FLOWWER lässt sich in verschiedenen Integrationstiefen verwenden, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren.
In jedem Fall unterstützt FLOWWER Sie bei der einfachen Freigabe von Rechnungen.
Auf Wunsch können Sie diesen Prozess erweitern und mit FLOWWER Ihre Buchhaltung vorbereiten.
Beide Varianten – ob reine Rechnungsfreigabe oder mit vorbereitender Buchhaltung – können durch die Freigabe von Bestellungen oder Bedarfsanforderungen begleitet werden.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Beschaffungsprozesse optimal zu steuern.
Die vorbereitende Buchhaltung bringt den Vorteil, dass Informationen wie z.B. die zur Freigabe passende Kostenstelle(n), medienbruchfrei von der freigebenden Person an die Buchhaltung oder den Steuerberater übertragen werden.
Dadurch entfällt die manuelle Weitergabe von Daten und die relevanten Informationen stehen der Buchhaltung sofort zur Verfügung.
Dies reduziert nicht nur den Aufwand, sondern verringert auch Rückfragen erheblich, da notwendige Details bereits übermittelt wurden.
Auf diese Weise werden Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern wie dem Steuerberater effizienter gestaltet.
3 - Bedarfsanforderungen
4 - Archivierung
5 - Reporting
6 - Bezahlen
7 - Erste Schritte als Anwender
Das Dashboard
Nach dem Login öffnet sich das Dashboard (1) und gibt einen Überblick über Dokumente, die
noch nicht freigegeben wurden - sie befinden sich in ungestartetem Status (2)
vom Benutzer freigegeben werden müssen (3)
abgelehnte Dokumente (4)
bereits freigegebene Dokumente (5)
aktive Dokumente (6)
FLOWWER Dashboard
Die Freigabeliste
Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.
Die Markierung (3) öffnet nun
das Dokument auf dem Bildschirm (4),
den Dokumentenstatus (5)
die Belegeigenschaften (6) als auch
das Logbuch des Dokuments.
Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch
Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.
in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.
Die Beleg-Eigenschaften beherbergen
die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus
Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.
