Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Beispiel-Floww und dessen Merkmale
Vier Floww-Stufen
Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
1 - Floww-Beispiel: Rechnungsfreigabe mit Bagatellgrenzen & Vier-Augen-Prinzip
Ein praxisnahes Beispiel für die Konfiguration eines Flowws mit Bagatellgrenzen und Vier-Augen-Prinzip.
Zweck
Dieser Floww stellt sicher, dass kleinere Rechnungen schnell freigegeben werden, während höhere Beträge strenger geprüft werden. Ab 5.000 € greift zusätzlich das Vier-Augen-Prinzip.
Aufbau des Flowws
Der Floww besteht aus vier Stufen. Jede Stufe ist mit einer Bagatellgrenze versehen, sodass nachfolgende Stufen übersprungen werden, wenn der Rechnungsbetrag niedriger liegt.
Prüfung durch Sachbearbeiter
Bagatellgrenze: bis 300 €
Freigeber: 1 Person (Sachbearbeiter)
→ Rechnungen bis 300 € sind nach dieser Stufe endgültig freigegeben.
Freigabe durch Kostenstellenleiter
Bagatellgrenze: bis 2.000 €
Freigeber: 1 Person (Kostenstellenleiter)
→ Rechnungen über 300 € bis 2.000 € müssen hier freigegeben werden.
Freigabe durch Abteilungsleitung
Bagatellgrenze: bis 5.000 €
Freigeber: 1 Person (Abteilungsleiter)
→ Rechnungen über 2.000 € bis 5.000 € erreichen diese Stufe.
Vier-Augen-Prinzip in der Geschäftsführung
Bedingung: ab 5.000 €
Freigeber: 2 Personen (Geschäftsführung + weiterer Entscheider)
→ Hier sind zwingend zwei Freigaben nötig. In den Stufenregeln wird „Mehrere Freigaben erforderlich = 2“ gesetzt.
Besonderheiten
Bagatellgrenzen
Bagatellgrenzen sorgen dafür, dass niedrigere Beträge frühzeitig abgeschlossen werden und nicht unnötig durch alle Stufen laufen.
Vier-Augen-Prinzip
Ab 5.000 € sind zwei Freigaben erforderlich. Dies verhindert, dass eine einzelne Person allein über große Beträge entscheidet.
Direkte Stufen-Erhöhung
Falls gewünscht, kann bestimmten Entscheidern erlaubt werden, alleine freizugeben, auch wenn eigentlich mehrere Freigaben vorgesehen sind.
Beispiel aus der Praxis
Eine Rechnung über 150 € wird in Stufe 1 endgültig freigegeben.
Eine Rechnung über 4.500 € läuft bis Stufe 3 und wird dort durch eine Person abgeschlossen.
Eine Rechnung über 12.000 € erreicht Stufe 4: zwei unterschiedliche Entscheider müssen freigeben.
