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Triggers & Jobs

FLOWWER bietet ein leistungsfähiges Automatisierungs-Framework, bei dem Triggers (Ereignisauslöser) und Jobs (konfigurierbare Aufgaben) eine zentrale Rolle spielen.

  • Triggers sind in FLOWWER fest hinterlegt und werden bei bestimmten Ereignissen, etwa eine erfolgreiche Initialanalyse oder eine Änderung bei Lieferantenstammdaten, ausgelöst.
  • Jobs können Sie unternehmensspezifisch erstellen und konfigurieren. Ein Job wird immer an einen passenden Trigger geknüpft; FLOWWER verhindert hierbei ungültige Kombinationen.

Triggers in FLOWWER

FLOWWER stellt eine Reihe fest vorgegebener Ereignisauslöser (Triggers) bereit.
Sobald das dem jeweiligen Auslöser zugrundeliegende Ereignis eintritt, prüft FLOWWER, ob einer oder mehrere passende Jobs aktiv sind. Ist dies der Fall, werden die zugeordneten Jobs automatisch gestartet (getriggert). Auf diese Weise lassen sich Abläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren und beschleunigen.

Beispiele für solche Ereignisse sind:

  • Nach Initialanalyse
  • Nach Datenextraktion
  • Nach Floww-Änderung
  • Nach Lieferantenänderung
  • Nach Freigabestatus verändert
  • Status Freigegeben erreicht

Jobs in FLOWWER

Jobs sind konfigurierbare Arbeitsschritte oder Skripte, die auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten werden können. FLOWWER stellt eine Reihe von Standard-Jobs zur Verfügung (z. B. „AsservioScript ausführen“, „Webhook aufrufen“, „Lieferantenbindung herstellen“), die je nach Bedarf angepasst und erweitert werden können. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, weitere Jobs hinzuzufügen, um Beispielsweise kundenspezifische Schnittstellen per Webhook über Ereignisse in FLOWWER zu benachrichtigen.

  • Aufrufen externer APIs oder Webhooks
  • Ausführen von Skripten (z. B. AsservioScript)
  • Starten weiterer Verarbeitungsprozesse (z. B. Zuordnen einer Rechnung zum passenden Lieferanten)
  • Finalanalyse und Qualitätssicherung

Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Prozesse hat, werden die Jobs in der Unternehmensverwaltung konfiguriert. Diese Trennung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Änderungen an den Abläufen vornehmen können und dass die Konfiguration eindeutig den betrieblichen Anforderungen entspricht.

Zusammenspiel von Triggers und Jobs

  1. Fester Trigger → Passender Job

    • Ein Job muss immer einem konkreten (passenden) Trigger zugewiesen sein. Der Trigger definiert, wann oder unter welchen Umständen der Job gestartet wird.
    • Beispielsweise: „Nach Initialanalyse“ → Job „Standardfloww zuweisen“.

  2. Systemprüfung auf Gültigkeit

    • FLOWWER verhindert die Zuordnung eines Jobs zu einem ungeeigneten Trigger. So werden fehlerhafte Konfigurationen vermieden.
    • Beispiel: Ein Job, der nur bei Dokumentenrelevanten Änderungen sinnvoll ist, kann nicht an „Nach Lieferantenänderung“ gebunden werden, wenn es keine Dokumentverknüpfung gibt.

  3. Unternehmensspezifische Anpassungen

    • Obwohl die Triggers unveränderlich sind, können Sie eigene Jobs erstellen oder vorhandene anpassen, um sie an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen.
    • Neue Job-Konfigurationen werden stets in der Unternehmensverwaltung angelegt und lassen sich nur mit Triggern verknüpfen, die zum jeweiligen Szenario passen.

1 - Job 'Standardfloww zuweisen'

Weist das Dokument dem Standardfloww seines gebundenen Lieferanten zu.

Wird nicht ausgeführt wenn:

  • Kein Lieferant gebunden
  • Lieferant hat keinen Standardfloww
  • Dokument ist bereits dem Standardfloww zugewiesen

Ist bereits ein Floww zugewiesen, wird die Zuweisung überschrieben!

2 - Job 'Verarbeitung über Schnittstelle/Datenweitergabe versuchen'

Versucht ein Dokument über die verantwortliche Schnittstelle (Floww-Einstellung wird berücksichtigt) zu verarbeiten.

Der Job „Verarbeitung über Schnittstelle/Datenweitergabe versuchen“ dient dazu, ein Dokument über die zuständige Schnittstelle zu verarbeiten. Dabei werden die aktuell gültigen Floww-Einstellungen berücksichtigt. Der Job prüft zunächst, ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Datenweitergabe erfüllt sind, und leitet das Dokument an die konfigurierte Schnittstelle weiter.

Für bestimmte Schnittstellen ist zu beachten, dass diese ein Langzeittoken benötigen, um automatische Übertragungen durchführen zu können.

Ein Übertragungsversuch wird automatisch ausgelöst, sobald ein Dokument den Status „freigegeben“ erreicht.
Wird der jeweilige Beleg erfolgreich übertragen, erfolgt dies vollständig automatisch, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.

Übertragungsproblem

Falls ein Dokument nicht übertragen werden kann, verbleibt es in den „Freigegebenen Dokumenten“.
Daher ist es wichtig, dass wenigstens ein Benutzer Statusmails aktiviert hat und der Auslöser „Bei freigegebenen Dokumenten“ eingeschaltet ist. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Information über ggfls. nicht übertragene Dokumente zuverlässig weitergegeben wird.

Es werden für fehlgeschlagene Übertragungen kein weiteren Versuche unternommen. Das bedeutet, dass die Übertragung - nach eventueller Korrektur und Beseitigung des Hinderungsgrundes - manuell übertragen werden muss.