Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert.
So bleibt nachvollziehbar, ob und von wem in Vertretung freigegeben wurde.
Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
Ein Rettungsring-Symbol kennzeichnet, dass es sich um ein in Vertretung vorliegendes Dokument handelt.
Erinnerung, dass noch eine Vertretung gesetzt ist.
- Gelber Rettungsring : der aktuelle Benutzer wird als Abwesend vertreten
- Grüner Rettungsring : der aktuelle Benutzer ist als Vertretung hinterlegt