Weiterleitung von Exchange-Server an FLOWWER

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Das FLOWWER-Feature CompanyMail (früher “MailToFlowwer”) ermöglicht es, Dokumente von Kreditoren/Lieferanten per E-Mail zu empfangen.
Das bedeutet, PDFs per Mail an diese Adresse(n) werden direkt in ein FLOWWER-Unternehmen bzw. einen Floww geschickt.
Selbstverständlich funktioniert das auch mit E-Rechnungen aus XML-Daten.

Wenn Sie bereits eine zentrale Rechnungsadresse wie z.B. “rechnung@musterfirma.de” eingerichtet haben, bietet es sich an die Mails direkt an FLOWWER weiterzuleiten.
In diesem Beitrag wird beschrieben, wie Microsoft Exchange Server konfiguriert werden könnte, um möglichst reibungslos mit FLOWWER zusammen zu arbeiten.

Benötigt wird

  • Microsoft Exchange Server 2010 oder neuer
  • Eine Exchange-Freigabe (SharedMailbox) mit der zentralen Rechnungsadresse
  • Zugriff auf die Exchange Management Shell
  • Microsoft Outlook / Outlook Web Access mit Zugriff auf die Exchange-Freigabe
  • FLOWWER mit gebuchtem CompanyMail-Feature

Schritt 1: Exchange-MailContact anlegen

Um Exchange-Server mitteilen zu können, wie Mails an eine bestimmte Adresse geschickt werden sollen, wird ein MailContact benötigt. In unserem Fall ist das die Zieladresse von FLOWWER.

[PS] C:\>New-MailContact -ExternalEmailAddress beispielfirma.demo@mail.flowwer.de -Name FLOWWER
Name     Alias    RecipientType
----     -----    -------------
Flowwer  Flowwer  MailContact

Selbstverständlich kann auch direkt in einen Floww geschickt werden;
dafür die ID des Flowws (hier die ID 4711 des Flowws “Rechnungseingang”) einfach mit einem Pluszeichen getrennt hinter die FLOWWER-Konto-ID setzen.
Beispiel (die echten Werte finden Sie im CompanyMail-Bereich Ihres FLOWWER-Unternehmens):

beispielfirma.demo+4711@mail.flowwer.de -Name "FLOWWER Rechnungseingang"

Schritt 2: Attribute des MailContact festlegen

Um sicherzustellen, dass FLOWWER möglichst nur eine einfache E-Mail mit Anhängen erhält, kann Exchange angewiesen werden, die an den Kontakt gesendeten Nachrichten als TEXT zu senden. Es kann durchaus vorkommen, dass ein Attribut schon den richtigen Wert hatte - es wird dann eine entsprechende Warnung ausgegeben - das ist in Ordnung.

[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -MessageBodyFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -MessageFormat:Text
[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -UseMapiRichTextFormat:Never
WARNUNG: Der Befehl wurde erfolgreich abgeschlossen, es wurden jedoch keine Einstellungen von 'Domainname.ext/Users/FLOWWER' geändert.

Abschließend stellen wir sicher, dass die für den MailContact konfigurierten Einstellungen auch tatsächlich verwendet werden.

[PS] C:\>Set-MailContact -Identity FLOWWER -UsePreferMessageFormat:$true

Schritt 3: Exchange-Freigabe einrichten

Die E-Mail-Adresse der Exchange-Freigabe (SharedMailbox) wird an die Kreditoren weitergegeben und empfängt Rechnungen:

[PS] C:\>New-Mailbox -Shared -Name "Rechnungseingang Beispielfirma GmbH" -Alias rechnung-gmbh
[PS] C:\>Set-Mailbox "rechnung-gmbh" -EmailAddresses @{add="rechnung-gmbh@beispielfirma.eu"}

Die Übermittlung an FLOWWER kann entweder als Weiterleitung oder als Umleitung erfolgen.

Weiterleitung

Eine “Weiterleitung” bewirkt, dass der ursprüngliche Absender durch die E-Mail-Adresse der Freigabe ersetzt wird. Die Einrichtung erfolgt über Outlook oder Outlook Web Access (OWA) für die Exchange-Freigabe. Hierfür eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten und “Nachricht weiterleiten an…” mit Ziel “FLOWWER” anlegen. Hinweis: falls die Weiterleitung nicht ausgeführt wird, bitte prüfen ob “AutoForwardEnabled” der Default-Remotedomain auf “True” gesetzt ist.

[PS] C:\>Get-RemoteDomain Default | fl AllowedOOFType, AutoForwardEnabled
AllowedOOFType     : External
AutoForwardEnabled : True

Falls das nicht der Fall sein sollte, bitte automatische Weiterleitungen mit Set-RemoteDomain Default -AutoForwardEnabled $true erlauben.

Umleitung

Eine Umleitung bewirkt, dass der ursprüngliche Absender beibehalten wird. Das ist im Hinblick der Mail-Zuordnung der Weiterleitung überlegen, kann jedoch an Einschränkungen beim Transportanbieter scheitern. Die Adresse des Umleitenden wird von Exchange als “Resent-From”-Kopfzeile in die Mail eingefügt und von FLOWWER berücksichtigt. Die Umleitung kann auf mehrere Arten eingerichtet werden.

  • als Nachrichtenfluss-Regel auf dem Exchange-Server
  • als Postfachfunktion im Postfach
  • als Posteingangsregel “Nachricht umleiten an…” (ähnlich der Weiterleitungsregel)

Um die Umleitung einzurichten, verwenden Sie ebenfalls Set-Mailbox:

[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -ForwardingAddress "beispielfirma.demo+4711@mail.flowwer.de"

Optional: der Parameter DeliverToMailboxAndForward steuert, dass die empfangene Mail trotz Umleitung im Exchange-Server verbleibt

[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "rechnung-gmbh" -DeliverToMailboxAndForward $true