E-Rechnung

Worum geht es?

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.

Um dieser Pflicht ausreichend nachzukommen, reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt.¹

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

E-Rechnungen werden üblicherweise in zwei Ausprägungen bereitgestellt:

• als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten, beispielsweise ZUGFeRD oder Factur-X; dies wird auch als hybride E-Rechnung bezeichnet,
• als reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax; hierfür bietet FLOWWER eine automatische Visualisierung.

XRechnung ist dabei ein deutsches Rechnungsprofil auf Basis der EN 16931 und keine eigene XML-Syntax. Es kann sowohl mit UBL als auch mit CII verwendet werden.² Peppol bezeichnet dagegen einen Übertragungsweg und nicht das Rechnungsformat selbst.

Was ist eine E-Rechnung (technisch gesehen)

Eine E-Rechnung für sich genommen besteht immer ³ aus XML-Daten.
Dieses Format wurde gewählt, weil Computer XML-Daten sehr gut verarbeiten können. Aus diesem Grund fällt die Notwendigkeit Daten per OCR zu extrahieren, vollkommen weg. Die XML-Daten einer gültigen E-Rechnung müssen der EN 16931 entsprechen.

Hierfür werden hauptsächlich zwei XML-Syntaxen⁴ verwendet:

CII und hybride E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X)

Die Cross Industry Invoice (CII) stammt von UN/CEFACT. Bei ZUGFeRD und Factur-X werden die CII-Daten in eine PDF/A-3-Datei eingebettet, sodass die Rechnung maschinenlesbar und zugleich als PDF sichtbar ist.

UBL und reine XML-E-Rechnungen

UBL⁵ ist eine weitere von EN 16931 unterstützte XML-Syntax. Reine XML-E-Rechnungen können in UBL oder CII vorliegen; auch XRechnung unterstützt beide Syntaxen.

FLOWWER und E-Rechnungen

TL;DR

FLOWWER kann

• hybride E-Rechnungen im ZUGFeRD- und Factur-X-Format sowie
• reine XML-E-Rechnungen in UBL- oder CII-Syntax, einschließlich XRechnung,

verarbeiten. Für reine XML-Dateien erzeugt FLOWWER eine Visualisierung. Da FLOWWER ZUGFeRD- und XRechnungen sehr zuverlässig auslesen kann und mit diesen Daten bei der Bearbeitung kräftig unterstützt, empfehlen wir, die Lieferanten um Zusendung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bitten.
Viele Fakturierungssysteme können dies bereits, so dass viele Lieferanten dafür vorbereitet sind.

E-Rechnungsprüfung in FLOWWER

FLOWWER nutzt für die technische Prüfung einen von DotNetFabrik entwickelten E-Rechnungsprüfdienst. Die Prüfung wird während der Dokumentbearbeitung manuell gestartet. FLOWWER übermittelt die strukturierte Rechnungsdatei an den Prüfdienst und zeigt das Ergebnis anschließend direkt am Dokument an.

Die Prüfung unterstützt insbesondere:

• UBL-Rechnungen und UBL-Gutschriften, einschließlich unterstützter XRechnung-Profile,
• CII-Rechnungen,
• ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten,
• die Prüfung nach EN 16931 sowie nach den jeweils erkannten und geladenen Profilregeln.

Bei einer hybriden PDF-Datei wird die eingebettete XML-Rechnung geprüft. Das Ergebnis bestätigt nicht automatisch die PDF/A-3-Konformität oder die Übereinstimmung zwischen XML-Daten und sichtbarer PDF-Darstellung.

Was wird geprüft?

Der Prüfdienst kontrolliert die maschinenlesbare Rechnungsnachricht in mehreren Schritten:

1. Dateiformat und XML-Struktur: Ist die Datei lesbar, wird eine unterstützte Rechnungssyntax erkannt und entspricht das XML dem erforderlichen Schema?
2. Pflichtangaben und Geschäftsregeln: Sind die für das erkannte Profil vorgeschriebenen Felder, Abhängigkeiten, Kennungen und Regeln erfüllt?
3. Rechnerische Beziehungen: Stimmen unter anderem Positionssummen, Zu- und Abschläge, Nettosumme, Steueraufschlüsselung, Umsatzsteuer, Bruttosumme, Rundung und Zahlbetrag miteinander überein?
4. Profilspezifische Anforderungen: Werden die maschinenprüfbaren Regeln des ausgewählten EN-16931- oder XRechnung-Profils eingehalten?

Hierfür werden die zum ausgewählten Profil geladenen XSD- und Geschäftsregel-Artefakte ausgeführt. Das Ergebnis weist das erkannte Profil, den verwendeten Regelstand und die tatsächlich ausgeführten Prüfschritte aus.

Entspricht die Prüfung den vollständigen Anforderungen der EN 16931?

Die E-Rechnungsprüfung prüft für die unterstützte Syntax und das erkannte Profil die maschinenprüfbaren Anforderungen des geladenen EN-16931- beziehungsweise XRechnung-Regelstands. Dazu gehören insbesondere XML-Struktur, Pflichtfelder, Geschäftsregeln und Rechenbeziehungen.

Eine vollständige Aussage über die rechtliche und sachliche Richtigkeit des zugrunde liegenden Geschäftsvorfalls ist damit nicht verbunden. „Vollständig“ bezieht sich daher auf den ausgeführten technischen Regelumfang, nicht auf eine umfassende steuerrechtliche oder inhaltliche Rechnungsprüfung.

Was bedeutet „formal gültig“ konkret?

Die Prüfung deckt damit die technische und maschinenprüfbare Konformität der Rechnungsnachricht ab.⁶ Sie ist keine vollständige steuerrechtliche, sachliche oder vertragliche Rechnungsprüfung.

Transparenz im Prüfergebnis

FLOWWER zeigt nicht nur „bestanden“ oder „nicht bestanden“, sondern stellt auf Wunsch weitere Details bereit:

• erkanntes Rechnungsformat und Prüfprofil,
• ausgeführte Prüfschritte und verwendeter Regelstand,
• Dokumentwährung, Positionsanzahl sowie Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag,
• Steueraufschlüsselungen mit Bemessungsgrundlage und Steuersatz,
• im Dokument angegebene Werte im Vergleich zu Kontrollrechnungen und möglichen Differenzen,
• konsolidierte Fehlermeldungen mit Regelkennung und betroffenen Rechnungspositionen,
• technische Fundstellen im XML für eine genauere Fehleranalyse.

Die zusätzlichen Kontrollrechnungen erhöhen die Nachvollziehbarkeit, verändern aber nicht das Ergebnis der offiziellen Regelprüfung.

Was wird nicht geprüft?

Die technische E-Rechnungsprüfung kann insbesondere nicht feststellen,

• ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde,
• ob Mengen, Preise und Vertragsbedingungen sachlich richtig sind,
• ob ein Steuersatz oder eine Steuerbefreiung rechtlich zutreffend gewählt wurde,
• ob Lieferant, Forderung oder Bankverbindung authentisch sind,
• ob eine hybride PDF-Darstellung vollständig mit der eingebetteten XML-Rechnung übereinstimmt.

Die technische Validierung ersetzt daher weder die sachliche Rechnungsprüfung noch den Freigabeprozess.

Visualisierung einer UBL-XML (X-Rechnung)

Welche Daten übernimmt FLOWWER?

FLOWWER liest aus E-Rechnungen alle Rechnungsdaten wie Beträge und Steuersätze aus und stellt nach Möglichkeit eine Lieferantenbindung her. Selbstverständlich können die vorbelegten Werte durch den Benutzer angepasst werden.

Ebenso können wir die Belegaufteilung verfeinern und korrigieren. Wir haben also die Möglichkeit - zusätzlich zur automatischen Aufteilung - auf die Steuersätze die jeweiligen Positionen zuzuordnen oder auch weitere Aufteilungen aus den ZUGFeRD-Daten zu bilden.

Rechnungspositionen können zu den jeweiligen Aufteilungspositionen zugeordnet werden. FLOWWER unterstützt hierbei, indem die Kontrollsummen berechnet werden und auf etwaige Abweichungen von den Gesamtsummen hingewiesen wird.

Es ist keine Pflicht, detaillierte Aufteilungen zu erstellen. Wenn Sie keine Belegaufteilung mit Kostenstellen, Sachkonten usw. vornehmen möchten, nutzen Sie einfach die von FLOWWER automatisch angelegte Aufteilung nach den Steuersätzen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQs)

Ist es möglich, E-Rechnungen zu empfangen, bei denen keine PDF-Datei mitgeschickt wird?

Ja, natürlich. FLOWWER stellt auch eine Visualisierung für die Daten ohne PDF-Datei zur Verfügung.

Laut GoBD muss die Originaldatei (xml) 10 Jahre archiviert werden. Wird diese auch an die Buchhaltung übergeben?

FLOWWER fügt der generierten PDF-Datei die originale XML-Datei unverändert als Anhang bei.
Auf diese Weise haben Sie im Zielsystem sowohl die FLOWWER-Visualisierung als auch die Originaldaten zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer Rechnung als PDF?

Bei einer digitalen Rechnung handelt es sich in der Regel um eine PDF- oder Word-Datei, manchmal auch um eine eingescannte Papierrechnung.
Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen.
Eine elektronische Rechnung (oder E-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für den Menschen nicht leicht zu verstehen ist.
Die Kombination aus beiden Formaten wird ‘hybride E-Rechnung’ genannt.

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