Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert, damit bleibt nachvollziehbar, ob bzw. von wem in Vertretung freigegeben wurde.
Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
In Dokumentlisten zeigt das -Icon an, dass es sich um ein in Dokument mit Vertretungsfreigabe handelt.
Information über aktive Vertretung
Verwenden Sie die Einstellungen des Benutzerkontos, um den Benutzer als abwesend festzulegen.
Keine Vertretungsfunktion aktiv
Normalzustand. Der aktuelle Benutzer ist weder als abwesend noch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Benutzer als Vertretung festgelegt
Der aktuelle Benutzer wurde von anderen Benutzern als Abwesenheitsvertretung festgelegt.
Benutzer ist abwesend
Der Benutzer ist gemäß seiner Benutzereinstellungen als abwesend festgelegt.
Benutzer abwesend und gleichzeitig Vertretung
Möglicher Konflikt: Der Benutzer ist sowohl als abwesend als auch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Das FLOWWER-System ist in der Lage, Abwesenheitsvertretungen über mehrere Benutzer hinweg zu kaskadieren.
Dennoch sollte sicherheitshalber geprüft werden, dass die Vertretungskette praktikabel ist.