Benutzerverwaltung

Übersichten auf der Startseite

Über die Startseite der Benutzerverwaltung erreichen Sie neben der Benutzerliste auch die Vertretungsübersicht. Sie zeigt kontoweit Abwesenheiten, eingesetzte Vertreter und mögliche Konflikte.

Supportbenutzer

Den Benutzer FLOWWER Support mit dem Anmeldenamen supportzugang@flowwer.de verwaltet FLOWWER automatisch. Für einen Supporteinsatz müssen Sie ihn nicht manuell anlegen und ihm kein Passwort zuweisen. Seine zeitlich begrenzte Freigabe steuern Sie unter Einstellungen / Verwaltung → Supportzugang.

Die folgenden Hinweise zur manuellen Benutzeranlage und Passwortvergabe beziehen sich auf reguläre Benutzer. Einzelheiten zum Supportbenutzer finden Sie in der Anleitung zum Supportzugang.

Neuen Benutzer anlegen

Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail. In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein eigenes, persönliches Kennwort vergeben kann. Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.

Tipp

Bei Verwendung der Funktion “Passwort ändern”, wird die unbestätigt-Kennzeichnung ebenfalls entfernt.
Der Benutzer vergibt dann möglichst zeitnah über seine persönlichen Einstellungen ein eigenes Passwort.

Benutzerkonto deaktivieren

FLOWWER bietet die Möglichkeit, ein Benutzerkonto zu deaktivieren.
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr an der FLOWWER-Oberfläche anmelden, das Konto bleibt jedoch weiterhin im System bestehen.

Diese Funktion ist besonders nützlich in folgenden Situationen:

Vorübergehende Abwesenheit: Wenn ein Benutzer zum Beispiel länger krank ist oder in Mutterschutz geht, kann das Konto deaktiviert werden, ohne es löschen zu müssen. Nach der Rückkehr lässt sich das Konto einfach wieder aktivieren.
Ausscheiden aus dem Unternehmen / Kündigung: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann sein Konto zunächst deaktiviert bleiben. So bleibt der Zugriff auf bereits erstellte oder zugewiesene Dokumente erhalten. Eine Freigabevertretung kann eingerichtet werden, um offene Aufgaben in Ruhe zu übernehmen. Eine spätere Löschung des Kontos ist optional.

Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass das Benutzerkonto nicht mehr verwendet werden kann, ohne dass dabei Informationen oder Zuweisungen verloren gehen.

Tipp: Über den Freigabemonitor lässt sich schnell überprüfen, ob bei dem Benutzer noch Dokumente zur Freigabe vorliegen.