Mögliche Zustände eines Dokuments

Ungestartet

Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind über das Dashboard oder die Liste ‘“Eingang/ungestartet” zu finden. Unzugewiesene Dokumente können von Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung “Dokumente zuweisen + Freigabe starten”’ einem Floww zugewiesen werden.

Stufe 1..5

Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe gestartet, d.h. der Status des Dokuments entspricht einer der fünf möglichen Freigabestufen. Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Freigabestufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein. Ist diese Stufe leer, d.h. sind keine Benutzer zur Freigabe hinterlegt, wird der Status des Dokuments auf ‚Freigegeben‘ gesetzt.

Abgelehnt

Lehnt ein Benutzer ein in Freigabe befindliches Dokument ab, wird dieses in die Liste “Abgelehnte Dokumente” verschoben. Diese Dokumente können bei Wiedervorlage entweder reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung “Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen” ist Voraussetzung).

Siehe auch: Dokumente ablehnen

Freigegeben

Dokumente mit diesem Status sind vollständig freigegeben und stehen zur Übertragung an weitere Systeme über eine Partnerschnittstelle zur Verfügung. Freigegebene Dokumente sind in der Liste “Freigegebene Dokumente” zu finden. FLOWWER berücksichtigt hierbei die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und stellt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen zur Ansicht bereit.

Für den Download ohne Partnerschnittstelle wird - aus Gründen der Nachvollziehbarkeit - das Benutzerrecht “Alternativen Download verwenden” vorausgesetzt. Gegebenenfalls ist die Aktivierung des FLOWWER-Features “Alternativer Download” notwendig.

Verarbeitet

Den Status „Verarbeitet“ erhalten Dokumente nach deren erfolgreicher Verarbeitung über eine Partnerschnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads). Die verarbeiteten Dokumente bleiben für der Dauer der gewählten Vorhaltezeit über den FLOWWER-Explorer weiterhin verfügbar, bzw. über die Suchfunktion auffindbar.

Gelöscht

Das Dokument wurde entweder noch im ungestarteten Zustand (Draft) direkt oder nach vorheriger Ablehnung gelöscht. Der Datensatz dieses Dokuments mit seinem digitalen Fingerabdruck ( Hashwert ) und die wichtigsten Protokolleinträge (Logbuch) sind über den FLOWWER-Explorer unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters auch nach deren Löschung noch abrufbar (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich). Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.

Mehr Details: siehe Revisionssicherheit

Aufbewahrungszeit

siehe Archivfunktion