Das ist eine für den Ausdruck optimierte Ansicht des gesamten Kapitels inkl. Unterseiten.
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Mehrspaltenansicht
Die Mehrspaltenansicht in FLOWWER ist ein Layout der Benutzeroberfläche, das für verschiedene Datenmengen genutzt wird.
Welche Datenmenge in der Mehrspaltenansicht sichtbar ist, wird durch den aktuell geöffneten Bereich bestimmt.
Eine Datenmenge ist eine Anzahl von Dokumenten mit bestimmten Merkmalen.
Beispiele für Datenmengen:
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Freizugebende Dokumente
Dokumente, deren Freigabeprozess (Floww) in seinem aktuellen Zustand eine Aktion des aktuellen Benutzers erfordert.
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Abgelehnte Dokumente
Dokumente mit dem Freigabestatus „Abgelehnt“, die im Verantwortungsbereich des aktuellen Benutzers liegen.
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Ungestartete Dokumente
Dokumente, die entweder noch unzugewiesen oder nicht gestartet sind.
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Explorer
Individuell vom Benutzer definierte Datenmengen, z. B. über die erweiterte Suche oder den Explorer-Browser.
Aufbau der Mehrspaltenansicht
Das Layout besteht aus drei Spalten, die eine effiziente Bearbeitung und Ansicht von Dokumenten ermöglichen:
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Linke Spalte (Reiternavigation):
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
- Dokumentenliste:
Zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge. Gruppierungen und Sortierungen sind möglich.
- Info/Notiz:
Enthält wichtige Details zum Freigabeprozess sowie Kommentare zum ausgewählten Dokument.
- Audit-Trail:
Zeigt die Historie des Dokuments, einschließlich aller protokollierten Aktionen.
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
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Mittlere Spalte (Dokumentvorschau):
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Dies ermöglicht einen direkten Einblick in die Inhalte, ohne dass zusätzliche Fenster geöffnet werden müssen.
Ein ggfls. hervorgehobener Protokolleintrag wird in diesem Bereich prominent dargestellt.
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Rechte Spalte (Dokumenteigenschaften):
Die rechte Spalte zeigt die Dokumenteigenschaften, einschließlich der Belegaufteilung.
Dank des großzügigen Platzangebots wird häufiges Scrollen vermieden, sodass alle relevanten Informationen übersichtlich dargestellt sind.
Vorteile der Mehrspaltenansicht
- Effiziente Nutzung der Bildschirmfläche: Die Reiternavigation erlaubt es, nur benötigte Inhalte anzuzeigen und andere Bereiche auszublenden.
- Klarheit: Die mittlere Spalte fokussiert auf die Dokumentenvorschau, während die linke und rechte Spalte zusätzliche Informationen bereitstellen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Anordnung reduziert die Notwendigkeit, häufig zu scrollen, insbesondere bei der Arbeit mit Dokumenteneigenschaften und der Belegaufteilung.
1 - Dokumentenliste
Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.
Aufbau der Dokumentenliste
Die Dokumentenliste zeigtalle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:
- Dokumenttitel: Der Name oder eine kurze Beschreibung des Dokuments.
- Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument im System erfasst wurde.
- Status: Der aktuelle Bearbeitungsstatus, z. B. “in Bearbeitung”, “freigegeben” oder “abgeschlossen”.
- Zugewiesener Floww: Informationen darüber, welcher Nutzer für das Dokument verantwortlich ist.
- Verknüpfungen: Hinweise auf Beziehungen zu anderen Dokumenten, wie Lieferscheine oder Rechnungen.
Funktionen der Dokumentenliste
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Sortieren und Filtern
Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.
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Schnellsuche
Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.
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Gruppieren
Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.
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Alter im System:
Gruppiert nach Alter des Dokuments im System (auf Basis des Erstellzeitpunkts)
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Anzahl Anhänge:
Gruppiert nach Anzahl der Anhänge des Dokuments
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Anzahl Seiten:
Gruppiert nach Anzahl der Seiten des Dokuments
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Anzahl Verknüpfungen:
Gruppiert nach Anzahl der Verlinkungen des Dokuments
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Aufbewahrungszeit:
Gruppiert die Dokumente nach ihrer
Aufbewahrungszeit
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Dokumentalter:
Gruppiert die Dokumente nach deren Alter (Basis: Dokumentdatum)
Vorteile der Dokumentenliste
- Effizienz: Die tabellarische Übersicht sorgt für eine schnelle Orientierung und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente.
- Flexibilität: Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten.
- Automatische Speicherung von Filtern: Eingestellte Filter und Sortierungen bleiben erhalten, sodass bei späterem Zugriff keine erneute Konfiguration notwendig ist.
Best Practices
- Nutzen Sie die Filterfunktionen, um sich auf aktuelle oder priorisierte Dokumente zu konzentrieren.
- Markieren Sie häufig genutzte Dokumente, um sie schneller wiederzufinden.
- Verwenden Sie die Verknüpfungsanzeige, um Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und effizienter zu arbeiten.
Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!
Listenelement
Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument.
Über die Einstellungen des Benutzerkontos sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.