Ziel ist es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und Daten sicher sowie effizient zwischen Systemen auszutauschen.
Funktionsweise
Die FLOWWER-Schnittstellen ermöglichen die Übertragung von Dokumenten, Metadaten und Freigabeinformationen in angebundene Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungslösungen.
Dokumente im Zustand “freigegeben” stehen für die Übertragung über eine Schnittstelle zur Verfügung.
Dokumente mit diesem Status werden im Bereich Freigegebene Dokumente und Belege angezeigt und von FLOWWER-Schnittstellen als qualifiziert zur Verarbeitung angesehen.
Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und abschließend genehmigte Inhalte übertragen werden.
Die Übertragung kann dabei automatisch erfolgen, sofern dies von der jeweiligen Schnittstelle unterstützt wird.
Vorteile der Schnittstellen
Qualitätssicherung: Durch die Bedingung, dass ein Dokument den Status “freigegeben” erreichen muss, wird sichergestellt, dass ausschließlich validierte Inhalte verarbeitet werden.
Medienbruchfreie Übertragung: Alle Daten werden direkt von FLOWWER in das Zielsystem übertragen, ohne dass Informationen manuell eingegeben oder kopiert werden müssen.
Automatisierung (optional): Prozesse wie die Übergabe von freigegebenen Rechnungen oder Bestellanforderungen können vollautomatisch erfolgen, wenn die Schnittstelle dies unterstützt.
Datenintegrität: Der vollständige Audit Trail wird zusammen mit den Dokumenten übertragen und steht im Zielsystem zur Verfügung.
Flexibilität: FLOWWER unterstützt eine Vielzahl an Partnern, darunter DATEV, Agenda und Addison, sodass sich die Schnittstellen leicht in unterschiedlichste IT-Umgebungen integrieren lassen.
Sicherheit und Hosting
FLOWWER wird ausschließlich auf Servern deutscher Anbieter gehostet. Dadurch wird ein hoher Standard an Datenschutz und digitaler Souveränität gewährleistet. Auch die Schnittstellenkommunikation erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen, um vertrauliche Daten zu schützen.
Fazit
Die FLOWWER-Schnittstellen tragen maßgeblich dazu bei, den Workflow Ihrer Organisation zu optimieren.
Sie ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen FLOWWER und anderen Systemen, reduzieren manuelle Eingriffe und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz.
Der Dokumentstatus “freigegeben” bildet dabei die Grundlage für jede Übertragung über eine Schnittstelle, da dieser sicherstellt, dass nur geprüfte und finale Daten verarbeitet werden.
1 - ADDISON OneClick
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an ADDISON OneClick.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: AOC SC
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Einrichtung
Interaktion ADDISON OneClick - FLOWWER
Voraussetzungen
→ ADDISON SMART Connect Integration innerhalb OneClick & FLOWWER-Account
Verknüpfung von FLOWWER mit ADDISON OneClick:
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per FLOWWER Feedback.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem ADDISON-Ansprechpartner ab.
2 - Agenda Connect
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an Agenda Connect.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: AGENDA XML
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Einrichtung
Verknüpfung von FLOWWER mit AGENDA:
Überblick Mit FLOWWER und AGENDA wird die Buchführung zu einem mühelosen Prozess. Die Schnittstelle zu AGENDA sorgt dafür, dass Belege nahezu automatisch an die richtigen Stellen gelangen – sei es in die eigene Buchhaltung, zum Steuerberater oder in ein Buchhaltungsbüro.
Die Finanzbuchführung erstellt unverzüglich passende Buchungsvorschläge aus den gelieferten Belegen, die dann direkt beglichen werden können. Dank einer intelligenten Volltextsuche im Belegarchiv finden Anwender Dokumente schnell und sicher. So wird Buchführung mit FLOWWER und AGENDA zu einem effizienten und stressfreien Erlebnis.
Interaktion AGENDA - FLOWWER
Voraussetzungen
→ Anwender benötigen einen FLOWWER-Account, die AGENDA Finanzbuchführung sowie die Cloud-Lösung Digitales Belegbuchen.
Verknüpfung von FLOWWER mit ADDISON OneClick:
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per FLOWWER Feedback.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem AGENDA-Ansprechpartner ab.
3 - DATEV Belegbilderservice
Übergabe des Belegbild mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV BBS
XML-Schnittstelle: NEIN
Automatische Übertragung möglich: JA
Bei dieser Übergabeform wird lediglich das Belegbild (PDF- Datei der Rechnung)) mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll nach DATEV Unternehmen Online übergeben.
In DUO greift dann die DATEV OCR Erkennung um die Beleginformationen wie Datum, Belegnummer, Betrag etc. zu vervollständigen.
Die Übergabe über die „Belegtransfer online“-Schnittstelle erfolgt ohne weitere Gebühren.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
5 - DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten über ‘DATEV RDS1.0’ an DATEV Unternehmen Online (DUO).
Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV RDS1.0
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Bitte beachten Sie, dass bei DATEV ‘DATEV Rechnungsdatenservice 1.0’ gebucht,
und der Bearbeitungsmodus von DUO auf ‘Erweitert’ umgestellt sein muss.
Für weitere Details kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater.
Datenübertragung
FLOWWER übermittelt folgende Daten
Belegbild
Belegbasisdaten
Belegaufteilung (wenn vorhanden)
Kosten
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
DATEV-Ablagestruktur
FLOWWER erlaubt es, die Ablage der übertragenen Dokumente entsprechend bestimmter Dokumenteeigenschaften festzulegen.
Es stehen drei Hierarchieebenen zur Verfügung.
Die FLOWWER-seitige Voreinstellung ist
Ebene 1: ‘FLOWWER’ (fester Wert)
Ebene 2: Jahr und Dokumenttyp (ergibt z.B. ‘2021 Rechnungseingang’)
Ebene 3: Monat (Nummer und Name) (ergibt z.B. ‘02 Februar’)
Ein mit der Voreinstellung übertragenes Dokument würde in DATEV Unternehmen Online im Ordner ‘FLOWWER/2021 Rechnungseingang/02 Februar’
abgelegt werden.
Folgende Werte können den einzelnen Stufen nun zugewiesen werden:
Einstellung
Beispielwert
Hinweis
Dokumenttyp
Rechnungseingang
Definition von Dokumenttypen in den Unternehmenseinstellungen
Fester Wert
FLOWWER
Floww-Name
Bereitstellung durch Mitarbeiter
FLOWWER ersetzt alle Zeichen außer 0-9, A-Z und a-z durch Unterstriche.
Monat (Nummer)
02
Monat (Nummer und Name)
02 Februar
Jahr
2021
Jahr und Dokumenttyp
2021 Rechnungseingang
6 - DATEV-Langzeittoken
Was ist ein Langzeittoken?
Ein
Langzeittoken
ist ein digitaler Schlüssel, der es dem FLOWWER-System erlaubt, sich ohne Benutzerinteraktion bei DATEV anzumelden.
Wenn ein Langzeittoken in FLOWWER hinterlegt ist, kann die automatisierte Übertragung an DATEV aktiviert werden.
Für jedes DATEV-Unternehmen ist ein separates Langzeittoken erforderlich.
Dies ist eine Vorgabe von DATEV, die sicherstellt, dass die Authentifizierung und Datenübertragung für jedes Unternehmen individuell und sicher erfolgt.
Unabhängig davon besteht weiterhin die Möglichkeit, sich für jede einzelne Übertragung manuell bei DATEV anzumelden und Daten manuell zu übertragen.
Einrichtung
Die Anforderung eines Langzeittokens wird über den Reiter Schnittstellen / Datenweitergabe des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens durchgeführt.
Klicken Sie auf den “Bei Anbieter anmelden”-Button und wählen Sie im Untermenü die Option “Anmelden und Langzeit-Token anfordern” aus.
Die DATEV-Anmeldung/Zustimmung erfolgt wie gewohnt über das von Ihnen gewählte Loginverfahren.
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zurück zu FLOWWER geleitet.
Es wird angezeigt, dass das Langzeittoken erfolgreich gespeichert wurde, einschließlich des Zeitpunkts und des Benutzers, der das Token angefordert hat.
Info über ein zwischengespeichertes Langzeit-Token an einem FLOWWER-Unternehmen:
Abrufdatum
FLOWWER-User der das Token abgerufen hat (hier: Sonja)
DATEV-Benutzer, zu welchem das Token gehört (hier: ‘Sascha Schwegelbauer’)
