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Archiv

Das Archiv in FLOWWER ist eine interaktive Dokumentenliste, mit der Sie schnell und gezielt Ihre Dokumente durchsuchen können.

Einleitung

Das Archiv in FLOWWER (früher Explorer-Browser) ermöglicht es, mehrere Filterkriterien und die zugehörigen Werte per Mausklick zusammenzustellen und miteinander zu kombinieren. Ziel ist es, die im System vorhandenen Dokumente möglichst effizient zu filtern und relevante Informationen schnell anzuzeigen.

Erreicht wird dies durch die klare und intuitive Filter- und Werteauswahl in Verbindung mit der sofortigen Ergebnisvorschau. Die Auswahl eines Filters erfolgt in zwei Schritten: Zunächst ein Kriterium auswählen, anschließend den passenden Wert festlegen. Die Filterauswahl befindet sich im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich wird zuerst die zum gewählten Filter passende Werteauswahl und danach das gefilterte Ergebnis angezeigt.

Ein besonderer Vorteil: Die zusammengestellten Filter werden automatisch in die URI integriert. So lassen sich Filterkombinationen als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.

Funktionen

Interaktive Filterauswahl

  • Schritt 1: Wählen Sie im linken Bereich des Fensters ein Kriterium aus der Liste, z. B. “Datum”, “Lieferant” oder “Status”.
    Im rechten Bereich werden daraufhin alle möglichen Werte für das ausgewählte Kriterium angezeigt.
  • Schritt 2: Wählen Sie den gewünschten Wert aus, um die Dokumentenliste entsprechend zu filtern.
    Sind Filter aktiv, werden diese in der linken Hälfte der Archiv-Ansicht als Filterkette gelistet.

Dynamische Filterwerte

  • Einige Filter bieten dynamische Werte, wie beispielsweise ein relatives Datum (z. B. “innerhalb der letzten x Tage”).
  • Diese Werte werden basierend auf den in der Datenbank vorhandenen und somit möglichen Werten angepasst. Ähnlich einer Dropdown-Auswahlliste werden nur tatsächlich vorhandene Werte angezeigt.

Dynamische Anpassung der Filter

  • Alle Filter können beliebig kombiniert werden.
  • Jeder hinzugefügte Filter schränkt die angezeigten Informationen weiter ein. Mit jedem weiteren Filter wird das Ergebnis spezifischer und zeigt nur noch die Dokumente, die allen gewählten Kriterien entsprechen.

Pfadangabe und URI-Integration

  • Der aktuell zusammengebaute Filter wird immer als Pfadangabe dargestellt und automatisch in die aktuelle URI eingebaut.
  • Diese URI kann als Lesezeichen gespeichert oder mit anderen Benutzern geteilt werden, sodass dieselbe Filter-/Wertekombination jederzeit aufgerufen werden kann.

Dokumentenanzeige in Echtzeit

  • Die Liste im rechten Bereich passt sich sofort an die gewählten Filter an und zeigt nur die Dokumente, die den Kriterien entsprechen.
  • Das Filterergebnis kann direkt in der Mehrspaltenansicht weiterverwendet oder für detaillierte Analysen in FLOWWER Flexreport übernommen werden.
  • Neben der grundlegenden Anzeige können auch weitere Details wie Verknüpfungen oder Metadaten eingesehen werden.

Anwendungsbeispiele

Gezielte Suche nach Dokumenten

Finden Sie schnell eine Rechnung, indem Sie “Lieferant” als Kriterium im linken Bereich auswählen und danach im rechten Bereich den spezifischen Lieferanten angeben.

Teilen von Filterkombinationen

Erstellen Sie eine spezifische Filterkombination und teilen Sie die URI mit Kollegen, um gemeinsam an einem Datensatz zu arbeiten.

Arbeiten mit dynamischen Werten

Filtern Sie Dokumente, die “innerhalb der letzten 7 Tage” erstellt wurden, und behalten Sie so aktuelle Vorgänge im Blick.

Effizientes Arbeiten

Speichern Sie häufig verwendete Filter als Lesezeichen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Vorteile

  • Benutzerfreundlichkeit: Dank der interaktiven Bedienung lassen sich schnell die richtigen Filterkriterien zusammenstellen.
  • Flexibilität: Die Filterung passt sich dynamisch an individuelle Anforderungen an.
  • Effizienz: Die Echtzeitaktualisierung der Dokumentenliste spart Zeit bei Suche und Analyse.
  • Nachvollziehbarkeit: Mit der URI-Integration können spezifische Filtereinstellungen einfach gespeichert und wiederverwendet werden.
  • Zeitersparnis: Dynamische Filterwerte wie relative Datumsangaben reduzieren den manuellen Aufwand bei wiederholten Suchvorgängen.

Tipps zur Nutzung

  • Beginnen Sie mit einem allgemeinen Kriterium (z. B. “Lieferant”) im linken Bereich und verfeinern Sie Ihre Suche schrittweise.
  • Nutzen Sie dynamische Werte wie relative Datumsangaben, um Ihre Filter flexibel und wiederverwendbar zu gestalten.
  • Speichern Sie häufig genutzte Filterkombinationen als Lesezeichen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen.