Belegaufteilung

Zweck der Belegaufteilung

Die Belegaufteilung dient der Vorkontierung eines Belegs. Dabei wird der Rechnungsbetrag in steuerlich und organisatorisch sinnvolle Positionen unterteilt. Je Position können beispielsweise Konto, Kostenstelle, Betrag und Buchungstext gepflegt werden. Diese Daten können bei der Übergabe an ein Finanzbuchhaltungssystem zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Konten, Kostenstellen und Buchungstexte können in den Unternehmensstammdaten hinterlegt und eingeschränkt werden. Enthält eine elektronische Rechnung, beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung, strukturierte Positions- und Steuerdaten, kann FLOWWER diese als Grundlage für die Belegaufteilung verwenden.

Wo finde ich die Belegaufteilung?

Die Belegaufteilung befindet sich in der Mehrspaltenansicht als eigener Reiter in der rechten Spalte. Arbeiten Sie häufig gleichzeitig mit den Dokumenteigenschaften und der Belegaufteilung, können Sie einen Reiter anheften. Beide Bereiche werden dann nebeneinander angezeigt. Das benötigt etwas mehr Bildschirmbreite, erspart aber regelmäßige Reiterwechsel, Klicks und Scrollen.

Aufbau

Die Belegaufteilung ist zweistufig aufgebaut:

1. Steuergruppe
   Eine Steuergruppe enthält die Aufteilungspositionen eines Steuersatzes, beispielsweise 19 %, 7 % oder 0 %.

2. Aufteilungsposition
   Eine Position enthält die konkreten Buchungsinformationen wie Konto, Kostenstelle, Buchungstext sowie Brutto- und Nettobetrag.

Beispiel:

Rechnungsbetrag 1.000,00 €
└── Steuergruppe 19 %
    ├── Verwaltung: 700,00 €
    └── Vertrieb:   300,00 €

Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, werden dafür getrennte Steuergruppen verwendet.

Schnellstart bei E-Rechnungen

Wenn noch keine Steuergruppen angelegt wurden und die E-Rechnung verwendbare Steuerdaten enthält, bietet FLOWWER einen Schnellstart an.

Aufteilungsgruppen automatisch aus Steuersätzen erstellen

FLOWWER legt leere Steuergruppen für die in der E-Rechnung enthaltenen Steuersätze an. Die Positionen können anschließend manuell gepflegt werden.

Alle Positionen übernehmen

Mit gebuchter Belegaufteilung kann FLOWWER die einzelnen Positionen der E-Rechnung übernehmen und den passenden Steuergruppen zuordnen.

Beträge nach Steuersatz übernehmen

In der kostenfreien Kostenstellenzuordnung legt FLOWWER je Steuersatz genau eine Position an. Alle passenden E-Rechnungspositionen werden dieser gemeinsamen Position zugeordnet. Damit bleibt die Beschränkung auf eine Position je Steuersatz erhalten.

Eingabefelder einer Aufteilungsposition

Eine Aufteilungsposition kann folgende Eingabefelder enthalten:

Welche Felder sichtbar oder verpflichtend sind, kann über Datenfeldregeln und Unternehmenseinstellungen gesteuert werden.

Positionsleiste und kompakte Ansicht

Am oberen Rand jeder Aufteilungsposition befindet sich eine gemeinsame Positionsleiste. Dort stehen – abhängig von den Unternehmenseinstellungen – folgende Aktionen zur Verfügung:

• Keine Vorsteuer für Position,
• Details einklappen beziehungsweise Details anzeigen,
• das Menü für weitere Positionsaktionen.

Die kompakte Ansicht fasst eine Position platzsparend zusammen. Bei mehreren Positionen kann oberhalb der Liste außerdem die gesamte Steuergruppe gemeinsam ein- oder ausgeklappt werden. Das verändert ausschließlich die Darstellung und keine gespeicherten Buchungsdaten.

Positionen verwalten

Mit gebuchter Belegaufteilung können innerhalb einer Steuergruppe weitere Positionen angelegt, sortiert oder entfernt werden. Über das Positionsmenü können Positionen außerdem in eine andere Steuergruppe verschoben werden.

Bei einer ungültigen Steuergruppe bietet FLOWWER eine Korrektur des Steuersatzes an. Ist der Steuersatz nicht mehr in der E-Rechnung enthalten, wird die Gruppe im Kopf als Ungebunden gekennzeichnet. Die vorhandenen Werte bleiben sichtbar, damit sie geprüft, korrigiert oder entfernt werden können.

Belegaufteilungs-Vorlagen

Wiederkehrende Aufteilungen können als Vorlagen im Unternehmen hinterlegt werden. Vorlagen unterstützen unter anderem:

• prozentuale Verteilungen,
• gewichtete Verteilungen,
• vorbereitete Positionen ohne Betragsverteilung,
• die Anwendung auf alle oder einzelne Steuergruppen,
• das Ersetzen vorhandener Aufteilungen,
• die Verteilung nur noch offener Restbeträge,
• die Verteilung eines bestimmten Bruttoteilbetrags innerhalb einer Steuergruppe.

Dadurch können beispielsweise bereits direkt zugeordnete Positionen erhalten bleiben, während nur der verbleibende Betrag nach einem festen Schlüssel verteilt wird. Ein Steuersatz kann außerdem nacheinander mit mehreren Vorlagen aufgeteilt werden. Bei mehreren Steuersätzen kann je Steuergruppe eine andere Vorlage verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.

Vorsteuerausschluss / nicht steuerbare Umsätze

Der Vorsteuerausschluss kann – abhängig von der Unternehmenseinstellung – auf drei Ebenen gesteuert werden:

1. Gesamtes Dokument
   Das Dokument wird vollständig ohne Vorsteuerabzug übertragen.

2. Steuergruppe
   Alle Positionen der ausgewählten Steuergruppe werden ohne Vorsteuerabzug übertragen.

3. Einzelne Aufteilungsposition
   Nur die gewählte Position wird ohne Vorsteuerabzug übertragen.

Bleibt eine Position beispielsweise in einer Steuergruppe mit 19 %, ist aber als Keine Vorsteuer markiert, wird sie bei der Übertragung an die Buchhaltung ohne abzugsfähige Vorsteuer behandelt.

Schnittstellen, die intern das Belegsatzformat von DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 verwenden, übertragen den jeweils markierten Bereich so, als gehöre er zu einer Steuergruppe mit 0 %. Das gilt abhängig von der Auswahl für das gesamte Dokument, eine Steuergruppe oder nur eine einzelne Position. Die ursprünglichen Rechnungs-, Steuer- und Aufteilungsdaten in FLOWWER werden dabei nicht verändert und bleiben nachvollziehbar.

Kostenstellenzuordnung ohne gebuchte Belegaufteilung

Die Kostenstellenzuordnung ist die kostenfreie, vereinfachte Variante der Belegaufteilung. Sie stellt die grundlegenden Kontierungsfelder zur Verfügung, erlaubt jedoch höchstens eine Position je Steuersatz.

Damit können auch kleinere Unternehmen Konten, Kostenstellen und Buchungstexte erfassen und beispielsweise DATEV RDS 1.0 verwenden, ohne die vollständige Belegaufteilung zu buchen.

Zulässige Aktionen

Ohne gebuchte Belegaufteilung können Sie:

• eine Position je Steuergruppe anlegen,
• vorhandene Werte und Beträge bearbeiten,
• vorhandene Positionen löschen oder reduzieren,
• eine Position in eine leere Steuergruppe verschieben,
• Vorlagen verwenden, wenn dadurch höchstens eine Position je Steuergruppe entsteht.

Nicht möglich sind Aktionen, durch die eine Steuergruppe zusätzliche Positionen erhalten würde. FLOWWER zeigt den Hinweis direkt an der betroffenen Steuergruppe an.

Vorhandene Bestandsdaten

Enthält ein älteres Dokument bereits mehrere Positionen innerhalb einer Steuergruppe, bleiben diese Daten bearbeitbar. Sie können korrigiert oder auf weniger Positionen reduziert werden. Neue Positionen können jedoch nicht hinzugefügt werden.

Auch das Verschieben in eine bereits belegte Steuergruppe oder das Zusammenführen zweier belegter Steuergruppen wird verhindert, weil dadurch die Zahl der Positionen in der Zielgruppe steigen würde.

Plausibilität und Summen

FLOWWER vergleicht die Summen der Aufteilungspositionen mit den verfügbaren Dokument- und Steuerdaten. Abweichungen werden im Bereich der Belegaufteilung kenntlich gemacht.

Bei deaktivierter Plausibilitätsprüfung bleiben abweichende Werte möglich, sollten aber vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung bewusst geprüft werden.

Steuerung über Datenfeldregeln

Die Sichtbarkeit und Pflichtangabe der Eingabefelder wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert. Dadurch kann pro Unternehmen oder Floww festgelegt werden, welche Felder in der Belegaufteilung sichtbar oder erforderlich sind.

Über diese Regeln kann ebenfalls festgelegt werden, ob die Belegaufteilung insgesamt eine Pflichtangabe ist. So kann beispielsweise verhindert werden, dass ein Dokument ohne notwendige Kontierung zur nächsten Floww-Stufe weitergegeben wird.

Vorteile

• Korrekte Verarbeitung von Belegen mit mehreren Steuersätzen.
• Zuordnung von Konten, Kostenstellen und Buchungstexten pro Position.
• Übernahme strukturierter Daten aus E-Rechnungen.
• Wiederverwendbare Vorlagen für regelmäßige Kontierungen.
• Teilweise direkte Zuordnung und Verteilung des verbleibenden Betrags.
• Medienbruchfreie Weitergabe an Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung.