeittoken ausgestellt wurde, bei Verwendung des Tokens gezeigt.

Die ‘Freigabeübersicht’ wurde zu ‘Freigabemonitor’ umbenannt, um Verwechslungen mit der ‘Freigabeliste’ zu vermeiden. (Benutzerfeedback) Befindet sich in ‘Hauptmenü’

Neu ist die Option, Freigeber in Teams zu organisieren. Freigeberteams sind als Grundlage für Floww-Stufen verwendbar. Auf diese Weise braucht eine Auswahl von Freigebern nur einmal definiert und kann mehrfach verwendet werden. Änderungen am Freigeberteam überträgt das System automatisch in die entsprechenden Flowws. Befindet sich in ‘Systemeinstellungen’

Der Export (freigegebener) Dokumente als DATEVpro/CSV (Ausprägung ‘Buchungsstapel’) ist nun möglich.

Administratoren können zentral benutzerdefinierte Datenfelder zur Verwendung an Dokumenten einrichten. Das bereits seit längere Zeit über das Versuchslabor verfügbare Feature ist nun für alle FLOWWER-Konten verfügbar. Befindet sich in ‘Systemeinstellungen’

Die Schnittstelle zur Übertragung freigegebener Dokumente zu SevDesk ist jetzt ohne FLOWWER-Versuchslabor verwendbar.

Nach Bereinigung/Löschung des Dokuments wird der Audit-Trail (Freigabeprotokoll) incl. der Dateiprüfsumme im System erhalten und gespeichert. Damit kann zu jedem Zeitpunkt (auch rückwirkend) festgestellt werden, ob ein Dokument bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.

Die Seite ‘Freigabeübersicht’ ist nun ohne besondere Berechtigungen erreichbar. Das System zeigt dem jeweiligen Benutzer nur die Dokumente, auf welche er Zugriff hat. Zusätzlich ist ein Filter auf das ‘Alter’ des jeweiligen Freigabestatus nun verfügbar. Auf diese Weise können Dokumente, welche sich erst seit kurzer Zeit in der jeweiligen Floww-Stufe befinden, ausgeblendet werden.

Die Schnittstelle zur Übertagung freigegebener Dokumente von FLOWWER an die Buchführungssoftware ‘Wiking’ ist verfügbar.

Der Bereich zur Definition der Datenfeld-Regeln wurde überarbeitet und übersichtlicher gestaltet.

Wird ein Langzeittoken für die DATEV-Schnittstelle eines FLOWWER-Unternehmens hinterlegt, so ist die Übertragung freigegebener Dokumente ohne vorherige DATEV-Anmeldung möglich.

Als informativer Kontext wird bei der Einstellung des Bagtellbetrags einer Floww-Stufe die zugehörige Brutto/Netto Einstellung des Unternehmens gezeigt.

Während der aktiven Freigabe ist die Schaltfläche ‘Floww-Zuweisung ändern’ platzsparend im ‘…’-Menü zu finden. Die neu hinzugefügte Benutzeroption erlaubt es, die Schaltfläche dauerhaft sichtbar zu haben.

Bislang wurde der Leistungszeitraum aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, X-Rechnung) unveränderlich übernommen. Mit diesem Update wird diese Einschränkung aufgehoben.

Ein FLOWWER-Kontoinhaber hat nun die Möglichkeit, die Rechnungsadressen seiner gebuchten Unternehmen selbst zu pflegen.

Freigegebene und über die Benutzeroberfläche als .zip-Datei heruntergelade Dokumente werden nicht länger als heruntergeladen markiert.

Über das neue Benutzerrecht ‘Unternehmensadministrator’ kann einem FLOWWER-Benutzerkonto voller Zugriff auf alle Dokumente eines einzelnen Unternehmens erteilt werden.

Die Darstellung der Dokumeteneigenschaften (Belegnummer etc.) wurde überarbeitet. Zur besseren Orientierung sind die Felder nun in Datentafeln thematisch gruppiert. Das Einblenden optional sichtbarer Eigenschaften (‘Auge’-Symbol) wurde durch die zweite Detailebene der Datentafeln ersetzt. Der Zustand der Datentafeln (geschlossen, offen, detailliert) wird pro Benutzer gespeichert. Einblendbare Datenfelder (bisher über das ‘Auge’-Icon erreichbar) werden über die Detailebene der jeweiligen Datentafel bei Bedarf sichtbar.

Die Warnung wird nun auch gezeigt, wenn das Belegdatum / die Belegnummer verborgen oder ausgeblendet sind.

Diese werden in der Belegaufteilung bei Erstellung einer neuen Aufteilungsposition automatisch vorausgefüllt.

Ist bei Lieferanten und Floww nur eine Kostenstelle (oder KOST2/Sachkonto) hinterlegt, wird diese automatisch beim Erstellen einer neuen Aufteilungsposition eingetragen.

Wird in der Belegaufteilung das Sachkonto ausgewählt und ist nur ein Buchungstext hinterlegt, wird dieser automatisch eingetragen.

Die Aktionsschaltflächen an einem Dokument (z.B. Freigeben, Ablehnen, usw.) wurden überarbeitet. Es werden nur noch ein bis zwei Standardaktionen angezeigt. Weitere verfügbare Aktionen sind nun im Kontextmenü zu finden.

Dem Kostenstellen-Report wurden weitere Datenfelder hinzugefügt:

• Buchungsschlüssel, verfügbar in Benutzeroberfläche, CSV-Export und API
• Aktuelle Stufe, nur per API
• Bezahlstatus, nur per API

Ist ein Benutzer in keinem Floww als Backup-Freigeber hinterlegt, so werden die entsprechenden Schaltflächen aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.