Sie nutzen FLOWWER schon länger? In den vergangenen Jahren sind viele Funktionen hinzugekommen, die im Arbeitsalltag leicht übersehen werden. Diese Übersicht zeigt die wichtigsten Entwicklungsschritte kompakt und führt direkt zu den passenden Hilfeseiten.
Persönliche Arbeitsbereiche, wiederverwendbare Vorlagen und neue Reportingwege beschleunigen häufige Abläufe und machen Informationen leichter zugänglich.
Eine E-Rechnung kann in FLOWWER mit dem E-Invoice-Validator geprüft werden. Das Ergebnis erscheint direkt am Dokument und hilft, formale Probleme vor der Übergabe an nachgelagerte Systeme zu erkennen.
Gespeicherte Suchen lassen sich jederzeit wieder aufrufen und direkt auf dem persönlichen Dashboard als Liste oder Schaltfläche anzeigen. So entsteht für jeden Benutzer eine passende Arbeitsoberfläche.
Der schreibgeschützte OData-Zugang verbindet gefilterte FLOWWER-Daten mit Excel, Power Query und Power BI. Eine passende OData-Adresse oder fertiger Power-Query-Code kann direkt aus der Filterseite erzeugt werden.
Regelmäßige Verteilungen auf Konten und Kostenstellen müssen nicht mehr für jedes Dokument neu aufgebaut werden. Vorlagen unterstützen unter anderem prozentuale Verteilungen und die Aufteilung eines bestimmten Teilbetrags.
Wiederkehrende Prüfschritte können zentral im Floww hinterlegt und bei der Bearbeitung auf ein Dokument übernommen werden. Das sorgt für einheitliche Abläufe, ohne jede Checkliste neu eintippen zu müssen.
Rechnungsdaten werden zuverlässiger erkannt, Prüfschritte enger mit der Freigabe verbunden und wichtige Dokumentinformationen klarer nebeneinander dargestellt.
Die automatische Datenextraktion arbeitet kontextbasiert und KI-gestützt. Dadurch werden typische Rechnungswerte auch bei unstrukturierten oder wechselnden Layouts zuverlässiger erkannt, ohne lieferantenspezifische Positionsregeln pflegen zu müssen.
Dokumentbezogene Checklisten verbinden Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ mit einer Floww-Stufe. Offene Pflichtpunkte verhindern bei Bedarf den vorzeitigen Abschluss der Stufe.
FLOWWER visualisiert den maschinenlesbaren Inhalt von ZUGFeRD- und XML-Rechnungen und zeigt Rechnungspositionen auch ohne Belegaufteilung an. Eingebettete Nachweise werden als klar getrennte Anhänge übernommen.
Enthält eine CompanyMail-Nachricht die bildliche und die strukturierte Version derselben Rechnung, kann FLOWWER beide Dateien zu einem gemeinsamen Dokument zusammenführen. Das reduziert doppelte Vorgänge und manuelle Nacharbeit.
Die Mehrspaltenansicht wurde neu gegliedert: Dokumentliste, Informationen, Notizen, Protokoll, Dokumenteigenschaften und Floww-Zuweisung sind schneller erreichbar und nutzen breite Bildschirme besser aus.
Aus Dokumentmengen werden wiederverwendbare Auswertungen, komplexe Filter lassen sich leichter zusammenstellen und interne Informationen bleiben direkt am Beleg.
Für Dokumente ohne Vorsteuerabzug kann die steuerliche Behandlung in FLOWWER festgelegt und an unterstützte Finanzbuchhaltungsschnittstellen übergeben werden. Inzwischen ist die Steuerung auch für einzelne Aufteilungsbereiche möglich.
Benutzernotizen ermöglichen interne Abstimmungen, ohne Informationen an die Finanzbuchhaltung oder andere Schnittstellen weiterzugeben. Die Inhalte sind durchsuchbar und lassen sich über Datenfeldregeln gezielt steuern.
Mehrere Werte können innerhalb eines Filtermerkmals gemeinsam ausgewählt und als ODER-Bedingung verwendet werden. Dadurch lassen sich umfangreiche Dokumentmengen deutlich schneller eingrenzen.
Dokumentmengen können tabellarisch ausgewertet, als persönliche Profile gespeichert und direkt nach Excel exportiert werden. Auch benutzerdefinierte Datenfelder und Werte aus der Belegaufteilung stehen zur Verfügung.
Neue Übersichten, wiederverwendbare Benutzerkonfigurationen und frei definierbare Dokumentfelder machten größere FLOWWER-Umgebungen deutlich leichter beherrschbar.
Wiederkehrende Rechtekonfigurationen können als Benutzerrolle gespeichert und mehreren Benutzern zugewiesen werden. Das erleichtert eine konsistente Rechtevergabe in FLOWWER-Konten mit vielen Benutzern.
Häufig benötigte Freigebergruppen werden zentral gepflegt und in beliebig vielen Floww-Stufen verwendet. Änderungen am Team greifen automatisch in den verbundenen Flowws.
Administratoren können zusätzliche Dokumentfelder definieren. Regeln steuern abhängig von Unternehmen, Floww oder Dokumentart, wann Felder sichtbar, bearbeitbar oder verpflichtend sind.
Der Freigabemonitor zeigt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe liegen und wie lange sich diese bereits in der aktuellen Stufe befinden. Engpässe werden damit sichtbar, ohne jeden Floww einzeln zu prüfen.
Neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum berücksichtigt die Dublettenprüfung den Hashwert der Datei. Dadurch fallen identische Dokumente auch dann auf, wenn einzelne Rechnungsdaten falsch erkannt oder eingegeben wurden.
In diesen Jahren kamen zentrale Bausteine für Suche, Datenextraktion, Vorkontierung, Zahlungsabläufe und die Anbindung weiterer Systeme hinzu.
Externe Anwendungen können Dokumente und Prozessdaten über definierte Schnittstellen austauschen. Der FLOWWER-Agent verbindet zusätzlich lokale Verzeichnisse und dateibasierte Buchhaltungslösungen mit FLOWWER.
FLOWWER liest Texte aus Dokumenten aus, stellt sie für die Volltextsuche und Eingabehilfe bereit und nutzt erkannte Daten zur automatischen Zuordnung von Lieferanten. Die später ergänzte KI-gestützte Rechnungserkennung erweitert diesen Funktionsbereich.
Offene Rechnungen können mit Fälligkeit, Skonto und Bezahlstatus verfolgt und als SEPA-XML für das Onlinebanking vorbereitet werden. Damit bleibt auch der Schritt nach der Freigabe im Blick.
Zentrale Unternehmensadressen, eigene Floww-Adressen und Regeln für bekannte Absender machen den Dokumenteingang per E-Mail kontrollierbarer. E-Mails und Anhänge bleiben im zugehörigen FLOWWER-Protokoll nachvollziehbar.
Dokumentmengen lassen sich über frei kombinierbare Merkmale eingrenzen und anschließend in anderen Ansichten weiterverwenden. Schnellsuche und Erweiterte Suche ergänzten diesen Bereich in den folgenden Ausbaustufen.
Rechnungsbeträge lassen sich strukturiert auf Konten, Kostenstellen und Buchungstexte verteilen und zusammen mit dem Belegbild an DATEV übertragen. Eine vereinfachte Kostenstellenzuordnung steht auch ohne vollständige Belegaufteilung zur Verfügung.
Mobile Freigaben, Dokumenteingang per E-Mail und flexibel steuerbare Flowws legten die Grundlage für die späteren Automatisierungs- und Auswertungsfunktionen.
Flowws lassen sich auf unterschiedliche Beträge, Verantwortlichkeiten und Sichtbarkeitsanforderungen zuschneiden. Damit entstanden früh die Grundlagen für mehrstufige und zugleich pragmatische Freigabeprozesse.
Strukturierte Rechnungsdaten werden ausgelesen und für die Bearbeitung sowie Weitergabe genutzt. Reine XML-Rechnungen erhalten eine für Menschen lesbare Darstellung, während das Original erhalten bleibt.
Der damalige E-Mail-Eingang MailToFlowwer machte aus Anhängen automatisch FLOWWER-Dokumente und konnte sie direkt einem Floww zuordnen. Seit 2021 wird dieser Funktionsbereich durch CompanyMail weitergeführt.
Freigaben wurden von Anfang an auch für mobile Geräte gedacht. Dokumente können unterwegs geöffnet, geprüft und durch den Freigabeprozess bewegt werden, ohne eine lokale Installation zu benötigen.
Im Changelog stehen sämtliche Änderungen im Detail. Über die Suche finden Sie außerdem Anleitungen zu einem konkreten Begriff oder Funktionsbereich.