Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente

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Die Abfragefunktion von FLOWWER ermöglicht die Abfrage nahezu beliebiger Dokumentmengen aus der Datenbank. Sie bildet die Grundlage für die gesamte Benutzeroberfläche und arbeitet dort im Hintergrund. Direkt zugänglich ist die Abfragefunktion über den Bereich Erweiterte Suche, der erfahrenen Benutzern alle Filteroptionen bietet. Einen einfacheren Einstieg bietet der Bereich Filter, worüber Dokumente auf bestimmte Merkmale hin per Mausklick ‘gefiltert’ werden können.

Filterbausteine

Die Filterbausteine in der erweiterten Suche von FLOWWER dienen dazu, die abgefragte Datenmenge zu reduzieren.
Jeder Filterbausteine schränkt normalerweise die Ergebnismenge ein. Dies ermöglicht eine effiziente und präzise Eingrenzung der gewünschten Dokumente.

Filterbaustein Zeitstempel an Dokument

Ermöglicht die gezielte Filterung von Dokumenten anhand einer Datumseigenschaft.
Als Optionen stehen die Auswahl ’leer’, eine absolute oder relative Anzahl von Tagen, ein ganzer Monat oder ein frei definierbarer Datumsbereich zur Verfügung.

  • Datum der Dokumenterstellung

  • Dokumentdatum

Filterbaustein Am Dokument vorhandener Protokolleintrag

Mit diesem Filterbaustein lassen sich Dokumente anhand vorhandener Einträge im Protokoll beziehungsweise Audit-Trail eingrenzen. Die Kriterien können miteinander kombiniert werden:

  • Inhalt: Text, der im Protokolleintrag enthalten sein soll.
  • Protokolltyp: Art der protokollierten Aktion, beispielsweise eine Übertragung.
  • Bezugsbenutzer: Benutzer, auf den sich der Eintrag bezieht.
  • Minimales Datum: frühester Zeitpunkt des Protokolleintrags.
  • Maximales Datum: spätester Zeitpunkt des Protokolleintrags.

Damit können Sie beispielsweise Dokumente finden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums von einem bestimmten Benutzer übertragen wurden. Wählen Sie dazu den passenden Protokolltyp und kombinieren Sie ihn mit Bezugsbenutzer, Datumsbereich und bei Bedarf einem Inhaltsfilter.

Filterbaustein Zeichenfolge am Dokument

Mit diesem Filterbaustein lassen sich Dokumente anhand einer Zeichenfolge in einer bestimmten Dokumenteigenschaft filtern. Dieser Baustein eignet sich besonders, um gezielt nach Begriffen, Namen oder Textfragmenten innerhalb textbasierter Felder zu suchen.

Vergleichsoptionen

Für die gewählte Eigenschaft stehen folgende Vergleichsoptionen zur Verfügung:

  • enthält: Prüft, ob die Eigenschaft die eingegebene Zeichenfolge irgendwo enthält.
  • entspricht: Prüft, ob die Eigenschaft genau der eingegebenen Zeichenfolge entspricht.
  • beginnt mit: Prüft, ob die Eigenschaft am Anfang mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnt.

Filtermodus invertieren

Der Filtermodus kann invertiert werden. Dadurch wird aus:

  • enthält → enthält nicht
  • entspricht → entspricht nicht
  • beginnt mit → beginnt nicht mit

So lassen sich auch gezielt Ausschlüsse formulieren, beispielsweise: alle Dokumente deren IBAN nicht mit DE beginnt.

Unterstützte Dokumenteigenschaften

Über der Filterbaustein können Dokumente nach folgenden Eigenschaften gefiltert werden:

  • Dateiname
    Der tatsächliche Name der Datei beim Upload, z.B. rechnung_1234.pdf.

  • Benutzerdefinierte Datenfelder
    Frei definierbare Felder, die von Administratoren konfiguriert werden können.
    Die Filterung erlaubt es, gezielt nach bestimmten Werten innerhalb dieser Felder zu suchen – etwa nach einem Projektcode oder einem Lieferantenkürzel.

  • Eigenschaften aus der Belegaufteilung {#belegaufteilung}
    Für Konto, Kostenstelle (KOST) und Kostenträger (KOST2) steht ein eigener Filterbaustein zur Verfügung. Damit kann gezielt nach Werten gesucht werden, die in den Aufteilungsgruppen eines Dokuments verwendet werden.
    Die Werte lassen sich beispielsweise zur Analyse, zur Vorbereitung für die Buchhaltung oder zum Aufbau einer gespeicherten Suche einsetzen.

  • Weitere Zieleigenschaften

    • Bestellnummer
    • Dokumentnummer
    • Eigene Referenz
    • Fibu-Notiz
    • IBAN
    • BIC
      Diese Felder können in ähnlicher Weise durchsucht werden – etwa um gezielt Dokumente zu finden, die mit einer bestimmten IBAN verknüpft sind oder eine bestimmte Bestellnummer enthalten.

Dieser Filterbaustein ist besonders leistungsfähig in Kombination mit weiteren Kriterien innerhalb des FLOWWER-Explorers. Er eignet sich sowohl für einfache Suchabfragen als auch für komplexe Auswertungen über viele Dokumente hinweg.