Einleitung
Der Bereich Filter (früher Archiv / Explorer-Browser) dient dazu, Filtermerkmale per Mausklick auszuwählen und zu kombinieren. Ein Merkmal ist zum Beispiel “Datum”, “Lieferant” oder “Status”. Zu jedem Merkmal wählen Sie anschließend einen passenden Wert aus. Auf diese Weise entsteht ein Filterpfad, über welche FLOWWER bestimmen kann, welche Dokumente angezeigt werden.
Die Auswahl eines Filters erfolgt in zwei Schritten: Zuerst ein Merkmal auswählen, danach den passenden Wert festlegen. Die Merkmale befinden sich im linken Bereich des Fensters. Im rechten Bereich wird zuerst die zum gewählten Merkmal passende Werteauswahl und danach die zum Filterpfad passenden Dokumente angezeigt.
Ein besonderer Vorteil: FLOWWER übernimmt den aktuell zusammengestellten Filterpfad automatisch in die Adresszeile des Browsers. So lassen sich Filterkombinationen als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.
Funktionen
Filtermerkmale auswählen
- Schritt 1: Wählen Sie im linken Bereich des Fensters ein Merkmal aus der Liste, z. B. “Datum”, “Lieferant” oder “Status”.
Im rechten Bereich werden daraufhin alle möglichen Werte für das ausgewählte Merkmal angezeigt. - Schritt 2: Wählen Sie den gewünschten Wert aus. Dadurch wird die Dokumentenliste entsprechend eingegrenzt.
Sind Filter aktiv, werden sie als Filterpfad im oberen Bereich der Ansicht angezeigt.
Dynamische Werte
- Einige Merkmale bieten dynamische Werte, wie beispielsweise ein relatives Datum (z. B. “innerhalb der letzten x Tage”).
- Die angebotenen Werte werden an die in der Datenbank vorhandenen und damit möglichen Werte angepasst. Ähnlich einer Dropdown-Auswahlliste werden nur tatsächlich vorhandene Werte angezeigt.
Merkmale kombinieren
- Alle Merkmale können beliebig kombiniert werden.
- Jedes hinzugefügte Merkmal schränkt die angezeigten Informationen weiter ein. Mit jedem weiteren Filter wird das Ergebnis spezifischer und zeigt nur noch die Dokumente, die dem gesamten Filterpfad entsprechen.
Filterpfad als Adresszeile
- Die gesamte Kombination aller gewählten Merkmale und Werte werden als Filterpfad dargestellt.
- FLOWWER übernimmt diesen Filterpfad automatisch in die Adresszeile des Browsers.
- So können Sie den aktuellen Filterpfad als Lesezeichen speichern oder mit anderen Benutzern teilen.
Dokumentenanzeige in Echtzeit
- Die Liste im rechten Bereich passt sich sofort an den Filterpfad an und zeigt nur die entsprechenden Dokumente.
- Das Ergebnis kann direkt in der Mehrspaltenansicht weiterverwendet oder für detaillierte Analysen in FLOWWER FlexReport übernommen werden.
- Neben der grundlegenden Anzeige können auch weitere Details wie Verknüpfungen oder Metadaten eingesehen werden.
Anwendungsbeispiele
Gezieltes Filtern nach Dokumenten
Finden Sie eine Rechnung, indem Sie “Lieferant” als Merkmal im linken Bereich auswählen und danach im rechten Bereich den passenden Lieferanten festlegen.
Filterpfad teilen
Erstellen Sie einen Filterpfad und teilen Sie den Adresszeile mit Kollegen, um gemeinsam mit derselben Auswahl zu arbeiten.
Arbeiten mit dynamischen Werten
Wählen Sie als Merkmal “Datum” und filtern Sie nach “innerhalb der letzten 7 Tage”, um aktuelle Vorgänge im Blick zu behalten.
Häufige Filter speichern
Speichern Sie häufig verwendete Filterpfade als Lesezeichen, um schnell darauf zugreifen zu können.
Vorteile
- Benutzerfreundlichkeit: Merkmale und Werte werden per Mausklick ausgewählt.
- Flexibilität: Merkmale lassen sich frei kombinieren.
- Effizienz: Die Ergebnisliste aktualisiert sich sofort.
- Wiederverwendbarkeit: Filterpfade lassen sich als Lesezeichen speichern und teilen.
- Zeitersparnis: Dynamische Werte wie relative Datumsangaben reduzieren den manuellen Aufwand.
Tipps zur Nutzung
- Beginnen Sie mit einem allgemeinen Merkmal (z. B. “Lieferant”) und verfeinern Sie den Filterpfad schrittweise.
- Nutzen Sie dynamische Werte wie relative Datumsangaben, um Filterpfade wiederverwendbar zu gestalten.
- Speichern Sie häufig genutzte Filterpfade als Lesezeichen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen.