Status E-Mails

Liegen zu erledigende Aufgaben vor, kann FLOWWER den entsprechenden Benutzer per E-Mail darauf aufmerksam machen bzw. erinnern.
Jede dieser sog. Status-Mails enthält eine benutzerindividuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.

Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan. (im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)

Einstellungen

Auslöser für Status-Mails

Über diese Einstellung wird gesteuert, was zum Versand einer Status-Mail an diesen Benutzer führt.

Folgende Werte sind als Auslöser für Status-Mails verfügbar:

  • Auslöser bei ‘Dokumenten auf Freigabeliste
    xxx
  • Auslöser bei ‘abgelehnten Dokumenten
    xxx
  • Auslöser bei ‘unzugewiesenen Dokumenten
    xxx
  • Auslöser bei ‘freigegebenen Dokumenten
    xxx
  • Auslöser bei ‘zu bezahlenden Dokumenten
    xxx
  • Auslöser bei ‘bald fälligen Dokumenten
    xxx

E-Mail Intervall

Über diese Einstellung wird gesteuert, an welchen Wochentagen Status-Mails an diesen Benutzer gesendet werden.

  • Konto-Vorgaben verwenden
    Es wird die Einstellung aus den Standardwerten des Kontos (siehe Systemeinstellungen » Status-Mails) verwendet.
    Einstellung ist nur für die Benutzerebene verfügbar.
  • Konto-Vorgaben verwenden
    xxx
  • Konto-Vorgaben verwenden
    xxx
  • Konto-Vorgaben verwenden
    xxx
  • Konto-Vorgaben verwenden
    xxx

Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:

  1. ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?

  2. Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.

  3. Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.

  4. Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?

Auslöser für den Versand sind:

- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- der Bezahlstatus