Lieferanten

Nutzen des Lieferantenstamms

Im Lieferantenstamm werden die Lieferantendatensätze eines Unternehmens zentral gepflegt. Erkennt FLOWWER bei einem neuen Dokument einen passenden Datensatz, kann automatisch eine Lieferantenbindung hergestellt werden.

Durch diese Zuordnung kann FLOWWER beispielsweise den Standard-Floww des Lieferanten verwenden und damit die passenden Freigeber bestimmen. Außerdem lassen sich Konten und Kostenstellen mit Lieferanten verknüpfen. Bei gebundenen Dokumenten kann die Auswahl in der Belegaufteilung dadurch auf die für den Lieferanten vorgesehenen Werte eingeschränkt werden.

Ein vorhandener Lieferantendatensatz und eine Lieferantenbindung sind nicht dasselbe: Der Datensatz gehört zum Unternehmen, die Bindung ordnet ein einzelnes Dokument diesem Datensatz zu.

Alias-Name im Dokument-Anzeigenamen

Für einen Lieferanten kann ein Alias-Name hinterlegt werden. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, verwendet FLOWWER den Alias im Dokument-Anzeigename vorrangig vor dem normalen Lieferantennamen.

Der Alias erleichtert beispielsweise die kompakte und einheitliche Darstellung langer oder unterschiedlich geschriebener Lieferantennamen. Der eigentliche Lieferantenname und der Dateiname des Dokuments werden dadurch nicht verändert.

Belegaufteilungs-Vorlagen zuordnen

Jedem Lieferanten können eine oder mehrere Belegaufteilungs-Vorlagen zugeordnet werden. Eine Vorlage kann gleichzeitig mit mehreren Lieferanten verbunden sein. Die Zuordnung ist auf das jeweilige Unternehmen beschränkt: Der Lieferant und die ausgewählten Vorlagen müssen zum selben Unternehmen gehören. Ist ein Dokument mit dem Lieferanten verknüpft, stehen die zugeordneten Vorlagen bei der Belegaufteilung gezielt zur Auswahl. Dadurch lassen sich regelmäßig verwendete Kontierungen und Verteilungsschlüssel schneller anwenden. Weitere Informationen zur Einrichtung und Anwendung finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.

Lieferantennotiz

Im Lieferantenstamm kann eine interne Notiz hinterlegt werden, beispielsweise zu regelmäßig erwarteten Beträgen, Vertragskonditionen oder Besonderheiten bei der Prüfung. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, steht die Lieferantennotiz direkt am Dokument als Datenfeld zur Verfügung. Freigeber können die Information dadurch sehen, ohne den Lieferantenstamm separat öffnen zu müssen. Gepflegt wird die Notiz weiterhin am Lieferanten.

Lieferant deaktivieren

Wird ein Lieferant nicht mehr verwendet, kann er deaktiviert werden. Die Lieferantennummer und die übrigen Stammdaten bleiben dabei erhalten, der Lieferant steht jedoch für neue Auswahlen und Zuordnungen nicht mehr zur Verfügung.

Bereits vorhandene Dokumente und historische Lieferantenzuordnungen bleiben nachvollziehbar. Die Deaktivierung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Lieferant nicht mehr verwendet werden soll, seine Lieferantennummer aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht oder neu vergeben werden darf.

Lieferanten importieren

FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.

Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.

Aktualisierung von Lieferanten

Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.

Entfernen von Lieferanten

Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!

Alle Lieferanten löschen

Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.