Berechtigungen

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• Benutzerorganisation

Begriffe:

• Benutzerrechte

In diesem Bereich erhalten Sie eine kurze Erklärung zu allen Benutzerrechten (bzw. Benutzerberechtigungen) in FLOWWER.

Mehrere Benutzerrechte können zu einer Benutzerrolle zusammengefasst werden: Benutzerrollen

Bezug zu Unternehmen und Flowws

Einige Berechtigungen gelten nicht kontoweit, sondern nur für die Unternehmen bzw. Flowws, denen der Benutzer zugeordnet ist. Im Berechtigungs-Editor sind sie mit nur zugehörige Flowws, nur zugeordnete Unternehmen bzw. nur direkt zugeordnete Unternehmen gekennzeichnet.

Bezug	Gilt für	Berechtigungen
Zugehörige Flowws	Flowws, in denen der Benutzer als Freigeber, nominierbarer Freigeber oder Supervisor eingetragen ist	Floww zuweisen [Zugehörige Flowws], Alle Dokumente sehen [Zugehörige Flowws]
Zugeordnete Unternehmen	dem Benutzer direkt zugeordnete Unternehmen und zusätzlich die Unternehmen seiner zugehörigen Flowws	Floww zuweisen [Flowws zugeordneter Unternehmen], Zugriff auf Zahlungsverwaltung [nur zugeordnete Unternehmen], Zugriff auf Freigegebene Dokumente [nur zugeordnete Unternehmen], Stammdaten/Lieferanten bearbeiten [nur zugeordnete Unternehmen]
Direkt zugeordnete Unternehmen	nur dem Benutzer direkt zugeordnete Unternehmen; Floww-Mitgliedschaften zählen hier nicht	Alle Dokumente administrieren [nur direkt zugeordnete Unternehmen], Stammdaten/Lieferanten bearbeiten [nur direkt zugeordnete Unternehmen]

Die direkte Zuordnung pflegen Sie in der Benutzerverwaltung unter Zuordnung des Benutzers zu Unternehmen, siehe auch Unternehmenszuordnung.
Ohne passende Zuordnung hat eine solche Berechtigung keine Wirkung. Welche Zuordnungen ein Benutzer hat und welche Berechtigungen dort wirken, zeigt die Zuordnungsübersicht.

Enthaltene Berechtigungen

Weiterreichende Berechtigungen enthalten ihre eingeschränkten Varianten: „Floww zuweisen [alle Flowws im Konto]“ enthält z. B. auch „[Flowws zugeordneter Unternehmen]“ und „[Zugehörige Flowws]“. Einige Berechtigungen enthalten zusätzlich Berechtigungen anderer Bereiche, etwa die Zahlungsverwaltung die Berechtigung Dokumentdaten bearbeiten. Administrator enthält alle Berechtigungen.

Der Berechtigungs-Editor zeigt das an der jeweiligen Berechtigung mit „enthalten in …“ bzw. „enthält …“. Enthaltene Berechtigungen lassen sich dort nicht einzeln abschalten.

Freigabe von Dokumenten

Dokumente hochladen

Steuert, ob der Benutzer neue Dokumente in das FLOWWER-Konto hochladen darf.

Benutzer ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen Dokumente nur in direkt zugewiesene Unternehmen laden.

Floww zuweisen / Freigabe starten

• Kontoweit Superrecht

  Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.

• Flowws zugeordneter Unternehmen

  Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten.

• Zugehörige Flowws

  Benutzer kann Dokumente den Flowws zuweisen, in denen er selbst Freigeber oder Supervisor ist, und deren Freigabe starten.
  Dokument(e) ohne Zuweisung dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
  Ist an einem Floww „Zuweisung nur durch Supervisoren“ eingestellt, gilt das dort nur für die Supervisoren des Flowws.

Die Freigabe eines eigenen, ungestarteten Dokuments darf der Besitzer (Uploader) auch ohne diese Berechtigung starten.

Dokumente freigeben

Erlaubt dem Benutzer, Freigaben zu erteilen.
Es gelten die Regeln des dem Dokument zugewiesenen Flowws.

Alle Dokumente sehen [Zugehörige Flowws]

Der Benutzer sieht alle Dokumente der Flowws, in denen er Freigeber oder Supervisor ist, auch nachdem seine Floww-Stufe durchlaufen ist.
Ausgenommen sind ungestartete und gelöschte Dokumente. Als Nur-Nominierungs-Freigeber zählt er nur in Flowws ohne Nominierung für Sichtbarkeit notwendig.

Die Berechtigung macht Dokumente nur sichtbar, sie erlaubt keine weiteren Aktionen.
Ohne diese Berechtigung sieht ein Freigeber ein Dokument nur, solange es auf seiner Floww-Stufe liegt, sowie dauerhaft, wenn er es freigegeben hat oder dafür nominiert wurde.
Soll ein Benutzer alle Dokumente eines einzelnen Flowws sehen, ohne dort Freigeber zu sein, hinterlegen Sie ihn als Supervisor.

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Dokumente ablehnen

Dokumente ablehnen

Gestattet es dem Benutzer, Dokumente welche ihm zur Freigabe vorliegen, abzulehnen.
Für Zugriff auf abgelehnte Dokumente siehe Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen

Das zu diesem Benutzerrecht gehörende Konzept Dokumente ablehnen verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann. Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden.

Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen

Gestattet dem Benutzer den Zugriff auf den Bereich Abgelehnte Dokumente.

• Kontoweit

  Abgelehnte Dokumente ist uneingeschränkt zugreifbar.

• Nur verantwortliche (Dokumente)

  Abgelehnte Dokumente ist mit Einschränkung auf Dokumente im Verantwortungsbereich des Benutzers zugreifbar.
  Dies bezieht sich auf Dokumente, auf welche Folgendes zutrifft:

  • Benutzer ist Besitzer (Uploader)
  • Benutzer hat das Dokument freigegeben oder wurde dafür nominiert
  • Benutzer ist Freigeber oder Supervisor im Floww des Dokuments (Nur-Nominierungs-Freigeber nur in Flowws ohne „Nominierung für Sichtbarkeit notwendig“)
  • Dokument hat keinen Floww (ist unzugewiesen)

  Mit der zusätzlichen Berechtigung Alle Dokumente administrieren gilt sie für alle abgelehnten Dokumente.

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Dokumente bearbeiten

Dokumentdaten bearbeiten

Berechtigt, die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.

Belegaufteilung bearbeiten

Berechtigt, die Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung eines Dokuments zu bearbeiten.

FiBu-Notiz aktualisieren

Berechtigt, die FiBu-Notiz eines Dokuments zu bearbeiten.
Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.

Anhänge zu Dokumenten hinzufügen

Berechtigt, Anhänge zu einem Dokument hinzuzufügen.

Anhänge von Dokumenten entfernen

Berechtigt, bestehende Anhänge von einem Dokument zu entfernen.

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Floww-Kontrolle

Dokumente auf vorherige Floww-Stufe zurücksetzen

Berechtigt, Dokumente um eine Floww-Stufe zurückzusetzen, ohne das Dokument vorher ablehnen oder reaktivieren zu müssen.

Es werden die Freigaben der aktuellen und der davorliegenden Stufe entfernt.
Der Freigabestatus wird neu berechnet und zeigt anschließend auf die vorherige Floww-Stufe und die entsprechenden Freigaben müssen neu erteilt werden.
Vorherige / überholte Bezeichnung: Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben

Nominierungen bearbeiten

Berechtigt den Benutzer, die Nominierungen eines Dokuments nachträglich zu ändern.

Nominierungen der aktuellen und späterer Stufen bearbeiten

Berechtigt den Benutzer, die Nominierungen eines Dokuments für die aktuelle und alle späteren Floww-Stufen zu bearbeiten, auch wenn er selbst kein Freigeber der aktuellen Floww-Stufe ist.
Enthält die Berechtigung Nominierungen bearbeiten.

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Zahlungsverwaltung

Zugriff auf Zahlungsverwaltung

• Kontoweit Superrecht

  Zahlungsverwaltungen aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind zugreifbar.

• Zugeordnete Unternehmen

  Benutzer kann die Zahlungsverwaltung der ihm zugeordneten Unternehmen verwenden.
  Siehe Unternehmenszuordnung

Die Dokumente der Zahlungsverwaltung sind für diese Benutzer auch im Explorer, in der Suche und per OData sichtbar – ausgenommen abgelehnte, gelöschte und „extern zu bezahlende“ Dokumente.
Beide Varianten enthalten Dokumentdaten bearbeiten und sind nur in Unternehmen mit aktivem Feature Zahlungsverwaltung nutzbar.

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Organisation

Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen

Gestattet den Download freigegebener Dokumente ohne Verwendung einer Schnittstelle. Hierzu gehört die FLOWWER REST-API und der Download über die Benutzeroberfläche.

Bitte beachten Sie, dass über diese Berechtigung Dokumente in nicht revisionssichere Systeme (z.B. Windows Dateisystem) gelangen können.
Prüfen Sie bitte daher, ob ggfls. GoBD-Verletzungen entstehen können.

Zugriff auf Freigegebene Dokumente

Steuert die Sichtbarkeit des Bereichs ‘Freigegebene Dokumente’ bzw. zeigt die Schaltfläche zum Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ an.

• Kontoweit

  Ermöglicht Zugriff auf freigegebene Dokumente aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos.

• Zugeordnete Unternehmen

  Eingeschränkter Zugriff nur auf die freigegebenen Dokumente der dem Benutzer zugeordneten Unternehmen.

Alle Dokumente administrieren

Für die Freigabe gelten die Regeln des dem jeweiligen Dokument zugewiesenen Flowws.

• Kontoweit

  Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente des gesamten Kontos

• Nur direkt zugeordnete Unternehmen

  Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente der Unternehmen, die dem Benutzer direkt zugeordnet sind. Eine Zuordnung über eine Floww-Mitgliedschaft genügt hier nicht.
  Siehe Benutzerverwaltung » Unternehmen

Stammdaten / Lieferanten bearbeiten

• Kontoweit Superrecht

  Stammdaten und Lieferanten aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind durch den Benutzer bearbeitbar.

• Zugeordnete Unternehmen

  Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten der ihm zugeordneten Unternehmen bearbeiten, also direkt oder über eine Floww-Mitgliedschaft zugeordneter Unternehmen.

• Nur direkt zugeordnete Unternehmen

  Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten nur der ihm direkt zugeordneten Unternehmen bearbeiten.

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Systemeinstellungen

Administrator

Gibt dem Benutzer alle vorhandenen Berechtigungen.

Das besondere an der ‘Administrator’-Berechtigung ist, dass auch in Zukunft hinzukommende, weitere Benutzerrechte dem Benutzer automatisch gegeben werden. Wir empfehlen, diese Berechtigung immer wenigstens zwei Benutzern zu erteilen um in Notfällen handlungsfähig zu bleiben.

Unternehmen und Flowws verwalten

Gestattet dem Benutzer den Zugriff auf die Verwaltung von Unternehmen (und Flowws).

Enthält Stammdaten / Lieferanten bearbeiten (kontoweit).

Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten

Erlaubt Zugriff auf den Bereich Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber des Floww-Editors

Enthält Unternehmen und Flowws verwalten.

Benutzer verwalten

Ermöglicht den Zugriff auf den Bereich Benutzerverwaltung
Zusätzlich zeigt die Sichtbarkeitserklärung eines Dokuments, wer es aus welchem Grund sieht.

Wird auch zur Verwaltung externer Anmeldungen (SSO) des Kontos benötigt.

Systemeinstellungen verwalten

Ermöglicht den Zugriff auf den Bereich Systemeinstellungen

Wird auch zur Verwaltung externer Anmeldungen (SSO) des Kontos benötigt.

Aktivierung und Features verwalten

Steuert, ob der Benutzer Features buchen / kündigen darf.

Bezieht sich auf die Bereiche Systemeinstellungen » Aktivierung/Features (Marktplatz) und Unternehmenseinstellungen » Aktivierung/Features (Marktplatz)