Dokumente als Archiv exportieren und importieren

Überblick

FLOWWER kann Dokumente einschließlich der zugehörigen Informationen als Archiv exportieren und später wieder importieren. Die Funktion steht über die REST-API und über die entsprechenden Befehle des FLOWWER-Agent zur Verfügung.

Der Export eignet sich beispielsweise für die Übernahme abgeschlossener Dokumentbestände in ein anderes FLOWWER-Konto oder für eine gezielte Übergabe auf Unternehmens- beziehungsweise Floww-Ebene.

Welche Dokumente werden exportiert?

Exportiert werden ausschließlich Dokumente in den Zuständen:

• Verarbeitet
• Gelöscht

Je nach gewähltem Aufruf umfasst der Export:

• alle exportierbaren Dokumente des FLOWWER-Kontos,
• die exportierbaren Dokumente eines bestimmten Unternehmens,
• oder die exportierbaren Dokumente eines bestimmten Flowws.

Enthaltene Daten

Das Archiv übernimmt neben den Dokumenten unter anderem:

• Dokumenteigenschaften,
• Belegaufteilungen,
• FiBu-Notiz und Benutzernotiz,
• Logbuch beziehungsweise Audit-Trail,
• Volltextindex,
• E-Rechnungsdaten,
• Aufbewahrungsfrist.

Vorschau-PDFs werden beim ersten Öffnen im Zielsystem neu erzeugt.

Ziel des Imports

Ein Archiv kann importiert werden in:

• ein ausgewähltes Zielunternehmen,
• oder einen ausgewählten Zielfloww.

Beim Import in ein Ziel mit einer längeren Aufbewahrungsdauer kann die Aufbewahrungsfrist neu berechnet und dadurch verlängert werden. Eine bereits bestehende Aufbewahrungsfrist wird durch den Import jedoch nicht verkürzt.

Verwendung mit FLOWWER-Agent

Die folgenden Beispiele verwenden Platzhalter. Ersetzen Sie Kontokennung, API-Schlüssel und IDs durch die Werte Ihrer Umgebung.

Alle exportierbaren Dokumente exportieren

flowwer.exe exportall `
  -t <Kontokennung> `
  -a <API-Schlüssel> `
  -o C:\FLOWWER-Export

Dokumente eines Unternehmens exportieren

flowwer.exe exportfromcompany `
  -t <Kontokennung> `
  -a <API-Schlüssel> `
  --companyid=<Unternehmens-ID> `
  -o C:\FLOWWER-Export

Dokumente eines Flowws exportieren

flowwer.exe exportfromflow `
  -t <Kontokennung> `
  -a <API-Schlüssel> `
  --flowid=<Floww-ID> `
  -o C:\FLOWWER-Export

Archiv in ein Unternehmen importieren

flowwer.exe importtocompany `
  -t <Kontokennung> `
  -a <API-Schlüssel> `
  --companyid=<Unternehmens-ID> `
  -i C:\FLOWWER-Export\Export_<Zeitstempel>.zip

Archiv in einen Floww importieren

flowwer.exe importtoflow `
  -t <Kontokennung> `
  -a <API-Schlüssel> `
  --flowid=<Floww-ID> `
  --note="Importierter Dokumentbestand" `
  -i C:\FLOWWER-Export\Export_<Zeitstempel>.zip

Verwendung über die REST-API

Die Export- und Importaktionen stehen auch über die REST-API zur Verfügung. Die in Ihrer FLOWWER-Umgebung verfügbaren Aktionen und Request-Modelle finden Sie in der Swagger-Oberfläche unter:

https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/swagger

Für automatisierte Übernahmen empfiehlt sich ein eigener API-Token-Benutzer mit den dafür erforderlichen Berechtigungen.

Hinweise

• Prüfen Sie vor einem Import, ob Zielunternehmen beziehungsweise Zielfloww korrekt ausgewählt sind.
• Bewahren Sie Exportarchive geschützt auf, da sie Dokumente, Notizen und Protokolldaten enthalten.
• Testen Sie größere Übernahmen zunächst mit einem begrenzten Dokumentbestand.