Basisdaten / Sicherheit

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Grundlegende Einstellungen

Konto-Name

Der Name des FLOWWER-Kontos erscheint auf der Anmeldeseite, in Unterüberschriften von E-Mails und oben rechts im Hauptmenü.

Zeitzone

Die Zeitzone des FLOWWER-Kontos, z. B. für die Anzeige von Uhrzeiten und für zeitgesteuerte Vorgänge wie Statusmails.

Sicherheits-Einstellungen

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Benutzer erzwingen

Wenn aktiviert, müssen alle Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verwenden.

Auswahl der Freigabe-Abwesenheitsvertreter einschränken

Aktiviert: Benutzer dürfen als Freigabevertretung nur Freigeber auswählen, mit denen sie mindestens ein explizit zugeordnetes Unternehmen gemeinsam haben.
Deaktiviert: Benutzer dürfen alle aktiven Freigeber als Freigabevertretung auswählen, unabhängig von Unternehmenszuordnungen.

Auf diese Weise lässt sich die Vertretungsauswahl mit wenig Pflegeaufwand auf eine sinnvolle Benutzergruppe begrenzen.

Wichtige Hinweise:

Die Einschränkung ist nur wirksam, wenn mehrere Unternehmen in einem FLOWWER-Konto gebucht sind.
In der Benutzerverwaltung bleibt die Auswahl für Administratoren weiterhin uneingeschränkt.

MCP-Server für KI-Assistenten aktivieren

Mit dieser Option schalten Sie den MCP-Server für Ihr FLOWWER-Konto frei. Darüber können KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Copilot FLOWWER-Daten lesend abfragen.

Wichtig

Mit der Aktivierung erlauben Sie grundsätzlich, dass externe Systeme über den MCP-Server auf Daten in FLOWWER zugreifen können. Die Option ist deshalb standardmäßig ausgeschaltet.

Zugriff erhält ein KI-Assistent trotzdem nur mit einem gültigen Token: einem persönlichen MCP-Token oder dem API-Key eines API-Benutzers.
Der Assistent sieht nur die Dokumente, die der Benutzer des Tokens sehen darf, und kann nichts ändern.
Erst nach der Aktivierung können Benutzer persönliche MCP-Tokens erzeugen.
Wird die Option wieder ausgeschaltet, ist der MCP-Server sofort für alle gesperrt. Vorhandene MCP-Tokens bleiben bestehen, werden aber nicht mehr angenommen.

Abgerufene Daten werden an den jeweiligen KI-Dienst übermittelt; Hinweise dazu finden Sie unter Datenschutz.

KI-Assistenten anbinden (MCP-Server)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Überblick

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf externe Systeme zugreifen. Mit dem MCP-Server von FLOWWER kann ein KI-Assistent Ihre FLOWWER-Daten abfragen, zum Beispiel:

„Was wartet seit mehr als sieben Tagen auf Freigabe, und bei wem?“
„Welche Rechnungen der Muster GmbH sind noch nicht bezahlt?“
„Wie hoch sind die Ausgaben pro Kostenstelle im dritten Quartal?“
„Gibt es eine Rechnung über 126,69 € mit der Referenz RE-2026-0815?“

Der Zugriff ist ausschließlich lesend. Der Assistent kann keine Dokumente ändern, freigeben oder ablehnen.

Voraussetzungen

MCP-Server aktivieren

Der MCP-Server ist ein Opt-in: Ein Administrator muss ihn einmalig unter Systemeinstellungen › Basisdaten / Sicherheit aktivieren. Damit erlauben Sie grundsätzlich, dass externe Systeme über den MCP-Server auf FLOWWER-Daten zugreifen können.

Solange der MCP-Server nicht aktiviert ist, antwortet die Adresse nicht, und die Token-Art MCP wird nicht angeboten.

Zugang

Der Assistent arbeitet immer im Namen eines FLOWWER-Benutzers und sieht genau die Dokumente, die dieser Benutzer sehen darf. Dafür gibt es zwei Wege:

Zugang	Geeignet für	Einrichtung
Persönliches MCP-Token	den eigenen KI-Assistenten eines Benutzers	Persönliche Einstellungen › Anmeldung / Sicherheit › Persönliche API-Tokens, Verwendung MCP (KI-Assistenten)
API-Benutzer	einen gemeinsamen Assistenten mit fest definierten Rechten, z. B. „KI-Assistent“	API-Benutzer in der Benutzerverwaltung anlegen und Rechte sowie Unternehmenszuordnung festlegen

Andere Schlüssel, zum Beispiel ein persönliches OData- oder REST-API-Token, nimmt der MCP-Server nicht an.

Verbindung einrichten

Tragen Sie im KI-Assistenten bzw. MCP-Client einen entfernten MCP-Server (Remote MCP Server, Streamable HTTP) mit diesen Angaben ein:

Angabe	Wert
Adresse	`https://<Ihre-FLOWWER-Kontokennung>.flowwer.de/api/mcp`
Authentifizierung	Header `Authorization: Bearer <Token>`

Wo das Token eingetragen wird, hängt vom jeweiligen Client ab. Eine Anmeldung per OAuth ist derzeit nicht vorgesehen; das Token wird also im Client hinterlegt.

Was der Assistent abfragen kann

FLOWWER stellt dem Assistenten folgende Werkzeuge bereit. Der Assistent wählt sie selbst passend zur Frage aus.

Werkzeug	Zweck
`search_documents`	Dokumente suchen, z. B. per Volltext (auch im OCR-Text), Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant oder Freigabestatus
`get_document`	Details eines Dokuments mit Freigabestatus, Freigaben und offenen Freigebern
`list_waiting_documents`	Dokumente in der Freigabe, die am längsten wartenden zuerst, mit Wartetagen und den Benutzern, die noch freigeben können
`get_document_statistics`	Auswertungen mit Anzahl und Summen je Gruppe, bis zu drei Ebenen (z. B. Lieferant › Monat oder Kostenstelle)
`get_query_catalog`	Übersicht der Filtermöglichkeiten, Unternehmen, Flowws und benutzerdefinierten Datenfelder
`query_documents`	erweiterte Abfragen, z. B. Betragsbereiche, Bezahlstatus, IBAN, Bestellnummer, benutzerdefinierte Datenfelder, auch mit ODER-Verknüpfung

Jedes Dokument im Ergebnis enthält einen Link, der es direkt in FLOWWER öffnet. Die Suche liefert höchstens 100 Dokumente je Abfrage; für Summen und Anzahlen nutzt der Assistent die Auswertung, die direkt in der Datenbank rechnet.

Die Bedeutung der Freigabestatus beschreibt das Glossar Freigabestatus; der MCP-Server verweist KI-Assistenten auf diese Seite.

Grenzen

Nur lesend: Änderungen, Freigaben und Ablehnungen sind über MCP nicht möglich.
Sichtbarkeit: Der Assistent sieht nur, was der Benutzer des Tokens sehen darf.
Bereinigte Dokumente sind nie enthalten.
Beträge stehen in der Dokumentwährung; Beträge verschiedener Währungen werden nie addiert. Gutschriften zählen in Auswertungen negativ.
Die Antworten des Assistenten beruhen auf diesen Daten, werden aber vom Sprachmodell formuliert. Prüfen Sie wichtige Angaben im verlinkten Dokument.

Datenschutz

Alles, was der Assistent über MCP abruft – zum Beispiel Lieferanten, Beträge, Rechnungsnummern oder Kommentare –, wird an den jeweiligen KI-Dienst übermittelt und dort verarbeitet. Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob die Nutzung dieses Dienstes für Ihre Daten zulässig ist, insbesondere hinsichtlich Auftragsverarbeitung und Speicherort.

Ein Token lässt sich jederzeit widerrufen; wird der MCP-Server in den Systemeinstellungen deaktiviert, ist der Zugang sofort für alle gesperrt.

MCP-Server on Flowwer Hilfe