FlexReport

Überblick

Der Flexreport zeigt eine große Menge an Dokumenten in tabellarischer Form an.
Er dient dazu, Daten aus FLOWWER gesammelt zu analysieren oder für externe Auswertungen bereitzustellen.
Die angezeigten Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen, zum Beispiel aus der erweiterten Suche oder direkt aus dem Bereich Filter.

Im Flexreport können Benutzer eigene Ansichten konfigurieren und speichern.
Diese Ansichten heißen Profile.

Datenquellen

FlexReport kann mit unterschiedlichen, zuvor in FLOWWER zusammengestellten Dokumentmengen geöffnet werden:

• Schnellfilter beziehungsweise Schnellsuche
• Erweiterte Suche
• Filterpfad der Filterseite
• Gespeicherte Suche

Damit können häufig benötigte Auswertungen direkt aus einer gespeicherten Suche gestartet werden, ohne die Filter erneut zusammenzustellen. FlexReport berücksichtigt weiterhin nur Dokumente, auf die der angemeldete Benutzer zugreifen darf.

Profile

Ein Profil legt fest, welche Spalten im Flexreport angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen.
Zusätzlich können die Spaltenüberschriften umbenannt werden, um sie an den jeweiligen Zweck anzupassen.

Profile sind besonders hilfreich, wenn regelmäßig dieselben Daten exportiert oder weiterverarbeitet werden sollen.
Ein einmal erstelltes Profil kann jederzeit erneut aufgerufen und auf neue Daten angewendet werden.

Beispiel

Ein Profil kann beispielsweise folgende Spalten enthalten:

• Dokumentnummer
• Lieferant
• Rechnungsdatum
• Betrag (brutto)
• Freigabestatus

Ein anderes Profil kann dagegen ausschließlich buchhaltungsrelevante Felder enthalten, etwa:

• Kostenstelle
• Konto
• Belegnummer
• Buchungsdatum

Ausgabeoptionen

Der Flexreport kann die Daten auf zwei verschiedenen Ebenen ausgeben:

1. Pro Dokument
   Jede Zeile steht für ein einzelnes Dokument. Diese Ansicht eignet sich, wenn nur Gesamtdaten relevant sind, zum Beispiel Rechnungsbeträge oder Freigabestatus.

2. Pro Aufteilungsposition
   Jede Zeile steht für eine Position innerhalb der Belegaufteilung.
   Diese Variante ist besonders nützlich für weiterführende Auswertungen, z. B. Kostenstellenrechnungen oder detaillierte Controlling-Berichte.

   Über eine zusätzliche Option können auch nur Dokumente mit vorhandener Belegaufteilung berücksichtigt werden.
   So lassen sich gezielt diejenigen Belege auswerten, bei denen Kostenstellen oder Konten hinterlegt wurden.

Diese Funktion ist zentral für viele erweiterte Auswertungen in FLOWWER, da über die Belegaufteilung die Zuordnung von Beträgen zu Kostenstellen oder Buchhaltungskonten erfolgt.
Dadurch können Freigeber die fachliche Aufteilung vornehmen, während Controlling und Buchhaltung mit den exportierten Daten weiterarbeiten.

Benutzerdefinierte Datenfelder

Der Flexreport kann auch benutzerdefinierte Datenfelder ausgeben.
Damit lassen sich individuelle Informationen, die über die Standardfelder hinausgehen, in die Auswertung einbeziehen.
Dies ist besonders hilfreich, wenn in einem Unternehmen zusätzliche Dokumentattribute gepflegt werden, etwa interne Projektnummern, Vertragsarten oder Kennzeichen für bestimmte Prozesse.

Benutzerdefinierte Datenfelder stehen im Flexreport automatisch zur Auswahl, wenn sie für die jeweilige Dokumentart verfügbar und sichtbar sind.
Sie können wie andere Spalten einem Profil hinzugefügt und in Exporte übernommen werden.

Weitere Eigenschaften

• Belegaufteilung-Report - Erweiterung der Ergebnismenge auf Kostenstellen und Splits
• Unterschiedliche Datenquellen - Der Flexreport kann auf Schnellfilter, Erweiterte Suche, Filterpfade und gespeicherte Suchen angewendet werden
• Große Datenmengen - Verarbeitung nahezu beliebig vieler Datensätze
• Sortierbare Spalten - Alle ausgegebenen Spalten können nach Bedarf sortiert werden
• Exportfunktion - Ausgabe als Excel (XLSX) oder CSV-Datei zur Weiterverwendung in anderen Systemen, z. B. Excel oder Controlling-Tools

Typische Anwendungsfälle

Hinweise

• Der Flexreport arbeitet immer mit der aktuell übergebenen Dokumentmenge, beispielsweise aus einer Suche, einem Filterpfad oder einer gespeicherten Suche.
• Änderungen an einem Profil wirken sich nur auf zukünftige Aufrufe aus.
• Die Exportgröße kann je nach Datenmenge und Browser begrenzt sein.
• Nur Benutzer mit entsprechender Berechtigung können Flexreport nutzen.
• Bei Ausgaben pro Aufteilungsposition ist die Belegaufteilung des Dokuments erforderlich.
• Benutzerdefinierte Datenfelder werden nur angezeigt, wenn sie für den Benutzer sichtbar sind.