FAQs
In diesem Bereich finden Sie häufig gestellte Fragen (FAQs) mit Antworten.
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Möchten Sie Dokumente online zu DATEV übertragen, benötigen Sie einen DATEV-Datenservice (Online-API).
Kontaktieren Sie hierfür bitte Ihren DATEV-Berater.
Mit Hilfe des Belegbilderservices (BBS) kann FLOWWER die PDF-Datei inkl. Audit-Trail, das Feld Fibu-Notiz und den DATEV-Belegtyp übertragen - mehr nimmt DATEV über diese Schnittstelle nicht an. Diese Schnittstelle nennt sich in FLOWWER “DATEV BBS” bzw. “DATEV Belegbilderservice”
Vorkontierungen bzw. Kostenstellen aus der FLOWWER-Belegaufteilung/Kostenstellenzuordnung (früher ‘Belegaufteilung light’) usw. können nur per DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) verwendet werden. Mit diesem Service ist eine strukturierte Datenübergabe an DATEV gewährleistet. Für die Verwendung von DATEV RDS1.0 muss der Steuerberater bei DATEV den “Rechnungsdatenservice 1.0” freischalten und zudem “Stammdaten Online” und in der Belegübersicht (1) der Einstellungen (2) die Bearbeitungsform (3) auf “Erweitert” (4) und (5) umstellen.
Achtung: es muss unbedingt das korrekte Wirtschaftsjahr in DATEV Unternehmen Online angelegt sein. Dieses wird nicht automatisch aus Rechnungswesen übernommen. Rechnungsordner
Es wird empfohlen, den Begriff “Eingangsrechnungen” (6) bei DATEV nicht zu ändern, da es sonst zu einem Zuordnungfehler seitens DATEV kommen kann (mit entsprechender Fehlermeldung bei der Übertragung).
Der Abschluss des Flowws auf “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” wird direkt in FLOWWER (8) - (10) umgestellt - oder aber im Floww-Editor (11) - (14) des entsprechenden Flowws.
Siehe: /features/INTEROP_DatevBasic und /features/INTEROP_DatevXml
Antwort
Der Sicherheitscode aus der Einladungsmail ist nach Bereitstellung eines Accounts oder Anmeldung bei FLOWWER 30 Tage lang gültig.
Nach Ablauf dieses Zeitfensters wird die Aktivierung des Benutzers mit der Meldung invalid token abgelehnt.
Mögliche Lösungen:
-
Passwort wiederherstellen
Verwenden Sie die Funktion “Passwort wiederherstellen”.
Weitere Details finden Sie im Artikel der Wissensdatenbank: Persönliches Kennwort zurücksetzen -
Passwortvergabe durch Administrator
Der Administrator kann dem Benutzerkonto über die Benutzerverwaltung unter Anmeldung / Sicherheit ein neues Passwort zuweisen.
Dadurch wird das Benutzerkonto automatisch aktiviert.
Wird ein neuer FLOWWER-User angelegt, verschickt das System automatisch eine Aktivierungsmail.
Diese enthält einen Link, über welchen sich der neue Benutzer sein persönliches Kennwort vergeben kann.
Diese E-Mail kann unter Umständen im SPAM-Ordner landen.
Sollte diese E-Mail im SPAM-Ordner nicht auffindbar sein, kann das Passwort vom Admin auch manuell zugewiesen werden.
Im Anschluss daran kann der neue Benutzer nach dem Login das Passwort wieder in seinem Benutzerbereich ändern.
Geht eine Einladungsmail verloren, gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten.
1) Verwendung von ‘Passwort wiederherstellen’
Artikel in der Wissensdatenbank: Persönliches Kennwort zurücksetzen
2) Passwortvergabe durch Admin
Der Systembetreuer weist dem neuen Benutzerkonto über die Benutzerverwaltung Anmeldung / Sicherheit ein Passwort zu.
Damit wird gleichzeitig das Benutzerkonto aktiviert.
Nein, das ist nicht notwendig.
Wird die
Nominierung
verwendet, kann für jedes Dokument separat ausgewählt werden, welcher Geschäftsführer zur Freigabe benachrichtigt werden soll.
Ja.
FLOWWER sucht Dubletten sowohl auf Basis des digitalen Fingerabdrucks (Hashwert) als auch über das Dokumentdatum bzw. die Dokumentnummer.
Siehe auch: /features/DuplicatePrevention
Ja.
Für jedes Dokument kann bei dessen Erstellung entschieden werden, in welchem Workflow (Floww) die Freigabe erfolgen soll.
Die Zuweisung kann auf Wunsch automatisiert geschehen.
Hinweis: ein Wechsel des Freigabeprozesses ist möglich, ohne das Dokument löschen zu müssen.
Siehe auch: Zuweisung
Ja.
Hierfür verschickt FLOWWER zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten E-Mails an die entsprechenden Freigeber.
Siehe auch: /features/statusmails
Ja.
FLOWWER kann über die Benutzeroberfläche auf Englisch umgeschaltet werden.
Siehe auch: /gui/mainmenu
Ja und nein:
Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen.
Dies kann auch auf definierten Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter …)
Siehe: /features/DocumentFieldRules
Kommt darauf an.
Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Freigaben zu erteilen (siehe Dokumente freigeben)
Welche Dokumente ein einzelner Mitarbeiter (Freigeber) angezeigt bekommt, steuert der Prozess in FLOWWER automatisch.
Der Mitarbeiter kann entsprechend kontrollieren und mit einem Klick freigeben.
Siehe: /features/Flows
Ja.
Die Übertragung von Daten aus der Belegaufteilung (vorbereitende Buchführung) ist z.B. über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) möglich.
FLOWWER schreibt zusätzlich alle Daten auf die jedem Beleg vor der Übertrageung angefügten Audit-Trail.
Ja.
Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.
Siehe auch: /features/MultiStageApproval
Soweit wie möglich.
Bitte lesen Sie hierzu folgenden Artikel: GoBD und FLOWWER
Ja.
FLOWWER ermöglicht, Dokumente für einen - pro Unternehmen - frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird möglich, Dokumente langfristig in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen.
FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wird jeder Schritt, der an einem Dokumente vorgenommen wird, via /features/AuditTrail protokolliert.
Siehe: /features/Retention und /features/AuditCompliance
Ja.
Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Kontakt ist selbstverständlich kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an, kontaktieren Sie uns gerne.
Ja
Anpassungen des Designs (z.B. für Branding entsprechend dem eigenen CI) sind über das Modul /features/GuiCustomization möglich.
Ja.
FLOWWER überspringt den Bereich Eingang/ungestartet automatisch, wenn dem Dokument ein Floww zugewiesen ist und alle Pflichtfelder erfüllt sind.
Das bedeutet, es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozesses.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder
Ja.
FLOWWER ermöglicht es, abgelehnte Dokumente per Reaktivierung zurückzusetzen – entweder um eine oder auch mehrere Freigabe-Stufen.
Wichtig:
Um eine oder mehrere Freigabe-Stufen wiederholen zu können, muss das Dokument zunächst abgelehnt werden.
Danach kann das Dokument reaktiviert werden – hierbei kann der Benutzer festlegen, ob die Freigabe ganz von vorne oder in einer bestimmten Stufe fortgesetzt werden soll.
Siehe auch: Abgelehnte Dokumente und Belege
Ja.
Dokumente können auf den Status Freigegeben zurückgesetzt werden.
Dann stehen sie seitens FLOWWER zur erneuten Verarbeitung (z.B. per DATEV-Schnittstelle) zur Verfügung.
Das
Audit-Trail / Protokoll
des Dokuments wird nach Rücksetzung auf Freigegeben selbstverständlich weitergeschrieben.
Ja.
Alle Dokumente sind, entsprechend den jeweiligen Benutzerberechtigungen, bis zu ihrem Ablaufdatum vollständig verfügbar.
Ja.
Es kann festgelegt werden, dass das Dokument, welches gerade freigegeben wurde, aus der Liste gelöscht und das nächste Dokument angezeigt wird.
Diese Einstellung kann jeder Benutzer für sich selbst vornehmen.
Alternativ kann ein Systembetreuer den Wert im Bereich Benutzerverwaltung » Einstellungen für andere Benutzer vorgeben.
Ja.
Ein Floww kann jederzeit über die Einstellungen des Floww-Editors umbenannt werden.
Ja, das ist möglich.
Es können mehrere Benutzer mit der selben E-Mail Adresse angelegt werden.
Beispielsweise können sechs Sachbearbeiter mit der Adresse “sachbereich-beispiel@beispielfirma.eu” arbeiten.
FLOWWER ist trotzdem in der Lage, die Mitarbeiter zu unterscheiden.
Einschränkung
Die Passwort-Zurücksetzen-Funktion ist bei gemeinsam genutzten E-Mail Adressen nur über den Anmeldename des Benutzers möglich.
Ja, das ist möglich.
Die Erfassung von Gutschriften und Stornorechnungen hängt davon ab, welches Buchhaltungssystem bzw. welche Schnittstelle zur Übertragung freigegebener Dokumente verwendet wird. Im Folgenden finden Sie spezifische Anleitungen für verschiedene DATEV-Dienste:
Beispiel DATEV Belegbilderservice
-
Belegtyp festlegen
Wählen Sie den Belegtyp auf „Gutschrift“. -
Weitere Bearbeitung
Die restliche Bearbeitung erfolgt identisch wie bei regulären Rechnungen.
Beispiel DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
-
Gutschriftsbetrag eingeben
Hinterlegen Sie den Gutschriftsbetrag als Bruttobetrag mit vorangestelltem Minuszeichen (also als Negativbetrag). -
Belegtyp
Der Belegtyp ist in diesem Fall unerheblich.
Optionale Funktion: Modul “Belegaufteilung”
Falls das Modul „Belegaufteilung“ aktiviert ist, können Sie Gutschriften zusätzlich direkt mit einer Rechnung verrechnen:
-
Rechnungsbetrag anpassen
Reduzieren Sie den Bruttobetrag der betreffenden Rechnung. -
Gutschriftsbetrag eintragen
Tragen Sie den Gutschriftsbetrag als Aufteilungsposition mit negativem Betrag ein.
Hinweis: Dieser Schritt ist optional und stellt eine ergänzende Funktion dar, die nicht zwingend erforderlich ist.
Ja, das ist möglich
Häufig werden Seriennnummern gekaufter Artikel im Bereich der Positionsbeschreibung einer Rechnung aufgeführt.
Diese Daten werden von der FLOWWER-Volltextsuche erfasst und sind somit durchsuchbar.
Verwenden Sie die Schnellsuche oder die Erweiterte Suche für die Suche nach Zeichenfolgen im Volltext.
Ja.
das ist über die integrierte Single Sign On-Funktion möglich, da FLOWWER mit benutzerdefinierten Auth-Servern kommunizieren kann.
Voraussetzung hierfür ist, dass das Active Directory per OAuth2 erreichbar ist. Weitere Infos: Single Sign On (SSO) und https://learn.microsoft.com/de-de/windows-server/identity/ad-fs/development/ad-fs-openid-connect-oauth-concepts
Ja,
um CompanyMail als gültiges Weiterleitungszeil für GMail einzurichten, sendet Google Mail einen Bestätigungscode an die entsprechende Adresse.
Sie finden die entsprechende E-Mail von Google in der Zeitlinie (FLOWWER Mail-in/out Protokoll).
Ja.
Ja: das ist über Floww-Einstellung Bagatellgrenze (= Shortcut-Limit oder Bagatellwert) möglich.
Siehe auch: Regeln für Freigabestufen
Selbstverständlich.
Wir helfen gerne bei der Einrichtung Ihres FLOWWER-Kontos - kontaktieren Sie uns einfach für einen Termin.
Ja.
Über die Floww-Einstellung zur Mehrfach-Freigabe kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer vorherigen Stufe bereits aktiv war, in einer nachfolgenden Stufe ebenfalls freigibt/freigeben muss.
Somit wird gewährleistet, dass mindestens zwei Personen zur Freigabe eines Dokuments notwendig sind.
Ja.
Sie können jedem Dokument weitere Dokumente (z.B. Lieferscheine) anhängen oder Verknüpfungen herstellen.
Siehe: /features/DocumentKinds und /features/DocumentLinks
Ja.
Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Dokument auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.
Siehe auch: /features/receiptsplitting
Ja,
grundsätzlich ist bei der Freigabe von Lastschriften nichts zu beachten.
Falls Sie die FLOWWER-Zahlungsverwaltung nutzen, können Sie dem System mittels des Bezahlstatus mitteilen, dass kein SEPA-Export erstellt werden muss.
Darüberhinaus können Sie einen Wert im Feld “Bezahldatum” hinterlegen.
Diese Information wird nach Möglichkeit über Partnerschnittstellen an nachfolgende Systeme übertragen.
Ja.
Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden.
Dies geht wahlweise per E-Mail oder per FTP - auf Wunsch direkt in einen bestimmten Floww.
Siehe: /features/CompanyMail und /features/FTP
Ja.
Mit dem FLOWWER-Feature CompanyMail können Sie per E-Mail Dokumente (Belege/Rechnungen usw.) direkt an FLOWWER schicken.
Jedes Unternehmen und jeder Floww erhält automatisch eine eigene E-Mail Adresse. Auf diese Weise kann der entsprechende Freigabeprozess direkt adressiert werden.
Ja.
Sie können jeden Freigabeprozess mit bis zu fünf Freigabestufen und beliebig vielen Freigebern definieren.
Siehe auch: /features/MultiStageApproval
Der Sicherheitscode einer
Einladungsmail
gilt 30 Tage lang.
Ist der Sicherheitscode abgelaufen, nutzen Sie die
Passwort wiederherstellen
-Funktion um den Benutzer nachträglich zu aktivieren.
Ja.
Es gibt ein Feld “Fibu-Notiz”, das gemeinsam mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.
Siehe auch: /features/FinancialAccountingNote und /features/TenantMessaging
Ja, in FLOWWER können Sie mehrere Unternehmen in einem einzigen FLOWWER-Konto verwalten.
Dies ist unabhängig davon, ob es sich um Filialen oder komplexe Konzernstrukturen mit Tochter- oder Schwestergesellschaften handelt.
Im Bereich Unternehmen (und Flowws) ist die Verwaltung dieser Struktur möglich und neue Unternehmen lassen sich jederzeit hinzufügen.
Die Anzahl der Unternehmen, die Sie in einem FLOWWER-Konto führen können, ist unbegrenzt.
Ein besonderer Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie unternehmensübergreifend alle zur Freigabe anstehenden Dokumente sowie Zahlungs- und Skontofristen im Überblick behalten können.
Falls Sie DATEV nutzen, können Sie für jedes FLOWWER-Unternehmen eine separate DATEV-Berater- bzw. Mandantennummer hinterlegen.
Benutzer werden für das gesamte Konto über die Benutzerverwaltung angelegt.
Die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Unternehmen kann für jeden Benutzer individuell festgelegt werden.
Darüber hinaus lassen sich für jedes Unternehmen spezifische Flowws (Freigabeprozesse) definieren.
Ja.
FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit von Dokumenten auf Basis des zugeordneten Flowws und der Berechtigungen des Benutzers.
Nein, wir verwenden aus Überzeugung keine US-Clouddienste.
Wir können Ihnen jederzeit Auskunft geben, wo sich Ihre Daten befinden.
Lesen Sie hierzu auch den Artikel zu Datenschutz und Sicherheit
Ja.
FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald Freigaben für den Mitarbeiter bereitstehen.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.
Siehe auch: /features/statusmails
Über die DATEV Online APIs.
Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert.
Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt und ohne Zwischenspeicherung oder USB-Stick.
Siehe: /features/INTEROP_DatevBasic und /features/INTEROP_DatevXml
Automatisch.
Freigegebene Dokumente werden in der entsprechenden Liste (Freigegebene Dokumente und Belege) gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Daten direkt nach DATEV übertragen werden.
Auf Wunsch kann die automatische Übertragung nach Freigabe eines Dokuments eingerichtet werden.
Siehe: /features/TriggersAndJobs
Gehen Sie zu Benutzereinstellungen » Status-Mails und setzen Sie die Einstellung E-Mail Intervall auf deaktiviert.
Alternativ können Sie einzelne Auslöser für Statusmails abschalten.
Ja
Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) kann das /features/AuditTrail mitgegeben werden.
Darin sind alle Aktionen - das jeweilige Dokument betreffend - dokumentiert.
FLOWWER-Kunden finden einen vorausgefüllten AV-V im jeweiligen FLOWWER-Konto: -> „Globale Kontoeinstellungen“ -> „Rechnungen/Buchungen“ und dann ganz unten auf der Seite: „Datenschutzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO„ Sie können diesen direkt und online mit Ihren Daten ergänzen, speichern und drucken.
Die OCR - Optical Character Recognition (deutsch: optische Zeichenerkennung) - läuft auf unseren eigenen Servern, ohne Inanspruchnahme externer Dienste oder fremder Cloud-Services. So leistet FLOWWER einen Beitrag zur Datensouveränität und stellt sicher, dass die Daten unserer Kunden in unserer Hand bleiben.