FLOWWER erstellt für jedes Dokument automatisch ein vollständiges Protokoll ( Audit-Trail ) als elektronische, chronologische und mit Zeitstempel versehene Aufzeichnung aller durchgeführten Aktionen. Es ist ein zentrales Instrument zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Bei der Übertragung eines Dokuments über Schnittstellen wird das Audit-Trail typischerweise als zusätzliche Seite(n) an die übertragene PDF-Datei angehängt. Dadurch bleiben alle Änderungen und Aktionen nachvollziehbar, selbst wenn das Dokument außerhalb von FLOWWER genutzt wird.
Audit-Trail und Compliance
Der Audit-Trail von FLOWWER gewährleistet Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei allen Dokumentenaktionen.
Herr Borck von der FalcImmo fasst dies prägnant zusammen:
„Diese Funktion bietet Schutz für die Mitarbeiter und die Geschäftsführung – FLOWWER gibt uns die rechtliche Sicherheit, die wir brauchen, um kluge Entscheidungen zu treffen.“
Dieser Schutz wird besonders relevant bei kritischen Prozessen wie der Zahlungsfreigabe. Der Audit-Trail ermöglicht es, den Fokus auf das Wesentliche zu richten, da bei Unstimmigkeiten eindeutig nachvollziehbar ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Funktionen und Vorteile des Audit-Trails
- Lückenlose Protokollierung: Jede Aktion wird dokumentiert, einschließlich Datum, Uhrzeit, Benutzername und durchgeführter Änderung.
- Manipulationssicherheit: Einträge können nicht entfernt oder verändert werden, wodurch Revisionssicherheit gewährleistet ist.
- Systemübergreifende Nachvollziehbarkeit: FLOWWER überträgt den Audit-Trail bei Schnittstellennutzung automatisch an Zielsysteme.
Praxisbeispiel: Sicherheit bei Transaktionen
Der Audit-Trail stellt sicher, dass alle Schritte bei der Überprüfung und Freigabe eines Dokuments dokumentiert sind. Beispielsweise kann ein Geschäftsführer mit gutem Gewissen eine Überweisung veranlassen, da mehrere Mitarbeiter den Beleg und die Beträge in unterschiedlichen Stufen geprüft haben. Gerade in Zeiten steigender Wirtschaftskriminalität schafft der Audit-Trail rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten.
Mit FLOWWER erhalten Unternehmen ein Werkzeug, das Transparenz und Schutz auf höchstem Niveau bietet und den Arbeitsalltag vereinfacht.
Aufbau des Audit-Trails
Das Freigabeprotokoll in FLOWWER gliedert sich in mehrere Bereiche:
Allgemeine Informationen (1)
Hier sind grundlegende Informationen über das Dokument zu finden.
Dazu gehören unter anderem:
- Belegnummer
- Name des hochgeladenen Dokuments
- Leistungszeitraum
- Rechnungsbetrag
Belegaufteilung (2)
Wurde für das Dokument eine Belegaufteilung bzw. Kostenstellenzuordnung erstellt, werden die Aufteilungsgruppen hier dokumentiert.
Angezeigt wird unter anderem:
- Buchhaltungskonten
- Kostenstellen
- Weitere buchhalterische Details
Freigabeprozess (3)
Der gesamte Freigabeprozess mit der Dokumentation der Freigabestufen innerhalb des Flowws wird hier chronologisch gelistet.
Logbuch:
Die vollständige Aufzeichnung aller Änderungen, z. B. Statusaktualisierungen, Änderungen der Belegaufteilung oder Hinzufügen eines neuen Freigebers Alle Änderungen werden mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen versehen. Dies schließt auch kleinere Anpassungen wie die Hinzufügung von Skonti ein.
