Dokument-Anzeigename on Flowwer Hilfe

Dokumentenliste

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.

Aufbau der Dokumentenliste

Die Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:

Dokument-Anzeigename: Der sichtbare Name des Dokuments. Je nach persönlicher Einstellung kann FLOWWER anstelle des Dateinamens den Lieferanten zusammen mit der Dokumentnummer oder einem Datum anzeigen.
Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument im System erfasst wurde.
Status: Der aktuelle Bearbeitungsstatus, z. B. “in Bearbeitung”, “freigegeben” oder “abgeschlossen”.
Zugewiesener Floww: Informationen darüber, welcher Nutzer für das Dokument verantwortlich ist.
Verknüpfungen: Hinweise auf Beziehungen zu anderen Dokumenten, wie Lieferscheine oder Rechnungen.

Funktionen der Dokumentenliste

Sortieren und Filtern
Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.
Schnellsuche
Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.
Gruppieren
Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.
- Alter im System:
  
  Gruppiert nach Alter des Dokuments im System (auf Basis Datum der Dokumenterstellung)
- Anzahl Anhänge:
  
  Gruppiert nach Anzahl der Anhänge des Dokuments
- Anzahl Seiten:
  
  Gruppiert nach Anzahl der Seiten des Dokuments
- Anzahl Verknüpfungen:
  
  Gruppiert nach Anzahl der Verlinkungen des Dokuments
- Aufbewahrungszeit:
  
  Gruppiert die Dokumente nach ihrer Ablaufdatum
- Dokumentalter (Belegalter):
  
  Gruppiert nach Alter (Basis: Dokumentdatum)
- Vorgangsgruppe:
  
  Gruppiert Dokumente nach ihrer Vorgangsgruppe. Zusammengehörige Dokumente werden dadurch innerhalb der aktuellen Datenmenge gemeinsam dargestellt.

Vorteile der Dokumentenliste

Effizienz: Die tabellarische Übersicht sorgt für eine schnelle Orientierung und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente.
Flexibilität: Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten.
Automatische Speicherung von Filtern: Eingestellte Filter und Sortierungen bleiben erhalten, sodass bei späterem Zugriff keine erneute Konfiguration notwendig ist.

Best Practices

Nutzen Sie die Filterfunktionen, um sich auf aktuelle oder priorisierte Dokumente zu konzentrieren.
Markieren Sie häufig genutzte Dokumente, um sie schneller wiederzufinden.
Verwenden Sie die Verknüpfungsanzeige, um Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und effizienter zu arbeiten.

Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!

Listenelement

Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument.

Der sichtbare Dokument-Anzeigename kann aus dem Lieferantennamen beziehungsweise Lieferanten-Alias und der Dokumentnummer oder einem Datum bestehen. Voraussetzung ist eine Lieferantenbindung. Der tatsächliche Dateiname wird dadurch nicht geändert und bleibt über den Hinweis am Anzeigenamen nachvollziehbar.

Über die persönlichen Einstellungen sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.

Einstellungen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Freigabevertretung

In diesem Bereich wird für den Benutzer festgelegt, ob er als Abwesend festgelegt sein soll.
Hierfür wird zumindest die Angabe eines anderen Benutzers als Freigabevertretung benötigt.

Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.

Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.

Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.

Weitere Informationen zum Thema Freigabevertretung: Freigabevertretung

Einstellungen der Dokumentenliste

Erledigte (gestartete/freigegebene) Dokumente

Steuert das Verhalten der automatischen Dokumentauswahl nach erfolgter Freigabe im Bereich der Mehrspaltenansicht

Nächstes in Liste auswählen
Nach Freigabe wird das nachfolgende Dokument der Liste ausgewählt
Erledigtes Dokument ausgewählt lassen
Nach Freigabe verbleibt die Auswahl auf dem aktuellen Dokument
Nächstes auswählen und Erledigtes aus Liste entfernen
Nach Freigabe wird das nachfolgende Dokument der Dokumentliste ausgewählt und das eben freigebene Dokument aus der Liste entfernt

Linke Spalte der Listenansicht

Dokument-Anzeigename

Der Dokument-Anzeigename legt fest, ob FLOWWER in der Dokumentenliste den ursprünglichen Dateinamen oder einen beschreibenden Anzeigenamen aus Lieferant, Dokumentnummer beziehungsweise Datum verwendet. Damit der Lieferantenname oder dessen Alias angezeigt werden kann, muss eine Lieferantenbindung vorhanden sein.

Nur wenn Lieferant und Dokumentnummer vorhanden

Sind ein Lieferant und eine Dokumentnummer vorhanden, setzt FLOWWER den Anzeigenamen aus beiden Angaben zusammen. Ein am Lieferanten hinterlegter Alias-Name wird dabei vorrangig verwendet. Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den ursprünglichen Dateinamen.
Auch Lieferant mit Dokumentdatum (anstatt Dokumentnummer) erlauben

Fehlt die Dokumentnummer, zeigt FLOWWER den Lieferanten zusammen mit dem Eingangsdatum an. Ist auch kein Eingangsdatum vorhanden, wird ersatzweise das Datum der Dokumenterstellung verwendet.
Lieferant ignorieren, immer nur Dateiname zeigen

FLOWWER zeigt stets den ursprünglichen Dateinamen an, unabhängig davon, ob ein Lieferant gebunden oder eine Dokumentnummer vorhanden ist.

Die Einstellung verändert weder den Dateinamen noch die Dokumentdaten. Über die Hinweise am Anzeigenamen bleiben die Bedeutung der einzelnen Bestandteile sowie der ursprüngliche Dateiname und die FLOWWER-Dokument-ID nachvollziehbar.

Siehe auch: Warum wird im Dokument-Anzeigenamen die Rechnungs- oder Belegnummer angezeigt?

Lieferanten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Nutzen des Lieferantenstamms

Im Lieferantenstamm werden die Lieferantendatensätze eines Unternehmens zentral gepflegt. Erkennt FLOWWER bei einem neuen Dokument einen passenden Datensatz, kann automatisch eine Lieferantenbindung hergestellt werden.

Durch diese Zuordnung kann FLOWWER beispielsweise den Standard-Floww des Lieferanten verwenden und damit die passenden Freigeber bestimmen. Außerdem lassen sich Konten und Kostenstellen mit Lieferanten verknüpfen. Bei gebundenen Dokumenten kann die Auswahl in der Belegaufteilung dadurch auf die für den Lieferanten vorgesehenen Werte eingeschränkt werden.

Ein vorhandener Lieferantendatensatz und eine Lieferantenbindung sind nicht dasselbe: Der Datensatz gehört zum Unternehmen, die Bindung ordnet ein einzelnes Dokument diesem Datensatz zu.

Alias-Name im Dokument-Anzeigenamen

Für einen Lieferanten kann ein Alias-Name hinterlegt werden. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, verwendet FLOWWER den Alias im Dokument-Anzeigename vorrangig vor dem normalen Lieferantennamen.

Der Alias erleichtert beispielsweise die kompakte und einheitliche Darstellung langer oder unterschiedlich geschriebener Lieferantennamen. Der eigentliche Lieferantenname und der Dateiname des Dokuments werden dadurch nicht verändert.

Belegaufteilungs-Vorlagen zuordnen

Jedem Lieferanten können eine oder mehrere Belegaufteilungs-Vorlagen zugeordnet werden. Eine Vorlage kann gleichzeitig mit mehreren Lieferanten verbunden sein. Die Zuordnung ist auf das jeweilige Unternehmen beschränkt: Der Lieferant und die ausgewählten Vorlagen müssen zum selben Unternehmen gehören. Ist ein Dokument mit dem Lieferanten verknüpft, stehen die zugeordneten Vorlagen bei der Belegaufteilung gezielt zur Auswahl. Dadurch lassen sich regelmäßig verwendete Kontierungen und Verteilungsschlüssel schneller anwenden. Weitere Informationen zur Einrichtung und Anwendung finden Sie unter Belegaufteilungs-Vorlagen.

Lieferantennotiz

Im Lieferantenstamm kann eine interne Notiz hinterlegt werden, beispielsweise zu regelmäßig erwarteten Beträgen, Vertragskonditionen oder Besonderheiten bei der Prüfung. Ist ein Dokument mit diesem Lieferanten verknüpft, steht die Lieferantennotiz direkt am Dokument als Datenfeld zur Verfügung. Freigeber können die Information dadurch sehen, ohne den Lieferantenstamm separat öffnen zu müssen. Gepflegt wird die Notiz weiterhin am Lieferanten.

Lieferant deaktivieren

Wird ein Lieferant nicht mehr verwendet, kann er deaktiviert werden. Die Lieferantennummer und die übrigen Stammdaten bleiben dabei erhalten, der Lieferant steht jedoch für neue Auswahlen und Zuordnungen nicht mehr zur Verfügung.

Bereits vorhandene Dokumente und historische Lieferantenzuordnungen bleiben nachvollziehbar. Die Deaktivierung ist daher insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Lieferant nicht mehr verwendet werden soll, seine Lieferantennummer aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht gelöscht oder neu vergeben werden darf.

Lieferanten importieren

FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.

Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.

Tipp

Werden Umlaute fehlerhaft dargestellt (z.B. ein Fragezeichen anstatt eines ‘ü’), schalten Sie die Option “Encoding” probehalber auf den anderen Wert um.
Hintergrundinfos: Encoding

Aktualisierung von Lieferanten

Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.

Info

Folgende Merkmale werden (in absteigender Priorität) von FLOWWER zur Überprüfung auf einen bereits bestehenden Lieferanten genutzt:

Kontonummer des Lieferantenkontos
Umsatzsteuer-ID
Steuernummer
Name des Lieferanten

Stimmt eines der o.g. Merkmale des zu importierenden Datensatzes mit den Bestandsdaten überein, wird der Datensatz als bereits vorhanden betrachtet.

Entfernen von Lieferanten

Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!

Alle Lieferanten löschen

Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.

Warum wird im Dokument-Anzeigenamen die Rechnungs- oder Belegnummer angezeigt?

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Dies ist kein Fehler, sondern die beabsichtigte Darstellung des Dokument-Anzeigename. Jeder Benutzer kann selbst festlegen, ob FLOWWER den ursprünglichen Dateinamen oder einen beschreibenden Anzeigenamen aus mehreren Bestandteilen verwendet.

Ist eine Lieferantenbindung vorhanden und wurde eine Dokumentnummer erfasst, zeigt FLOWWER grundsätzlich:

links den Alias-Namen oder Namen des Lieferanten und
rechts die Rechnungs-, Beleg- beziehungsweise Dokumentnummer.

Die Dokumentnummer ersetzt den Lieferanten dabei nicht, sondern ergänzt ihn. Voraussetzung für diese Darstellung ist die Zuordnung des Dokuments zu einem konkreten Lieferantendatensatz. Ist kein Lieferant gebunden, zeigt FLOWWER stattdessen den ursprünglichen Dateinamen. Dieser wird nicht verändert und bleibt über den Hinweis am Anzeigenamen zusammen mit der FLOWWER-Dokument-ID erkennbar.

Fehlt die Dokumentnummer, kann FLOWWER – abhängig von der persönlichen Einstellung – stattdessen das Eingangsdatum oder das Erstellungsdatum neben dem Lieferanten anzeigen. Alternativ lässt sich festlegen, dass immer nur der ursprüngliche Dateiname verwendet wird.

Die Einstellung finden Sie unter:

Persönliche Einstellungen → Einstellungen der Dokumentenliste → Dokument-Anzeigename

Wie kann in FLOWWER der Dateiname eines Dokuments geändert werden?

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Der Dateiname lässt sich direkt in FLOWWER anpassen

In der Mehrspaltenansicht kann der Dateiname im Reiter Details zum Dokument der linken Spalte geändert werden.
Der Editieren-Button befindet sich direkt neben dem angezeigten Dateinamen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Details zum Dokument.

Der tatsächliche Dateiname ist vom Dokument-Anzeigename zu unterscheiden. Der Dokument-Anzeigename kann abhängig von den persönlichen Einstellungen aus Lieferant, Dokumentnummer oder Datum gebildet werden, ohne die Datei umzubenennen.

...

Dokument-Anzeigename on Flowwer Hilfe

Dokumentenliste

Aufbau der Dokumentenliste

Funktionen der Dokumentenliste

Alter im System:

Anzahl Anhänge:

Anzahl Seiten:

Anzahl Verknüpfungen:

Aufbewahrungszeit:

Dokumentalter (Belegalter):

Vorgangsgruppe:

Vorteile der Dokumentenliste

Best Practices

Listenelement

Einstellungen

Freigabevertretung

Einstellungen der Dokumentenliste

Erledigte (gestartete/freigegebene) Dokumente

Nächstes in Liste auswählen

Erledigtes Dokument ausgewählt lassen

Nächstes auswählen und Erledigtes aus Liste entfernen

Linke Spalte der Listenansicht

Dokument-Anzeigename

Nur wenn Lieferant und Dokumentnummer vorhanden

Auch Lieferant mit Dokumentdatum (anstatt Dokumentnummer) erlauben

Lieferant ignorieren, immer nur Dateiname zeigen

Lieferanten

Nutzen des Lieferantenstamms

Alias-Name im Dokument-Anzeigenamen

Belegaufteilungs-Vorlagen zuordnen

Lieferantennotiz

Lieferant deaktivieren

Lieferanten importieren

Aktualisierung von Lieferanten

Entfernen von Lieferanten

Alle Lieferanten löschen

Warum wird im Dokument-Anzeigenamen die Rechnungs- oder Belegnummer angezeigt?

Wie kann in FLOWWER der Dateiname eines Dokuments geändert werden?

Der Dateiname lässt sich direkt in FLOWWER anpassen