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Dokument-Werkzeuge sind Eingabeelemente direkt am geöffneten Dokument. Sie unterstützen die Bearbeitung, Abstimmung und Nachverfolgung von Informationen.
Mit Hilfe des Bezahlstatus werden Rechnungen und andere zahlungsrelevante Belege im Rahmen der Zahlungsverwaltung gekennzeichnet und für Überweisungen per SEPA-Export vorbereitet.
Die Zahlungsvorbereitung über FLOWWER ist sinnvoll, weil in FLOWWER alle relevanten Informationen bereits vorhanden sind – etwa Lieferanten, Beträge, Fälligkeiten und Kostenstellen. Dadurch können Zahlungen schneller, sicherer und mit weniger Rückfragen vorbereitet werden.
Für jedes Dokument kann der Bezahlstatus über die Tafel Bezahldaten festgelegt werden.
| Bezahlstatus | Sichtbar in Zahlungsverwaltung | Setzbar über Freigeber | Enthalten in Statusmail |
|---|---|---|---|
| Ohne Bezahlstatus | Über Filter | Ja | Nein |
| Überweisung gewünscht (SEPA-Export) | Ja | Ja | Ja |
| Überweisung vorbereitet (SEPA-Export) | Ja | Nur durch Zahlungsverwaltung | Nein |
| Überweisung exportiert (SEPA) | Über Filter | Nur durch Zahlungsverwaltung | Nein |
| Erledigt (ohne Bezahlung) | Über Filter | Ja | Nein |
| Zu bezahlen (extern) | Nein | Ja | Nein |
| Bezahlt (ohne SEPA-Export) | Über Filter | Ja | Nein |
Standardeinstellung.
Das Dokument ist keinem Zahlungsprozess zugeordnet.
Das Dokument wird im Bereich Zahlungsverwaltung mit aufgelistet.
Berechtigte Benutzer können diese Dokumente für den SEPA-Export vormerken und Zahlungsdaten im SEPA-Format exportieren.
Diese Dokumente werden in Statusmails aufgenommen.
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt oder entfernt werden.
Damit wird sichergestellt, dass vorbereitete Zahlungen nicht durch andere Benutzer verändert werden können.
Diese Dokumente werden nicht in Statusmails aufgenommen.
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt oder entfernt werden.
Zeigt an, dass die Zahlung über eine SEPA-Datei exportiert wurde.
Informativer Wert, beispielsweise für Dokumente ohne Zahlungsfluss.
Informativer Wert für Dokumente, die außerhalb von FLOWWER (z. B. in einem Fremdsystem) bezahlt werden.
Dokumente, die außerhalb des SEPA-Exports bezahlt wurden, können mit „Bezahlt (ohne SEPA-Export)“ gekennzeichnet werden.
Damit gelten sie als abgeschlossen und werden nicht mehr für den SEPA-Export berücksichtigt.
Die hier auswählbaren Werte sind für jedes FLOWWER-Unternehmen individuell einstellbar.
FLOWWER aktualisiert den Bezahlstatus automatisch, wenn eine Zahlung über die Zahlungsverwaltung vorbereitet oder exportiert wird.
Manuelle Änderungen an vorbereiteten oder exportierten Zahlungen sind daher nur über die Zahlungsverwaltung möglich.
Die Checkliste dient als verbindliches Todo-Feld für Freigeber: Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ werden dokumentenindividuell erfasst und mit einer Floww-Stufe verknüpft. Eine Freigabe ist erst möglich, wenn alle zugehörigen Todos erledigt sind.
Jedes Dokument verfügt über eine eigene Checkliste für dokumentbezogene Aufgaben.
Checklisten-Einträge sind einer Floww-Stufe zugeordnet.
Solange offene Einträge existieren, kann das Dokument die zugeordnete Stufe nicht erfüllen und somit nicht weiter freigegeben werden.
Checklisten-Einträge können als offen oder erledigt markiert und bei Bedarf erneut geöffnet werden.
Nur offene Einträge können gelöscht werden; erledigte Einträge müssen zuvor wieder geöffnet werden.
Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Checklisten-Einträgen erfordert die Berechtigung „Dokumentdaten bearbeiten“.
Das Markieren eines Eintrags als erledigt ist für alle Freigeber möglich.
Alle Änderungen an der Checkliste werden auf dem Audit-Trail des Dokuments protokolliert.
Die Dokumenteigenschaft „Konto des Zahlungsempfängers“ speichert die tatsächlich für eine Zahlung zu verwendenden Bankdaten (z. B. IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber).
Damit wird am Dokument ausdrücklich festgelegt, welche Bankverbindung für die Zahlung herangezogen wird:
Die im Dokument erkannten bzw. erfassten Bankdaten bleiben dabei unverändert erhalten. Es ist nicht mehr erforderlich, Dokumentwerte (z. B. IBAN/BIC) zu entfernen, um stattdessen die Bankverbindung aus dem Lieferantenstamm zu verwenden.
Ein einmal gesetztes Konto des Zahlungsempfängers bleibt außerdem am Dokument gespeichert, auch wenn sich die Bankverbindung in den Stammdaten später ändert oder der Lieferant vom Dokument getrennt wird. In diesen Fällen zeigt die Oberfläche die Zahlungsdaten als benutzerdefiniert an.
Über das Dropdown wird das Konto des Zahlungsempfängers ausgewählt, das für die Zahlung verwendet wird.
Wenn die gespeicherten Zahlungsdaten keiner aktuellen Stammdaten-Bankverbindung (mehr) entsprechen, wird die Auswahl als benutzerdefiniert gekennzeichnet.
Über einen Dialog (Modal) kann die Auswahl unterstützt werden, z. B. wenn mehrere Bankverbindungen verfügbar sind oder die Auswahl übersichtlicher getroffen werden soll.
Für jedes Dokument wird festgelegt, welche Bankverbindung tatsächlich für die Zahlung verwendet wird.
Bankdaten, die im Dokument selbst enthalten sind, bleiben bestehen und müssen nicht verändert werden, um die Stammdaten zu nutzen.
Das ausgewählte Konto bleibt erhalten, auch wenn Stammdaten angepasst werden oder der Lieferant am Dokument nicht mehr gebunden ist.
Die Oberfläche kennzeichnet diese Zahlungsdaten dann als benutzerdefiniert.
Das Feld „Konto des Zahlungsempfängers“ kann über die Regeln für Datenfelder gezielt geprüft werden.
Wenn die Vollständigkeit von Zahlungsinformationen bisher über eine Pflichtfeldregel für IBAN abgesichert wurde, sollte die Prüfung auf das Feld „Konto des Zahlungsempfängers“ umgestellt werden, damit weiterhin sichergestellt ist, dass alle für die Zahlung benötigten Bankdaten vollständig erfasst sind.