Die Mehrspaltenansicht in FLOWWER ist ein Layout der Benutzeroberfläche, das für verschiedene Datenmengen genutzt wird.
Welche Datenmenge in der Mehrspaltenansicht sichtbar ist, wird durch den aktuell geöffneten Bereich bestimmt.
Eine Datenmenge ist eine Anzahl von Dokumenten mit bestimmten Merkmalen.
Beispiele für Datenmengen:
Freizugebende Dokumente
Dokumente, deren Freigabestatus eine Aktion des aktuellen Benutzers erfordert.
Abgelehnte Dokumente
Dokumente mit Freigabestatus Abgelehnt, die im Verantwortungsbereich des aktuellen Benutzers liegen.
Ungestartete Dokumente
Dokumente, die entweder noch unzugewiesen oder nicht gestartet sind.
Explorer
Individuell vom Benutzer definierte Datenmengen, z. B. über die erweiterte Suche oder den Explorer-Browser.
Aufbau der Mehrspaltenansicht
Das Layout besteht aus drei Spalten, die eine effiziente Bearbeitung und Ansicht von Dokumenten ermöglichen:
Linke Spalte (Reiternavigation):
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Dokumentenliste:
Zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge. Gruppierungen und Sortierungen sind möglich.
Info/Notiz:
Enthält wichtige Details zum Freigabeprozess sowie Kommentare zum ausgewählten Dokument.
Audit-Trail:
Zeigt die Historie des Dokuments, einschließlich aller protokollierten Aktionen.
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
Mittlere Spalte (Dokumentvorschau):
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Dies ermöglicht einen direkten Einblick in die Inhalte, ohne dass zusätzliche Fenster geöffnet werden müssen.
Ein ggfls. hervorgehobener Protokolleintrag wird in diesem Bereich prominent dargestellt.
Rechte Spalte (Dokumenteigenschaften):
Die rechte Spalte zeigt die Dokumenteigenschaften, einschließlich der Belegaufteilung.
Dank des großzügigen Platzangebots wird häufiges Scrollen vermieden, sodass alle relevanten Informationen übersichtlich dargestellt sind.
Vorteile der Mehrspaltenansicht
Effiziente Nutzung der Bildschirmfläche: Die Reiternavigation erlaubt es, nur benötigte Inhalte anzuzeigen und andere Bereiche auszublenden.
Klarheit: Die mittlere Spalte fokussiert auf die Dokumentenvorschau, während die linke und rechte Spalte zusätzliche Informationen bereitstellen.
Benutzerfreundlichkeit: Die Anordnung reduziert die Notwendigkeit, häufig zu scrollen, insbesondere bei der Arbeit mit Dokumenteneigenschaften und der Belegaufteilung.
1 - Linke Spalte
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Dokumentenliste:
Zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge. Gruppierungen und Sortierungen sind möglich.
Info/Notiz:
Enthält wichtige Details zum Freigabeprozess sowie Kommentare zum ausgewählten Dokument.
Audit-Trail:
Zeigt die Historie des Dokuments, einschließlich aller protokollierten Aktionen.
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
1.1 - Dokumentenliste
Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.
Aufbau der Dokumentenliste
Die Dokumentenliste zeigtalle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:
Dokumenttitel: Der Name oder eine kurze Beschreibung des Dokuments.
Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument im System erfasst wurde.
Status: Der aktuelle Bearbeitungsstatus, z. B. “in Bearbeitung”, “freigegeben” oder “abgeschlossen”.
Zugewiesener Floww: Informationen darüber, welcher Nutzer für das Dokument verantwortlich ist.
Verknüpfungen: Hinweise auf Beziehungen zu anderen Dokumenten, wie Lieferscheine oder Rechnungen.
Funktionen der Dokumentenliste
Sortieren und Filtern
Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.
Schnellsuche
Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.
Gruppieren
Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.
Effizienz: Die tabellarische Übersicht sorgt für eine schnelle Orientierung und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente.
Flexibilität: Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten.
Automatische Speicherung von Filtern: Eingestellte Filter und Sortierungen bleiben erhalten, sodass bei späterem Zugriff keine erneute Konfiguration notwendig ist.
Best Practices
Nutzen Sie die Filterfunktionen, um sich auf aktuelle oder priorisierte Dokumente zu konzentrieren.
Markieren Sie häufig genutzte Dokumente, um sie schneller wiederzufinden.
Verwenden Sie die Verknüpfungsanzeige, um Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und effizienter zu arbeiten.
Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!
Listenelement
Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument.
Über die Einstellungen des Benutzerkontos sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.
1.2 - Details zum Dokument
Der mittlere Tab in der linken Spalte zeigt zentrale Informationen zum aktuellen Dokument. Er ist in mehrere Abschnitte gegliedert:
Details zum Dokument
Zugewiesener Flow
Oben wird der Flow angezeigt, dem das Dokument aktuell zugeordnet ist. Dabei wird die aktuelle Floww-Stufe hervorgehoben.
Ist dem Flow eine Beschreibung hinterlegt, wird diese unterhalb des Namens angezeigt – kursiv formatiert. Die Beschreibung kann mehrzeilig sein.
Beispiel:
Floww-Stufe 2 Beschreibung von Stufe 2
mit zweiter Zeile
Freigaben (aktuelle Floww-Stufe)
Dieser Bereich zeigt alle Freigabebeteiligten der aktiven Floww-Stufe.
Neben jedem Namen steht der aktuelle Freigabestatus:
Ausstehend – Freigabe ist noch nicht erfolgt
Passiv – Die Person oder Gruppe muss nicht aktiv freigeben
Erteilt – Freigabe wurde bereits gegeben
Die Anzeige wie z. B. 0 von 1 zeigt, wie viele der erwarteten Freigaben bereits erfolgt sind.
Freigaben aus früheren Floww-Stufen
Durch Aufklappen dieses Abschnitts können die Freigaben vergangener Floww-Stufen eingesehen werden. Dies unterstützt die Nachvollziehbarkeit des bisherigen Prüfprozesses.
Dokumentinformationen
Dieser Abschnitt enthält zentrale technische Eckdaten des Dokuments:
Unternehmen – Das FLOWWER-Unternehmen, dem das Dokument zugeordnet ist
Dateiname – Der ursprüngliche Name der hochgeladenen Datei.
Über das Stiftsymbol kann der Dateiname direkt geändert werden.
Das Kopieren-Symbol übernimmt den Namen in die Zwischenablage.
Dateigröße – Größe der Datei in Kilobyte
ID – FLOWWER kann hier mehrere IDs anzeigen:
eine numerische FLOWWER-Dokument-ID
systemweit eindeutige Kennungen (z. B. GUIDs)
Diese dienen zur Identifikation bei Schnittstellen oder Auswertungen.
Benutzernotiz
Ein freies Textfeld für interne Hinweise.
Der Inhalt der Benutzernotiz bleibt ausschließlich innerhalb von FLOWWER sichtbar und wird nicht über Schnittstellen oder Exporte übertragen.
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Funktionen für Vorschau/Download
Download mit Audit-Trail
Kombiniert das Hauptdokument mit dem Audit-Trail zu einer einzelnen PDF-Datei und lädt diese herunter.
Download ohne Audit-Trail
Lädt das Hauptdokument unverändert herunter.
Nur Audit-Trail herunterladen
Lädt das Audit-Trail (FLOWWER-Protokoll) des Dokuments als Textdatei herunter
Nur Audit-Trail als PDF herunterladen
Lädt das Audit-Trail (FLOWWER-Protokoll) des Dokuments als PDF-Datei herunter
Seiten einzeln anzeigen
Schaltet die Vorschauansicht zwischen Einzelseiten und fortlaufender Ansicht (scollbar) um
3 - Rechte Spalte (Dokumenteigenschaften)
Erklärung der rechten Spalte (FLOWWER-Mehrspaltenansicht) mit dargestellten Informationen und Funktionen.
Die rechte Spalte der Mehrspaltenansicht zeigt alle relevanten Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokuments. Sie ist zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit mit FLOWWER und bietet einen vollständigen Überblick über die für das Dokument erfassten Daten.
Statusinfo (kompakt)
Die kompakte Statusinfo in FLOWWER zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle im Freigabeprozess sich ein Dokument befindet:
1. Aktuelle Floww-Stufe
Zeigt den aktuellen Freigabestatus (hier: Freigabe durch Sachbearbeiter).
Ist für die aktuelle Floww-Stufe eine Beschreibung hinterlegt, wird zusätzlich eine kleine Zahl im Kreis angezeigt (hier: 2). Diese zeigt die Position der Floww-Stufe im Gesamtprozess (hier: zweite von maximal fünf Stufen).
Ohne Beschreibung lautet der Text stattdessen einfach Floww-Stufe 2 – ohne Ziffer im Kreis.
2. Beschreibung der Floww-Stufe
Ein optionaler Text, der die Aufgabe oder Bedeutung der aktuellen Floww-Stufe beschreibt (hier: Rechnung mit sachlicher Prüfung).
Ist keine Beschreibung an der Floww-Stufe hinterlegt, erscheint stattdessen nur die Bezeichnung der Floww-Stufe (siehe Punkt 1).
3. Nächste Floww-Stufe
Wird nur angezeigt, wenn das Dokument durch eine Freigabe in die nächste Floww-Stufe übergehen würde.
Im Beispiel: Der nächste Schritt wäre freigegeben, daher wird dieser hier angezeigt. Ist das Dokument bereits vollständig freigegeben, wird dieser Bereich nicht angezeigt.
4. Zugehöriges Unternehmen
Zeigt das Unternehmen, zu dem das Dokument gehört (hier: Beispielfirma).
Aktionen
Für ein Dokument sind in der Regel mehrere Aktionen, die der Benutzer auslösen kann, verfügbar.
Diese sind im Aktionsbereich zugreifbar.
Hauptaktionen (z.B. „Dieses Dokument jetzt freigeben!“) sind direkt per Schaltfläche sichtbar.
Weitere, seltener benötige Aktionen sind über das Drei-Punkte-Menü vorhanden.
Mögliche Einträge sind:
Ablehnen
Zurück zur vorherigen Floww-Stufe
Zuweisung ändern
Logbucheintrag hinzufügen
Welche Optionen angezeigt werden, hängt von den Berechtigungen des Benutzers bzw. Freigabestatus des Dokuments ab.
Bearbeitungsfunktionen
Oben rechts in der rechten Spalte befindet sich der Button „Bearbeiten mit Point&Click“, über den eine geführte Bearbeitung des Dokuments möglich ist.
Der Bereich der Dokumenteigenschaften ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt verfügt über einen dreistufigen Darstellungsmodus:
Minimiert: Der Abschnitt ist vollständig eingeklappt.
Standardansicht: Zeigt die sichtbar konfigurierten Eigenschaften an.
Erweiterte Ansicht: Zeigt zusätzlich auch die optional einblendbaren Felder an.
Ausgeblendete Felder sind niemals sichtbar.
Pflichtfelder werden immer angezeigt - ein Abschnitt mit Pflichtfeldern kann daher nicht vollständig minimiert werden.
Welche Eigenschaften ein- oder ausgeblendet werden, wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert.
Aufbau und Inhalte
Allgemeine Daten
Zeigt das Belegdatum sowie die Belegnummer.
Bezahldaten
Enthält Informationen zur Zahlungsfrist oder anderen Zahlungsbedingungen (falls vorhanden).
Gesamtbeträge
Zeigt den Bruttobetrag, Nettobetrag sowie die berechnete Umsatzsteuer. Auch verwendete Steuersätze (z. B. 19 %, 0 %) werden hier dargestellt.
Skonto
Dieser Bereich zeigt eventuelle Skontodaten an. Falls keine Skontodaten vorhanden sind, ist dies entsprechend gekennzeichnet.
Lieferant
Hier werden Name und Bankverbindung des Lieferanten angezeigt, sofern das System einen passenden Eintrag im Lieferantenstamm gefunden hat. Ebenso wird die Lieferanten-ID (z. B. für AGENDA) angezeigt.
FiBu-Notiz
Ein Freitextfeld, dessen Inhalt an das Buchhaltungssystem übermittelt wird.
Belegaufteilung
Wenn das Dokument eine E-Rechnung ist, wird dies hier hervorgehoben. Die Belegaufteilung kann in diesem Fall automatisiert aus den Positionsdaten der E-Rechnung vorbereitet werden.
Benutzerdefinierte Datenfelder
Unternehmensspezifisch konfigurierte Zusatzfelder erscheinen in einem separaten Abschnitt.
