Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)

Die Zahlungsverwaltung in FLOWWER dient der Vorbereitung von Zahlungen anhand freigegebener oder optional nicht freigegebener Rechnungen.
Sie ist über den Menüpunkt „Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)“ im FLOWWER-Startmenü erreichbar.
Alternativ kann sie über die entsprechende Liste auf dem Dashboard geöffnet werden.

Die Zahlungsverwaltung besteht aus zwei Ansichten:

1. Zahlungsvorbereitung

• Zeigt unternehmensbezogen alle Dokumente mit Bezahlstatus
  • „Überweisung gewünscht (SEPA-Export)“
  • „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“
• Der Status „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“ kann nur hier gesetzt werden.
  • Sperrt die Änderung des Bezahlstatus durch Freigeber.
  • Markiert die Dokumente zur Aufnahme in den SEPA-Export.
• Filtermöglichkeiten:
  • „Nicht-Freigegeben zeigen“ – blendet auch nicht freigegebene Dokumente ein, die exportiert werden können (abhängig von Unternehmensprozessen).
  • „Ende der Skontofrist oder Fälligkeit vor“ – zeigt nur Dokumente, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind. Später fällige Dokumente werden so aus der Zahlungsvorbereitung ausgeblendet.
  • „Bereinigte Dokumente mit offener Zahlung anzeigen“ – standardmäßig aktiv; zeigt auch bereinigte Dokumente, deren Zahlung noch offen ist (siehe Aufbewahrung und Bereinigung).
• Bulk-Funktion:
  • Aktivierung durch Ankreuzen der Checkbox links neben einem oder mehreren Dokumenten.
  • Ermöglicht das gleichzeitige Setzen von Bezahlstatus oder Bezahldatum für alle ausgewählten Dokumente.

2. SEPA-Export

• Wird eingeblendet, wenn der Benutzer auf „SEPA-Export beginnen“ klickt.
• Ermöglicht folgende Einstellungen:
  • Absenderkonto (Bankverbindung aus Unternehmenseinstellungen)
  • Tatsächlicher Zahlbetrag
  • Ausführungsdatum (initial aus Bezahldatum übernommen; nach Export automatisch auf tatsächliches Ausführungsdatum aktualisiert)
  • Option für SEPA-Sammelüberweisung
• Nach Prüfung aller Eingaben erzeugt FLOWWER eine SEPA-PAIN-kompatible XML-Datei, die:
  • direkt an die Bank (z. B. per Online-Banking) gesendet oder
  • in ein Banking-/Zahlungsprogramm (z. B. StarMoney) importiert werden kann.

Aufbewahrung und Bereinigung

• Dokumente mit offener Zahlung – Bezahlstatus „Überweisung gewünscht (SEPA-Export)“ oder „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“ – werden nicht bereinigt, solange die Zahlung offen ist, auch wenn die Aufbewahrungszeit bereits abgelaufen ist.
• Ist die Zahlung erledigt (SEPA-Export, „Bezahlt (ohne SEPA-Export)“ oder „Erledigt (ohne Zahlung)“), wird das Dokument beim nächsten Housekeeping bereinigt, sofern sein Ablaufdatum überschritten ist.
• Bereits bereinigte Dokumente mit offener Zahlung werden weiterhin angezeigt und mit „Bereinigt“ gekennzeichnet.
  • Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung und Verwendungszweck sind erhalten; es fehlen nur die Dateien (z. B. das PDF).
  • Die Dokumente lassen sich wie gewohnt exportieren oder auf einen anderen Bezahlstatus setzen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Archiv

Rollen und Rechte

• Zugriff steuern die Berechtigungen:
  • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung“ (für alle Unternehmen)
  • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung (nur zugeordnete Unternehmen)“
• Benutzer mit diesen Berechtigungen sehen die Dokumente der Zahlungsverwaltung auch im Explorer, in der Suche, in der Dokumentansicht und per OData – ausgenommen abgelehnte, gelöschte und „extern zu bezahlende“ Dokumente.
• Normale Freigeber haben in der Regel keinen Zugriff.
• Sie können im Freigabeprozess den Bezahlstatus auf „Überweisung gewünscht (SEPA-Export)“ setzen und optional das Bezahldatum hinterlegen.
• Der Bezahlstatus „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“ wird ausschließlich in der Zahlungsverwaltung gesetzt.

Hinweis

Administratoren können über die Regeln für Datenfelder festlegen, dass Eigenschaften wie der Bezahlstatus verpflichtend sind. So wird sichergestellt, dass Freigeber einen Wert eintragen.