GoBD und FLOWWER

Was sind die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Richtlinie des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) in Deutschland. Sie definieren Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form. Ziel der GoBD ist es, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit steuerlich relevanter Daten sicherzustellen.

Zu den zentralen Anforderungen der GoBD gehören:

  • Unveränderbarkeit: Daten dürfen nach ihrer Erstellung nicht unbemerkt verändert werden können.

  • Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten müssen lückenlos erfasst werden.

  • Nachvollziehbarkeit: Die Entstehung und Bearbeitung der Daten müssen klar dokumentiert sein.

  • Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronische Daten müssen für Prüfungen maschinell lesbar sein.

  • Aufbewahrungsfristen: Steuerrelevante Daten müssen in Deutschland in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

FLOWWER und die GoBD

FLOWWER ist ein modernes Tool für Dokumentenmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse effizient und regelkonform zu gestalten. Dabei erfüllt FLOWWER wesentliche Anforderungen der GoBD:

  1. Unveränderbarkeit der Daten

    • Dokumente in FLOWWER werden nach ihrer Erstellung und Freigabe unveränderbar gespeichert.

    • Der Audit-Trail protokolliert alle Aktionen, wie beispielsweise das Hochladen, Bearbeiten oder Freigeben von Dokumenten, und stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben.

  2. Vollständigkeit der Daten

    • Durch Funktionen wie den Duplettencheck sorgt FLOWWER dafür, dass keine Dokumente doppelt oder versehentlich ausgelassen werden.

    • Alle relevanten Metadaten und Verknüpfungen werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

  3. Nachvollziehbarkeit der Prozesse

    • Der Audit-Trail in FLOWWER ist für jedes Dokument verfügbar und kann zusammen mit dem Dokument über Schnittstellen exportiert werden.

    • Dies ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungshistorie.

  4. Maschinelle Auswertbarkeit

    • FLOWWER stellt Daten in standardisierten Formaten wie XML zur Verfügung, die von Steuerprüfungssoftware ausgelesen werden können.

    • Die Schnittstellen zu DATEV und anderen Buchhaltungsprogrammen sorgen für eine nahtlose Datenübertragung.

  5. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

    • FLOWWER ermöglicht die Archivierung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

    • Benutzer können sicherstellen, dass Dokumente erst nach Ablauf der vorgeschriebenen Frist gelöscht werden.

Zertifizierung und Prüfung

Es gibt kein offizielles GoBD-Zertifikat, das direkt vom deutschen Finanzamt ausgestellt oder anerkannt wird. Stattdessen liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, sicherzustellen, dass ihre Systeme und Prozesse den GoBD entsprechen.

Unternehmen können jedoch externe Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder unabhängige Gutachter durchführen lassen. Diese können Testate oder Bescheinigungen ausstellen, die bestätigen, dass ein System GoBD-konform ist. Solche Bescheinigungen haben keine rechtliche Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, können jedoch im Rahmen einer Betriebsprüfung als Nachweis hilfreich sein.

FLOWWER bietet alle notwendigen Funktionen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Dennoch wird empfohlen, die Einhaltung der Richtlinien regelmäßig mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu prüfen.

Fazit

FLOWWER unterstützt Unternehmen aktiv dabei, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Mit unveränderbarer Speicherung, lückenloser Protokollierung und einer nahtlosen Integration in Buchhaltungssysteme bietet FLOWWER eine solide Basis für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Dennoch sollte jedes Unternehmen seine Prozesse regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass alle Anforderungen der GoBD umgesetzt werden.