Abgelehnte Dokumente und Belege

Der Bereich “Abgelehnte Dokumente” zeigt alle Dokumente, welche den Status ‘abgelehnt’ besitzen.
Von hier aus können die Dokumente entweder vollständig gelöscht oder wieder reaktiviert, d.h. in die Freigabe zurückgegeben, werden. Dieses Konzept dient der Zuverlässigkeit des Systems. Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.

Während der Freigabe von Dokumenten und Belegen kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können.
FLOWWER bietet hierfür die Möglichkeit, ein Dokument abzulehnen.
Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.

Wie wird ein Dokument abgelehnt?

Abgelehnt - was nun?

Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.

Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente

Reaktivierung mit Begründung und Festlegung der entsprechenden Freigabestufe