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Schulungsunterlagen

Übersicht zu den frei verfügbaren Schulungsunterlagen für FLOWWER.

Schulungsunterlagen für FLOWWER

Die hier bereitgestellten Schulungsunterlagen sind frei verfügbar und können ohne Anmeldung abgerufen werden.
Sie sollen Anwenderinnen und Anwendern helfen, die wichtigsten Funktionen von FLOWWER schnell zu verstehen und in der Praxis anzuwenden.

Hinweis:
Die Inhalte befinden sich noch im Aufbau. Es werden laufend weitere Themen ergänzt und bestehende Materialien erweitert.

1 - Erste Schritte mit der Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)

Einführung und praktische Anleitung zur Zahlungsverwaltung in FLOWWER.

Die Zahlungsverwaltung in FLOWWER erleichtert die Vorbereitung von Zahlungsläufen, indem freigegebene oder – je nach Unternehmenseinstellung – auch nicht freigegebene Rechnungen gesammelt und per SEPA-Export in Banking- oder Finanzprogramme übertragen werden.
Sie ist über den Menüpunkt „Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)“ im FLOWWER-Startmenü erreichbar.
Alternativ kann sie über die entsprechende Liste auf dem Dashboard geöffnet werden.

Zielgruppe & Zugriff

  • Zugriff nur mit den Berechtigungen:
    • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung“
    • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung (nur zugeordnete Unternehmen)“
  • In der Regel: Buchhaltung oder speziell berechtigte Personen.
  • Freigeber nutzen die Zahlungsverwaltung nicht direkt, können aber den Prozess vorbereiten.

Ablauf

1. Vorbereitung durch Freigeber

  • Im Freigabeprozess Bezahlstatus auf „Zur Überweisung (SEPA-Export)“ setzen.
  • Optional Bezahldatum festlegen (wird später für den SEPA-Export übernommen).

2. Zahlungsvorbereitung prüfen (Buchhaltung)

  • Liste zeigt alle relevanten Dokumente mit Bezahlstatus „Zur Überweisung“ oder „Überweisung vorbereitet“.
  • Filtermöglichkeiten:
    • „Nicht-Freigegeben zeigen“ – blendet auch nicht freigegebene Dokumente ein, die exportiert werden können.
    • „Ende der Skontofrist oder Fälligkeit vor“ – zeigt nur Dokumente, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind, um später fällige Dokumente auszublenden.
  • Bulk-Funktion:
    • Mehrere Dokumente über Checkboxen links markieren.
    • Für alle markierten Dokumente gleichzeitig Bezahlstatus oder Bezahldatum setzen.
  • Bei Bedarf Bezahlstatus auf „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“ setzen, um Änderungen durch Freigeber zu verhindern und das Dokument in den SEPA-Export aufzunehmen.

3. SEPA-Export starten

  • Klick auf „SEPA-Export beginnen“ öffnet die Exportansicht.
  • Folgende Einstellungen sind möglich:
    • Absenderkonto auswählen
    • Zahlbetrag anpassen
    • Ausführungsdatum prüfen/anpassen (Standard: Bezahldatum; nach Export: automatisches Update auf tatsächliches Datum)
    • Sammelüberweisung aktivieren/deaktivieren

4. Export durchführen

  • FLOWWER prüft alle Eingaben.
  • Erzeugt eine SEPA-PAIN XML-Datei für:
    • Direktübertragung an die Bank
    • Import in Programme wie StarMoney

Hinweis

Administratoren können per Regeln für Datenfelder bestimmte Eigenschaften (z. B. Bezahlstatus) als Pflichtfeld definieren.

Best Practice

  • Skontofristen im Blick behalten.
  • Bankverbindungen aktuell halten.
  • Entscheidung zur Nutzung von „Nicht-Freigegeben zeigen“ unternehmensweit abstimmen.
  • Fälligkeit-Filter konsequent nutzen, um unnötige Zahlungen zu vermeiden.
  • Bulk-Funktion gezielt einsetzen, um mehrere Dokumente effizient zu bearbeiten.