Filter

Einleitung

Der Bereich Filter (früher Archiv / Explorer-Browser) dient dazu, Filtermerkmale per Mausklick auszuwählen und zu kombinieren. Ein Merkmal ist zum Beispiel “Datum”, “Lieferant” oder “Status”. Zu jedem Merkmal wählen Sie anschließend einen passenden Wert aus. Auf diese Weise entsteht ein Filterpfad, über welche FLOWWER bestimmen kann, welche Dokumente angezeigt werden.

Die Auswahl eines Filters erfolgt in zwei Schritten: Zuerst ein Merkmal auswählen, danach den passenden Wert festlegen. Die Merkmale befinden sich im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich wird zuerst die zum gewählten Merkmal passende Werteauswahl und danach das zum Filterpfad passende Ergebnis-Grid angezeigt.

Ein besonderer Vorteil: FLOWWER übernimmt den aktuell zusammengestellten Filterpfad automatisch in die Adresszeile des Browsers. So lassen sich Filterkombinationen als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.

Funktionen

Filtermerkmale auswählen

• Schritt 1: Wählen Sie im linken Bereich des Fensters ein Merkmal aus der Liste, z. B. “Datum”, “Lieferant” oder “Status”.
  Im rechten Bereich werden daraufhin alle möglichen Werte für das ausgewählte Merkmal angezeigt.
• Schritt 2: Wählen Sie den gewünschten Wert aus. Dadurch wird die Ergebnisansicht entsprechend eingegrenzt.
  Sind Filter aktiv, werden sie als Filterpfad im oberen Bereich der Ansicht angezeigt.

Filtermerkmale

Neben Merkmalen wie Datum, Lieferant oder Status stehen unter anderem folgende Merkmale zur Verfügung:

• Konto
• Kostenstelle (KOST)
• Kostenträger (KOST2)
• Gutschrift
• Korrektur
• Gemahnt
• Zurückgestellt

Konto, KOST und KOST2 beziehen sich auf die Werte aus der Belegaufteilung. Die weiteren Merkmale grenzen Dokumente anhand ihrer jeweiligen Dokumenteigenschaft ein.

Dynamische Werte

• Einige Merkmale bieten dynamische Werte, wie beispielsweise ein relatives Datum (z. B. “innerhalb der letzten x Tage”).
• Die angebotenen Werte werden an die in der Datenbank vorhandenen und damit möglichen Werte angepasst. Ähnlich einer Dropdown-Auswahlliste werden nur tatsächlich vorhandene Werte angezeigt.

Mehrfachauswahl und ODER-Gruppen

Mehrere Werte desselben Merkmals können gemeinsam ausgewählt werden. FLOWWER fasst diese Auswahl als ODER-Gruppe zusammen.

Beispiele:

• Lieferant A oder Lieferant B zeigt Dokumente beider Lieferanten.
• Kostenstelle 100 oder Kostenstelle 200 zeigt Dokumente mit mindestens einer der beiden Kostenstellen.

Zusätzliche unterschiedliche Merkmale schränken das Ergebnis weiter ein. Ein Filter kann dadurch beispielsweise lauten:

Lieferant A oder Lieferant B und Status „Verarbeitet“

Auf diese Weise lassen sich mehrere mögliche Werte in einem gemeinsamen Filterpfad abbilden, ohne getrennte Abfragen erstellen zu müssen.

Filterpfad als Adresszeile

• Die gesamte Kombination aller gewählten Merkmale und Werte wird als Filterpfad dargestellt.
• FLOWWER übernimmt diesen Filterpfad automatisch in die Adresszeile des Browsers.
• So können Sie den aktuellen Filterpfad als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.
• Derselbe Filterpfad kann außerdem über die Find-API für Filterpfade verwendet werden, um die passende Dokumentmenge über die REST-API zu ermitteln.

OData-URI und Power-Query-Code erzeugen

Aus dem aktuellen Filterpfad kann FLOWWER eine fertige OData-URI oder passenden Power-Query-M-Code erzeugen. Damit lässt sich die gefilterte Dokumentmenge direkt als OData-Feed in Excel beziehungsweise Power Query verwenden.

Weitere Informationen: OData-Reporting mit Excel und Power Query

Ergebnisansicht mit Paging

• Das Grid im rechten Bereich passt sich sofort an den Filterpfad an und zeigt nur die entsprechenden Dokumente.
• Große Ergebnismengen werden auf mehrere Seiten verteilt. Dadurch bleibt die Ansicht auch bei umfangreichen Datenbeständen schnell und übersichtlich.
• Das Ergebnis kann direkt in der Mehrspaltenansicht weiterverwendet oder für detaillierte Analysen in FLOWWER FlexReport übernommen werden.
• Neben der grundlegenden Anzeige können auch weitere Details wie Verknüpfungen oder Metadaten eingesehen werden.

Anwendungsbeispiele

Gezieltes Filtern nach Dokumenten

Finden Sie eine Rechnung, indem Sie “Lieferant” als Merkmal im linken Bereich auswählen und danach im rechten Bereich den passenden Lieferanten festlegen.

Filterpfad teilen

Erstellen Sie einen Filterpfad und teilen Sie die Adresszeile mit Kollegen, um gemeinsam mit derselben Auswahl zu arbeiten.

Arbeiten mit dynamischen Werten

Wählen Sie als Merkmal “Datum” und filtern Sie nach “innerhalb der letzten 7 Tage”, um aktuelle Vorgänge im Blick zu behalten.

Häufige Filter speichern

Speichern Sie häufig verwendete Filterpfade als Lesezeichen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Vorteile

• Benutzerfreundlichkeit: Merkmale und Werte werden per Mausklick ausgewählt.
• Flexibilität: Merkmale lassen sich frei kombinieren.
• Effizienz: Die Ergebnisansicht aktualisiert sich sofort.
• Wiederverwendbarkeit: Filterpfade lassen sich als Lesezeichen speichern und teilen.
• Zeitersparnis: Dynamische Werte wie relative Datumsangaben reduzieren den manuellen Aufwand.

Tipps zur Nutzung

• Beginnen Sie mit einem allgemeinen Merkmal (z. B. “Lieferant”) und verfeinern Sie den Filterpfad schrittweise.
• Nutzen Sie dynamische Werte wie relative Datumsangaben, um Filterpfade wiederverwendbar zu gestalten.
• Speichern Sie häufig genutzte Filterpfade als Lesezeichen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen.