Dashboard

Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.

Es bietet eine klare Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.

Jeder Benutzer kann über die Dashboard-Konfiguration selbst festlegen, welche Dokumentlisten und gespeicherten Suchen angezeigt werden und welche Darstellungsform verwendet wird.

Arbeitsweise

Dokumente gelangen in der Regel durch den Upload ins System. Danach erscheinen sie zunächst im Bereich Eingang/Ungestartet und durchlaufen anschließend den Freigabeprozess im zugeordneten Floww.

Verfügbare Listen

Eingang/Ungestartet

Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten:

• Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden.
• Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde.
  Das tritt auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start erforderlich sind.
  Der Freigabestatus bleibt, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und die Freigabe gestartet ist.

Freigabeliste

In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Prüfung oder Freigabe anstehen.
Sie ist die zentrale Aufgabenliste für den angemeldeten Benutzer, soweit entsprechende Freigaberechte vorliegen.

Freigegebene Dokumente

Diese Liste enthält Dokumente, die den Freigabeprozess vollständig durchlaufen haben.
Die Dokumente sind damit für die Weiterverarbeitung und die Übergabe an Schnittstellen (z. B. DATEV) vorbereitet.
Je nach Berechtigung sind nachträgliche Änderungen oder eine Ablehnung weiterhin möglich.

Abgelehnte Dokumente

Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden.
Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu prüfen und danach erneut zu starten oder endgültig zu löschen.

Zu bezahlen

Dokumente, die zur Zahlung vorgesehen sind, werden hier aufgelistet.
Der Bereich unterstützt die Nachverfolgung offener Zahlungen und die Klärung von Zahlungsdetails (z. B. Skonto-Vereinbarungen).

Aktive Dokumente

Diese Liste steht allen Benutzern zur Verfügung und zeigt aktive Dokumente, auf die der angemeldete Benutzer zugreifen darf. Die Bezeichnung bedeutet daher nicht, dass sämtliche aktiven Dokumente des FLOWWER-Kontos sichtbar sind: Alle Unternehmens-, Floww- und Dokumentberechtigungen werden weiterhin berücksichtigt.

Persönliche Verlaufslisten

Meine kürzlichen Freigaben zeigt Dokumente, die der angemeldete Benutzer innerhalb der letzten zehn Tage freigegeben oder abschließend bearbeitet hat.
Meine kürzlichen Uploads zeigt Dokumente, die der angemeldete Benutzer innerhalb der letzten zehn Tage hochgeladen hat.

Beide Listen dienen als schnelle Sicherheitsleine für eigene Vorgänge, die nach einer Freigabe, Verarbeitung oder Weiterleitung nicht mehr in der bisherigen Aufgabenliste erscheinen. Über die jeweilige Liste beziehungsweise Alle anzeigen kann die passende Dokumentmenge auf der Filterseite geöffnet werden.

Wie andere Dashboard-Listen können die persönlichen Verlaufslisten über die Dashboard-Konfiguration ein- oder ausgeblendet und angeordnet werden. Angezeigt werden weiterhin nur Dokumente, auf die der Benutzer zugreifen darf.

Angezeigte Informationen

Je nach Liste zeigt das Dashboard zusätzlich typische Dokumentinformationen an, zum Beispiel:

• Unternehmen
• Floww
• Uploader (Benutzer, der das Dokument importiert hat)
• Freigabestatus (Freigabestatus)

Zugriffssteuerung

Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die die entsprechenden Zugriffsrechte vorliegen.
Das gewährleistet Datensicherheit und verhindert die Anzeige nicht autorisierter Informationen.

Statistik

Die Statistik ist nur sichtbar, wenn die Berechtigung alle Dokumente administrieren vorliegt.
Sie zeigt, wie viele Dokumente sich in welchen Freigabestatus-Zuständen befinden.

Adminübersicht

Die Adminübersicht unterstützt berechtigte Administratoren bei der täglichen Navigation. Sie zeigt kompakte Kennzahlen zur Anzahl der Benutzer und Unternehmen sowie je Unternehmen zur Anzahl der Flowws und Lieferanten.

Die Unternehmen können innerhalb der Übersicht gefiltert werden. Ein Klick auf eine Kennzahl öffnet direkt den dazugehörigen Verwaltungsbereich, beispielsweise die Lieferantenliste des ausgewählten Unternehmens.