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Archiv

FLOWWER stellt eine integrierte Archivfunktion mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden. So ist z.B. auch die Führung einer digitalen Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten mit FLOWWER möglich.

Solange Dokumente nicht bereinigt sind, bleiben sie in FLOWWER vollständig verfügbar und stehen weiterhin für Volltextsuche, Filter und Reporting zur Verfügung.

Nutzen des Archivs

Das Archiv in FLOWWER sorgt dafür, dass Dokumente langfristig im System verwaltet werden können. Gleichzeitig schützt es vor versehentlichem Löschen und erhält die für Nachvollziehbarkeit und Prüfung wichtigen Informationen dauerhaft.

Das Archiv unterstützt damit unter anderem:

  • die langfristige Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente
  • die Führung digitaler Personalakten
  • eine nachvollziehbare Dokumentenhistorie
  • die regelbasierte Bereinigung nach definierten Fristen

Kurz zusammengefasst

Die wichtigsten Eigenschaften des Archivs:

  • Alle Dateien werden sicher in der Datenbank gespeichert.
  • Jedes Dokument erhält einen Hashwert.
  • Dokumente können nicht versehentlich gelöscht werden.
  • Die Bereinigung erfolgt systemseitig in regelmäßigen Abständen.
  • Für die Nachvollziehbarkeit wichtige Informationen bleiben auch nach der Bereinigung erhalten.

Einstellungen

Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei aufeinander aufbauenden Ebenen:

Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen gesetzt, verwendet FLOWWER automatisch die Werkseinstellungen.

Dokumente im System werden nach Ablauf der festgelegten Ablaufdatum bereinigt. Dokumente, die sich noch in einer FLOWWER befinden, sind davon ausgenommen.

Bereinigte Dokumente werden mit einem -Symbol gekennzeichnet.

Bereinigung von Dokumenten

Sobald der festgelegte Aufbewahrungszeitraum erreicht ist, bereinigt FLOWWER das Dokument.

Dabei werden die eigentlichen Inhaltsdaten entfernt, während für Audit und Nachvollziehbarkeit wichtige Informationen erhalten bleiben.

Bis zu diesem Zeitpunkt stehen vollständige Dokumentdaten weiterhin für inhaltsbezogene Funktionen wie Volltextsuche, Filter und Reporting zur Verfügung.

Entfernte Inhalte

  • Originaldaten
  • Anhänge
  • Vorschaubilder
  • OCR-Daten

Erhaltene Informationen

  • Prüfsumme des Ursprungsdokuments
  • Protokolleinträge

Warum diese Trennung wichtig ist

Auch nach der Bereinigung bleibt nachvollziehbar, dass das Dokument im System vorhanden war und wie es verarbeitet wurde. Gleichzeitig reduziert FLOWWER den dauerhaft vorzuhaltenden Datenbestand auf das notwendige Maß.

Damit verbindet das Archiv in FLOWWER zwei Ziele:

  • sichere und nachvollziehbare Aufbewahrung
  • kontrollierte und regelbasierte Datenbereinigung