Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.
Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.
Profile
Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche DocumentKind aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll.
So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen.
Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.
Einstellungen (je Profil)
Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER KontoKennung (FKK) abgeleitet werden können.
CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden.
Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.
CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).
E-Mail direkt in Floww
Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.
Adressbildung bei CompanyMail
Für jeden Floww erzeugt FLOWWER automatisch eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Eingang über CompanyMail.
Diese Adressen können auf zwei Arten gebildet werden:
1. Interne Floww-ID (immer automatisch verfügbar)
Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+1423@mail.flowwer.de
- Die Zahl hinter dem Plus-Zeichen entspricht der internen Floww-ID.
- Diese Adresse wird automatisch generiert, sobald der Floww existiert.
- Es ist keine weitere Konfiguration notwendig.
- Wichtig:
Wenn ein Floww gelöscht und neu angelegt wird, ändert sich auch die Floww-ID.
Dadurch würde sich auch die E-Mail-Adresse ändern.
Extern verwendete Adressen mit interner Floww-ID sind daher bei späteren Floww-Änderungen nicht stabil.
2. Floww-Alias (empfohlen für stabile externe Adressen)
Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de
- Ein Alias wird manuell im CompanyMail-Profil unter Floww-Aliasse für jeden Floww definiert.
- Der Alias-Name ersetzt die interne Floww-ID in der E-Mail-Adresse.
- Aliasnamen können frei gewählt und jederzeit neu zugewiesen werden.
- Vorteil:
Die externe E-Mail-Adresse bleibt dauerhaft stabil, selbst wenn der zugehörige Floww später gelöscht, neu angelegt oder geändert wird. - Empfehlung:
Für produktive E-Mail-Adressen, insbesondere wenn externe Absender (z. B. Lieferanten) direkt an FLOWWER senden, sollte immer ein Floww-Alias verwendet werden.
Zusammenfassung
| Variante | Technisch immer verfügbar | Stabil bei Floww-Änderung | Geeignet für externe Nutzung |
|---|---|---|---|
| Interne Floww-ID | ✅ | ❌ | nur eingeschränkt |
| Floww-Alias | ✅ (nach Konfiguration) | ✅ | ✅ (empfohlen) |
Vergleich zu MailToFlowwer
CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.
| MailToFlowwer | CompanyMail | |
| Zwingende Absenderüberprüfung | Ja | Nein! |
| Eigene Unternehmenskürzel | Nein | Ja |
| Eigene Floww-Aliase | Nein | Ja |
| Sprechende Zieladressen | Nein | Ja |
| Benutzer pro Absender notwendig | Ja | Nein |
| Empfangsprotokoll pro Unternehmen | Nein | Ja |
| Automatische Benutzerzuordnung | Nein | Ja |