OData-Reporting mit Excel und Power BI

FLOWWER-Dokumentdaten über den schreibgeschützten OData-Endpunkt in Excel, Power Query und Power BI auswerten.

Begriffe:

Überblick

FLOWWER stellt unter /odata/reporting einen schreibgeschützten OData-Endpunkt für Auswertungen bereit. Excel (Power Query), Power BI und andere OData-fähige Werkzeuge können ihn direkt als OData-Feed einbinden und die Daten bei Bedarf aktualisieren.

Der Endpunkt dient ausschließlich der Auswertung. Dokumente oder Dokumenteigenschaften lassen sich darüber nicht ändern.

Beta

Das OData-Reporting befindet sich in der Beta-Phase. Spalten können ergänzt werden; bestehende Abfragen bleiben in der Regel lauffähig.

Datenmengen

Menge	Eine Zeile je	Geeignet für
`Documents`	Dokument	Übersichten nach Lieferant, Betrag, Status, Fristen oder Bezahlstatus
`ReceiptSplitLines`	Position der Belegaufteilung	Auswertungen nach Konto, Kostenstelle, Kostenträger, BU-Schlüssel oder Steuersatz

Documents enthält unter anderem Dokument-ID und -nummer, Dokumentart und Dokumenttyp, Freigabestatus, Bezahlstatus und Bezahlart, Gutschrift- und Korrekturkennzeichen, Währung, E-Rechnungs-Herkunft, Unternehmen, Floww, Lieferant, Netto- und Bruttobetrag sowie die Datumsfelder (Dokumentdatum, Eingang, Fälligkeit, Skontofrist, Leistungszeitraum, Bezahlt am, Ablaufdatum).

ReceiptSplitLines enthält dieselben Dokumentspalten und zusätzlich je Position Buchungstext, Kostenstelle 1 und 2, Konto und BU-Schlüssel (jeweils Nummer und Bezeichnung), Steuersatz, Betrag und das Kennzeichen „keine Vorsteuer“. Dokumente ohne Belegaufteilung erscheinen mit genau einer Zeile, bei der IsWithoutReceiptSplits gesetzt ist. Ein Dokument mit mehreren Positionen erscheint entsprechend mehrfach.

Die frühere Menge DocumentsWithReceiptSplits ist durch ReceiptSplitLines ersetzt. Abfragen, die noch die alte Menge verwenden, müssen umgestellt werden.

Vorzeichen: Gutschriften zählen immer negativ, Korrekturrechnungen positiv. Beträge stehen in der Dokumentwährung; addieren Sie keine Beträge verschiedener Währungen.

Benutzerdefinierte Datenfelder sind im OData-Reporting nicht enthalten.

Quellen

Ohne weitere Angabe liefern beide Mengen alle nicht gelöschten Dokumente, die der Benutzer des Tokens sehen darf. Die Menge lässt sich auf eine Quelle einschränken:

Quelle	Übergabe
Filterpfad der Filterseite	Query-Parameter `path` oder Funktion `GetDocumentsByPath` bzw. `GetReceiptSplitLinesByPath`
Gespeicherte Suche	Query-Parameter `savedSearch` oder Funktion `GetDocumentsBySavedSearch` bzw. `GetReceiptSplitLinesBySavedSearch`
Systemsuche, z. B. „Freigabeliste“ oder „Aktive Dokumente“	Query-Parameter `systemList`

Eine private gespeicherte Suche findet nur ihr Ersteller. Für einen API-Benutzer muss die Suche systemweit gespeichert sein. Systemsuchen beziehen sich auf den Benutzer des Tokens; für einen API-Benutzer bleiben benutzerbezogene Listen wie die Freigabeliste in der Regel leer.

Verbindung einrichten

Am einfachsten richten Sie die Verbindung mit dem Dialog OData-Verbindung einrichten ein. Er ist im Startmenü (Desktop) und auf der Filterseite erreichbar; von der Filterseite aus übernimmt er den aktuellen Filterpfad als Quelle.

1. Quelle konfigurieren

Benutzer: Ihr eigenes Konto mit einem persönlichen OData-Token oder ein API-Benutzer. API-Benutzer stehen nur mit der Berechtigung Benutzer verwalten zur Auswahl.
OData-Token: Für das eigene Konto erzeugen Sie hier ein persönliches OData-Token. Es steht im Dialog zur Verfügung, solange die Sitzung läuft; Excel und Power BI speichern es nach der ersten Anmeldung selbst.
Quelle: Alle Dokumente, Filterpfad, gespeicherte Suche oder Systemsuche.
Ressource: Documents oder ReceiptSplitLines.
Übergabe (bei Filterpfad und gespeicherter Suche): Query-Parameter oder OData-Funktion. Beide liefern dasselbe; die Funktion erscheint zusätzlich im Navigator von Excel und Power BI.
Erweiterte Einstellungen: $top, $select, $orderby, $filter und $count.

2. Ausgabe erzeugen

Ergebnisformat	Verwendung
Excel / Power BI: konkreter Feed + Basic Auth	In Excel Daten abrufen › Aus anderen Quellen › Aus OData-Feed bzw. in Power BI Desktop Daten abrufen › OData-Feed die Feed-URL eintragen. Als Authentifizierung Basic wählen (in der deutschen Excel-Oberfläche Standard): Benutzername `<Kontokennung>+ApiKeyUser`, Passwort ist das OData-Token.
Excel Power Query: konkreter Feed + Header	Den erzeugten M-Code in Power Query im erweiterten Editor einfügen. Das Token wird im Header `X-FLOWWER-ODataKey` übertragen.
Excel Power Query: Service Root + Header	Wie oben, öffnet aber den gesamten Dienst; Quelle und Optionen werden nicht übernommen.
Direkte Feed-URI mit Token in der Query	Nur für Tests mit einem API-Benutzer. Persönliche Tokens werden in der URL grundsätzlich abgelehnt.

Excel und Power BI speichern die Anmeldedaten selbst, nicht in der Datei. Wählen Sie dabei den Service Root als Ebene, gelten sie für alle Abfragen auf Ihr FLOWWER-Konto.

Zugang und Sichtbarkeit

Der Abruf erfolgt immer im Namen eines Benutzers:

mit einem persönlichen OData-Token: Sie sehen genau die Dokumente, die Sie auch in FLOWWER sehen;
mit einem API-Benutzer: es gelten dessen Rechte und Unternehmenszuordnungen.

Das Token wird im Header X-FLOWWER-ODataKey oder als Passwort bei Basic Auth übergeben, nie als Teil der URL. Persönliche Tokens werden in den persönlichen Einstellungen verwaltet und widerrufen.

Direkter Zugriff auf den Dienst

https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting
https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/$metadata
https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/Documents
https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/ReceiptSplitLines

Unterstützt werden $filter, $select, $orderby, $top, $skip und $count. FLOWWER wertet sie direkt in der Datenbank aus.
Große Ergebnisse liefert der Dienst in Seiten zu 5.000 Zeilen mit einem nextLink; Excel, Power Query und Power BI folgen ihm automatisch.
$count=true kann bei großen Datenmengen die Laufzeit verlängern.

Aktualisierung und Power BI

Power Query und Power BI können die Abfrage jederzeit erneut ausführen. So bleibt eine einmal eingerichtete Arbeitsmappe mit den aktuellen FLOWWER-Daten verbunden.

Power BI Desktop hält das Datenmodell des Dienstes im Cache. Fehlen nach einem FLOWWER-Update neue Spalten oder Mengen, entfernen Sie den Eintrag unter Datenquelleneinstellungen und starten Power BI neu.

Abgrenzung zu FlexReport und MCP

FlexReport wertet Dokumente direkt in FLOWWER aus, auch gruppiert mit Summen, und exportiert nach Excel oder CSV.
Das OData-Reporting eignet sich, wenn eine Auswertung in Excel oder Power BI dauerhaft mit FLOWWER verbunden bleiben und regelmäßig aktualisiert werden soll.
Über den MCP-Server fragen KI-Assistenten FLOWWER-Daten in natürlicher Sprache ab.

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