OData-Reporting mit Excel und Power Query

Überblick

FLOWWER stellt unter /odata/reporting einen schreibgeschützten OData-Endpunkt für Auswertungen bereit. Excel und Power Query können diesen Dienst direkt als OData-Feed verwenden.

Der Dienst stellt ein echtes OData-Service-Dokument, $metadata und Datenmengen wie Documents bereit. Sofern diese Datenmenge in der jeweiligen FLOWWER-Umgebung verfügbar ist, steht für Auswertungen mit Belegaufteilungen zusätzlich DocumentsWithReceiptSplits zur Verfügung.

Der Endpunkt dient ausschließlich der Auswertung. Dokumente oder Dokumenteigenschaften können darüber nicht geändert werden.

Einstieg über die FLOWWER-Filterseite

Auf der Filterseite kann aus dem aktuellen Filterpfad ein passender Reporting-Aufruf erzeugt werden. Der URI-Builder stellt dafür wahlweise bereit:

• eine fertige OData-URI,
• oder vollständigen Power-Query-M-Code.

Dadurch müssen Filter und technische OData-Parameter nicht manuell zusammengesetzt werden.

OData-URI erzeugen

1. Öffnen Sie die Filterseite und stellen Sie die gewünschte Dokumentmenge zusammen.
2. Öffnen Sie den URI-Builder für OData-Reporting.
3. Wählen Sie die gewünschte Datenquelle, beispielsweise Documents oder DocumentsWithReceiptSplits.
4. Kopieren Sie die erzeugte OData-URI.
5. Verwenden Sie die URI in Excel, Power Query oder einem anderen OData-fähigen Werkzeug.

Power-Query-Code erzeugen

1. Stellen Sie auf der Filterseite den gewünschten Filterpfad zusammen.
2. Lassen Sie den passenden Power-Query-M-Code erzeugen.
3. Kopieren Sie den Code vollständig.
4. Öffnen Sie in Excel den Power-Query-Editor und legen Sie eine leere Abfrage an.
5. Öffnen Sie den Erweiterten Editor, ersetzen Sie den vorhandenen Inhalt durch den kopierten Code und bestätigen Sie die Abfrage.

Direkter Zugriff auf den Dienst

Der Basisendpunkt lautet:

https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting

Typische Unteradressen sind:

https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/$metadata
https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/Documents
https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/odata/reporting/DocumentsWithReceiptSplits

Über OData-Query-Optionen kann die Datenmenge weiter eingeschränkt oder sortiert werden. Für den normalen Einstieg empfiehlt sich der URI-Builder auf der Filterseite, da er den aktuellen Filter bereits in eine passende Abfrage überführt.

Documents und DocumentsWithReceiptSplits

Documents

Documents liefert Dokumentdaten auf Dokumentebene. Diese Datenmenge eignet sich beispielsweise für Übersichten zu Lieferanten, Beträgen, Statuswerten und Fristen.

DocumentsWithReceiptSplits

DocumentsWithReceiptSplits bezieht zusätzlich die Belegaufteilung ein. Diese Datenmenge eignet sich für Auswertungen nach Konto, Kostenstelle, Kostenträger oder einzelnen Aufteilungspositionen.

Durch die zusätzlichen Positionen kann ein Dokument in dieser Ausgabe mehrfach vorkommen.

Berechtigungen und Aktualisierung

Der OData-Abruf erfolgt im Kontext der verwendeten FLOWWER-Zugangsdaten. Es werden daher nur Dokumente und Daten ausgegeben, auf die dieser Benutzer zugreifen darf.

Power Query kann die Abfrage später erneut ausführen. Dadurch lässt sich eine einmal eingerichtete Arbeitsmappe mit den jeweils aktuellen FLOWWER-Daten aktualisieren.

Abgrenzung zu FlexReport

FlexReport erstellt Auswertungen direkt innerhalb von FLOWWER und kann Ergebnisse als Excel- oder CSV-Datei exportieren. Der OData-Endpunkt ist insbesondere dann geeignet, wenn eine Excel- oder Power-Query-Auswertung dauerhaft mit FLOWWER verbunden und wiederholt aktualisiert werden soll.