Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente

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Die Abfragefunktion von FLOWWER ermöglicht die Abfrage nahezu beliebiger Dokumentmengen aus der Datenbank. Sie bildet die Grundlage für die gesamte Benutzeroberfläche und arbeitet dort im Hintergrund. Direkt zugänglich ist die Abfragefunktion über den Bereich Erweiterte Suche, der erfahrenen Benutzern alle Filteroptionen bietet. Einen einfacheren Einstieg bietet der Bereich Filter, worüber Dokumente auf bestimmte Merkmale hin per Mausklick ‘gefiltert’ werden können.

Filterbausteine

Die Filterbausteine in der erweiterten Suche von FLOWWER dienen dazu, die abgefragte Datenmenge zu reduzieren.
Jeder Filterbaustein schränkt normalerweise die Ergebnismenge ein. Dies ermöglicht eine effiziente und präzise Eingrenzung der gewünschten Dokumente.

So vergleicht die Suche Texte

  • Groß-/Kleinschreibung spielt bei Textfiltern keine Rolle.
  • Mehrere Werte trennen Sie durch Komma; sie bedeuten ODER. Ein Komma lässt sich deshalb nicht als Zeichen suchen, z. B. „Müller, Hans“ nicht in einem Stück.
  • entspricht vergleicht den ganzen Wert; Leerzeichen am Anfang und Ende zählen nicht. enthält und beginnt mit suchen nach Teilen.
  • Dokumentnummer, Bestellnummer und eigene Referenz werden normalisiert verglichen: Es zählen nur Buchstaben und Ziffern, führende Nullen werden ignoriert. So findet „re-2026/0815“ auch „RE20260815“ und „004711“ auch „4711“.

Filterbaustein Zeitstempel an Dokument

Ermöglicht die gezielte Filterung von Dokumenten anhand einer Datumseigenschaft.
Als Optionen stehen die Auswahl ’leer’, eine absolute oder relative Anzahl von Tagen, ein ganzer Monat oder ein frei definierbarer Datumsbereich zur Verfügung. Wie Sie Dokumente eines Zeitraums finden, beschreibt Filtern von Dokumenten nach Zeitraum.

Folgende Datumseigenschaften stehen zur Auswahl:

  • Datum der Dokumenterstellung

    Zeitpunkt, zu dem das Dokument in FLOWWER erfasst wurde.

  • Dokumentdatum

    Datum auf dem Dokument, bei Rechnungen das Rechnungsdatum.

  • Eingangsdatum

    Datum, an dem das Dokument beim Unternehmen eingegangen ist.

  • Fälligkeitsdatum

    Datum, bis zu dem die Rechnung ohne Skonto bezahlt sein muss.

  • Ende der Skontofrist

    Letzter Tag, an dem mit Skonto bezahlt werden kann.

  • Bezahldatum

    Datum, an dem das Dokument als bezahlt erfasst wurde.

  • Beginn der Leistung

    Beginn des Leistungszeitraums.

  • Ende der Leistung

    Ende des Leistungszeitraums.

  • Freigabestatus erreicht

    Zeitpunkt, zu dem das Dokument seinen aktuellen Freigabestatus erreicht hat.

  • Letzte Änderung

    Zeitpunkt der letzten Änderung am Dokument.

  • Ablaufdatum

    Ende der Aufbewahrungszeit: Datum, ab dem das Dokument nicht mehr aufbewahrt werden muss.

Filterbaustein Am Dokument vorhandener Protokolleintrag

Mit diesem Filterbaustein lassen sich Dokumente anhand vorhandener Einträge im Protokoll beziehungsweise Audit-Trail eingrenzen. Die Kriterien können miteinander kombiniert werden:

  • Inhalt: Text, der im Protokolleintrag enthalten sein soll.
  • Protokolltyp: Art der protokollierten Aktion, beispielsweise eine Übertragung.
  • Bezugsbenutzer: Benutzer, auf den sich der Eintrag bezieht.
  • Minimales Datum: frühester Zeitpunkt des Protokolleintrags.
  • Maximales Datum: spätester Zeitpunkt des Protokolleintrags.

Damit können Sie beispielsweise Dokumente finden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums von einem bestimmten Benutzer übertragen wurden. Wählen Sie dazu den passenden Protokolltyp und kombinieren Sie ihn mit Bezugsbenutzer, Datumsbereich und bei Bedarf einem Inhaltsfilter.

Filterbaustein Zeichenfolge am Dokument

Mit diesem Filterbaustein lassen sich Dokumente anhand einer Zeichenfolge in einer bestimmten Dokumenteigenschaft filtern. Dieser Baustein eignet sich besonders, um gezielt nach Begriffen, Namen oder Textfragmenten innerhalb textbasierter Felder zu suchen.

Vergleichsoptionen

Für die gewählte Eigenschaft stehen folgende Vergleichsoptionen zur Verfügung:

  • enthält: Prüft, ob die Eigenschaft die eingegebene Zeichenfolge irgendwo enthält.
  • entspricht: Prüft, ob die Eigenschaft genau der eingegebenen Zeichenfolge entspricht.
  • beginnt mit: Prüft, ob die Eigenschaft am Anfang mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnt.

Filtermodus invertieren

Der Filtermodus kann invertiert werden. Dadurch wird aus:

  • enthält → enthält nicht
  • entspricht → entspricht nicht
  • beginnt mit → beginnt nicht mit

So lassen sich auch gezielt Ausschlüsse formulieren, beispielsweise: alle Dokumente deren IBAN nicht mit DE beginnt.

Unterstützte Dokumenteigenschaften

Über den Filterbaustein können Dokumente nach folgenden Eigenschaften gefiltert werden:

  • Dateiname
    Der tatsächliche Name der Datei beim Upload, z.B. rechnung_1234.pdf.

  • Benutzerdefiniertes Datenfeld
    Frei definierbare Felder, die von Administratoren konfiguriert werden können.
    Die Filterung erlaubt es, gezielt nach bestimmten Werten innerhalb dieser Felder zu suchen – etwa nach einem Projektcode oder einem Lieferantenkürzel.

  • Eigenschaften aus der Belegaufteilung (siehe auch den Filterbaustein für die Belegaufteilung); die Bezeichnungen können pro Mandant angepasst sein:

    • Buchungskonto
    • Kostenstelle (KOST)
    • Kostenträger (KOST2)
    • BU-Schlüssel

  • Weitere Eigenschaften des Dokuments

    • Dokumentnummer
    • Bestellnummer
    • Eigene Referenz
    • FiBu-Notiz
    • IBAN
    • BIC
    • Währung
      z. B. EUR
    • E-Rechnungsart
      Herkunft der E-Rechnung; leer bei Dokumenten, die keine E-Rechnung sind.

    Diese Felder können in ähnlicher Weise durchsucht werden – etwa um gezielt Dokumente zu finden, die mit einer bestimmten IBAN verknüpft sind oder eine bestimmte Bestellnummer enthalten.

Dieser Filterbaustein ist besonders leistungsfähig in Kombination mit weiteren Kriterien der Erweiterten Suche. Er eignet sich sowohl für einfache Suchabfragen als auch für komplexe Auswertungen über viele Dokumente hinweg.

Filterbaustein für die Belegaufteilung

Mit diesem Filterbaustein finden Sie Dokumente anhand der Werte in ihrer Belegaufteilung. Für Konto, Kostenstelle (KOST), Kostenträger (KOST2) und BU-Schlüssel kann jeweils gewählt werden:

  • ein bestimmter Wert aus den Stammdaten,
  • ein frei eingegebener Wert,
  • ein beliebiger Stammdatenwert eines Unternehmens,
  • (ohne …): Aufteilungszeilen, in denen dieses Merkmal leer ist.

Mehrere Einträge werden mit ODER verknüpft; der Filter lässt sich invertieren. Die Werte eignen sich beispielsweise zur Analyse, zur Vorbereitung für die Buchhaltung oder zum Aufbau einer gespeicherten Suche. Für Auswertungen nach diesen Merkmalen gibt es die FlexReport-Auswertung.

Betrag und Steuersatz

Ein weiterer Filterbaustein vergleicht Zahlen am Dokument: Brutto- und Nettobetrag, Skontobetrag und Skontosatz sowie den Steuersatz einer Aufteilungszeile. Beim Steuersatz genügt es, wenn eine Zeile der Belegaufteilung passt.

Lieferant

Der Lieferantenfilter bietet drei Vergleichsarten:

  • entspricht: exakter Name aus der Auswahl; hier zählt die Groß-/Kleinschreibung.
  • enthält und beginnt mit: freie Eingabe ohne Groß-/Kleinschreibung; mehrere Werte, durch Komma getrennt, bedeuten ODER.

Zusätzlich lässt sich festlegen, ob nur an Stammdaten gebundene oder nur ungebundene Lieferanten berücksichtigt werden.